主動(dòng)作為 迎接檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)
——大連市省級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)成效顯著

大連市檔案局 宋雪梅 尹洪旭

近年來(lái)，大連市各級(jí)檔案部門(mén)始終以習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于檔案工作 “ 走向依法管理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化 ” 的重要論述為根本遵循，積極貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局和省檔案局關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的各項(xiàng)要求，統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，以創(chuàng)建省級(jí)數(shù)字檔案館為抓手，推動(dòng)全市區(qū)市縣綜合檔案館建設(shè)以數(shù)字檔案資源為核心、以數(shù)據(jù)長(zhǎng)久和安全保存為基礎(chǔ)、以網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)為目的的數(shù)字檔案館。至2020年底，大連市共有5 家區(qū)市縣綜合檔案館創(chuàng)建為省級(jí)數(shù)字檔案館，其中，莊河市、甘井子區(qū)和金普新區(qū)檔案館是全省唯有的三個(gè)AAAA 級(jí)數(shù)字檔案館；長(zhǎng)?？h、中山區(qū)檔案館創(chuàng)建成為省AAA 級(jí)數(shù)字檔案館。大連市區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)工作走在了全省前列。

省級(jí)數(shù)字檔案館的創(chuàng)建工作極大促進(jìn)了區(qū)市縣綜合檔案館服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平的提升。截至 “ 十三五 ” 期末，大連市各數(shù)字檔案館在對(duì)外提供利用中檔案數(shù)字化成果替代原文的利用率達(dá)95%以上，為全市民生檔案異地跨館查詢(xún)工作的推進(jìn)奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。特別是在疫情防控期間，各數(shù)字檔案館充分利用數(shù)字檔案館建設(shè)的成果，廣泛開(kāi)展各種形式的網(wǎng)上利用服務(wù)，有效服務(wù)于中心工作、服務(wù)于民生。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，齊抓共管

大連市城市治理現(xiàn)代化的快速推進(jìn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。建設(shè)數(shù)字檔案館成為一項(xiàng)十分重要而又迫切的任務(wù)。

第一，市委市政府始終高度重視，給予了大力支持。2015年，大連市兩辦在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》（大委辦發(fā)〔2015〕74 號(hào)）中要求，各地區(qū)各部門(mén)各單位要把數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，各級(jí)各類(lèi)檔案館要按照要求完善接收、保管電子檔案的軟硬件條件，達(dá)到遼寧省數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)。2017年6月15日，大連市人大常委會(huì)視察組對(duì)大連市實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》和《遼寧省檔案條例》情況進(jìn)行了視察，明確建議要提高檔案信息化水平，把檔案信息化建設(shè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃和 “ 智慧城市 ” 建設(shè)整體規(guī)劃，督促各區(qū)市縣政府和開(kāi)放先導(dǎo)區(qū)管委會(huì)統(tǒng)籌安排推進(jìn)數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合，全面開(kāi)展檔案信息化社會(huì)服務(wù)。分管檔案工作的市委常委、秘書(shū)長(zhǎng)熊博力專(zhuān)門(mén)主持召開(kāi)工作協(xié)調(diào)會(huì)，要求各區(qū)市縣將市人大常委會(huì)的建議落實(shí)整改到位；副市長(zhǎng)溫雪瓊對(duì)各區(qū)市縣的整改情況進(jìn)行了督促落實(shí)，極大推動(dòng)了全市區(qū)市縣綜合檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。

第二，市檔案主管部門(mén)將數(shù)字檔案館建設(shè)納入全市檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃和全市縣級(jí)綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)體系。全市檔案事業(yè)發(fā)展 “ 十三五 ” 規(guī)劃明確要求，各區(qū)市縣及開(kāi)放先導(dǎo)區(qū)檔案部門(mén)要全面啟動(dòng)并完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，提出不少于50%的區(qū)市縣綜合檔案館要達(dá)到AAA 級(jí)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)指標(biāo)。截至 “ 十三五 ” 期末，該任務(wù)指標(biāo)圓滿(mǎn)完成，促進(jìn)了全市檔案信息化建設(shè)水平的極大提升。市檔案局在進(jìn)行全市區(qū)市縣綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)時(shí)，將數(shù)字檔案館建設(shè)列為重要評(píng)價(jià)指標(biāo)，得到各區(qū)市縣的高度重視。2019年12月，大連市完成了2016—2018年縣級(jí)綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)，各區(qū)市縣檔案館因數(shù)字檔案館建設(shè)程度不一而直接拉開(kāi)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的檔次。評(píng)價(jià)結(jié)果和整改意見(jiàn)直接向各區(qū)市縣黨委、政府進(jìn)行了反饋，對(duì)加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)提出了明確要求，成為各區(qū)市縣檔案館整改的重點(diǎn)內(nèi)容。

第三，各區(qū)市縣積極推動(dòng)地方數(shù)字檔案館建設(shè)。大部分地區(qū)已將檔案工作納入地區(qū)績(jī)效考核體系，將數(shù)字檔案館建設(shè)寫(xiě)入地區(qū)信息化規(guī)劃和政府工作報(bào)告。甘井子區(qū)政府2013年—2015年共下?lián)?40.5 萬(wàn)元資金專(zhuān)門(mén)用于檔案信息化建設(shè)，之后每年撥付專(zhuān)款25 萬(wàn)元用于檔案管控平臺(tái)維護(hù)和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，累計(jì)投入近千萬(wàn)元；長(zhǎng)?？h委、縣政府2015年—2018年累計(jì)投入資金180 余萬(wàn)元；金普新區(qū) “ 十三五 ” 期間專(zhuān)門(mén)投入1130余萬(wàn)元用于檔案信息化建設(shè)。各區(qū)市縣綜合檔案館的檔案信息化進(jìn)程不斷加快，館藏檔案數(shù)字化比例不斷增長(zhǎng)，電子文件歸檔工作穩(wěn)步推進(jìn)。截至目前，全市各區(qū)市縣檔案館館藏永久檔案數(shù)字化比例已達(dá)到63.9%，其中，中山區(qū)、西崗區(qū)、甘井子區(qū)、莊河市檔案館已經(jīng)達(dá)到100%，金普新區(qū)、長(zhǎng)?？h檔案館也達(dá)到了80%以上；各區(qū)市縣綜合檔案館接收進(jìn)館的檔案數(shù)字化率達(dá)到58.8%以上。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步推進(jìn)

數(shù)字檔案館建設(shè)是大連市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要目標(biāo)之一，從 “ 十一五 ” 期間的摸索嘗試，到 “ 十三五 ” 期間的推進(jìn)落實(shí)，在保證檔案實(shí)體安全和信息安全的前提下，市檔案局一直著力于全市檔案信息化建設(shè)的謀篇布局，將數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要工作之一，有計(jì)劃、分期分批地統(tǒng)籌推進(jìn)。

一是標(biāo)準(zhǔn)先行，目標(biāo)明確。2006年率先出臺(tái)了《大連市文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交流標(biāo)準(zhǔn)（試行）》《大連市電子文件元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)（試行）》等7 個(gè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)先行，保證了全市檔案資料數(shù)字化操作的規(guī)范統(tǒng)一。2007年率先印發(fā)《關(guān)于加快全市以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案等信息資源數(shù)字化工作的意見(jiàn)》，提出要建成并完善大連市 “ 數(shù)字檔案館 ” ，推進(jìn)全市機(jī)關(guān) “ 數(shù)字檔案室 ” 建設(shè)，要 “ 以全市各級(jí)檔案館為依托，逐步在全市建立起區(qū)域性、分布式、多層次、規(guī)范化的各級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群，并通過(guò)各類(lèi)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享 ” 。

二是先行先試，示范引領(lǐng)。為引導(dǎo)各區(qū)市縣檔案館加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，大連市檔案館依托互聯(lián)網(wǎng)和全市電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，于2005年開(kāi)始正式實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目，2008年全面完成。同時(shí)，拓展數(shù)字檔案室覆蓋面，爭(zhēng)取大連市信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金支持，為市直機(jī)關(guān)和部分事業(yè)單位統(tǒng)一安裝檔案管理軟件，大力推進(jìn)數(shù)字檔案館、室一體化建設(shè)，為全市檔案信息交換的統(tǒng)一規(guī)范和檔案信息資源的共建、共享奠定基礎(chǔ)。

在市檔案館先行先試的示范引領(lǐng)下，按照《遼寧省數(shù)字檔案館等級(jí)評(píng)估辦法》，各區(qū)市縣檔案館全力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。截至2020年，10 個(gè)區(qū)市縣檔案館的600 萬(wàn)余條民生檔案信息已經(jīng)導(dǎo)入 “ 大連市數(shù)字檔案館 ” 檢索平臺(tái)，提高了各區(qū)市縣綜合檔案館的民生檔案利用率。大連市與杭州市開(kāi)展重要檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作，全市包括所有區(qū)市縣綜合檔案館的重要檔案異地備份數(shù)據(jù)總量達(dá)9000GB。

三是以點(diǎn)帶面，全面鋪開(kāi)。莊河市、甘井子區(qū)檔案館率先完成 “ 省AAAA 級(jí)數(shù)字檔案館 ” 創(chuàng)建后，2018年6月，全省縣（市、區(qū)）數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)在我市召開(kāi)，時(shí)任省檔案局局長(zhǎng)許桂清在會(huì)上高度肯定了大連市開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)的做法，與會(huì)代表現(xiàn)場(chǎng)觀摩了甘井子區(qū)數(shù)字檔案館的建設(shè)情況，展開(kāi)了經(jīng)驗(yàn)交流，增強(qiáng)了兄弟檔案館的創(chuàng)建信心，明確了工作目標(biāo)和方向。之后，長(zhǎng)?？h、中山區(qū)和金普新區(qū)檔案館先后通過(guò)遼寧省AAA 級(jí)和AAAA 級(jí)數(shù)字檔案館評(píng)估。

省級(jí)數(shù)字檔案館的建設(shè)，使得全市各區(qū)市縣綜合檔案館的數(shù)字檔案資源更加豐富、數(shù)據(jù)更加優(yōu)質(zhì)，建成了婚姻檔案、下鄉(xiāng)知青等專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，形成了一批具有各地區(qū)特色的數(shù)字檔案資源。截至2020年底，全市10 個(gè)區(qū)市縣檔案館共完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化32.2 萬(wàn)卷159.5 萬(wàn)件，形成檔案數(shù)字化成果21302GB。在此基礎(chǔ)上，全市6 個(gè)縣級(jí)綜合檔案館簽訂跨館利用民生檔案協(xié)議。這既是數(shù)字檔案館創(chuàng)建成果的體現(xiàn)，也再次助推了全市各區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。

三、主動(dòng)作為，縱深發(fā)展

根據(jù)目前全市區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際情況，大連市檔案局牢固樹(shù)立以人民為中心的發(fā)展理念，將建設(shè)需求導(dǎo)向、利用為先的數(shù)字檔案館作為下一步工作的重點(diǎn)，在檔案利用服務(wù)功能的拓展和優(yōu)化上下功夫，大力提升數(shù)字檔案利用效率。

第一，抓時(shí)機(jī)，把數(shù)字檔案館建設(shè)融入智慧城區(qū)規(guī)劃。主動(dòng)融入發(fā)展大局，緊緊抓住智慧城區(qū)規(guī)劃建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，借力加快區(qū)市縣數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程。甘井子區(qū)抓住智慧城區(qū)改造的有利時(shí)機(jī)，主動(dòng)將數(shù)字檔案館建設(shè)融入全區(qū)信息化建設(shè)和智慧城區(qū)建設(shè)的大格局，目前該館的檔案管控平臺(tái)已納入甘井子區(qū)電子外網(wǎng)平臺(tái)管理。莊河市數(shù)字檔案館建設(shè)納入了 “ 智慧莊河 ” 建設(shè)的整體規(guī)劃。

第二，抓弱項(xiàng)，完善數(shù)字檔案館建設(shè)的短板。中山區(qū)檔案館的數(shù)字化工作在全市區(qū)市縣檔案館中起步最早，但由于客觀條件所限加上信息技術(shù)的快速發(fā)展，早期購(gòu)置的設(shè)施設(shè)備已落后于數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，也存在著檔案信息安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)，市檔案局及時(shí)給予技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)多次溝通協(xié)調(diào)，提高領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視度，協(xié)助其完成設(shè)備更新和早期數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一，確保了館藏?cái)?shù)字檔案資源的信息安全。

第三，抓突破，把數(shù)字檔案館功能向縱深發(fā)展。市檔案局不單單滿(mǎn)足于完成數(shù)字檔案館的創(chuàng)建任務(wù)，而是指導(dǎo)和鼓勵(lì)各區(qū)市縣走出去，向上海、杭州等檔案工作先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，向本地區(qū)先行先試單位學(xué)習(xí)，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館功能。2020年，指導(dǎo)金普新區(qū)建設(shè)完善管委會(huì)OA 系統(tǒng)與區(qū)檔案館電子檔案接收系統(tǒng)之間的接口模塊，目前該模塊已進(jìn)入功能調(diào)試階段。該模塊的建設(shè)，對(duì)下一步全市 “ 一網(wǎng)通辦 ” 電子檔案管理系統(tǒng)的接口模塊建設(shè)，乃至全市黨政機(jī)關(guān)電子公文的歸檔，具有十分重要的實(shí)踐意義。指導(dǎo)中山區(qū)依據(jù)金普模式，提出OA 預(yù)歸檔庫(kù)和接口模塊的功能建設(shè)需求，進(jìn)一步完善電子原文在線(xiàn)接收功能，最終構(gòu)建全功能的數(shù)字檔案館。指導(dǎo)西崗區(qū)建設(shè) “ 互聯(lián)網(wǎng)+民生檔案利用 ” 共享平臺(tái)，從目前試運(yùn)行的情況看，基本實(shí)現(xiàn)了檔案館與社區(qū)的聯(lián)動(dòng)，查檔人員在社區(qū)即可提交檔案利用申請(qǐng)。在疫情防控期間，該平臺(tái)發(fā)揮了重要作用。該平臺(tái)的建設(shè)將會(huì)對(duì)下一步全市民生檔案共享利用平臺(tái)建設(shè)起到積極推動(dòng)作用。

隨著大連市政務(wù)服務(wù)、 “ 一網(wǎng)通辦 ” 等平臺(tái)建設(shè)的不斷優(yōu)化，大連市最終將真正構(gòu)建起全域 “ 數(shù)字檔案館群 ” ，讓檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代煥發(fā)生機(jī)和活力，為 “ 數(shù)字大連 ” 建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量。