嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn) 系統(tǒng)實(shí)施做好鞍鋼退休人員人事檔案規(guī)范化管理工作

鞍鋼集團(tuán)有限公司

2020年以來(lái)，鞍鋼集團(tuán)黨委以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，堅(jiān)決貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院決策部署，將退休人員社會(huì)化管理工作列為集團(tuán)2020年改革攻堅(jiān)戰(zhàn) “ 頭號(hào) ” 工程，舉全集團(tuán)之力推動(dòng)，周密部署，精心組織，各項(xiàng)工作進(jìn)展順利。用時(shí)8 個(gè)月完成23 萬(wàn)卷（其中遼寧省14 萬(wàn)）退休人員人事檔案整理和移交工作，2020年12月8日，順利通過(guò)遼寧省核驗(yàn)。核驗(yàn)工作組認(rèn)為，鞍鋼退休人事檔案數(shù)量巨大（全省136 萬(wàn)卷，約占1/10）,2020年各級(jí)黨組織高度重視，充分發(fā)揮黨建引領(lǐng)作用，組織有力、整理質(zhì)量高、移交手續(xù)規(guī)范，予以充分肯定，是依靠自身力量自主完成的典型。

一、堅(jiān)持黨建引領(lǐng)，做好頂層設(shè)計(jì)

1.精心組織推進(jìn)。鞍鋼集團(tuán)黨委高度重視退休人員社會(huì)化管理，啟動(dòng)之初，就成立了以集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，部門負(fù)責(zé)人為成員的工作領(lǐng)導(dǎo)小組。工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案規(guī)范化整理組，具體負(fù)責(zé)檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作的組織協(xié)調(diào)、工作推進(jìn)、與省市政府溝通匯報(bào)，有力保障了工作進(jìn)度。制定《鞍鋼集團(tuán)退休人員社會(huì)化管理工作方案》的檔案配套文件《鞍鋼集團(tuán)有限公司退休人員人事檔案移交指導(dǎo)意見(jiàn)》，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作標(biāo)的。同時(shí)，對(duì)保密、現(xiàn)場(chǎng)管理、時(shí)間、質(zhì)量、交接、費(fèi)用等提出明確要求，確保檔案整理、數(shù)字化及移交工作扎實(shí)有序推進(jìn)。建立周總結(jié)、月調(diào)度工作機(jī)制，對(duì)照階段目標(biāo)任務(wù)，先后召開(kāi)8 次月調(diào)度會(huì)議，印發(fā)30 批次工作任務(wù)清單。建立監(jiān)督保障機(jī)制，分階段、分重點(diǎn)在全集團(tuán)范圍內(nèi)開(kāi)展3 次專項(xiàng)督查，對(duì)各單位工作進(jìn)展情況和完成質(zhì)量及時(shí)進(jìn)行督查和動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

2.層層壓實(shí)責(zé)任。鞍鋼集團(tuán)成立總部、子企業(yè)、所屬單位三級(jí)工作體系，層層壓實(shí)工作責(zé)任。針對(duì)檔案數(shù)量大的實(shí)際，分別成立規(guī)范化整理和數(shù)字化兩個(gè)工作組，由各單位負(fù)責(zé)規(guī)范化整理，人力資源服務(wù)中心負(fù)責(zé)數(shù)字化工作。子企業(yè)及所屬單位成立規(guī)范化整理小組，明確分工及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。子企業(yè)按周上報(bào)檔案整理、數(shù)字化、檔案移交完成情況，鞍鋼集團(tuán)按周統(tǒng)計(jì)、匯總，監(jiān)控進(jìn)度情況。

3.堅(jiān)持黨建引領(lǐng)。各單位、各工作小組抓黨建、強(qiáng)作風(fēng)，充分發(fā)揮黨組織戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員模范帶頭作用?；鶎訂挝稽h組織開(kāi)展勞動(dòng)競(jìng)賽、黨員工程、黨員奉獻(xiàn)日等活動(dòng)，黨員干部做在先、搶在前，紛紛利用休息時(shí)間，加班加點(diǎn)，營(yíng)造良好的 “ 比、學(xué)、趕、超 ” 工作氛圍，力保如期完成工作任務(wù)。鞍山鋼鐵集團(tuán)有限公司托管中心實(shí)業(yè)托管辦公室需整理退休人事檔案7000 余卷，黨員干部當(dāng)先鋒做模范，主動(dòng)請(qǐng)戰(zhàn)，在完成本職工作的同時(shí)，每天加班加點(diǎn)，雙休日、節(jié)假日出勤，開(kāi)展檔案整理攻關(guān)活動(dòng)，在全體黨員同志的帶動(dòng)下，2020年7月31日全部整理完成，8月31日，全部通過(guò)鞍鋼集團(tuán)檔案整理質(zhì)量驗(yàn)收。

4.充分整合資源。為按期完成檔案移交，鞍鋼集團(tuán)充分整合可以利用資源，不遺余力提供人力、物力、財(cái)力支持和保障。購(gòu)置必要設(shè)備，安排辦公場(chǎng)地，抽調(diào)工作人員，開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化系統(tǒng)軟件，及早啟動(dòng)人事檔案整理及數(shù)字化工作。高峰期，鞍山區(qū)域抽調(diào)2500 多人負(fù)責(zé)檔案整理，集團(tuán)總部28 人負(fù)責(zé)檔案整理質(zhì)量驗(yàn)收，600 多人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)集中進(jìn)行數(shù)字化工作。對(duì)于個(gè)別檔案數(shù)量較多的單位，先后抽調(diào)150 人組建了15 個(gè)數(shù)字化服務(wù)隊(duì)，各基層單位同步抽調(diào)200 余人配合。征用鞍鋼教育培訓(xùn)中心和礦業(yè)技工學(xué)校24 個(gè)辦公場(chǎng)地開(kāi)展數(shù)字化加工，并按檔案 “ 八防 ” 標(biāo)準(zhǔn)裝修。在廣大職工的共同努力下，鞍鋼集團(tuán)最終比計(jì)劃提前一個(gè)月完成紙質(zhì)檔案整理任務(wù)，提前兩個(gè)月實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

二、健全工作體系，保證工作質(zhì)量

1.完善制度，明確標(biāo)準(zhǔn)。鞍鋼集團(tuán)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合檔案工作實(shí)際，制定下發(fā)了7 個(gè)指導(dǎo)性文件，包括《鞍鋼集團(tuán)有限公司退休人員人事檔案移交指導(dǎo)意見(jiàn)》《明確鞍鋼集團(tuán)退休人員人事檔案規(guī)范化整理有關(guān)事項(xiàng)的通知》《鞍山區(qū)域退休人員人事檔案分類表》《關(guān)于推進(jìn)退休人員人事檔案整理及數(shù)字化工作的通知》《檔案檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案整理存在問(wèn)題及注意事項(xiàng)》《鞍山區(qū)域退休人員人事檔案規(guī)范化整理驗(yàn)收要點(diǎn)》《鞍山地區(qū)退休人員人事檔案移交驗(yàn)收工作流程》。其中，《鞍山區(qū)域退休人員人事檔案分類表》是人事檔案分類編號(hào)的重要依據(jù)，《鞍山區(qū)域退休人員人事檔案規(guī)范化整理驗(yàn)收要點(diǎn)》覆蓋檔案外觀、技術(shù)加工、目錄、排序與編號(hào)、分類、鑒別等檔案整理的各個(gè)方面，使規(guī)范化整理工作標(biāo)準(zhǔn)更加明確。

2.規(guī)范流程，嚴(yán)格把關(guān)。檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、費(fèi)時(shí)的工作，為提高工作效率，保證整理及數(shù)字化工作質(zhì)量，規(guī)范流程至關(guān)重要。（1）補(bǔ)充歸檔。規(guī)范化整理前，將保存在個(gè)人手中有保存價(jià)值的材料收集歸檔，以免滯后歸檔導(dǎo)致返工。（2）責(zé)任到人。嚴(yán)格執(zhí)行檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化責(zé)任制，按照 “ 誰(shuí)處理誰(shuí)負(fù)責(zé) ” 的原則，規(guī)范操作，保證質(zhì)量。各單位人事檔案員是檔案規(guī)范化整理質(zhì)量負(fù)責(zé)人，對(duì)本單位的檔案整理質(zhì)量進(jìn)行整體把控。（3）嚴(yán)肅紀(jì)律。嚴(yán)肅工作紀(jì)律，做到不泄密、不遺失、不損壞。（4）層層把關(guān)。建立基層單位全面自查、二級(jí)公司普遍復(fù)查、鞍鋼集團(tuán)集中抽查的三級(jí)質(zhì)量保障體系，對(duì)檔案整理質(zhì)量層層把關(guān)。驗(yàn)收時(shí)，執(zhí)行統(tǒng)一的《鞍山區(qū)域退休人員人事檔案分類表》和《人事檔案規(guī)范化整理驗(yàn)收要點(diǎn)》，減少主觀因素影響，客觀公正，加快工作進(jìn)度。（5）有序移交。為保證驗(yàn)收和移交工作有序推進(jìn)，鞍鋼集團(tuán)規(guī)范檔案移交驗(yàn)收手續(xù)，與鞍山市國(guó)資委和檔案局以及各縣（市）區(qū)接收單位協(xié)調(diào)，按周制定檔案驗(yàn)收及移交工作安排，地企工作有序銜接。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提升技能。面對(duì)突如其來(lái)的疫情影響，鞍鋼集團(tuán)采取自學(xué)、授課相結(jié)合，線上、線下相結(jié)合，集中培訓(xùn)、個(gè)別指導(dǎo)相結(jié)合，走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)相結(jié)合，審核、培訓(xùn)相結(jié)合等多種方式強(qiáng)化培訓(xùn)效果。2020年1月，在遼寧省檔案局的協(xié)調(diào)下，鞍鋼集團(tuán)先后到遼寧省建筑設(shè)計(jì)研究院、沈煤集團(tuán)公司學(xué)習(xí)交流，明確了檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化圖片質(zhì)量要求。隨后，到遼寧省檔案局錄制課件，參加遼寧省檔案局舉辦的退休人事檔案整理培訓(xùn)班。4月23日，邀請(qǐng)鞍山市檔案局專家來(lái)鞍鋼培訓(xùn)、檢查指導(dǎo)；5月8日，邀請(qǐng)遼寧省檔案局專家來(lái)鞍鋼檢查指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)審查。

鞍鋼集團(tuán)舉辦4 次大規(guī)模培訓(xùn)班，錄制解讀視頻，對(duì)100 多名檔案整理業(yè)務(wù)骨干、450 名數(shù)字化工作人員，分批分期進(jìn)行輪訓(xùn)，再由業(yè)務(wù)骨干在各小組內(nèi)部組織培訓(xùn)。此外，小規(guī)模有針對(duì)性地培訓(xùn)8 批次63 個(gè)單位，并深入29 個(gè)基層單位審核檔案，現(xiàn)場(chǎng)解答問(wèn)題。

經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，檔案整理及數(shù)字化工作人員快速、精準(zhǔn)地掌握了工作技能，為加快推進(jìn)人事檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、注重過(guò)程管控，提升工作效率

1.先行試點(diǎn)。為保證檔案規(guī)范化整理工作科學(xué)高效實(shí)施，2020年1月中旬，鞍鋼集團(tuán)選擇歷史悠久的主體單位煉鋼總廠進(jìn)行試點(diǎn)。試點(diǎn)檔案盡可能涵蓋干部和工人檔案的各種類型，干部檔案如領(lǐng)導(dǎo)干部、科級(jí)干部、技術(shù)干部、一般干部、大學(xué)畢業(yè)生、自考生、工人變干部、居家后退休等，工人檔案如特殊工種、糾偏、正常退休、有職稱、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)、知青回城等，以此找出歸檔材料范圍以及需要剔除材料的一般規(guī)律，并規(guī)范分類、編類號(hào)、編順序號(hào)、編頁(yè)碼、技術(shù)加工、裝訂、換盒等流程。試點(diǎn)成功后，2020年3月全面鋪開(kāi)。

2.盯住節(jié)點(diǎn)。按照2020年10月末完成退休人員人事檔案移交的工作目標(biāo)，各單位倒排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，要求2020年8月末前完成規(guī)范化整理工作、10月末完成數(shù)字化工作，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，具體到每天整理多少卷。鞍鋼集團(tuán)根據(jù)每周匯總工作完成情況統(tǒng)計(jì)表與各單位工作計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)，對(duì)完成不及時(shí)、質(zhì)量不合格的，及時(shí)跟進(jìn)，督促抓緊趕上或超過(guò)工作計(jì)劃。

3.有效激勵(lì)。鞍鋼集團(tuán)采取定額包干、績(jī)效考核、下發(fā)通報(bào)等措施，推進(jìn)檔案整理和數(shù)字化進(jìn)度。一是建立績(jī)效考核激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)計(jì)件的方式，對(duì)工作完成質(zhì)量高、數(shù)量多的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，以此鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。二是對(duì)單位進(jìn)行評(píng)價(jià)通報(bào)。對(duì)整理質(zhì)量好的單位進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)工作進(jìn)展緩慢、工作不到位的單位及時(shí)通報(bào)，并限期整改。鞍鋼集團(tuán)共下發(fā)檔案整理移交工作周通報(bào)20期，監(jiān)控效果突出。

4.信息化助力。充分發(fā)揮鞍鋼集團(tuán)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，抽調(diào)內(nèi)部軟件工程師與業(yè)務(wù)人員共同組建研發(fā)組。按照數(shù)字化人事檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)了《鞍鋼退休人員檔案數(shù)字化系統(tǒng)》《鞍鋼退休人員檔案數(shù)字化審核系統(tǒng)》，系統(tǒng)具備打印案卷目錄，整理、上傳、掛接、審核掃描圖片，自動(dòng)劃分退休人員所在縣（市）區(qū)功能，助力完成檔案數(shù)字化工作。

同時(shí)，鞍鋼集團(tuán)購(gòu)買兩套沈陽(yáng)康泰電子科技股份有限公司人事檔案管理系統(tǒng)質(zhì)檢軟件，與省、市質(zhì)檢軟件一致，對(duì)保質(zhì)保量及時(shí)完成數(shù)字化工作起到了促進(jìn)作用。

四、地企協(xié)同發(fā)力，助推檔案移交

1.積極對(duì)標(biāo)交流。2020年5月，應(yīng)鞍山市國(guó)資委的要求，礦業(yè)公司機(jī)關(guān)代表鞍鋼集團(tuán)迎接鞍山市國(guó)資委組織的40 多家企業(yè)觀摩學(xué)習(xí)，并做經(jīng)驗(yàn)介紹。

2.主動(dòng)聯(lián)絡(luò)協(xié)同。鞍鋼集團(tuán)積極與省市檔案部門溝通，在檔案整理、數(shù)字化、驗(yàn)收、移交過(guò)程中，取得地方的大力支持。同時(shí)，遼寧省、鞍山市也高度重視鞍鋼集團(tuán)的檔案規(guī)范化整理工作，從檔案的規(guī)范化整理、數(shù)字化、實(shí)體檔案移交驗(yàn)收等方面形成集成服務(wù)模式。在驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不降低的前提下，簡(jiǎn)化驗(yàn)收手續(xù)，提高驗(yàn)收效率。在人事檔案存放方面與地方互相配合，簽訂人事檔案代存服務(wù)協(xié)議。

在遼寧省、鞍山市檔案管理部門的全力支持和鞍鋼集團(tuán)全體檔案管理人員的共同努力下，鞍鋼集團(tuán)順利完成了退休人員人事檔案規(guī)范化整理和移交工作。鞍鋼集團(tuán)將繼續(xù)努力，不斷提高檔案管理水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供檔案支撐。