紙質檔案與電子檔案融合管理創(chuàng)新的研究

金桂芳

摘要：隨著全社會信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也開始較多地應用電子信息管理技術， 其與傳統(tǒng)的檔案管理方式產生了截然不同的變化，更加具有高效性。因為電子檔案管理和紙質版檔案管理兩種管理方式的同時并存，使得兩者的有效融合成為檔案管理工作的一個重要問題。

關鍵詞：檔案管理工作;紙質版;電子版;融合管理

引言

電子檔案最鮮明的特點即是能夠存儲大量的信息，這一特點剛好填補了傳統(tǒng)紙質檔案在此方面的不足。在紙質檔案管理中引入電子檔案的管理模式，使兩者相互融合和相互促進，衍生了更為科學有效的管理模式。對于信息的大量、快速存儲和信息保存的安全性都具有重要的意義。

1 紙質檔案管理的特點

1.1 紙質檔案的優(yōu)勢

自從造紙技術在中國發(fā)明以來，信息的書寫和存儲變得越來越方便。中國的紙質檔案經歷了一個漫長的過程。直到今天，紙張仍然被用來記錄信息，起著重要的作用。隨著科學技術的不斷發(fā)展，紙張的種類和性能也在不斷變化。在社會發(fā)展過程中，信息的傳播和記錄需要以紙質形式完成。因此，紙質載體具有鮮明的特點，檔案管理中的信息也主要通過紙質記錄。通過檢索文件，可以快速找到要訪問的文件，而無需使用其他輔助方法，具有穩(wěn)定性強、不受外界影響等優(yōu)點。在信息技術出現(xiàn)之前，檔案管理就是利用紙張進行檢索，檔案管理的效果很好，同時，紙質檔案也可以長期保存。

1.2紙質檔案的缺點

與信息技術的應用相比，紙質檔案的不足也十分明顯。紙質檔案需要使用大量的紙張來存儲信息，檔案需要占用很大的存儲空間。因此，檔案館（室）需要建立獨立的建筑物，并建立專門的檔案管理機構來存儲這些檔案。同時，檔案館（室）要采取防火、防盜、防潮、避光、防蟲、防高溫、防霉、防塵等措施，這需要大量的人力、物力，也浪費了一定的資源。

2、電子檔案管理的特點

信息技術的進步和發(fā)展是電子檔案管理出現(xiàn)的動力。在此基礎上，檔案管理變得更加方便、高效、快捷，并形成了自己的特點和優(yōu)勢。

（1） 管理的內容更加多樣化。與傳統(tǒng)的紙質文件管理相比，電子文件管理可以同時管理各種內容，如圖片、音頻、視頻等。這些內容的管理不能通過紙質檔案管理來完成。它使檔案管理的內容在基本文本內容之外更加多樣化。

（2） 電子檔案管理載體小，存儲容量大。紙質文件管理需要更多的紙張，而電子文件管理只需要將要管理的文件信息壓縮到計算機的存儲空間中，這可以通過一個小型USB閃存磁盤來完成。雖然USB閃存等存儲空間很小，但它存儲的信息量不容低估。

3、紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異

目前，檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢是紙質檔案管理與電子檔案管理并存，并將持續(xù)很長一段時間。然而，在共存與合作的過程中，兩種不同的檔案管理模式不可避免地會出現(xiàn)各種問題和矛盾。為了更好地解決這些問題，有必要分析兩者之間的差異。

（1） 紙質檔案與電子檔案在存儲和管理環(huán)境上存在明顯差異。在管理過程中，電子檔案首先對電子設備的存儲空間有較高的要求，因為電子檔案在存儲過程中占用的物理空間雖然不大，但對虛擬空間的要求較高。只有電子設備有足夠的存儲空間，才能保證電子檔案存儲的完整性。此外，電子設備本身也應具有良好的性能，電子設備運行越順暢，越有利于電子檔案的管理。

（2） 紙質檔案與電子檔案的信息獲取方式不同。在紙質檔案與電子檔案的整合過程中，檔案管理者由于工作的慣性，忽視了對另一種檔案管理模式的學習，這主要體現(xiàn)在兩種檔案管理模式的信息獲取方式上。有兩種不同的文件管理模式，一種傾向于使用電子設備進行快速存取，另一種依賴于人工檢索，稍顯落后，存取速度無法與前者相比。

（3） 兩種檔案管理模式對管理者的素質有不同的要求。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理過程中，檔案管理者所要求的基本素質主要包括嚴肅、細致、整潔。他們不僅要知道紙質文件的放置位置，還要隨時確保文件放置的整潔有序。然而，電子文件管理模式要求管理人員熟悉電子設備的操作，并能在必要時快速調出相關文件信息。

4改善措施

4.1完善檔案管理制度

要實現(xiàn)兩種檔案模式的整合，一是要完善信息技術條件下的檔案管理體系。檔案管理者應更加重視電子檔案管理。按照現(xiàn)有的檔案管理模式，要結合信息檔案工作的要求，建立配套協(xié)調的檔案管理機制，確保信息檔案管理的有效性。二是全面管理。這兩種管理模式既相互獨立又相互聯(lián)系。在紙質檔案和電子檔案并存的情況下，要建立兩個數(shù)據庫，做好兩個檔案的銜接工作。

4.2加強檔案管理信息化建設

目前，我國檔案管理的主要形式是傳統(tǒng)紙質檔案和現(xiàn)代電子檔案。其中，紙質檔案管理應用時間較長，相對成熟。傳統(tǒng)的檔案管理方法在制度和人員方面都比較完善。要將信息技術融入現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理模式，就需要做好檔案管理的信息化建設。不同的單位和部門需要根據不同的需要選擇科學的檔案管理模式，與時俱進，做好檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化工作。在紙質檔案與電子檔案一體化管理中，兩種模式可以相互促進，共同存儲。

4.3 提升檔案管理人員的綜合素質

隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理人員的素質也應不斷加強，檔案管理人員的綜合素質已經成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案是重要的信息，因此進行檔案管理需要應對很多復雜的工作。人員的工作質量會直接影響檔案的完整性和安全性。因此，管理人員需要掌握電子檔案的儲存特點， 并要加強檔案業(yè)務知識和管理能力的培訓，在工作中 不斷積累經驗，逐步完善檔案管理手段，保證檔案工作的順利開展。

4.4 加強兩種檔案的共存性和互動性

現(xiàn)階段的檔案管理是電子檔案和紙質檔案共存模式，兩種模式都不能消失或取代對方。紙質檔案應用電子信息技術，可以更符合時代發(fā)展的特點。 目前，需要提高紙質檔案與電子檔案的互動 ，促進兩種方式的互補。兩種檔案的共存性十分顯著，電子檔案是近年來出 ?現(xiàn)的，而紙質檔案時間較久，因此是管理的主體。對于目前很多的信息，例如：視頻等，需要對資料進行儲存。 兩種存儲模式的融合，可以提高檔案管理的安全性。

5結語

信息數(shù)據規(guī)模的不斷擴大，對傳統(tǒng)紙質檔案的信息承載力提出了嚴峻考驗，而電子檔案的出現(xiàn)則剛好能夠滿足當前環(huán)境下的存儲大量信息的需求。然而傳統(tǒng)紙質檔案仍然具有一定優(yōu)勢，因此，需要實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案的融合，以最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢。

參考文獻

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