企業(yè)采購(gòu)成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管控

付霸生 解亞婷 黃 強(qiáng)

（江西正合生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司 江西 高安330000）

企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中， 因物資采購(gòu)工作產(chǎn)生的費(fèi)用被稱(chēng)為采購(gòu)成本，主要包括物流成本、庫(kù)存維持成本等多個(gè)方面，是企業(yè)成本管理工作中的重要組成部分， 各企業(yè)采購(gòu)成本占比具備一定相似性，均介于30%～90%區(qū)間范圍內(nèi)。 考慮到采購(gòu)成本管理的重要性， 企業(yè)方在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中必須推進(jìn)采購(gòu)環(huán)節(jié)趨向科學(xué)化與規(guī)范化管理，在產(chǎn)品質(zhì)量這一關(guān)鍵前提下，盡可能地降低采購(gòu)成本支出，為此，企業(yè)方應(yīng)注意構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)地采購(gòu)成本管理體系，科學(xué)制定采購(gòu)方案，實(shí)現(xiàn)通過(guò)降低成本支出，提升經(jīng)濟(jì)效益的目的。 采購(gòu)成本與企業(yè)利潤(rùn)呈反比關(guān)系， 采購(gòu)成本降低，企業(yè)利潤(rùn)就會(huì)隨之上升，因此企業(yè)方在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)將成本管理相關(guān)工作作為企業(yè)管理核心關(guān)鍵工作， 通過(guò)嚴(yán)格把控采購(gòu)成本實(shí)現(xiàn)增加公司利潤(rùn)目的。

一、采購(gòu)成本控制的措施

（一）管理措施

1.計(jì)劃管理

企業(yè)方面在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意采購(gòu)計(jì)劃的重要性，通過(guò)綜合考慮企業(yè)在生產(chǎn)需求及庫(kù)存量制定原材料采購(gòu)計(jì)劃，充分遵循“完整、準(zhǔn)確、及時(shí)”原則制定相應(yīng)采購(gòu)計(jì)劃。 目前公司全面實(shí)行釘釘軟件辦公，所有的采購(gòu)都需經(jīng)過(guò)申請(qǐng)通過(guò)后采購(gòu)。采購(gòu)申請(qǐng)必須標(biāo)明規(guī)格型號(hào)、 數(shù)量、 特別的材料配圖片等形式提供，確保采購(gòu)的精準(zhǔn)性。

2.采購(gòu)管理

了解產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)的基本要素， 以產(chǎn)品質(zhì)量與企業(yè)收益作為中心環(huán)節(jié)，在實(shí)際開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)充分遵循四比、三公開(kāi)、兩必須、一到底原則，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全方位對(duì)比，切實(shí)保障供應(yīng)商滿足企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)所需物料的供應(yīng)要求， 同時(shí)企業(yè)方無(wú)須付出額外采購(gòu)成本。 非標(biāo)產(chǎn)品及原廠配件跟合作廠商簽訂配件只算成本費(fèi)用等協(xié)議。

3.應(yīng)急采購(gòu)

建立應(yīng)急采購(gòu)觸發(fā)機(jī)制， 確保生產(chǎn)急需材料供應(yīng)充足。 為此， 企業(yè)方面在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意充分遵循規(guī)范、 效率原則，采取定點(diǎn)采購(gòu)、協(xié)議供貨等方式建立快速采購(gòu)體系，盡可能地壓縮采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，切實(shí)提升物料采購(gòu)效率，滿足企業(yè)應(yīng)急需求。此外，企業(yè)方在壓縮業(yè)務(wù)流程的同時(shí)應(yīng)注意建立健全的應(yīng)急采購(gòu)內(nèi)控機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的管理力度，在加強(qiáng)采購(gòu)機(jī)制靈活的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)物料質(zhì)量的管控力度。

4.價(jià)格審查管理

（1）書(shū)面規(guī)定采購(gòu)相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限

采購(gòu)人員在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物料市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)的關(guān)注度， 建立完善的物料采購(gòu)檔案， 并在文件中標(biāo)明最低市場(chǎng)價(jià)；采購(gòu)人員應(yīng)按照相關(guān)流程規(guī)范對(duì)新物料采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行說(shuō)明；采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)物料采購(gòu)各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密審核， 上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在以此審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行復(fù)核，切實(shí)提升管理力度。通過(guò)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)工作相關(guān)人員權(quán)限進(jìn)行界定可以有效推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)效率不斷提升。

（2）書(shū)面規(guī)定審查流程

詢(xún)價(jià)，每種物料原則上要有3 家及以上供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)，生產(chǎn)輔料至少2 家以上供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)， 定做的物料和獨(dú)家供應(yīng)的物料要提供至少5 次以上采購(gòu)價(jià)格記錄表， 審批時(shí)須把相關(guān)供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料附上一同呈報(bào)審批；比價(jià)，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，采購(gòu)員須對(duì)其各項(xiàng)物料成本充分溝通和分析。 并將溝通的相關(guān)信息記錄， 做最終價(jià)格資料的確認(rèn)， 在審批時(shí)這些資料附上呈報(bào)；議價(jià)，對(duì)較符合的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，小訂單采購(gòu)由采購(gòu)員直接談判即可， 大宗物料的價(jià)格談判時(shí)應(yīng)由采購(gòu)經(jīng)理陪同采購(gòu)員與供應(yīng)商談判，采購(gòu)經(jīng)理對(duì)價(jià)格進(jìn)行審核后，采購(gòu)總監(jiān)進(jìn)行復(fù)核和批準(zhǔn)，大金額訂單由總經(jīng)理審批。

5.合同管理

企業(yè)方在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意建立完善的合同管理體系，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)簽訂、審批流程的管理力度，尤其是針對(duì)大額合同，應(yīng)組織專(zhuān)業(yè)律師完善確認(rèn)后再簽訂。企業(yè)在合同執(zhí)行期間應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)規(guī)定事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與管理， 切實(shí)加強(qiáng)對(duì)合同變更情況的控制力度。同時(shí)企業(yè)方還應(yīng)注意總結(jié)合同執(zhí)行效果，為后續(xù)采購(gòu)決策提供信息依據(jù)。

6.貨物驗(yàn)收制度

物料采購(gòu)?fù)瓿珊蟊仨毥?jīng)過(guò)嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)后才可進(jìn)入生產(chǎn)場(chǎng)地。企業(yè)方在建立物資驗(yàn)收體系過(guò)程中應(yīng)充分落實(shí)責(zé)任制度，將責(zé)任細(xì)化至每個(gè)工作人員身上，確保員工端正工作態(tài)度，在采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)格把控物料質(zhì)量， 杜絕因物料質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生。 建立采購(gòu)反饋群搭配回訪制度， 收到貨及時(shí)反饋，質(zhì)量、外觀、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等是否符合要求，好及時(shí)跟蹤廠家反饋問(wèn)題，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題。合格產(chǎn)品把所有銘牌和說(shuō)明書(shū)等資料收集好，以備維修保養(yǎng)查看。

（二）采購(gòu)組織建設(shè)

1.采購(gòu)需求的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

企業(yè)方面在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作力度，建立完善的采購(gòu)需求聯(lián)動(dòng)機(jī)制。涉及采購(gòu)成本管理的部門(mén)主要包括生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、庫(kù)管、采購(gòu)等，通過(guò)建立完善的聯(lián)動(dòng)機(jī)制可以有效提升采購(gòu)成本管理工作質(zhì)量。 生產(chǎn)部門(mén)編制的生產(chǎn)計(jì)劃是物料采購(gòu)計(jì)劃制定的重要依據(jù)， 因此采購(gòu)部門(mén)在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)各生產(chǎn)要素的權(quán)衡力度， 在綜合考慮生產(chǎn)相關(guān)各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上提出需求，為采購(gòu)計(jì)劃制定提供有利條件。倉(cāng)管部門(mén)在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)注意平衡倉(cāng)儲(chǔ)成本與庫(kù)存之間的關(guān)系，確保物料儲(chǔ)量滿足企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)需求，也可以推動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃制定趨向科學(xué)化發(fā)展。 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)依據(jù)現(xiàn)金流情況對(duì)企業(yè)健康程度進(jìn)行科學(xué)分析，并依此決定采購(gòu)環(huán)節(jié)資金預(yù)算。采購(gòu)部門(mén)在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)注意綜合考量企業(yè)生產(chǎn)、 庫(kù)存水平及資金流情況制定科學(xué)系統(tǒng)的采購(gòu)方案，最大程度地降低采購(gòu)成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益。

2.采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制建立

采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中應(yīng)注意科學(xué)分工， 確保采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中可以形成聯(lián)系緊密又相互制約的關(guān)系。嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制度，明確部門(mén)內(nèi)部職責(zé)分化，將采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算等不同環(huán)節(jié)劃歸不同部門(mén)負(fù)責(zé)，建立涵蓋決策、管理、現(xiàn)場(chǎng)管理等層級(jí)明確的管理體系， 切實(shí)加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部聯(lián)系性與協(xié)調(diào)能力。建立以采購(gòu)人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人及高層領(lǐng)導(dǎo)組成的集體討論決策制，切實(shí)推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃決策公開(kāi)化、透明化，杜絕負(fù)責(zé)人以權(quán)謀私等情況發(fā)生。

3.采購(gòu)監(jiān)督、評(píng)價(jià)與服務(wù)制度

企業(yè)方在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意建立完善的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，該體系中應(yīng)整合財(cái)務(wù)、法律審計(jì)等多個(gè)部門(mén)共同組成監(jiān)察小組，對(duì)采購(gòu)工作整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)督評(píng)價(jià)，具體工作內(nèi)容包括監(jiān)察采購(gòu)相關(guān)制度落實(shí)情況、采購(gòu)過(guò)程中是否存在違法違規(guī)行為等，同時(shí)對(duì)采購(gòu)部門(mén)工作進(jìn)行評(píng)價(jià)， 推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)管理工作質(zhì)量不斷提升，為推動(dòng)企業(yè)平穩(wěn)快速發(fā)展提供有利條件。

（三）采購(gòu)方式選擇

企業(yè)獲取生產(chǎn)所需物料、服務(wù)等的途徑與方式被統(tǒng)稱(chēng)為采購(gòu)方式，該方式直接決定企業(yè)采購(gòu)成本管理戰(zhàn)略能否順利實(shí)現(xiàn)。 傳統(tǒng)定點(diǎn)采購(gòu)、委托采購(gòu)等方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代背景下，企業(yè)物料采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)際需求，因此，現(xiàn)代化采購(gòu)方式應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)利用信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)代采購(gòu)方式有效打破了時(shí)間與空間的制約，在提升物料采購(gòu)效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)降低成本目的。

1.定量訂貨法采購(gòu)

企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中根據(jù)庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃， 明確庫(kù)存補(bǔ)充點(diǎn)與訂單批量。當(dāng)庫(kù)存下降至補(bǔ)充點(diǎn)時(shí)發(fā)出訂貨需求，訂單量按照預(yù)先制定的批量決定。

2.定期訂貨法采購(gòu)

企業(yè)方根據(jù)自身生產(chǎn)實(shí)際制定科學(xué)的訂貨周期與最高庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，隨后采購(gòu)部門(mén)按照訂貨周期進(jìn)行采購(gòu)工作，訂單批量主要依據(jù)實(shí)際庫(kù)存量與最高庫(kù)存量差額決定。

3.物料需求計(jì)劃采購(gòu)

本方法主要利用MRP 軟件， 依據(jù)企業(yè)主產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單及庫(kù)存量等因素對(duì)實(shí)際生產(chǎn)計(jì)劃與物料采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行計(jì)算，采購(gòu)部門(mén)按照軟件計(jì)算所得計(jì)劃開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)。該方式的優(yōu)勢(shì)在于計(jì)劃細(xì)致、市場(chǎng)反應(yīng)靈敏、采購(gòu)效率高。

4.準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)（JIT）

本方式主要依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際需求制定采購(gòu)計(jì)劃， 需求方在對(duì)自身生產(chǎn)所需進(jìn)行科學(xué)計(jì)算后，發(fā)出訂單，供應(yīng)商則按照需求方提出的要求進(jìn)行配送。 本方式的優(yōu)勢(shì)在于基于企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際需求，在滿足市場(chǎng)反應(yīng)靈敏的前提下，降低企業(yè)方倉(cāng)儲(chǔ)成本。

5.供應(yīng)鏈采購(gòu)

本方式主要依托于供應(yīng)鏈機(jī)制， 采購(gòu)環(huán)節(jié)主導(dǎo)者由需求方轉(zhuǎn)向供應(yīng)方， 實(shí)現(xiàn)這一模式主要依托于供應(yīng)商管理用戶(hù)庫(kù)（VMI），需求方只需與供應(yīng)方達(dá)成過(guò)幾次合作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)整合企業(yè)需求信息，并對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)測(cè)，供應(yīng)方可以根據(jù)預(yù)測(cè)確定相關(guān)物資生產(chǎn)與運(yùn)輸計(jì)劃， 主動(dòng)以小批量多頻次等方式為需求方補(bǔ)充庫(kù)存，此時(shí)需求方庫(kù)存量的決定在供應(yīng)方手中，而供應(yīng)方應(yīng)在確保物料庫(kù)存滿足企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)所需的基礎(chǔ)上， 降低其倉(cāng)儲(chǔ)成本。

（四）采購(gòu)價(jià)格檔案和評(píng)價(jià)

企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意建立完善的物資采購(gòu)價(jià)格檔案，在每次獲取物資采購(gòu)報(bào)價(jià)后應(yīng)首先與檔案價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，分析產(chǎn)生價(jià)格差異的主要原因，原則上如無(wú)特殊情況，物料采購(gòu)價(jià)格不應(yīng)超出歸檔價(jià)格，如果出現(xiàn)價(jià)格上漲的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)注意提供詳細(xì)說(shuō)明。針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)所需的關(guān)鍵材料價(jià)格，應(yīng)建立完善的價(jià)格評(píng)價(jià)體系，有企業(yè)方面組織能夠?qū)I(yè)人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，定期收集整合市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)資訊， 判斷是否需要對(duì)歸檔價(jià)格進(jìn)行修正。 該工作應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，以季度或年為周期進(jìn)行。

二、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)現(xiàn)狀及因素

采購(gòu)過(guò)程由明確需求、供應(yīng)市場(chǎng)分析，供應(yīng)戰(zhàn)略制定、供應(yīng)商評(píng)價(jià)與選擇、合同簽訂與管理等一系列活動(dòng)組成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題，從而影響采購(gòu)供應(yīng)的效果，進(jìn)而影響到企業(yè)的整體利益。 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)主要包括采購(gòu)過(guò)程中因人為、經(jīng)濟(jì)、自然等因素導(dǎo)致的意外情況， 比如因生產(chǎn)部門(mén)申請(qǐng)材料表述不清導(dǎo)致規(guī)格型號(hào)錯(cuò)誤， 導(dǎo)致采購(gòu)部門(mén)難以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際需求制定采購(gòu)計(jì)劃或是計(jì)劃采購(gòu)金額嚴(yán)重超出預(yù)算、 供應(yīng)商方面因經(jīng)濟(jì)原因集體出現(xiàn)產(chǎn)能下滑情況導(dǎo)致物料供給延遲等情況，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)大幅提升采購(gòu)環(huán)節(jié)工作難度，降低企業(yè)采購(gòu)效率，嚴(yán)重情況下甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯， 因此企業(yè)方應(yīng)注意制定有力措施予以規(guī)避來(lái)減少損失。

三、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控措施

應(yīng)建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體系， 切實(shí)強(qiáng)化員工職業(yè)道德培養(yǎng)力度，提升員工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，尤其是加強(qiáng)對(duì)員工法律意識(shí)的培養(yǎng)力度，切實(shí)保障員工在實(shí)際開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中依法辦事，確保企業(yè)采購(gòu)管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)方式選擇科學(xué)性，有效提升企業(yè)方應(yīng)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)能力。

進(jìn)一步提升對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)與合同管理環(huán)節(jié)的重視程度，通過(guò)建立完善的監(jiān)管體系對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)各方面進(jìn)行全面監(jiān)督，在企業(yè)方面應(yīng)首先加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)督力度，確保采購(gòu)門(mén)中不存在以權(quán)謀私、以次充好的情況發(fā)生。 在供應(yīng)商層面，企業(yè)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商提供的物資品質(zhì)、價(jià)格、服務(wù)、合同執(zhí)行等情況進(jìn)行綜合評(píng)定，充分落實(shí)末位淘汰制度，并將評(píng)分結(jié)果反饋給供應(yīng)商，促使供應(yīng)商方面改進(jìn)自身服務(wù)水平。企業(yè)方在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中應(yīng)注意采取動(dòng)態(tài)管理，確保采購(gòu)環(huán)境符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際需求。 在合同管理方面，企業(yè)方應(yīng)注意組織專(zhuān)業(yè)律師團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)對(duì)合同的審核力度，確保合同條款符合法律法規(guī)，同時(shí)確定規(guī)定條款是夠齊全、相關(guān)權(quán)利義務(wù)詮釋是否準(zhǔn)確等，從根源杜絕合同欺詐問(wèn)題發(fā)生。 建立一套科學(xué)系統(tǒng)且立體化的采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督體系，對(duì)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)涉及的計(jì)劃、審批、詢(xún)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督。 該體系在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中應(yīng)注意將監(jiān)管重點(diǎn)放在采購(gòu)計(jì)劃編制、合同簽訂、質(zhì)量驗(yàn)收及付款四個(gè)環(huán)節(jié)，確保關(guān)鍵流程在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)人員以權(quán)謀私等問(wèn)題。 同時(shí)體現(xiàn)在運(yùn)作過(guò)程中還應(yīng)注意從內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)及制度考核三個(gè)方面入手對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行全方位監(jiān)管，進(jìn)一步提升企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)管理工作質(zhì)量。