淺談新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展方向和管理方法

劉雪松

摘要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷改革的背景之下，檔案管理方式必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新迎合時(shí)代前進(jìn)的方向。在此情景之下，檔案管理人員要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式和思維加強(qiáng)改變，提高管理水平，總結(jié)以往的管理經(jīng)驗(yàn)和錯(cuò)誤，積極學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)常識(shí)，這樣才能夠讓檔案管理在新時(shí)代的社會(huì)環(huán)境下發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。本文圍繞著新形勢(shì)下檔案管理的前進(jìn)方向和管理方式展開論述，希望能為有關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;發(fā)展方向;管理方法

引文：

檔案管理在傳統(tǒng)的工作方式下具有多元性和綜合性等不同的特點(diǎn)，并且檔案文書能夠根據(jù)單位的性質(zhì)和個(gè)人的意圖對(duì)社會(huì)發(fā)展起到良性的作用，更是社會(huì)發(fā)展和前進(jìn)過程中不可或缺的文書材料。在新時(shí)代發(fā)展背景之下，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，也必須要解決更加難的課題，很多檔案管理部門沒有及時(shí)加強(qiáng)人員培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作理念陳舊，制度設(shè)置有一些缺憾，問題頻繁出現(xiàn)，這些都對(duì)檔案管理工作效果提升起到了不好的影響。因此檔案管理部門有關(guān)人員一定要采取有針對(duì)性的方法和手段，讓檔案管理工作在新時(shí)代背景下發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

一、新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展和前進(jìn)方向

（一）檔案管理工作特點(diǎn)描述

第一個(gè)方面，檔案管理具有一定的綜合性價(jià)值，檔案管理工作會(huì)涉及到方方面面、邊邊角角的內(nèi)容，因此在內(nèi)部制度的設(shè)置上較為復(fù)雜，它的運(yùn)行機(jī)制必須要健全才能決定檔案管理工作不會(huì)出錯(cuò)，因此對(duì)檔案文書的管理一定要具有綜合性特征，能夠覆蓋本單位和每個(gè)員工的全面信息。在新形勢(shì)發(fā)展背景之下，檔案管理工作正在接受全社會(huì)的全新考驗(yàn)，因此有關(guān)檔案管理工作人員也要不斷提高自身素質(zhì)，讓檔案管理的整體價(jià)值有所提升。

第二個(gè)方面，檔案管理工作具有多元化特色。檔案管理的工作對(duì)象主要包括科技檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、項(xiàng)目檔案、文書檔案等不同的類型，這些檔案資料一般都是并行 保存的，由于檔案的數(shù)量和種類都比較多，并且不同的檔案歸不同的部門保管較為分散，這也就造成了檔案管理，一個(gè)班子一套方法，具有多元化特征。為了讓檔案管理能夠更好的發(fā)揮其作用，體現(xiàn)其價(jià)值，因此在實(shí)際檔案工作的開展過程中要結(jié)合不同的層面和方式對(duì)檔案工作的具體細(xì)節(jié)作出考量，打造較為完善的檔案管理體制和系統(tǒng)[1]。

二、檔案管理工作價(jià)值描述

第一個(gè)方面，檔案管理工作能夠?qū)€(gè)人和單位的歷史發(fā)展進(jìn)程展開全方位記錄。檔案工作開展的根本目的是要記錄重大事項(xiàng)，保存重要文書資料主要記錄單位運(yùn)行過程中存在的法律檔案、行政資料、會(huì)議記錄等，這些資料一定要保存完整才能體現(xiàn)出檔案工作的價(jià)值，通過檔案的收集和整理可以對(duì)以上信息加以完善的記錄和描述。

第二個(gè)方面，檔案管理工作有利于確定單位的發(fā)展方向，為決策提供參考依據(jù)，通過對(duì)歷史發(fā)展進(jìn)程的信息記錄，檔案管理工作能夠成為管理者和決策者的參考根據(jù)，由此可以看出檔案管理工作絕不僅是對(duì)紙質(zhì)文書的保存，它的價(jià)值也不僅局限于對(duì)資料的簡(jiǎn)單規(guī)整和收集，檔案管理對(duì)整個(gè)單位以及個(gè)人的發(fā)展都具有明顯的借鑒意義，可以成為未來發(fā)展的參照和動(dòng)力。有關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的研究，讓檔案管理工作為今后的發(fā)展做出貢獻(xiàn)和努力。

三、新形勢(shì)下檔案管理方法和建議

（一）精簡(jiǎn)檔案管理流程

檔案管理相關(guān)部門的工作人員要根據(jù)實(shí)際情況制定管理方式選擇合適的管理手段，適應(yīng)新形勢(shì)下有關(guān)單位的具體發(fā)展。具體而言，檔案管理部門需要對(duì)制度加強(qiáng)完善，精簡(jiǎn)工作流程，在遵守法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上結(jié)合特有的發(fā)展模式選擇科學(xué)的管理方法，確保檔案管理工作流程的完善性和精準(zhǔn)性。此外有關(guān)部門可以結(jié)合信息化管理手段和方法，對(duì)重要的文件進(jìn)行分類保存，某些絕密文件可以通過電子化歸檔的方式展開加密處理，這樣才能全面提高檔案管理的水平和效果。對(duì)于檔案管理工作人員來說，一定要對(duì)具體工作流程展開基本化的掌握，細(xì)化檔案管理工作流程和環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)的問題并加以解決，對(duì)傳統(tǒng)的工作問題進(jìn)行歸納和整合。除此之外有關(guān)部門還要建立良好的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理工作部門的人員積極性，這樣才能讓檔案管理工作的細(xì)節(jié)不會(huì)出現(xiàn)問題，減少失誤率[2]。

（二）優(yōu)化檔案管理的方法和手段

傳統(tǒng)的檔案管理工作流程比較繁瑣，并且檔案管理工作流程大多是用手寫的方式來進(jìn)行的，浪費(fèi)了時(shí)間也增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)和壓力，容易出錯(cuò)，工作質(zhì)量無(wú)法得到提高。在信息技術(shù)的運(yùn)用和推廣之下，有關(guān)工作人員需要利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行電子化處理，這也就是人們常說的無(wú)紙化檔案管理方法，采用無(wú)紙化信息檔案的歸檔能夠提高工作效率和工作速度，減少人力資本的投入。檔案管理工作在實(shí)際運(yùn)行的過程中也要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)應(yīng)用軟件的開發(fā)和使用，確保電子檔案錄入準(zhǔn)確無(wú)誤，提高檔案資源的配置效率和使用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人才培養(yǎng)

有關(guān)檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)人才培養(yǎng)的進(jìn)度提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和專業(yè)層次。檔案管理工作并不是誰(shuí)都可以完成的任務(wù)，檔案管理本身就是一門具有專業(yè)化的工作類型。因此有關(guān)部門一方面要加強(qiáng)人才引進(jìn)，確保人才的實(shí)際能力和崗位需求相匹配，也要在新進(jìn)人才中選拔優(yōu)秀代表，以身作則，發(fā)揮榜樣的力量，另外一方面要對(duì)現(xiàn)有在崗人員積極展開業(yè)務(wù)考核，對(duì)相關(guān)人員的從業(yè)能力和專業(yè)水平進(jìn)行了解，在工作之余還要鼓勵(lì)他們參與到繼續(xù)學(xué)習(xí)當(dāng)中，展開有針對(duì)性的培訓(xùn)和教育。

結(jié)語(yǔ)：

在新的社會(huì)形勢(shì)之下，檔案管理工作要找準(zhǔn)前進(jìn)的正確方向，采取科學(xué)的管理方式，根據(jù)檔案管理工作本身的特點(diǎn)找準(zhǔn)自我價(jià)值，精簡(jiǎn)檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理方法，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與人才培養(yǎng)，全面提高新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]田鑫.淺談新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展方向和管理方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：72.

[2]宋歡.當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理發(fā)展方向的探索[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2016，38（S1）：298-300.