基于電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理策略初探

王超 郭雪 劉春紅

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展社會(huì)不斷進(jìn)步，科研成果不斷融入社會(huì)生產(chǎn)生活和工作學(xué)習(xí)，信息化時(shí)代已經(jīng)悄然來(lái)臨并迅速覆蓋生活中的各個(gè)層面。在信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)型，電子信息技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的檔案管理工作。相比于傳統(tǒng)檔案管理工作，電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理更為高效，且整體管理質(zhì)量和檔案利用率都有了極大程度的提升，在電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理方面進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)電子信息檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)性解決，以促進(jìn)信息化檔案管理工作的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案?jìng)浞?管理策略

中圖分類號(hào)：TP393? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）29-0140-02

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)已經(jīng)是生活生產(chǎn)工作學(xué)習(xí)的必需品，在這種社會(huì)背景下，檔案管理也做出了轉(zhuǎn)型將電子信息技術(shù)融入管理模式中，電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理相比于傳統(tǒng)的檔案管理，在信息的捕捉和保存管理方面都更有優(yōu)勢(shì)，且在數(shù)據(jù)傳輸和利用上更為迅速便捷，但是電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理也存在一定的安全問(wèn)題。因此，需要針對(duì)現(xiàn)階段電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理工作展開(kāi)分析，以保障電子信息技術(shù)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。

1電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理概述

電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理工作屬于一種管理體系，電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞?，主要是為了避免由于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，或者設(shè)備黑客等問(wèn)題造成的數(shù)據(jù)丟失，通過(guò)電子信息技術(shù)的處理，對(duì)一些重要的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在電子信息技術(shù)中，可以將現(xiàn)有檔案進(jìn)行冗余機(jī)制操作，隨后對(duì)備份檔案和原檔案進(jìn)行隔離，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者電子檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)出現(xiàn)突發(fā)事件或者病毒侵入惡意損害時(shí)，可以通過(guò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，現(xiàn)階段電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞蒹w系主要是由存儲(chǔ)硬盤(pán)、備份軟件和相關(guān)工作環(huán)節(jié)組成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全性提升。

電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理是在現(xiàn)階段信息化時(shí)代中較為重要的工作，隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)不斷發(fā)展檔案逐漸數(shù)字化，在數(shù)據(jù)檔案安全與傳統(tǒng)檔案安全上有著本質(zhì)的區(qū)別，為了保證電子檔案數(shù)據(jù)可以完整不發(fā)生丟失損害的現(xiàn)象需要對(duì)檔案資源進(jìn)行備份，這樣即使數(shù)據(jù)檔案硬盤(pán)丟失、被植入木馬病毒或者黑客入侵都不會(huì)讓數(shù)據(jù)檔案遭受破壞，可以說(shuō)電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞莨ぷ髌鸬搅苏w監(jiān)管保護(hù)的作用。

現(xiàn)階段電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞萦兄煌姆诸悾鶕?jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)類型可以分為冷、溫、熱備份三種，而根據(jù)備份類型劃分可以分為全備份、增量、差異備份，進(jìn)行電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理，可以提升檔案安全系數(shù)，且在效率和質(zhì)量上也有著很大的提升，在進(jìn)行電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鲿r(shí)，可以逐漸將備份工作常態(tài)化，且構(gòu)建不同的備份模型，如日循環(huán)備份、月循環(huán)備份、GFS循環(huán)備份等等。??????? 2 電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理的重要性

電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞莨芾硎欠浅Ｖ匾?，由于檔案管理逐漸信息化數(shù)據(jù)化，很多安全已經(jīng)超出傳統(tǒng)檔案安全管理范疇，面對(duì)這種非傳統(tǒng)的檔案安全問(wèn)題需要不斷進(jìn)行安全系統(tǒng)優(yōu)化，隨著檔案信息量不斷增加，檔案信息化規(guī)模不斷擴(kuò)大，作為載體的計(jì)算機(jī)風(fēng)險(xiǎn)安全問(wèn)題逐漸增加，計(jì)算機(jī)硬件問(wèn)題、系統(tǒng)軟件風(fēng)險(xiǎn)、病毒植入等等，都需要針對(duì)性進(jìn)行安全防護(hù)，同時(shí)電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理可以將資料信息更完整便捷的保存，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中常見(jiàn)的缺失損壞等問(wèn)題，保證檔案保存的時(shí)效提升檔案的利用率，傳統(tǒng)的檔案管理，大多數(shù)是通過(guò)人工進(jìn)行的，但是無(wú)論是數(shù)據(jù)的捕捉還是整理分類保存都存在很大的限制性，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和利用的效率都有很大的影響，傳統(tǒng)的檔案查閱需要到檔案室進(jìn)行分類查閱而電子信息技術(shù)檔案，可以直接借助現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行傳輸和分享，對(duì)檔案的發(fā)掘和利用都有著積極的作用。

3電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理工作的內(nèi)容

檔案?jìng)浞菰诓粩喟l(fā)展，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案信息化需要不斷進(jìn)行優(yōu)化，逐漸在穩(wěn)定性、智慧化、兼容性、安全性方面進(jìn)行創(chuàng)新，現(xiàn)階段電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理工作主要內(nèi)容分為六種，分別是電子檔案的備份處理、軟件數(shù)據(jù)庫(kù)備份、膠片磁帶等信息檔案載體備份、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)浞荨㈦娮有畔⒓夹g(shù)的檔案?jìng)浞萜脚_(tái)的優(yōu)化、電子信息技術(shù)的檔案安全工作，在進(jìn)行這六項(xiàng)工作時(shí)需要選擇無(wú)損高效的方式進(jìn)行，積極利用社會(huì)資源并分析檔案載體展開(kāi)工作，利用局域網(wǎng)進(jìn)行檔案梳理整合分類存儲(chǔ)，在檔案數(shù)據(jù)捕捉方面需要準(zhǔn)確控制相應(yīng)的軟件并定期對(duì)各種軟件硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，并做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和開(kāi)發(fā)對(duì)大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析過(guò)濾分類，保證整體工作的高效高質(zhì)。

4電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理存在的問(wèn)題及解決措施

現(xiàn)階段電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理存在很多問(wèn)題需要解決，在備份的選擇方面和備份技術(shù)的選擇方面都存在一定的問(wèn)題，在災(zāi)備技術(shù)的預(yù)案方面不夠重視，數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆椒ㄟx擇上不夠規(guī)范，這些問(wèn)題都對(duì)電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞莸男屎唾|(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，針對(duì)這些問(wèn)題需要一一進(jìn)行分析并解決。

4.1災(zāi)備對(duì)象的選擇

隨著社會(huì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理重視程度與日俱增，但是對(duì)異地檔案?jìng)浞萏幚磉€存在很多盲點(diǎn)，需要逐漸將本地異地電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理規(guī)范化，在進(jìn)行備份內(nèi)容選擇時(shí)需要進(jìn)行科學(xué)的分析，由于檔案系統(tǒng)的保護(hù)程度有限且保護(hù)程度不盡相同，因此需要完善容災(zāi)系統(tǒng)的建設(shè)，在應(yīng)用容災(zāi)和數(shù)據(jù)容災(zāi)方面，應(yīng)用加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)，并保證在一些不可避免的災(zāi)難降臨時(shí)，可以通過(guò)遠(yuǎn)程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)交接保證整體正常運(yùn)行，所以在選擇災(zāi)備對(duì)象時(shí)需要針對(duì)性進(jìn)行條件篩選，先對(duì)災(zāi)備數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選再逐漸過(guò)渡到高級(jí)層面。

4.2備份技術(shù)的選擇

備份技術(shù)選擇主要是分為智能磁盤(pán)陣列技術(shù)以及虛擬磁帶復(fù)制災(zāi)備技術(shù)，這兩種技術(shù)都是借助存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)現(xiàn)的，磁盤(pán)陣列技術(shù)（如圖1）中通過(guò)RAID技術(shù)（如圖2）進(jìn)行保護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)，整體分析磁盤(pán)陣列技術(shù)的容量相對(duì)較大且安全系數(shù)高，在存儲(chǔ)速度方面有著優(yōu)質(zhì)的表現(xiàn)，而虛擬磁帶復(fù)制災(zāi)備技術(shù)則更為復(fù)雜整體優(yōu)質(zhì)程度高于磁盤(pán)陣列，可以說(shuō)磁盤(pán)陣列技術(shù)是虛擬磁帶復(fù)制災(zāi)備技術(shù)的基礎(chǔ)，虛擬磁帶復(fù)制災(zāi)備技術(shù)可以有效解決很多備份工作存在的問(wèn)題，例如電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理工作負(fù)擔(dān)重及備份效率低等等，通過(guò)這兩種技術(shù)加持可以有效對(duì)檔案進(jìn)行離線脫機(jī)備份。

4.3數(shù)據(jù)傳輸方法的選擇和規(guī)范

在電子信息技術(shù)的檔案的傳輸上面需要給予一定的關(guān)注，在傳輸途徑安全可靠的前提下，需要提升備份處理的效果并做到節(jié)約備份成本，因此，在電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理上需要不斷進(jìn)行優(yōu)化，在信息數(shù)據(jù)檔案不斷增加的情況下，不斷對(duì)檔案?jìng)浞蒹w系和傳遞途徑進(jìn)行創(chuàng)新和引進(jìn)，在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中需要進(jìn)行安全管理保證傳輸?shù)陌踩院屯暾裕⒉粩喟l(fā)掘現(xiàn)代化設(shè)備與數(shù)據(jù)傳輸相結(jié)合提升電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理的效率和質(zhì)量。

5電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理的優(yōu)化方案和發(fā)展方向分析

5.1加強(qiáng)電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理人才的培養(yǎng)

用前瞻性眼光和發(fā)展性思維來(lái)看待分析未來(lái)檔案管理備份，信息化智慧化是必然趨勢(shì)但是整體發(fā)展的著力點(diǎn)是人才培養(yǎng)，需要管理部門(mén)明確發(fā)展的方向提升人才培養(yǎng)意識(shí)，保證檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)并具備專業(yè)技術(shù)，定期不定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行理論知識(shí)學(xué)習(xí)和專業(yè)技能培養(yǎng)，在一些技術(shù)難點(diǎn)和安全重點(diǎn)方面需要進(jìn)行交底觀摩學(xué)習(xí)，明確檔案信息化的目的和工作主體，并提升檔案利用的理念在保證信息檔案數(shù)據(jù)安全的前提下提升檔案的利用率，發(fā)掘檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值更好地將檔案用于社會(huì)服務(wù)。

5.2提升檔案信息化管理水平

隨著檔案的信息化在檔案?jìng)浞莨芾矸矫嬉残枰皶r(shí)進(jìn)行工作跟進(jìn)，積極建設(shè)信息化管理體系和電子信息技術(shù)檔案?jìng)浞莨芾砥脚_(tái)，準(zhǔn)確的結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境和社會(huì)發(fā)展，對(duì)檔案未來(lái)發(fā)展走向進(jìn)行預(yù)測(cè)，未來(lái)發(fā)展必然是一個(gè)以服務(wù)為主的大環(huán)境，需要積極將信息化智慧化技術(shù)融入檔案信息化管理中，利用大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)檔案借閱人員的檔案閱讀習(xí)慣和搜索習(xí)慣進(jìn)行分析，提供類似可能有借鑒意義的檔案數(shù)據(jù)，以提升整體檔案信息的利用率。

相關(guān)工作部門(mén)需要深度解讀檔案管理的核心內(nèi)容，同時(shí)不斷引進(jìn)電子檔案信息化技術(shù)和設(shè)備并積極借助社會(huì)資源進(jìn)行檔案信息化智慧化發(fā)展，在服務(wù)社會(huì)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)整體發(fā)展激發(fā)潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

5.3加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理

在檔案信息管理工作中需要不斷優(yōu)化管理制度完善管理體系，優(yōu)質(zhì)的管理離不開(kāi)科學(xué)的管理制度和體系框架，需要在各個(gè)管理工作環(huán)節(jié)進(jìn)行確責(zé)，對(duì)所有工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)和拓展保證整體的兼容性和適配性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理一體化。

5.4電子檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)建設(shè)和設(shè)計(jì)

電子檔案屬于時(shí)代的產(chǎn)物因此需要融入時(shí)代發(fā)展中去，將電子檔案逐漸實(shí)現(xiàn)覆蓋逐漸完成與時(shí)代發(fā)展同步，現(xiàn)階段電子檔案有利有弊，在資源梳理整合管理利用方面，電子檔案比傳統(tǒng)檔案而言，基本上可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，但是在安全性方面，電子檔案修改較為簡(jiǎn)單，且很多不安全不穩(wěn)定因素都對(duì)電子檔案的發(fā)展造成影響，在進(jìn)行電子檔案?jìng)浞輹r(shí)，需要針對(duì)軟件的適配性兼容性硬件的存儲(chǔ)量和容災(zāi)能力進(jìn)行分析，進(jìn)而制定較為完善優(yōu)質(zhì)有能力面對(duì)很多自然突發(fā)事件的備份體系，同時(shí)需要注意各種干擾因素的分析并結(jié)合自身需求和經(jīng)濟(jì)能力技能型軟件硬件選擇，這樣才能保證電子檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)的實(shí)用性和適用性。

在進(jìn)行電子檔案建設(shè)時(shí)需要及時(shí)針對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)行轉(zhuǎn)型，不斷拓寬渠道保證電子檔案的實(shí)時(shí)性并逐漸對(duì)電子檔案的備份和管理規(guī)范化、流程化、智慧化，在檔案信息建設(shè)規(guī)劃中需要對(duì)人才培養(yǎng)做出格外規(guī)劃并制定，相關(guān)的管理制度通過(guò)績(jī)效管理和考評(píng)制度逐漸完善人才架構(gòu)提升整體工作人員的專業(yè)性，同時(shí)需要提升電子檔案的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，逐漸發(fā)掘電子檔案潛在的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

6總結(jié)

隨著科技的進(jìn)步紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求和發(fā)展的要求，只有經(jīng)濟(jì)在電子檔案方面進(jìn)行優(yōu)化和突破來(lái)提升檔案?jìng)浞莨芾硭?，只有做好電子檔案的備份和管理才能推動(dòng)檔案工作整體發(fā)展實(shí)現(xiàn)電子信息檔案全覆蓋。

參考文獻(xiàn)：

[1] 郝越.探究基于電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（13）：9-10.

[2] 張強(qiáng).基于電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（12）：29-30.

[3] 張玉梅.基于電子信息技術(shù)的檔案?jìng)浞菖c管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：168-169.

【通聯(lián)編輯：光文玲】