一體化綜合管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

肖銀瑩 李波

南京萊斯信息技術(shù)股份有限公司 江蘇 南京 210000

引言

目前市場上在售的信息系統(tǒng)，均為標(biāo)準(zhǔn)化的一體化綜合管理信息系統(tǒng)，包括：信息門戶，辦公自動化，項(xiàng)目管理，采購管理，質(zhì)量管理，人力資源管理，檔案管理等子系統(tǒng)。此類產(chǎn)品銷售之后，在標(biāo)準(zhǔn)版本的基礎(chǔ)上，針對不同的客戶業(yè)務(wù)再做少量的定制開發(fā)即可滿足用戶需求。

現(xiàn)有的產(chǎn)品，雖然也是一體化的綜合管理系統(tǒng)，但是基本針對一家客戶提供一套系統(tǒng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)功能考量。雖然極大地滿足了客戶的需求，用戶滿意度高，但是長此以往，會消耗大量的開發(fā)成本。因此，我們必須也提供一套標(biāo)準(zhǔn)化的一體化管理系統(tǒng)，以標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品+少量定制開發(fā)為產(chǎn)品主線，一方面最大程度地滿足客戶需求，另一方面也可以降低開發(fā)成本，提高研發(fā)效益[1]。

另外，現(xiàn)有的系統(tǒng)還存在一些缺點(diǎn)，客戶端版本眾多，可配置性不佳，對最新的系統(tǒng)、瀏覽器也不支持。所以，需要對產(chǎn)品進(jìn)行優(yōu)化，改版升級。

1 設(shè)計(jì)原則

在目標(biāo)系統(tǒng)的體系架構(gòu)設(shè)計(jì)中，反映“一體化”的設(shè)計(jì)思想，這一方面是從技術(shù)角度，要采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)集成交換標(biāo)準(zhǔn)等，滿足應(yīng)用系統(tǒng)一體化集成的要求；從業(yè)務(wù)功能的設(shè)計(jì)角度，業(yè)務(wù)功能組件應(yīng)反映業(yè)務(wù)主線的一體化管控要求。①一體化：在系統(tǒng)的體系架構(gòu)設(shè)計(jì)中，反映“一體化”的設(shè)計(jì)思想，這一方面是從技術(shù)角度，要采用統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)集成交換標(biāo)準(zhǔn)等，滿足應(yīng)用系統(tǒng)一體化集成的要求；從業(yè)務(wù)功能的設(shè)計(jì)角度，業(yè)務(wù)功能組件應(yīng)反映業(yè)務(wù)主線的一體化管控要求。②平臺化：在系統(tǒng)的體系架構(gòu)設(shè)計(jì)中，要保持穩(wěn)定，具有可集成性，又要具有良好的可擴(kuò)展性。③標(biāo)準(zhǔn)化：本項(xiàng)目將遵循統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，保證信息系統(tǒng)在技術(shù)體制上保持上下一致，從而能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集成的目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)原則是一體化信息系統(tǒng)建設(shè)的重要策略。④集成化：集成化的指導(dǎo)思想反映到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，通過標(biāo)準(zhǔn)的制訂來約束應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成方式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，在進(jìn)行系統(tǒng)平臺化和可定制化的設(shè)計(jì)中，充分考慮核心業(yè)務(wù)主線作為應(yīng)用集成的主線[2]。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

通過對企業(yè)一體化綜合管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求分析，項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容分為以下8個子系統(tǒng)：

2.1 綜合信息門戶

綜合信息門戶是應(yīng)用系統(tǒng)門戶層的集成系統(tǒng)，是綜合管理一體化信息系統(tǒng)的統(tǒng)一入口。它主要實(shí)現(xiàn)了以下功能：①統(tǒng)一用戶管理：統(tǒng)一用戶管理為集成的各類應(yīng)用系統(tǒng)的用戶提供統(tǒng)一的視圖，提供用戶新增、修改和禁用等狀態(tài)改變的同步服務(wù)接口，保證集中存儲的用戶信息與其他應(yīng)用系統(tǒng)的同步更新。②單點(diǎn)登錄：實(shí)現(xiàn)用戶身份的統(tǒng)一認(rèn)證和身份的傳遞，被認(rèn)證的身份信息傳遞到各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，保證用戶的單點(diǎn)登錄功能的實(shí)現(xiàn)。③統(tǒng)一信息發(fā)布：實(shí)現(xiàn)集成應(yīng)用系統(tǒng)信息的集中發(fā)布，實(shí)現(xiàn)公共信息采編發(fā)布，具有審核流程以及知悉范圍的定義。④面向一般用戶：提供信息信息瀏覽、信息檢索功能，支持全文檢索；⑤面向管理用戶：提供內(nèi)容管理平臺，實(shí)現(xiàn)頻道定制、欄目創(chuàng)建、專題定義、權(quán)限設(shè)置等管理功能，實(shí)現(xiàn)多媒體內(nèi)容的采編發(fā)布。

2.2 協(xié)同辦公系統(tǒng)

協(xié)同辦公系統(tǒng)具有方便快捷的信息溝通平臺、規(guī)范靈活的辦公業(yè)務(wù)流程。協(xié)同辦公系統(tǒng)是在應(yīng)用支撐平臺通用服務(wù)組件支撐下實(shí)現(xiàn)的應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)日常辦公業(yè)務(wù)的處理，提供個人的協(xié)同辦公環(huán)境。①個人辦公事務(wù)管理實(shí)現(xiàn)個人辦公助理的功能，為辦公人員提供一個協(xié)同工作環(huán)境，將所有供用戶處理的事務(wù)，都集中到一起方便用戶操作，同時用戶可以設(shè)置提醒機(jī)制，能通過系統(tǒng)消息或手機(jī)短信的形式將所有待辦事宜提醒用戶。②公文管理實(shí)現(xiàn)各類文書文件的生成、流轉(zhuǎn)、審批、辦理、歸檔等電子化處理的功能。主要包括收文處理、發(fā)文處理、文書檔案管理。③日常事務(wù)實(shí)現(xiàn)在日常辦公處理過程中的各類申報(bào)審批工作，用于單位內(nèi)部各種事務(wù)的審批，實(shí)現(xiàn)表單定制、流程跟蹤、審批跟蹤等應(yīng)用功能，全方位實(shí)現(xiàn)日常辦公的自動化管理。

2.3 項(xiàng)目管理系統(tǒng)

項(xiàng)目管理是在項(xiàng)目進(jìn)行過程中進(jìn)行的系統(tǒng)的、全面的、立體的管理活動，項(xiàng)目從合同（或技術(shù)要求輸入）輸入到產(chǎn)品交付，乃至售后服務(wù)的全壽命周期的管理。項(xiàng)目管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位內(nèi)部項(xiàng)目全生命周期過程的信息化管理[3]。

2.3.1 項(xiàng)目策劃管理完成了項(xiàng)目啟動階段的工作，項(xiàng)目正式批準(zhǔn)啟動之前，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目前期的規(guī)劃準(zhǔn)備工作，如項(xiàng)目范圍和工作量的估計(jì)，以及項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源的估算等。項(xiàng)目策劃管理是項(xiàng)目管理的源頭，起點(diǎn)，主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)論證、投標(biāo)等前期管理，以及在項(xiàng)目下達(dá)前的項(xiàng)目策劃工作，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、質(zhì)量策劃和工作產(chǎn)品策劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、外協(xié)外購計(jì)劃等一系列策劃、編制過程，在工作流平臺的支撐下實(shí)現(xiàn)對策劃結(jié)果的審批處理。項(xiàng)目規(guī)劃的結(jié)果是后續(xù)項(xiàng)目各方面管理的控制依據(jù)。

2.3.2 全面管理項(xiàng)目合同，包括編制、評審、批準(zhǔn)等，形成項(xiàng)目合同檔案。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同執(zhí)行過程的管理，包括收付款計(jì)劃、收付款處理、開票處理、報(bào)銷處理等，動態(tài)地掌握合同執(zhí)行過程情況。通過應(yīng)用集成平臺與財(cái)務(wù)應(yīng)收和應(yīng)付系統(tǒng)集成，保持財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性，實(shí)現(xiàn)對合同的有效管控，提高經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

2.3.3 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程中對經(jīng)費(fèi)的管理內(nèi)容，包括前期的預(yù)算和后期的執(zhí)行控制。包括項(xiàng)目總預(yù)算、年度預(yù)算以及明細(xì)預(yù)算的編制、調(diào)整和審批處理。支持項(xiàng)目預(yù)算科目的定義功能，項(xiàng)目人員成本的定義、項(xiàng)目成本的統(tǒng)計(jì)等方面。

2.3.4 由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃，對項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、人員職責(zé)、進(jìn)度要求、資源配置、需歸檔的文件進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，形成基準(zhǔn)數(shù)據(jù)。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可對項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)行再分解操作。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中可對其進(jìn)行跟蹤，監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)。主要包括：①計(jì)劃制定。在項(xiàng)目計(jì)劃階段完成項(xiàng)目計(jì)劃的制定及估算，如WBS編制、工作量估算、項(xiàng)目基準(zhǔn)計(jì)劃（項(xiàng)目控制計(jì)劃）編制、項(xiàng)目多級控制計(jì)劃的編制等，并形成基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目實(shí)施控制與績效考核提供依據(jù)。項(xiàng)目計(jì)劃編制支持二級控制計(jì)劃的編制，以支持不同管理力度。②計(jì)劃執(zhí)行控制。在項(xiàng)目執(zhí)行控制階段，實(shí)現(xiàn)根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行跟蹤與控制工作，包括：計(jì)劃執(zhí)行與跟蹤、執(zhí)行控制與偏差度量、監(jiān)控與報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)。系統(tǒng)可根據(jù)設(shè)定的閥值對執(zhí)行的偏差情況進(jìn)行告警提示[4]。

2.3.5 項(xiàng)目工作任務(wù)管理實(shí)現(xiàn)在項(xiàng)目執(zhí)行控制階段對工作任務(wù)的管理，及時掌握項(xiàng)目上工作產(chǎn)品的信息，具體包括任務(wù)分配、任務(wù)關(guān)閉、資源申請、日志管理等功能，通過項(xiàng)目工作任務(wù)管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可了解項(xiàng)目組成員的工作完成情況，便于進(jìn)行任務(wù)的分配。

2.3.6 工作產(chǎn)品管理：管理在項(xiàng)目各階段、各WBS應(yīng)提交的工作交付物，按前期策劃的結(jié)果進(jìn)行工作產(chǎn)品的審批處理，管理工作產(chǎn)品（文檔）的模板、版本等。

2.3.7 全面管理項(xiàng)目范圍，跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的完成情況，項(xiàng)目范圍變更的情況。記錄變更原因，啟動變更審批流程，支持變更的回滾和變更歷史版本。包括合同變更、計(jì)劃變更、經(jīng)費(fèi)變更、項(xiàng)目任命變更等多種類型。

2.3.8 根據(jù)在項(xiàng)目策劃階段識別的風(fēng)險(xiǎn)，跟蹤在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)概率，跟蹤落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)措施的執(zhí)行情況。項(xiàng)目識別的風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對措施可以作為組織的資產(chǎn)庫保存下來。

2.3.9 項(xiàng)目管理工作臺是進(jìn)入項(xiàng)目管理核心平臺后系統(tǒng)為各類項(xiàng)目干系人提供的工作桌面，為領(lǐng)導(dǎo)者、管理者提供不同層面，不同角度的項(xiàng)目信息推送、查詢檢索功能，便于全面掌握項(xiàng)目整體信息。項(xiàng)目管理工作臺還對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個人提供專門的智能提醒，提示需要完成的項(xiàng)目活動、項(xiàng)目超期的告警；同時，項(xiàng)目管理工作臺集成協(xié)同辦公平臺，提供與其他業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一的待辦任務(wù)列表，是項(xiàng)目審批流程以及項(xiàng)目活動的處理入口[5]。

2.3.10 項(xiàng)目綜合查詢包括項(xiàng)目信息查詢、合同信息查詢、項(xiàng)目變更信息查詢、項(xiàng)目費(fèi)用查詢、項(xiàng)目采購信息查詢管理。項(xiàng)目信息查詢是包括項(xiàng)目策劃信息。

2.4 質(zhì)量管理系統(tǒng)

質(zhì)量信息管理系統(tǒng)是專門針對從事系統(tǒng)研制、生產(chǎn)類企業(yè)開發(fā)的質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，與項(xiàng)目管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，構(gòu)成以項(xiàng)目管理為主線，質(zhì)量信息管理為核心支撐的體系結(jié)構(gòu)，是科研管理一體化信息系統(tǒng)的核心部分。

①評審管理：評審管理主要包含評審申請?zhí)幚怼⒃u審意見處理跟蹤、評審報(bào)告審批處理等管理功能。②入所檢驗(yàn)管理：通過對檢驗(yàn)環(huán)節(jié)中質(zhì)量數(shù)據(jù)的收集整理，建立企業(yè)質(zhì)量檢驗(yàn)過程的質(zhì)量信息庫。包括入所檢驗(yàn)申請、檢驗(yàn)結(jié)果記錄、檢驗(yàn)結(jié)論處理、檢驗(yàn)報(bào)告管理等功能。③入所檢驗(yàn)管理：通過對檢驗(yàn)環(huán)節(jié)中質(zhì)量數(shù)據(jù)的收集整理，建立企業(yè)質(zhì)量檢驗(yàn)過程的質(zhì)量信息庫。包括出所檢驗(yàn)申請、檢驗(yàn)結(jié)果記錄、檢驗(yàn)結(jié)論處理、檢驗(yàn)報(bào)告管理等功能。④試驗(yàn)管理：提供各類試驗(yàn)過程的管理，試驗(yàn)處理模塊包含了試驗(yàn)申請、試驗(yàn)過程數(shù)據(jù)記錄、試驗(yàn)資源管理、試驗(yàn)報(bào)告管理等內(nèi)容。⑤交付管理：包括產(chǎn)品合格證信息處理、產(chǎn)品移交處理。⑥售后服務(wù)管理：是對產(chǎn)品（系統(tǒng)）交付后服務(wù)過程和產(chǎn)品（系統(tǒng)）使用過程質(zhì)量信息進(jìn)行收集和匯總。對客戶的投訴進(jìn)行管理，并跟蹤監(jiān)控問題的處理過程，確保得到糾正和預(yù)防。包括服務(wù)信息管理、投訴管理、統(tǒng)計(jì)分析[6]。

2.5 檔案管理系統(tǒng)

檔案管理是在文檔管理的支撐基礎(chǔ)上，對需要進(jìn)行歸檔的公文進(jìn)行分類管理，包括對電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案的管理，實(shí)現(xiàn)文件收、發(fā)、起草、會簽、歸檔、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等的一體化管理。檔案管理與公文管理存在數(shù)據(jù)接口，即檔案管理可以自動獲得歸檔數(shù)據(jù)形成檔案。文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)需依托安全支撐平臺和應(yīng)用支撐平臺，它包括文檔歸檔、文檔檢索、文檔權(quán)限修改、文檔下載、文檔目錄管理、系統(tǒng)管理等部分。

2.6 人力資源系統(tǒng)

人力資源系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位人員基礎(chǔ)檔案信息化，管理企業(yè)單位人員基本的、全方位的信息。人力資源系統(tǒng)包括組織機(jī)構(gòu)管理、人員管理、檔案管理、招聘管理、薪酬管理、培訓(xùn)管理、績效考勤管理、請休假管理、綜合查詢統(tǒng)計(jì)等部分。

2.7 物資管理系統(tǒng)

物資管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)完整的物資采購供應(yīng)過程，貫穿物資采購計(jì)劃、合同、詢價比價、招投標(biāo)等等，它與項(xiàng)目管理系統(tǒng)緊緊相連，為項(xiàng)目管理提供了全方位的服務(wù)與支撐。

2.8 資產(chǎn)管理系統(tǒng)

通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)購置合同的管理；實(shí)現(xiàn)對到貨的資產(chǎn)進(jìn)行資產(chǎn)驗(yàn)收、入賬、日常管理；實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)管理過程中的各項(xiàng)信息提供綜合查詢、統(tǒng)計(jì)、分析[7]。

3 結(jié)束語

目前，已為多家單位提供一體化綜合管理信息系統(tǒng)的整體解決方案，廣泛應(yīng)用于國企、事業(yè)單位、軍隊(duì)、國安以及水利等科研院所、高新技術(shù)企業(yè)及政府部門，在相關(guān)領(lǐng)域具備了豐富的研發(fā)和項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。