新《檔案法》視閾下高校人事檔案管理信息化路徑研究

余亮

摘要：高校人事檔案是人力資源管理的重要工具，具有完整性、真實(shí)性、保密性和動態(tài)性等特點(diǎn)。新《檔案法》視閾下，高校人事檔案信息化有利于加強(qiáng)高校人事檔案管理、有利于提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量、有利于優(yōu)化高校人力資源管理。筆者提出高校人事檔案信息化要明確目標(biāo)、健全體系、優(yōu)化機(jī)制、培育隊(duì)伍、重視安全、保障投入，共構(gòu)人事檔案管理信息化工作體系。

關(guān)鍵詞：新《檔案法》;人事檔案;信息化

2020年6月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”），并于2021年1月1日起正式施行，為檔案管理、建設(shè)、保護(hù)和利用提供了基本法律遵循。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，新《檔案法》新增了“檔案信息化建設(shè)”專章，界定了檔案信息化建設(shè)的主體、內(nèi)容、方式，為推進(jìn)新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、開辟檔案管理現(xiàn)代化新途徑提供了堅強(qiáng)的法治保障，成為檔案管理法治建設(shè)中的一個重要里程碑。高校教職工隊(duì)伍規(guī)模大、類別多、分布廣，人事檔案記錄了教職工的職業(yè)成長軌跡，關(guān)系教職工的切身利益，是高校人力資源管理的重要工具。

一、高校人事檔案管理信息化的價值

隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等前沿科技逐步取得技術(shù)性突破，檔案信息逐漸由實(shí)體化向虛擬化方向轉(zhuǎn)變。

（一）高校人事檔案信息化順應(yīng)檔案發(fā)展的時代形勢，有利于加強(qiáng)高校人事檔案管理

電子檔案具有易存儲、易查閱、易復(fù)制、易保密等優(yōu)點(diǎn)。新《檔案法》為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障。新時代背景下，高校人事檔案管理信息化順應(yīng)了時代發(fā)展形勢，由“紙間”到“指尖”，向數(shù)字化的電子檔案轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)向，邁向數(shù)字化“高速公路”，實(shí)現(xiàn)檔案載體提檔升級，更加有利于節(jié)約存檔空間、提高傳檔效率、保障檔案安全。

（二）高校人事檔案信息化立足人事管理的發(fā)展需要，有利于提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量

人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要組成部分，是高校教職工工作成長歷程的記錄。檔案管理信息化基于科學(xué)管理和“增值”服務(wù)，遵循管理規(guī)律、堅持服務(wù)導(dǎo)向、創(chuàng)新服務(wù)形式、優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容、增強(qiáng)服務(wù)功能、提高服務(wù)質(zhì)量，能夠更好滿足組織人事紀(jì)檢等相關(guān)部門及本校干部教師辦理借檔、查檔、閱檔、調(diào)檔、出具證明等需要，促進(jìn)高校管理體系和管理能力現(xiàn)代化。

（三）高校人事檔案信息化基于改革發(fā)展的內(nèi)在要求，有利于優(yōu)化高校人力資源管理

近年來，高校教職工人數(shù)激增、人員流動頻繁、人員類別復(fù)雜多樣。人事檔案信息化有助于人事信息收集、分析處理和價值挖掘，可以全面、立體、多維度呈現(xiàn)高校人力資源動態(tài)全景圖，精準(zhǔn)分析高校師資隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)、學(xué)科結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)“動態(tài)管理、全景描摹、精準(zhǔn)分析”。人事檔案信息化有利于挖掘數(shù)據(jù)價值，優(yōu)化人力資源配置，科學(xué)預(yù)測人力資源發(fā)展趨勢，為高校人才引育工作提供決策參考和依據(jù)，為“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略實(shí)施和“雙一流”建設(shè)提供有力支撐和保障。

二、高校人事檔案管理信息化的困境

高校人事檔案龐大、內(nèi)容復(fù)雜，是檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。當(dāng)前國內(nèi)學(xué)者認(rèn)為人事檔案管理信息化面臨的困境主要涉及管理模式、管理手段、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入等方面。

（一）高校人事檔案信息化管理模式急需創(chuàng)新

傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，管理方式方法陳舊落后，信息獲取途徑少、處理能力弱、識別性差，人工操作工作煩瑣、重復(fù)多、效率低、風(fēng)險高。部分高校受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，信息化管理思維和數(shù)字化管理理念滯后，人事檔案管理形式單一、信息更新遲緩、管理手段和技術(shù)落后、信息共享和交互程度低下、數(shù)據(jù)庫建設(shè)乏力，沒有形成適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的人事檔案信息化管理模式。

（二）高校人事檔案信息化管理機(jī)制亟須健全

高校人事檔案管理信息化機(jī)制建設(shè)不夠，存在管理制度不健全、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、兼容性不強(qiáng)、可移植性差等問題，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案參差不齊、電子文檔雜亂無章，無法做到實(shí)時共享和隨取隨用。高校人事檔案涉密，不公開、不擴(kuò)散，檔隨人走、人檔分離，一些高校管理主體觀念封閉保守，數(shù)據(jù)互不開放共享，形成“信息孤島”。如今，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅等弊端也日益凸顯，部分高校對數(shù)字檔案安全重視程度不夠，導(dǎo)致信息化平臺面臨著網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等非法進(jìn)攻的威脅。

（三）高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍急需培育

人事檔案管理政治性、專業(yè)性強(qiáng)，高校普遍缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型檔案管理人才。傳統(tǒng)人事檔案管理人員常常重管理、輕服務(wù)，重視檔案信息收集和保管，輕視檔案信息開發(fā)與研究，導(dǎo)致檔案信息利用效能較低，阻礙了人事檔案管理創(chuàng)新。信息化時代背景下的高校人事檔案管理人員，一定程度上存在信息素養(yǎng)不足、知識儲備較少、管理水平較弱、專業(yè)培訓(xùn)不夠等問題。部分高校未實(shí)現(xiàn)人事檔案專職管理，未按照1000卷檔案配備1名專職管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，專職檔案管理人員發(fā)展渠道不暢通，人員變動頻繁。

（二）高校人事檔案信息化管理投入亟須保障

很多高校對人事檔案重視度、關(guān)注度不夠，普遍存在人力、物力、財力等投入不足問題。部分高校人事檔案信息化資金投入有限，導(dǎo)致硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)滯后，存在數(shù)據(jù)庫不完整、基礎(chǔ)性設(shè)施缺失、系統(tǒng)功能不完善等現(xiàn)象。部分高校人事檔案信息化流于形式，簡單將人事檔案進(jìn)行分類登記、掃描錄入，信息的系統(tǒng)性、整體性以及自動化程度不高。部分高校開發(fā)了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但服務(wù)器沒有與其他信息管理系統(tǒng)交互數(shù)據(jù)。

三、高校人事檔案管理信息化的對策

高校人事檔案信息化要把握“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的原則，明確目標(biāo)、健全體系、優(yōu)化機(jī)制、培育隊(duì)伍、重視安全、保障投入。

（一）明確目標(biāo)

高校要充分認(rèn)識人事檔案管理在人力資源管理價值鏈的位置、作用、重要性，堅持主動用檔、科學(xué)用檔、有效用檔，提高人事檔案管理效率、增強(qiáng)檔案服務(wù)發(fā)展功能。高校要加強(qiáng)“數(shù)字檔案館”建設(shè)，充分利用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，搭建人事檔案信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事信息產(chǎn)生、處理、傳遞、留存和使用有機(jī)融合，建檔、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查檔、借檔、還檔等業(yè)務(wù)流程高度集成，共構(gòu)人事檔案信息遠(yuǎn)程傳輸、信息資源共享的完整服務(wù)體系。

（二）健全體系

高校要落實(shí)“智慧校園”建設(shè)要求，成立人事檔案信息化建設(shè)工作小組，做好人事檔案信息化頂層設(shè)計，加強(qiáng)人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升人事檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化體系。高校要重視人事檔案信息化共享體系建設(shè)，打破信息封鎖閉塞狀態(tài)和信息保護(hù)壁壘，與學(xué)校管理系統(tǒng)有機(jī)銜接、科學(xué)集成，實(shí)現(xiàn)兼容互通、信息互動、資源共享、發(fā)展共贏;要及時并軌融入國家檔案信息化系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查一檔”，實(shí)現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程管理、查詢、調(diào)閱，提升“一站式”服務(wù)水平。

（三）優(yōu)化機(jī)制

高校要加強(qiáng)信息化平臺和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，制定科學(xué)、規(guī)范、完整、統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立分類與統(tǒng)計、檢索與利用、元數(shù)據(jù)管理等功能模塊。高校要實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案同步運(yùn)行、同步歸檔，實(shí)現(xiàn)人事檔案存量數(shù)字化、增量電子化。高校要建立全員參與的人事檔案信息化管理監(jiān)督機(jī)制，健全人事檔案管理信息化保障制度，立規(guī)矩、成方圓，從制定到落實(shí)，從頂層到基層，實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)、精準(zhǔn)、有效管理。

（四）培育隊(duì)伍

高校要培育一支具備政治素養(yǎng)、信息思維、數(shù)字技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)、法律知識的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍。高校要建立高水平人事檔案管理隊(duì)伍培育體系，要創(chuàng)新人才培育模式、優(yōu)化人才成長環(huán)境、暢通人才發(fā)展機(jī)制、健全人才成長保障。高校要加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍“充電蓄能”，重視新時代人事檔案管理政策宣傳教育，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、案例教學(xué)、實(shí)操訓(xùn)練，幫助檔案管理人員樹立新觀念、學(xué)習(xí)新知識、增強(qiáng)新本領(lǐng)、掌握新技能。

（五）重視安全

新《檔案法》貫徹總體國家安全觀要求，為高校加強(qiáng)人事檔案安全管理提供了法律依據(jù)和實(shí)施路徑。高校人事檔案管理要樹立安全思維、落實(shí)安全保密原則、建立安全工作機(jī)制、提升安全保障能力，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保密技術(shù)的研究、開發(fā)和利用，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份、異地保存等多重安全防護(hù)措施，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、重大風(fēng)險預(yù)控機(jī)制、突發(fā)風(fēng)險處置機(jī)制、關(guān)鍵數(shù)據(jù)遺失應(yīng)急機(jī)制等。高校檔案館要重視安全工作，要保障人事檔案信息化載體安全、介質(zhì)安全、檢測安全、備份安全等。

（六）保障投入

高校要加大人事檔案信息化建設(shè)人力、物力、財力投入，將檔案管理隊(duì)伍納入高校管理隊(duì)伍規(guī)劃，將檔案管理軟硬件設(shè)備納入高校采購（修繕）計劃，將檔案建設(shè)專項(xiàng)資金列入高?？傮w信息化建設(shè)和財務(wù)預(yù)算中，充分保障人事檔案管理信息化實(shí)施。高校要重視人事檔案信息化資金投入，配備先進(jìn)的硬件設(shè)備、開發(fā)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，定期優(yōu)化人事檔案信息設(shè)備、及時升級人事檔案數(shù)據(jù)庫軟件。

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