高校檔案管理模式的創(chuàng)新研究

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)手段的高速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，各行各業(yè)的發(fā)展都面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校作為信息技術(shù)應(yīng)用的前沿機(jī)構(gòu)，傳統(tǒng)高校檔案管理模式也面臨著創(chuàng)新發(fā)展的客觀需求，本文從大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化的背景入手，分析了當(dāng)前高校檔案管理模式中存在的問(wèn)題，探討了高校檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的必要性，并充分結(jié)合高校檔案管理的特點(diǎn)提出了可行性建議。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 創(chuàng)新

信息化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)展拉開(kāi)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的帷幕，與以往任何一個(gè)時(shí)代相比，我們的日常生活工作與數(shù)據(jù)的聯(lián)系如此之緊密。各種信息技術(shù)終端，各種數(shù)據(jù)的采集和預(yù)測(cè)，數(shù)據(jù)將人與人，人與世界連接起來(lái)，構(gòu)成一張繁密的網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)人都在影響世界，又在被他人影響著。國(guó)家文獻(xiàn)系統(tǒng)重要組成部分之一的檔案管理系統(tǒng)，在社會(huì)信息保存和傳播中有著基礎(chǔ)作用，在社會(huì)科學(xué)中占有一席之地。檔案管理不僅具有現(xiàn)實(shí)意義更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展意義。同時(shí)，檔案工作與每個(gè)人都息息相關(guān)，特別是高校檔案管理的重要性更加突顯，高校檔案的基礎(chǔ)功能是記載記錄教職工、學(xué)生的基本信息，是個(gè)人發(fā)展的物質(zhì)存儲(chǔ)，更是高校發(fā)展的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)展，檔案資源數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)、存儲(chǔ)、傳播等有了新的特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的管理模式已經(jīng)落后于新時(shí)代的發(fā)展要求，高校檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展已勢(shì)在必行。

1 概念

1.1 高校

高校是高等學(xué)校的簡(jiǎn)稱，大學(xué)、學(xué)院、獨(dú)立學(xué)院、高等職業(yè)技術(shù)大學(xué)、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院、高等?？茖W(xué)校統(tǒng)稱為高校。中國(guó)大學(xué)共有12個(gè)學(xué)科，92個(gè)大學(xué)專業(yè)類(lèi)，506種大學(xué)專業(yè)。12個(gè)學(xué)科分別是：哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、文學(xué)、歷史學(xué)、理學(xué)、工學(xué)、農(nóng)學(xué)、醫(yī)學(xué)、管理學(xué)、藝術(shù)學(xué)。截至2019年6月15日，全國(guó)高等學(xué)校共計(jì)2956所，其中普通高等學(xué)校2688所（含獨(dú)立學(xué)院257所），成人高等學(xué)校268所。中國(guó)高校數(shù)量眾多，且中國(guó)高校涵蓋了各行各業(yè)全領(lǐng)域，隨著高等教育和終身化教育的逐漸普及，新一代中國(guó)公民的系統(tǒng)化檔案記錄和管理可以說(shuō)從高校開(kāi)始的，因而高校的檔案管理地位得到了極大的提高。

1.2 檔案管理

檔案管理等同于檔案工作。檔案管理部門(mén)（檔案館或者室）對(duì)檔案實(shí)物材料和檔案所反映的信息內(nèi)容進(jìn)行整理、保存、使用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總體稱呼，檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分之一。

從檔案管理工作的性質(zhì)來(lái)入手，檔案管理工作首先是一種管理性工作，其次是一項(xiàng)服務(wù)性工作。檔案管理工作的特點(diǎn)包含：

（1）管理性。檔案管理既是對(duì)檔案文件的管理，也是對(duì)查閱檔案、存取檔案等事項(xiàng)的人員管理，所以首先就具有管理性。需要檔案管理人員既要具備管理方面特別是檔案管理方面的知識(shí)與能力，還需要具有檔案管理的責(zé)任心，在對(duì)檔案文件管理方面達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，有效存儲(chǔ)，在對(duì)查閱檔案和存取檔案的人員管理方面，要遵守程序，服務(wù)周到，這都體現(xiàn)著管理的質(zhì)量和效果。

（2）社會(huì)性。檔案是各行各業(yè)方方面面的工作過(guò)程的體現(xiàn)，所以檔案文件涉及到各個(gè)領(lǐng)域、時(shí)間不一、內(nèi)容多樣的內(nèi)容，涵蓋企業(yè)事業(yè)單位檔案、行政檔案、人事檔案、文字檔案、圖形檔案等分類(lèi)。在工作方面，也涉及到與不同行業(yè)、不同需求的檔案存儲(chǔ)和使用人員進(jìn)行工作上的接觸和協(xié)調(diào)，因此檔案管理具有社會(huì)性的特點(diǎn)。

（3）服務(wù)性。檔案管理的服務(wù)性主要體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：一是檔案管理工作是將有價(jià)值的文獻(xiàn)材料按照保存和流轉(zhuǎn)的程序進(jìn)行存儲(chǔ)的過(guò)程，所以為檔案部門(mén)研究檔案管理、進(jìn)行編著等活動(dòng)提供了依據(jù)，從目的方面看是為適應(yīng)社會(huì)各界的利用需求服務(wù)。同時(shí)，作為檔案管理人員，每日面對(duì)的檔案管理的相關(guān)工作，則體現(xiàn)的是為更好的保存檔案文件服務(wù)，更是為有檔案存儲(chǔ)和使用需求的人員服務(wù)。

（4）政治性。這一特點(diǎn)主要表現(xiàn)在檔案管理為誰(shuí)服務(wù)、為誰(shuí)所有、達(dá)到什么樣的管理要求。從我國(guó)檔案管理的實(shí)際來(lái)看，檔案管理工作不單純是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的管理和服務(wù)工作，更是維護(hù)國(guó)家機(jī)密、延續(xù)歷史文獻(xiàn)、積累文化財(cái)富的重要體現(xiàn)。所以說(shuō)，檔案管理工作的工作重心是為國(guó)家發(fā)展服務(wù)、是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，它的機(jī)要性、保密性也是政治性的體現(xiàn)。

（5）保密性。由于檔案信息涉及到國(guó)家安全和利益、個(gè)人隱私等內(nèi)容，所以檔案管理就涉及到了保密性的問(wèn)題。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，信息安全也存在隱患，所以，再這樣的形勢(shì)下，如何應(yīng)對(duì)涉密檔案的電子存儲(chǔ)問(wèn)題也成為檔案管理亟待解決的問(wèn)題。

2 高校檔案管理模式的特征

由于高校教學(xué)、科研、學(xué)生管理工作繁多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量多，涵蓋廣。為高校檔案管理提出了很高的挑戰(zhàn)，高校檔案管理模式也由各系部保存的單一模式和專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)統(tǒng)一收集，集成的信息資源管理模式共同構(gòu)成。管理模式的特征明顯，主要包括：

（1）高校檔案種類(lèi)多，內(nèi)容多樣。高等學(xué)校由于辦學(xué)歷史、辦學(xué)層次不同，這也使得檔案管理的情況也不盡相同。但是從總體上看，高校人員多，成分復(fù)雜，既有教師、學(xué)生的主體，更有行政、后勤等輔助人員。所以需要高校存檔的內(nèi)容就更加多樣，教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、教務(wù)檔案等等都需要進(jìn)行篩選后存儲(chǔ)。特別是很多高校對(duì)檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容并沒(méi)有明確規(guī)定，這就使得每年各部門(mén)存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量多，海量的檔案信息為高校檔案管理提出了挑戰(zhàn)。

（2）檔案呈現(xiàn)方式多。由于各高校檔案室的條件不同，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度不同，所以很多高校的檔案室還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)階段。但是從當(dāng)前形式來(lái)看，迫切需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到電子檔案方式的轉(zhuǎn)變，不僅要提高信息化檔案存儲(chǔ)和管理的意識(shí)，更重要的是配備信息化檔案存儲(chǔ)的設(shè)備，加大條件建設(shè)投入，加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理向分類(lèi)處理和保存方向發(fā)展。將集成性的概念落實(shí)進(jìn)一步提上日程。

（3）檔案信息變動(dòng)頻繁。一是高等學(xué)校涉及到人員流動(dòng)頻率高的問(wèn)題，每年學(xué)生升學(xué)就業(yè)呈階段性變化，所以學(xué)生檔案管理每年都要有新的變化，特別是在入學(xué)、畢業(yè)季階段檔案都要進(jìn)行更新和存儲(chǔ)。還有就是高校教職工入職、調(diào)離頻繁，這些都要求對(duì)人事檔案進(jìn)行及時(shí)變動(dòng)和更新。二是在教學(xué)和科研方面，尤其是教學(xué)方面，每學(xué)期學(xué)生考試成績(jī)、科研成果等檔案存儲(chǔ)數(shù)量也很大，更新快。三是在學(xué)生管理方面，每學(xué)期都涉及到評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等獎(jiǎng)懲變動(dòng)，這些也要及時(shí)納入學(xué)生的人事檔案當(dāng)中，同時(shí)從學(xué)生管理部門(mén)角度也要及時(shí)記錄在檔。

（4）高校檔案信息重要性高。高校中的學(xué)籍信息、科研教學(xué)成果、學(xué)術(shù)論文等內(nèi)容的檔案具有很大的保存價(jià)值，重要性和保密性強(qiáng)，需要在管理過(guò)程中特別重視，不僅要加強(qiáng)管理，更要重視存儲(chǔ)的過(guò)程，避免由于受潮等外在因素影響存儲(chǔ)質(zhì)量。

（5）高校檔案的利用性和開(kāi)放性高。隨著全民、終身教育的普及，高校學(xué)生檔案的重要性不言而喻，將伴隨學(xué)生的一生，在其升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)深造等等領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。所以高校檔案館就經(jīng)常會(huì)有畢業(yè)很多年的學(xué)生返校查閱檔案的情況發(fā)生，可見(jiàn)高校檔案的利用性高。隨著信息權(quán)這一種新型公民權(quán)利的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理的開(kāi)放性要求更高，在保障檔案客觀、真實(shí)、嚴(yán)肅的同時(shí)，也要使整個(gè)檔案管理的過(guò)程公開(kāi)透明，減少人為因素。

（6）高校檔案對(duì)人力需求高。由于各高校還多采用人工或者單一化的方式管理檔案，因而在檔案存儲(chǔ)、變化高峰期仍需要大量的人力和物力，檔案管理的效率不高。這就要求檔案管理要朝著信息化管理和應(yīng)用的方向發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面、準(zhǔn)確、便捷管理。

3 當(dāng)前高校檔案管理模式存在的問(wèn)題

近年來(lái)，高校檔案管理工作學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)理念，通過(guò)兼容并包的形式，在檔案管理的制度建立、檔案存儲(chǔ)的新媒介形式以及信息化等方面取得了一定的成績(jī)。但高校檔案管理模式中仍存在很多問(wèn)題，在人員等上仍有很多不足，具體體現(xiàn)在：

3.1 檔案管理意識(shí)薄弱

高校的主要任務(wù)都放在了教學(xué)、科研和學(xué)生管理方面，對(duì)于檔案管理工作很多高校都并不重視。甚至很多高校都沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案館或檔案室，各部門(mén)檔案也都各自保存，既沒(méi)有建設(shè)檔案存儲(chǔ)的條件，也沒(méi)有專職的檔案管理人員。此外，即使一些高校設(shè)置了檔案室（館），但是檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)能力和思想認(rèn)識(shí)存在不到位的問(wèn)題，檔案管理人員還沒(méi)有充分意識(shí)到新時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的必然性，仍舊停留在檔案收集、整理階段，僅僅將檔案管理理解為確保檔案材料的齊備和長(zhǎng)期保存目標(biāo)。在檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有自覺(jué)主動(dòng)地發(fā)展檔案管理模式，沒(méi)有積極主動(dòng)的應(yīng)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段為代表的信息化管理模式，導(dǎo)致高校檔案管理上材料的存儲(chǔ)準(zhǔn)確性不高，效率不高，遺漏和缺失較多，后續(xù)使用及保密性不強(qiáng)。

3.2 檔案管理職責(zé)不明確

由于長(zhǎng)期以來(lái)高校檔案管理部門(mén)屬于行政后勤服務(wù)部門(mén)，受到的重視程度不足，檔案管理工作往往被動(dòng)開(kāi)展，管理模式陳舊。高校檔案管理沒(méi)有上升到全校高度，更沒(méi)有做好頂層設(shè)計(jì)和全盤(pán)統(tǒng)籌，形成總體規(guī)劃，制定總體目標(biāo)，因此，由于缺乏總體統(tǒng)籌管理部門(mén)，使得各部門(mén)各自為戰(zhàn)，檔案管理粗放，人員素質(zhì)參差不齊，檔案內(nèi)容缺少連貫性。并且由于缺少統(tǒng)籌部門(mén)，導(dǎo)致各部門(mén)之間交流不足，執(zhí)行性不強(qiáng)，再加上很多系部的檔案管理人員為兼職人員，除檔案工作外還要承擔(dān)其他工作和任務(wù)，對(duì)檔案管理工作投入不足，職責(zé)不清，糊弄了事。另外檔案部門(mén)和各系部之間的業(yè)務(wù)交流和指導(dǎo)較少，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)收集留存的檔案分類(lèi)不清，在使用上效率不高。

3.3 檔案管理機(jī)制不完善

隨著電子化檔案數(shù)量越來(lái)越多，高校檔案管理的任務(wù)量越來(lái)越大，但客觀現(xiàn)實(shí)是高校目前仍在采用經(jīng)驗(yàn)性的文件管理模式。很多高校沒(méi)有引進(jìn)電子檔案軟件，也有一些高校電子檔案管理不規(guī)范，不會(huì)應(yīng)用電子檔案軟件，不參加電子檔案管理的培訓(xùn)，而且在應(yīng)對(duì)失誤方面也缺乏制度和機(jī)制，經(jīng)常出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)分類(lèi)混亂，檔案丟失、損壞，檔案分類(lèi)細(xì)化不足，查找標(biāo)注不準(zhǔn)確的問(wèn)題，使得檔案丟失后的損失很難彌補(bǔ)。監(jiān)管機(jī)制的缺失，人為因素多，很多檔案因?yàn)楣芾砣藛T的不負(fù)責(zé)、工作不細(xì)致，給檔案本人造成了很多不便。

3.4 檔案管理人才專業(yè)性不強(qiáng)

高校檔案專業(yè)人才缺乏，面對(duì)社會(huì)對(duì)高校檔案提出的更高要求，就要求檔案管理的人員有更先進(jìn)的檔案管理理念和更高的知識(shí)技能水平。目前各高校雖然開(kāi)設(shè)了檔案專業(yè)但無(wú)論是人才培養(yǎng)數(shù)量還是人才質(zhì)量都沒(méi)有達(dá)到客觀的要求水平。在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)管理模式僵化，收集、分類(lèi)、管理檔案不精準(zhǔn)、不完善。很多高校檔案管理人員都有其他行政或后勤人員兼任，從理念到現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用上都存在很多不足，比如錄入過(guò)程中操作效率較低，有使用信息化技術(shù)的畏難情緒，先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，讓設(shè)備成為了擺設(shè)。

3.5 檔案管理信息化不強(qiáng)

在管理檔案過(guò)程中應(yīng)用信息化技術(shù)不足，雖然很多高校采用的檔案信息化管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)針對(duì)性和適應(yīng)性不強(qiáng)，并且各高校、各部門(mén)間信息化檔案管理水平不均衡，部門(mén)高校原始紙質(zhì)材料還沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資源，導(dǎo)致大部分檔案管理還提留在原始紙質(zhì)階段，紙質(zhì)檔案占用空間大，保存困難，使用過(guò)程中需要專人現(xiàn)場(chǎng)查看，浪費(fèi)人力物力。資金投入不足，設(shè)備陳舊，特別是計(jì)算機(jī)等設(shè)備使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，不同部門(mén)設(shè)置各高校間還在使用傳統(tǒng)的傳真、掃描上傳等方式，不僅浪費(fèi)耗材和時(shí)間，更容易出現(xiàn)泄密的問(wèn)題。

4 高校檔案管理模式的創(chuàng)新

4.1 轉(zhuǎn)變思維創(chuàng)新觀念理論

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，從國(guó)家層面提出高校檔案管理模式創(chuàng)新的新要求，并出臺(tái)相應(yīng)的政策支持性文件。高校管理層要按照上級(jí)要求，頂層設(shè)計(jì)本校檔案管理工作，將其納入高校中長(zhǎng)期和年度工作計(jì)劃當(dāng)中，制定檔案管理要達(dá)到的目標(biāo)和要求。要為檔案模式改革創(chuàng)新持續(xù)穩(wěn)定提供資金的投入，加強(qiáng)檔案室（館）的建設(shè)投入，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)投入，為管理模式創(chuàng)新發(fā)展提供軟硬件支持。檔案管理人員加大自身宣傳力度，提高檔案管理規(guī)范化、信息化的意識(shí)，形成檔案管理科學(xué)化的氛圍，全員提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度。全體師生要集思廣益，在檔案管理模式創(chuàng)新過(guò)程中研究新理論、新技術(shù)、新方法、新服務(wù)。檔案管理人員要在檔案管理創(chuàng)新方面進(jìn)行科學(xué)研究，不斷在理論和實(shí)踐方面提出新方法，積累新經(jīng)驗(yàn)。

4.2 完善檔案管理體系

建立檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程體系，完善檔案管理制度體系，明確檔案的歸檔、查閱等工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)和流程，特別是各個(gè)部門(mén)存儲(chǔ)檔案的內(nèi)容和分類(lèi)要有明確規(guī)定，可以由檔案室牽頭，各部門(mén)提交檔案存儲(chǔ)目錄，經(jīng)反復(fù)討論后形成檔案存儲(chǔ)最終目錄，每年按照目錄進(jìn)行存檔，使整個(gè)檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。開(kāi)展檔案動(dòng)態(tài)化管理，落實(shí)以人為本，服務(wù)師生的理念，捋順和簡(jiǎn)化師生使用檔案、查閱檔案的程序，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。構(gòu)建應(yīng)對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的防控機(jī)制，對(duì)檔案管理特別是電子檔案的管理網(wǎng)絡(luò)信息化安全問(wèn)題有應(yīng)對(duì)之道。建立檔案管理的考核監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，確保檔案管理各環(huán)節(jié)順利高效完成工作。

4.3 建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍

在更新管理理念的基礎(chǔ)上，針對(duì)新時(shí)代檔案管理的需求，建立高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一是加強(qiáng)專業(yè)人才引進(jìn)，特別是檔案、信息處理相關(guān)專業(yè)的復(fù)合型人才的引進(jìn)，使檔案管理隊(duì)伍朝著專業(yè)化、信息化、年輕化的方向發(fā)展。二是加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，在購(gòu)置信息檔案存儲(chǔ)軟件后，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，也可以到檔案管理工作成績(jī)突出的高校去考察學(xué)習(xí)。三是創(chuàng)設(shè)條件開(kāi)展人才交流和互動(dòng)，互相借鑒。四是建立人才評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)、能力、責(zé)任心以及工作完成質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，納入高校評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)體系當(dāng)中，提高檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，為檔案管理人才提供職業(yè)發(fā)展的新可能。

4.4 建立檔案信息化系統(tǒng)

加強(qiáng)前瞻性的硬件系統(tǒng)的升級(jí)和換代，加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，從信息到技術(shù)層面上打破壁壘。建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎等的高效建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案兼容模式，采集方式不僅僅限于人工錄入，更要充分利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入、自動(dòng)采集、電子掃描等信息技術(shù)方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)歸檔。通過(guò)在檔案收集過(guò)程中開(kāi)展源頭管理，科學(xué)分類(lèi)和管理，減少人工管理的難度和紕漏。通過(guò)云儲(chǔ)存的方式，在統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上打造管、用一體的智能化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新變革?？傊咝n案管理工作要加大信息化投入力度，同時(shí)重視信息化檔案存儲(chǔ)的安全問(wèn)題。

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作者簡(jiǎn)介：

裴營(yíng)：（1983—），女，漢族，遼寧省錦州市人，遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案員，館員。研究方向：檔案管理。