差旅費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建成效

魏怡鳴

（四川工商學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院，四川 眉山 620000）

1 差旅費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)情況

1.1 各地區(qū)差旅費(fèi)用報(bào)銷，統(tǒng)一地區(qū)結(jié)算

根據(jù)現(xiàn)今的發(fā)展情況，民辦學(xué)校為了更接近生源，以職業(yè)技術(shù)類學(xué)校為顯著標(biāo)志積極在各地區(qū)建立分?；蚪⒄猩?wù)網(wǎng)點(diǎn)。根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷制度，各地區(qū)差旅費(fèi)用報(bào)銷統(tǒng)一地區(qū)結(jié)算，學(xué)校所有的報(bào)銷在本部結(jié)算。OA 系統(tǒng)上線使用后，教職工可以通過手機(jī)端、電腦端進(jìn)入OA 系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng)，不受時(shí)間、地域限制，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，可以通過員工提交報(bào)銷申請(qǐng)的附件查看每一項(xiàng)費(fèi)用對(duì)應(yīng)的原始發(fā)票。

1.2 制定預(yù)算控制的預(yù)警，預(yù)算外支出追加審批

職業(yè)類技術(shù)學(xué)校以招生人數(shù)為學(xué)校生命之源，每一位教職工均有招生任務(wù)。為了使A 學(xué)校年度預(yù)算更加準(zhǔn)確，學(xué)校對(duì)每一位教職工制定了固定的差旅費(fèi)用預(yù)算。OA 系統(tǒng)未上線前，每個(gè)月每位教職工需要手動(dòng)計(jì)算，是否超過標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)工作量大，手動(dòng)計(jì)算輸入出錯(cuò)率較大。OA 系統(tǒng)上線后，每位教職工每一項(xiàng)費(fèi)用類型的固定預(yù)算將錄入系統(tǒng)。當(dāng)本月報(bào)銷費(fèi)用累計(jì)總和超過預(yù)算時(shí)，OA 系統(tǒng)將會(huì)提示：超支部分不予報(bào)銷。以提醒申請(qǐng)人和財(cái)務(wù)人員關(guān)注該項(xiàng)費(fèi)用的年度預(yù)算。只有進(jìn)入OA 系統(tǒng)重新申請(qǐng)超過部分費(fèi)用的事項(xiàng)申請(qǐng)，預(yù)算外支出將會(huì)進(jìn)入相應(yīng)的審批流程，領(lǐng)導(dǎo)審批后，超過部分才有新的預(yù)算余額，才能順利提交并辦理報(bào)銷任務(wù)。

1.3 每周報(bào)銷制度，統(tǒng)一支付

A 學(xué)校實(shí)行每周固定一天報(bào)銷統(tǒng)一結(jié)算制度，員工可以隨時(shí)提交自己的報(bào)銷申請(qǐng)，在每周固定日期前員工所提交的報(bào)銷申請(qǐng)?jiān)贠A 系統(tǒng)完成相應(yīng)的審批流程。財(cái)務(wù)人員在用友U8 系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理完成，憑證通過財(cái)務(wù)處的審核，教職工報(bào)銷費(fèi)用將會(huì)在每周固定日期結(jié)算。這種對(duì)報(bào)銷結(jié)算管理方式加強(qiáng)預(yù)算的編制和控制，不僅有利于財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一管理，而且可以預(yù)測(cè)每周、每個(gè)月報(bào)銷的支出，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷支付節(jié)奏可控。

A 學(xué)校OA 系統(tǒng)中的差旅費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)在2019年上線，經(jīng)過兩年時(shí)間系統(tǒng)基本上穩(wěn)定，教職工可以通過系統(tǒng)快速提交報(bào)銷費(fèi)用的相關(guān)信息，提交的信息進(jìn)入相應(yīng)審批流程，流程結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員將報(bào)銷單據(jù)傳入用友U8 系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證，提高報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用透明度及處理報(bào)銷任務(wù)效率。具體差異如下表1 所示。

表1 是否使用差旅費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)比

通過表1 可以看出使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷不僅縮短報(bào)銷周期，減輕財(cái)務(wù)人員工作量，而且還能使財(cái)務(wù)信息共享，降低流程風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理。

2 差旅費(fèi)用報(bào)銷流程

根據(jù)A 學(xué)校的報(bào)銷要求，教職工差旅費(fèi)用報(bào)銷主要分為兩類，一是有全年總預(yù)算費(fèi)用的員工報(bào)銷，二是無全年總預(yù)算的員工報(bào)銷及超過全年總預(yù)算報(bào)銷業(yè)務(wù)。其中無全年總預(yù)算的員工報(bào)銷及超過全年總預(yù)算報(bào)銷業(yè)務(wù)在報(bào)銷前需要在OA 系統(tǒng)上填寫事項(xiàng)申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)審批后，同有全年總預(yù)算費(fèi)用的員工報(bào)銷流程一樣，在OA 上提交報(bào)銷申請(qǐng)單，生成相應(yīng)的單據(jù)編號(hào)，相關(guān)發(fā)票掃描件上傳系統(tǒng)，將原件貼好郵寄到財(cái)務(wù)部，單據(jù)進(jìn)入審批流，財(cái)務(wù)部根據(jù)附件及發(fā)票原件審批，審批結(jié)束后，財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)算，歸檔工作。在整個(gè)過程中主要涉及以下五個(gè)環(huán)節(jié)。

2.1 事項(xiàng)申請(qǐng)

差旅費(fèi)用報(bào)銷事項(xiàng)申請(qǐng)不是必要環(huán)節(jié)，只有無全年總預(yù)算的員工報(bào)銷及超過全年總預(yù)算報(bào)銷才需要申請(qǐng)。教職工事前在OA 系統(tǒng)填寫事項(xiàng)申請(qǐng)，選擇所屬部門，填寫姓名、開始日期和結(jié)束日期以及說明申請(qǐng)事由，并估計(jì)此項(xiàng)預(yù)算總額。然后提交事項(xiàng)申請(qǐng)，生成相應(yīng)的單據(jù)編號(hào)，事項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)入審批流程，等待部門領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

教職工可以通過電腦及手機(jī)進(jìn)入系統(tǒng)查看事項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事項(xiàng)申請(qǐng)理由或預(yù)算總額認(rèn)為不合理可以退回修改，事項(xiàng)申請(qǐng)流程完成，才能進(jìn)入報(bào)銷申請(qǐng)。

2.2 報(bào)銷申請(qǐng)

費(fèi)用報(bào)銷提出申請(qǐng)時(shí)，對(duì)于無全年總預(yù)算的員工報(bào)銷及超過全年總預(yù)算報(bào)銷業(yè)務(wù)需要將相應(yīng)事項(xiàng)申請(qǐng)的單據(jù)編號(hào)關(guān)聯(lián)報(bào)銷申請(qǐng)。學(xué)校根據(jù)教職工差旅費(fèi)用類型，在用友U8 系統(tǒng)中管理費(fèi)用設(shè)置了相應(yīng)的明細(xì)科目，例如61300102 國內(nèi)外住宿費(fèi)、61300103 本地交通費(fèi)、61300104 出差交通費(fèi)等其他明細(xì)科目，用友U8 系統(tǒng)會(huì)將科目同步到OA 系統(tǒng)中。教職工在OA 系統(tǒng)中填寫報(bào)銷申請(qǐng)，表頭中選擇所屬部門，填寫姓名、銀行開戶行、開戶賬號(hào)及費(fèi)用總金額，若有事項(xiàng)申請(qǐng)需關(guān)聯(lián)其單據(jù)編號(hào)，表身填寫票據(jù)編號(hào)、業(yè)務(wù)發(fā)生日期、選擇業(yè)務(wù)費(fèi)用所屬費(fèi)用類型、費(fèi)用支出明細(xì)、費(fèi)用金額。再將票據(jù)掃描件放在附件中，提交票據(jù)，生成相應(yīng)的票據(jù)編號(hào)進(jìn)入相應(yīng)審批流。將原始票據(jù)貼在原始票據(jù)粘貼單并編號(hào)郵件財(cái)務(wù)處。

教職工可以通過電腦及手機(jī)進(jìn)入系統(tǒng)查看報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)度，了解報(bào)銷所在的環(huán)節(jié)，同過去相比增強(qiáng)差旅費(fèi)用報(bào)銷透明度。在流程中報(bào)銷若有問題，審核人可以在系統(tǒng)中留下意見或退回修改，報(bào)銷員工可以第一時(shí)間收到存在的問題，再進(jìn)行修改，提高了報(bào)銷整體效率。

2.3 報(bào)銷審批

A 學(xué)校運(yùn)用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷，實(shí)行的是逐級(jí)審批制度。首先是本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，然后流程到財(cái)務(wù)人員，最后再由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。其中部門領(lǐng)導(dǎo)主要審核報(bào)銷的費(fèi)用是否符合業(yè)務(wù)需求；財(cái)務(wù)人員主要審核原始發(fā)票是否與申請(qǐng)的費(fèi)用一致，發(fā)票是否合格，是否符合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)；各司其職，在每一個(gè)審批環(huán)節(jié)發(fā)揮作用，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。

在整個(gè)審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員可通過手機(jī)或電腦登錄OA 系統(tǒng)審批待辦任務(wù)，不受時(shí)間地域的限制。領(lǐng)導(dǎo)無需查看紙質(zhì)發(fā)票，可以通過單據(jù)附件查看相應(yīng)的發(fā)票掃描件，將線下審批轉(zhuǎn)化為線上審批，提高報(bào)銷效率。

2.4 報(bào)銷結(jié)算

審批流程完成后，OA 系統(tǒng)上的報(bào)銷申請(qǐng)單轉(zhuǎn)回到財(cái)務(wù)人員待辦任務(wù)，財(cái)務(wù)人員單據(jù)將從OA 系統(tǒng)傳入用友U8 系統(tǒng)，單據(jù)自動(dòng)生成憑證摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、日期等，再將相應(yīng)的帶有審批過程的單據(jù)打印粘貼原始票據(jù)后，并寫上對(duì)應(yīng)的憑證號(hào)。每周三財(cái)務(wù)經(jīng)理審核U8 系統(tǒng)中的憑證，審核完成，整理付款清單，進(jìn)行付款結(jié)算。

2.5 檔案管理

紙質(zhì)版會(huì)計(jì)憑證對(duì)于內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)都是必不可少的，學(xué)校建立專門的檔案室，將用友U8 系統(tǒng)中的憑證打印，附在對(duì)應(yīng)原始單據(jù)后面，按月整理，統(tǒng)一歸檔。

3 差旅費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建成效

差旅費(fèi)用報(bào)銷是財(cái)務(wù)工作中重要的組成部分，也是每個(gè)單位必不可少的一項(xiàng)開支，由于其發(fā)生頻繁、數(shù)額較大，管理起來比較困難，容易造成差旅費(fèi)用開支不當(dāng)，同時(shí)也容易激發(fā)員工與學(xué)校部門之間的矛盾，所以為更好加強(qiáng)A 校的宏觀調(diào)控，科學(xué)管理差旅費(fèi)的開支，設(shè)定科學(xué)、合理的差旅費(fèi)用報(bào)銷管理制度，這樣才能減少財(cái)務(wù)人員與差旅人員、差旅人員與公司之間的矛盾，同時(shí)還能提升財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量，更好地加強(qiáng)公司內(nèi)部管理。

隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息共享，將線下差旅費(fèi)用報(bào)銷方式轉(zhuǎn)為線上報(bào)銷方式非常重要。OA 系統(tǒng)的建立，對(duì)內(nèi)部教職工的技能和水平的要求越來越高，不僅要熟悉內(nèi)部的報(bào)銷相關(guān)規(guī)則和流程，而且還要學(xué)會(huì)善于運(yùn)用OA 系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷的便利。對(duì)于教職工財(cái)務(wù)知識(shí)了解少的相關(guān)問題，應(yīng)該定期對(duì)教職工進(jìn)行培訓(xùn)，提升報(bào)銷人員綜合素質(zhì)。了解什么發(fā)票能進(jìn)項(xiàng)稅抵扣的相關(guān)知識(shí)，正確的填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，避免報(bào)銷申請(qǐng)單據(jù)從OA 系統(tǒng)傳入用友U8 系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)人員手動(dòng)修改憑證。對(duì)于財(cái)務(wù)人員應(yīng)該提升人員綜合素質(zhì)，當(dāng)稅務(wù)總局發(fā)布與報(bào)銷差旅費(fèi)相關(guān)的政策，應(yīng)及時(shí)組織員工學(xué)習(xí)相關(guān)政策。并且對(duì)財(cái)務(wù)人員實(shí)行績效考核，由于每個(gè)工作人員工作內(nèi)容不一致，針對(duì)不同財(cái)務(wù)人員設(shè)置不同的考核指標(biāo)，明確考核相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定其加扣分依據(jù)和獎(jiǎng)懲措施，來增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員工作的積極性。運(yùn)用OA 系統(tǒng)中的差旅費(fèi)用系統(tǒng)進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷后，不僅財(cái)務(wù)人員在用友U8 系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理手動(dòng)輸入出錯(cuò)率降低，而且在OA 系統(tǒng)超支預(yù)警作用下，預(yù)算超支減少。財(cái)務(wù)處長在年度述職大會(huì)上說到：“OA 系統(tǒng)的建立，讓差旅審批流程得到了簡化。因?yàn)?，不再需要紙質(zhì)票據(jù)，也就不用提前取票或等開發(fā)票，節(jié)省了出差人員的時(shí)間和精力。出差申請(qǐng)報(bào)批時(shí)間、差旅費(fèi)用結(jié)算時(shí)間、個(gè)人補(bǔ)助到賬時(shí)間明顯縮短。“貼發(fā)票”“跑報(bào)銷”已然成為歷史。同時(shí)，執(zhí)行差旅費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性、一致性得到保障，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿管理成本下降，水平得到提升?！?/p>

對(duì)于報(bào)銷的主體人員來說，運(yùn)用OA 系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng)單也非常的配合，因?yàn)橥ㄟ^這種方式大大地縮短了報(bào)銷周期，相比未使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷，報(bào)銷人員可以更快收到報(bào)銷款。OA 系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)人員切身感受到OA 系統(tǒng)操作的便捷和工作效率的提高。同時(shí)有更多的時(shí)間學(xué)財(cái)會(huì)的新政策，也意識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的角色從核算型慢慢向管理型轉(zhuǎn)化。差旅報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建后，在報(bào)銷管理上，可以迅速調(diào)閱出差人員、人次和時(shí)間等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，將原來瑣碎的差旅數(shù)據(jù)集中展示，形成了學(xué)校的公務(wù)活動(dòng)“大數(shù)據(jù)”，科研更加直觀地反映工作推進(jìn)力度，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供重要參考。

4 結(jié)語

本文將A 學(xué)校的差旅費(fèi)用報(bào)銷作為研究對(duì)象，分析運(yùn)用OA 系統(tǒng)進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷的流程，明確差旅費(fèi)構(gòu)建的積極作用和成效。面對(duì)越來越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭，管理效率就是一個(gè)單位的競(jìng)爭力。在特殊的情況下，例如疫情防控期間，不能去單位辦公室辦公，運(yùn)用OA 系統(tǒng)在家辦公也不影響工作效率。對(duì)于一般的企業(yè)使用無紙化辦公OA 系統(tǒng)與用友、金蝶等財(cái)務(wù)相關(guān)軟件結(jié)合十分重要。本文以O(shè)A 系統(tǒng)下進(jìn)行差旅費(fèi)用管理研究提供實(shí)踐樣本，希望豐富運(yùn)用OA 系統(tǒng)在差旅費(fèi)報(bào)銷管理方面的研究，同時(shí)也希望給其他將要建立OA 系統(tǒng)的單位和企業(yè)提供幫助，避免出現(xiàn)類似的問題。