高職院校設備驗收工作存在問題與解決對策

【摘 要】本文闡述高職院校設備驗收工作是采購中一個非常重要的環(huán)節(jié)，事關(guān)項目采購資金的支付和固定資產(chǎn)的入庫管理。針對目前設備驗收工作管理中存在管理制度和監(jiān)督機制不完善、項目立項論證不充分、驗收成員專業(yè)技術(shù)知識不足等問題，提出完善管理制度、加強驗收成員技術(shù)培訓、加強項目實施管理等解決對策。

【關(guān)鍵詞】高職院校 設備驗收 驗收制度 管理制度

【中圖分類號】G ?【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）23-0116-03

儀器設備是高職院校開展實驗實訓教學、技能培訓和科研的重要基礎(chǔ)，是提升辦學質(zhì)量的物質(zhì)保障。隨著國家對高職院校實驗實訓教學項目建設支持力度的加大，各高職院校每年新增大量儀器設備，陸續(xù)采購各種專業(yè)性很強的貴重儀器設備和定制設備，設備驗收工作隨之變得更復雜和更困難，對驗收工作組成員的專業(yè)要求也越來越高。

一、高職院校設備驗收工作內(nèi)容

（一）設備驗收

設備驗收是指對所購買的貨物，在供應商交付給采購方使用前，按照采購合同對設備的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格參數(shù)、型號、服務等進行核對，檢驗其質(zhì)量性能和技術(shù)指標的過程。

設備驗收是項目采購實施過程的一個重要的環(huán)節(jié)，用以檢測供應商所提供的貨物質(zhì)量和性能是否符合合同文本參數(shù)，設備驗收工作中的微小失誤都有可能給學校造成重大損失。所以，通過科學管理，質(zhì)量嚴格把關(guān)，可以避免供應商在中標后提供不符合標書要求的產(chǎn)品，或者提供不能完全相應標書中的技術(shù)參數(shù)的貨物。作為采購人進行維權(quán)的重要依據(jù)，保障采購方的合法利益不會受損。特別是電器類、危險品類等有國家安全規(guī)范要求的設備，其質(zhì)量關(guān)系到廣大使用者的生命安全和財產(chǎn)安全，必須在設備安裝、調(diào)試環(huán)節(jié)嚴格核驗，排查安全隱患。

（二）設備驗收的步驟

1.到貨清點

設備由供應商送達采購人單位后，應落實具體的責任人負責到貨清點工作，并妥善安排設備的存放和安全保管事宜。依據(jù)合同的內(nèi)容，現(xiàn)場進行設備的名稱、規(guī)格數(shù)量、廠家型號等信息核對，對外包裝進行仔細查驗，對有破損的情況要詳細記錄和拍照，需要即時拆箱的設備要做好配件的清點工作，特別要根據(jù)合同核對是否有額外增加配件的情況，按附加數(shù)量清點，并核對交接雙方的簽字。設備拆箱安裝后，對相關(guān)的合格證、驅(qū)動光盤、操作說明等資料要集中妥善保管。

一些設備價值不大，而且安裝后因位置的原因難以再進行查驗的，應該及時核對生產(chǎn)廠家等信息，并對設備采取拍照、錄像等手段保存第一手資料，避免“三無”產(chǎn)品、假冒偽劣產(chǎn)品混入。

2.制訂方案

設備安裝調(diào)試后的性能驗收是比較煩瑣和精細的環(huán)節(jié)，要根據(jù)不同的項目設備特點，制訂驗收方案。包括組織好對應的專業(yè)技術(shù)人員，提前熟悉設備的技術(shù)標準和檢驗標準，了解設備的合同參數(shù)指標，驗收組成員做好事情溝通，制訂全面檢測設備的流程計劃，統(tǒng)一驗收技術(shù)參數(shù)的標準。一些專業(yè)定制設備和大型設備，應該在正式驗收前，請廠家對專業(yè)教師進行培訓。

3.實施驗收

現(xiàn)場驗收的過程中，驗收組成員根據(jù)驗收方案，做好分工。通過專業(yè)的技術(shù)手段，對設備性能指標進行檢測。應提前通知供應商安排技術(shù)人員到場，配合驗收工作，包括調(diào)試、運行、操作等都能按要求完整地進行演示。驗收過程中，要仔細核查設備運行的穩(wěn)定性、安全性、安裝環(huán)境的合規(guī)性等內(nèi)容。特別是要對照合同標書文本的內(nèi)容，逐條核驗，不能因為設備的一些功能在日常教學中不需要使用，就認為不重要。避免不良供應商提供低配置型號的產(chǎn)品蒙混過關(guān)，損害學校利益。

另外，對設備配套的環(huán)境改造、綜合布線項目的驗收工作，特別是涉及用電等安全內(nèi)容的驗收，應該按照國家相關(guān)的法規(guī)進行驗收，不能因為合同文本約定的疏漏而給供應商鉆空子，因為這些內(nèi)容的實施必須是符合國家相關(guān)規(guī)定的。

4.資料管理

設備驗收的資料管理工作也是驗收工作的重要環(huán)節(jié)，特別要結(jié)合國有資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定，按資產(chǎn)管理的標準規(guī)范驗收文件資料。在驗收的過程中，要邊驗收邊核對資料的完整性、規(guī)范性，包括設備名稱、型號、出廠編號、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容的實物校驗工作，為設備交付后的資產(chǎn)管理提供第一手資料。同時，也要做好設備論證、招標、采購、驗收等一系列過程資料的歸檔工作，為設備的維護、維修提供依據(jù)。

二、高職院校設備驗收工作存在問題

驗收工作是設備招標采購支付的最后一個環(huán)節(jié)，不是簡單的設備交接，而是合同執(zhí)行質(zhì)量的依據(jù)，跟項目立項、招標等采購環(huán)節(jié)同樣重要。高職院校的設備驗收工作是有文可依的，根據(jù)《高等學校儀器設備管理辦法》《教育部政府采購管理暫行辦法》以及政府招投標管理辦法中的相關(guān)規(guī)定，儀器設備的驗收應該建立相關(guān)管理制度，依據(jù)公平、公正、公開的原則，由不同部門組成驗收組，并明確設備采購、驗收人員職責。但是，在實踐過程中往往存在一些問題。

（一）高職院校管理制度和反饋機制不完善

部分高職院校對項目的立項、論證和采購環(huán)節(jié)比較重視，往往需要經(jīng)過層層論證后由學校統(tǒng)籌安排。但是對驗收環(huán)節(jié)存在重視程度不夠的問題，很多高職院校的驗收管理制度化程度低，只有招投標和設備管理中體現(xiàn)出來的相關(guān)條款，普遍缺乏結(jié)合實際情況富有針對性制定的詳細可操作的規(guī)范化驗收制度和流程。比如把實施采購和驗收安排由同一部門科室負責。因為驗收工作人員嚴重不足，很多驗收工作組成員是各部門臨時拼湊組成，缺乏必要的專業(yè)培訓。這樣做，從管理制度上難以形成有效的監(jiān)督，不利于防范風險。

另外，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況和不合規(guī)情況的反饋缺乏一個有約束力的機制，沒有形成一個發(fā)現(xiàn)問題、整改問題、總結(jié)成文的過程，不能把這些已經(jīng)多次出現(xiàn)的異常情況和整改辦法及時反饋給方案制定者，以便以后標書文檔上避免類似問題的發(fā)生。

（二）項目立項階段論證不規(guī)范

學校雖然很重視項目的立項論證，但是普遍存在的一個問題是對立項項目的合理性審核上往往可以依托學校領(lǐng)導和職能部門完成，但對設備具體規(guī)格型號的技術(shù)參數(shù)描述文本缺乏規(guī)范性審核，這部分工作一般交由專業(yè)教師和采購管理部門負責。驗收工作的主要依據(jù)就是標書合同文本中的條款，按照文本規(guī)定的詳細規(guī)格、參數(shù)、性能指標等逐一進行核對，與采購環(huán)節(jié)緊密承接。標書文本的規(guī)范性和全面性，對順利開展驗收工作意義重大。在實際操作過程中，因文本制作人員專業(yè)技術(shù)知識的差異，標書文本中的參數(shù)規(guī)范度差異也很大，存在一些設備參數(shù)不完善和驗收標準不明確的情況。甚至有一些設備采購是按照教師的設計和需求制定的非標準化功能描述，沒有給出設備應有的技術(shù)指標，到驗收的時候因為沒有檢測設備技術(shù)性能的合適標準，難以開展技術(shù)性能的驗收工作，出現(xiàn)供應商扯皮推諉的現(xiàn)象。

（三）驗收成員專業(yè)技術(shù)知識不足

設備驗收涉及方方面面的內(nèi)容，不同專業(yè)的不同設備、不同環(huán)境實施工藝差異非常大，特別是大量定制專業(yè)設備的采購驗收工作，對驗收人員的技術(shù)知識提出了更高的要求。驗收組成員一般應該由國有資產(chǎn)管理部門、審計監(jiān)察部門、財務部門、設備使用部門、校內(nèi)驗收組成員等不同部門人員構(gòu)成。但是在實踐過程中，高職院校驗收工作人員人手往往比較緊缺，平時缺乏有效的專業(yè)培訓，特別是在建設任務重的時期，專業(yè)技術(shù)力量嚴重不足。臨時組建的驗收成員很多不具備對專業(yè)定制設備進行驗收的技術(shù)知識儲備，不熟悉相關(guān)制度規(guī)定，對合同文本中的技術(shù)指標和參數(shù)難以進行逐條核驗?；蛘哂幸恍┰O備的測試對技術(shù)人員專業(yè)水平要求較高，而參與驗收的專業(yè)教師只熟悉本部門需要使用功能的測試，對一些影響招投標報價和結(jié)果的關(guān)鍵性參數(shù)難以檢測，導致驗收工作中可能存在沒有完全測試設備的性能指標的情況。這就給了不良供應商可乘之機，利用虛標的產(chǎn)品技術(shù)指標應標，實際卻提供不能完全達到技術(shù)參數(shù)的設備，損害了采購方利益。

三、解決問題的對策

（一）完善管理制度

為了規(guī)范招標采購行為，維護學校利益，要切實做好設備驗收工作。首先，要從制度上入手，建立和完善管理制度。包括驗收工作管理制度、驗收組成員管理辦法、監(jiān)督制度、法律顧問審驗流程、分類項目驗收流程、通用設備驗收標準、施工工藝驗收標準等一系列管理制度。通過工作的制度化，形成操作性強的驗收規(guī)范，減少工作人員差異導致的隨意性因素，避免因制度缺乏造成的管理隱患。其次，要充分考慮新形勢下驗收流程的合理性。比如可以考慮在驗收材料中加入圖片和視頻資料來對照難以攀爬核驗的設備進行確認;需要專業(yè)教師到場的部分內(nèi)容可以通過遠程視頻會議的方式實施，這樣可以避免人員奔波的不便和提高驗收效率;配備一些驗收檢測工具，比如萬用表、激光測距儀、環(huán)境檢測儀等，讓驗收工作專業(yè)性更強。

（二）加強驗收組成員專業(yè)技術(shù)知識培訓

設備驗收工作的關(guān)鍵是提高驗收組成員的專業(yè)知識儲備。比如實驗場所管理人員作為驗收組成員的最基礎(chǔ)一員，應該掌握設備通用常識，比如設備供電設施的基本安裝規(guī)范、實訓室基本環(huán)境要求、網(wǎng)絡布置基本規(guī)范等。這樣在監(jiān)督項目施工過程中才能有效發(fā)揮管理員的作用，為驗收工作打下基礎(chǔ)。

隨著專業(yè)定制設備的采購增多和國家對某些設備、施工工藝等新規(guī)范、新標準的頒布實施，必須安排對驗收組成員進行有針對性的專業(yè)培訓，提高驗收組工作成員的業(yè)務水平。另外，驗收組成員應該不定期學習法規(guī)政策，認真審查合同內(nèi)容，對驗收條款仔細閱讀和認真核對，做到依規(guī)驗收。同時，也可以針對一些專業(yè)設備驗收的需要，按專業(yè)學科建立包含校內(nèi)外驗收專家?guī)欤M建專兼結(jié)合的驗收組，保障驗收工作的順利開展。

（三）規(guī)范項目建設標書文本

學校應該安排項目申報部門和驗收部門定期舉行交流研討會，針對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題及時研究應對措施。一些通用設備如計算機、空調(diào)等設備的采購標準，應該定期制訂統(tǒng)一的采購標準參數(shù)文檔并不定期修訂，避免個人理解偏差造成同款產(chǎn)品采購參數(shù)上出現(xiàn)較大差異，給驗收工作帶來諸多不便。同時，應該建立學校項目審核專家?guī)?，對項目設備性能參數(shù)文本內(nèi)容由專家?guī)斐蓡T和使用部門專業(yè)教師共同審定。對驗收中發(fā)現(xiàn)使用部門所制定標書文本多次出現(xiàn)同樣問題的情況，要建立獎懲制度，并加強對其項目監(jiān)管，從制度上堵漏，避免廉政風險。

（四）加強項目實施管理

設備驗收不能僅僅是在項目完成后才去進行，這樣很難對過程進行管控，完工后的質(zhì)量也難以溯源，特別是一些設備對施工工藝要求比較復雜，技術(shù)實施要求精細，這就需要在項目實施階段加強管理，監(jiān)督到位。同時，也要重視到貨接收環(huán)節(jié)的驗收，首先通過外包裝、開箱等情況輔助查驗設備的完整和有無殘損、腐銹、磕碰刮痕、浸泡等情況，配件和合格證等是否完備，并做好詳細記錄。

在安裝調(diào)試階段應該由專人負責跟進，詳細記錄安裝調(diào)試過程中出現(xiàn)的異常情況，避免供應商對部分問題設備采取臨時策略蒙混過關(guān)。同時，專業(yè)設備應安排專業(yè)教師到場培訓使用，進一步測試設備性能。

設備驗收同時也是儀器設備管理的最基礎(chǔ)的信息收集環(huán)節(jié)，應該結(jié)合設備使用管理的需要，從驗收開始建立設備信息化管理數(shù)據(jù)，為后續(xù)國有資產(chǎn)管理工作提供依據(jù)和便利。

設備驗收工作責任重大，是高職院校采購中一個非常重要的環(huán)節(jié)，事關(guān)項目采購資金的支付和固定資產(chǎn)的入庫管理，必須引起足夠的重視，規(guī)范管理制度和監(jiān)督機制，統(tǒng)一驗收標準和優(yōu)化驗收流程。同時，在設備采購立項階段做好標書文本的規(guī)范化工作，切實提高高職院校設備驗收工作管理水平，為日后實訓儀器設備的管理提供堅實的基礎(chǔ)。

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注：2018年廣西職業(yè)教育第二批專業(yè)發(fā)展研究基地“廣西職業(yè)教育電子商務專業(yè)及專業(yè)群發(fā)展研究基地”（桂教職成〔2018〕65號）

【作者簡介】曹群鋒（1982— ），男，廣西桂林人，廣西經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院講師，研究方向為計算機應用。