加強(qiáng)高校檔案工作建設(shè)的路徑研究
——以吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)為例

張 穎

(吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館，長(zhǎng)春 130118)

高校檔案指的是高校在發(fā)展建設(shè)中的教學(xué)、科研、學(xué)生活動(dòng)以及黨政管理中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各類文檔、圖表及聲像資料，包括文件、照片、音視頻、實(shí)物等，具有真實(shí)性、可察性和備忘性，記錄學(xué)校的歷史面貌和發(fā)展變遷，是學(xué)校辦學(xué)成果的集中體現(xiàn)[1]。

高校檔案館作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，有保管和利用兩大職能。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案服務(wù)的意識(shí)、內(nèi)容和手段都在發(fā)生著深刻的變化，高校檔案工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。只有以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，遵循“以人為本、服務(wù)為先”的原則，完善檔案工作管理機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)功能，才能更好地為用戶服務(wù)。

1 高校檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案服務(wù)工作缺少法治意識(shí)和有效的監(jiān)督方式

由于檔案用戶需求日趨個(gè)性化和多元化，對(duì)檔案服務(wù)的要求也會(huì)隨之提高。當(dāng)前高校檔案工作量以及工作難度都在不斷提升，檔案管理工作仍然存在欠缺，僅能保證其最基本的信息查詢和利用功能，缺少規(guī)范的管理法規(guī)和有效的監(jiān)督[2]。

1.2 檔案數(shù)字化和信息化水平低，開(kāi)放程度不夠

很多高校檔案依然處于半封閉狀態(tài)，檔案開(kāi)發(fā)和利用程度低，檔案館藏不豐富、檔案數(shù)字化和信息化低，開(kāi)放程度不夠，多數(shù)有價(jià)值的檔案只能封存在角落。用戶大部分只能來(lái)檔案館查詢，無(wú)法利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)享受到智能化的信息服務(wù)。

總體來(lái)說(shuō)，檔案安全形勢(shì)依然嚴(yán)峻，存在安全隱患；檔案法制化水平需要進(jìn)一步提升；檔案的基本業(yè)務(wù)工作需要進(jìn)一步規(guī)范；服務(wù)意識(shí)需轉(zhuǎn)變；服務(wù)能力需增強(qiáng)；檔案干部隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

2 高校檔案工作建設(shè)的具體實(shí)施方法

高校檔案用戶是一個(gè)龐大的群體，而且日趨多元化和個(gè)性化，高校檔案服務(wù)要調(diào)整服務(wù)方向和策略，加強(qiáng)自身建設(shè)，為用戶提供全面便捷的服務(wù)。

2.1 加強(qiáng)檔案宣傳工作，激發(fā)廣大教師愛(ài)校、榮校情懷

每年新生開(kāi)學(xué)后，學(xué)校都要組織新生和新入職的教師參觀校史館。一方面，有助于新生了解學(xué)校歷史，尤其是證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案，直觀生動(dòng)，增強(qiáng)學(xué)生的榮譽(yù)感和對(duì)學(xué)校及專業(yè)的認(rèn)同感，盡快適應(yīng)校園生活，也可以激勵(lì)和教育新同學(xué)，提升學(xué)風(fēng)，增強(qiáng)他們的榮譽(yù)感和進(jìn)取心。另一方面，校史館里老學(xué)籍、畢業(yè)照、校園風(fēng)光、教師的手寫教案、優(yōu)秀校友的照片、學(xué)生的獲獎(jiǎng)作品等，這些實(shí)物檔案能激發(fā)新入職的教師對(duì)本校文化的認(rèn)同感和歸屬感，增強(qiáng)教書(shū)育人的責(zé)任感與歷史使命感，從而更好地完成教學(xué)、科研和管理任務(wù)。

開(kāi)展“知校史、懂校情”各類主題教育活動(dòng)。在教職工中開(kāi)展對(duì)校史、校風(fēng)、校訓(xùn)、校歌、吉農(nóng)精神的學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，開(kāi)展“口述”校史活動(dòng)，邀請(qǐng)退休教師、校友等前輩對(duì)校史進(jìn)行講解；開(kāi)展為人師表現(xiàn)身說(shuō)法等學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。各學(xué)院做好院史撰寫和學(xué)習(xí)宣傳，增強(qiáng)教師對(duì)校史校情和院史院情的了解和認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)身份感、認(rèn)同感，激發(fā)愛(ài)校榮校的責(zé)任感和使命感。高校利用校慶和迎新活動(dòng)，定期開(kāi)放校史館，配有專門的學(xué)生講解員給來(lái)館參觀的校內(nèi)師生、校外來(lái)賓以及校友做詳細(xì)的講解，第一時(shí)間給入校新生及新進(jìn)教師了解學(xué)校發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的機(jī)會(huì)。

高校檔案網(wǎng)站及時(shí)更新內(nèi)容，老照片、圖片及時(shí)更換，展示給全校師生。另外通過(guò)微信、公眾號(hào)、校園網(wǎng)等多種傳播媒介向師生和來(lái)訪者展示，尤其是在檔案日，制作海報(bào)和小冊(cè)子，向師生宣傳普及檔案知識(shí)，讓學(xué)生了解檔案的重要性，促進(jìn)他們誠(chéng)信守信，從而避免不良檔案記錄進(jìn)入個(gè)人檔案，形成不良的個(gè)人征信而影響未來(lái)生活。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)規(guī)范化和安全建設(shè)

首先，建立文件歸檔和移交機(jī)制。制定統(tǒng)一的移交和接收規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)文件歸檔與電子檔案接收規(guī)范化、常態(tài)化，保證檔案的完整性。加強(qiáng)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)，加大對(duì)重大活動(dòng)檔案收集、整理的督促指導(dǎo)力度，爭(zhēng)取檔案利用人次、卷次、件次逐年增加[3]。

其次，健全完善檔案法規(guī)，建立完善應(yīng)急預(yù)案體系。檔案搶救保護(hù)應(yīng)急機(jī)制，對(duì)一些機(jī)密而重要的檔案要異質(zhì)異地備份保存，確保檔案實(shí)體和信息絕對(duì)安全。

再次，檔案館庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案館基本建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、節(jié)能環(huán)保，具有安全保障能力和公共服務(wù)能力。落實(shí)檔案庫(kù)房安全管理制度，設(shè)立專人負(fù)責(zé)，安全隱患定期排查。

2.3 推進(jìn)高校檔案的信息化建設(shè)

館藏檔案數(shù)字化是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源的重要來(lái)源，也是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，開(kāi)展館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，才能將復(fù)雜繁瑣的檔案查詢程序簡(jiǎn)便化，有效地檢索和利用。滿足用戶主觀上要求的更快捷、更迅速地獲取所需檔案信息的需求，提高檔案信息的服務(wù)效率。開(kāi)放高校檔案管理系統(tǒng)部分權(quán)限，建成網(wǎng)絡(luò)信息利用服務(wù)平臺(tái)，讓用戶在平臺(tái)上可以直接進(jìn)行查詢或者申請(qǐng)，簡(jiǎn)化查詢手續(xù)。在平臺(tái)上，用戶只需注冊(cè)登錄，提交所需辦理的查詢申請(qǐng)，檔案工作人員就可以在后臺(tái)進(jìn)行操作，為檔案用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

一方面，深入實(shí)施人才優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略，大力加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。招聘檔案專業(yè)人才入職，同時(shí)健全人才培養(yǎng)體系，開(kāi)展校內(nèi)各單位專、兼職檔案員的常態(tài)化培訓(xùn)，培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)過(guò)硬、精通業(yè)務(wù)、專職兼職結(jié)合的專業(yè)檔案隊(duì)伍。另一方面，檔案工作人員也要加強(qiáng)自身建設(shè)，主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，創(chuàng)新業(yè)務(wù)，充實(shí)服務(wù)內(nèi)容。這樣才能使人才隊(duì)伍更有活力，專業(yè)水平更高[4]。

2.5 開(kāi)展檔案編研工作，讓檔案“活”起來(lái)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案工作者要重新認(rèn)識(shí)高校檔案對(duì)校園文化的促進(jìn)作用，充分挖掘館藏檔案，積極開(kāi)展檔案的編研工作，讓檔案“活”起來(lái)，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，這也是高校檔案工作者的責(zé)任。

只有對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行研究和編纂，檔案資料才能真正地發(fā)揮其文化傳承的作用，服務(wù)于師生、學(xué)校和社會(huì)。高校檔案的編研是一個(gè)非常有意義的工作，一方面對(duì)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化進(jìn)行繼承和發(fā)揚(yáng)，豐富校園文化。另一方面，參與當(dāng)代校園文化和社會(huì)文化建設(shè)，體現(xiàn)了高校檔案編研開(kāi)發(fā)的作用和價(jià)值。對(duì)于擴(kuò)大高校的社會(huì)影響力，服務(wù)社會(huì)和師生有著不可替代的作用。

多途徑、多方位地展示學(xué)校的館藏資源，從而最大限度地發(fā)揮檔案的教育和文化宣傳功能，利用校園的各類媒體途徑，如在校園的宣傳欄里設(shè)立專欄，進(jìn)行校訓(xùn)、校風(fēng)、校史、校友風(fēng)采的宣傳和展示活動(dòng)，既能彰顯檔案文化特色，又能感受校園文化熏陶，使檔案文化融入校園生活各方面。

2.6 開(kāi)展愛(ài)校系列和檔案征集活動(dòng)，豐富館藏

高校檔案館廣泛開(kāi)展教師愛(ài)校系列活動(dòng)，厚植愛(ài)校之情。開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，豐富高校的檔案館藏，提高高校的檔案利用開(kāi)發(fā)功能。開(kāi)展“愛(ài)校榮校，攜手共創(chuàng)未來(lái)”系列活動(dòng)，結(jié)合校慶日等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)舉辦座談、征文、演講等愛(ài)校榮?；顒?dòng)，舉辦離退休教師歡送會(huì)、新入職教師培訓(xùn)會(huì)，在廣大教師中樹(shù)立“校興我興、校榮我榮”的責(zé)任感、使命感。同時(shí)向各部門、廣大師生，尤其是老校友，收集與本校發(fā)展相關(guān)聯(lián)的檔案，如照片、文件、信件等，向一些退休的校領(lǐng)導(dǎo)和教師進(jìn)行拜訪，向他們征集一些有特色、有價(jià)值的檔案。

2.7 高校檔案文化建設(shè)

加強(qiáng)檔案文獻(xiàn)的保護(hù)和開(kāi)發(fā)，深入挖掘檔案資源，不斷推出檔案文化精品。將高校檔案資源運(yùn)用到高校校園文化建設(shè),讓高校檔案擔(dān)負(fù)起營(yíng)造健康、積極向上的校園文化氛圍的重任。高校檔案工作者充分利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，將高校檔案和校園文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，尋找檔案信息資源服務(wù)校園文化建設(shè)的最佳途徑，能發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用，使高校檔案不僅可以為學(xué)校各部門提供基礎(chǔ)性服務(wù)，還可以在塑造學(xué)校品牌形象、提供人文教育信息等方面發(fā)揮其不可替代的作用，切實(shí)增強(qiáng)自身的影響力[5]。

首先，充分挖掘館藏老照片，吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)現(xiàn)有館藏照片23 000多張，內(nèi)容涉及黨代會(huì)、學(xué)校變遷、學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教學(xué)等方面。首先，編輯老照片圖冊(cè)，按照年代的順序，十年為一冊(cè)，其中每一年又按照學(xué)校變遷、學(xué)校建設(shè)發(fā)展、教學(xué)科研和校園文化的順序排列，同時(shí)標(biāo)注檔案號(hào)，便于查詢利用。

其次，從館藏檔案中精選記錄學(xué)校飛躍性發(fā)展的建校文件、重大歷史事件的相關(guān)資料和圖片，制成專題圖片冊(cè)，在主樓前的宣傳欄上展出，不但給老同志們一個(gè)回憶的空間，也讓年輕學(xué)生對(duì)學(xué)校的光輝發(fā)展歷程有所了解，在廣大師生(包括退休教師、校友)中反響良好。

再次，檔案館專人負(fù)責(zé)檔案資料的編研工作，現(xiàn)編有《年鑒》《學(xué)校簡(jiǎn)介沿革》《校史》《大事記》等，為學(xué)校文化建設(shè)做出了積極的服務(wù)。

3 結(jié) 語(yǔ)

服務(wù)是檔案工作永恒的主題，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出，“十三五”時(shí)期，檔案工作要貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、開(kāi)放、共享的理念，堅(jiān)持“以人為本、服務(wù)為先”，加強(qiáng)檔案工作建設(shè)，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，建立健全便民、快捷的檔案利用服務(wù)體系，滿足用戶需求，充分彰顯檔案工作的價(jià)值和意義。