基于Excel VBA的醫(yī)院設備采購計劃管理系統(tǒng)設計與應用

□ 閆亭亭 YAN Ting-ting 靳純博 JIN Chun-bo 趙予涵 ZHAO Yu-han 田喬 TIAN Qiao 郭晨 GUO Chen張璐璐 ZHANG Lu-lu

醫(yī)療設備購置是醫(yī)院開展醫(yī)療、教學、科研等活動的必備條件，也是提高醫(yī)療質量的物質基礎和先決條件[1]。醫(yī)院設備采購管理是在國家對醫(yī)療行業(yè)產(chǎn)品的法律法規(guī)下，遵照規(guī)章制度執(zhí)行手續(xù)，依據(jù)一定的程序、方法、原則、對醫(yī)學設備的分配和流程過程加以計劃、組織、執(zhí)導、協(xié)調(diào)和監(jiān)督[2-3]。隨著我國醫(yī)療技術的不斷提升，醫(yī)療設備的需求日益增加，相應的數(shù)據(jù)記錄工作逐年加重，對醫(yī)療設備采購團隊提出了越來越高的要求。越來越多的醫(yī)療機構通過購置信息化服務提升醫(yī)院設備的精細化管理，實現(xiàn)設備管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化和自動化，保證計劃、采購全流程重要數(shù)據(jù)共享與使用連續(xù)性，提高采購計劃團隊工作效率和管理能力[4-6]。

自2008 年起，筆者所在醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線，主要用于存儲與查詢醫(yī)院固定、無形資產(chǎn)相關信息。該系統(tǒng)自動生成卡片和條形碼用于追查設備存放情況，極大地提高了設備維護、清查的管理效率。然而，在設備預算、采購、驗收、檔案歸檔環(huán)節(jié)仍是線下管理，采用紙質記錄模式。雖然在個別的管理階段會使用Office 辦公軟件進行數(shù)據(jù)的存儲或者表格的設計，但是數(shù)據(jù)并沒有跟隨流程的推進有效傳遞，數(shù)據(jù)使用率低，且無法針對項目進度開展縱向追蹤，也不便于項目間橫向比較，存在管理弊端。因此，我院醫(yī)學裝備處計劃結合實際工作需求，自主設計研發(fā)醫(yī)療設備采購計劃管理系統(tǒng)。

需求分析與系統(tǒng)功能設計

1.需求分析

需求1：角色設置與權限分配。設置角色包含管理員、主管領導、計劃員、采購員、驗收員、計量員、檔案管理員等，其中超級管理員進行用戶管理、權限設定、軟件維護；主管領導擁有全權，普通用戶包含計劃員、采購員、計量員、庫管員與檔案管理員。

需求2：購置計劃批量導入與分析。通過將固定模板的項目申報書批量載入系統(tǒng)并記錄，完成數(shù)據(jù)快速導入功能。根據(jù)科室申報信息，計算其數(shù)據(jù)填報完整率(積極度)，估算各項目經(jīng)濟效益指標，并形成相關報表。

需求3：項目流程全周期記錄。將項目進展分為預算申報、項目啟動、資質審核、論證(招標)、合同簽訂、到貨驗收、驗收合格與付款完成，不同角色的管理人員分別記錄項目進度；全周期重要數(shù)據(jù)結構化管理，論證(招標)重要數(shù)據(jù)記錄，現(xiàn)場計算論證結果，快速生成固定模板的記錄與公示；根據(jù)院內(nèi)采購流程與部門管理要求設置進度提醒功能。

需求4：項目執(zhí)行情況橫、縱向對比與報表制作。計劃員通過項目進展報表縱向掌握項目進度，合理安排項目啟動；主管領導通過不同角色人員工作量分析，合同制定及年度工作部署。

2.系統(tǒng)功能設計。通過需求分析，確認開發(fā)的主要場景包括：

場景一：支持賬號管理與角色設置；

場景二：支持在項目申報階段申報計劃零星導入、批量導入與計劃書生成場景；

場景三：支持在項目啟動階段重要信息記錄與報名公告的制作場景；

場景四：支持在院內(nèi)論證準備階段重要信息記錄及簽到、紀要的制作場景；

場景五：支持在院內(nèi)論證進行中根據(jù)論證文件評分標準及論證現(xiàn)場供應商文件應答情況開展在線打分以及結果公示制作場景；

場景六：支持在合同簽訂管理與閱辦手續(xù)制作場景；

場景七：支持在設備驗收管理與驗收記錄制作場景；

場景八：支持在合同歸檔管理與掃描件文件路徑引入場景；

場景九：支持按照項目分類、采購員、時間等多個維度查詢項目完成情況查詢與報表制作場景。

系統(tǒng)的設計與開發(fā)

1.系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境的選擇。VBA 是Visual Basic 的宏語言，可嵌入Microsoft Office 辦公軟件中。VBA 寄生于VB 應用程序，既具備VB 的通用性功能，又可調(diào)用Excel 強大的數(shù)據(jù)分析與處理功能。Microsoft Excel 是微軟公司的辦公軟件Microsoft office 組件之一，Microsoft 可在Windows 和Apple Macintosh 系統(tǒng)電腦上進行編寫和運行，Excel2007 及以后版本儲存數(shù)據(jù)量≥1048576×16384。一般可至少滿足醫(yī)院30年及以上設備購置采購計劃的信息記錄。

使用Microsoft Excel 可以將每一個項目的所有信息進行系統(tǒng)性歸納，不僅便于數(shù)據(jù)處理，也便于部門內(nèi)各崗位工作人員使用。通過Excel VBA 編程能夠提升工作表的安全性與數(shù)據(jù)運算效率，便于系統(tǒng)的分階段升級開發(fā)，還兼容Excel 本身的使用便捷性，操作易用性[7-8]。

2.系統(tǒng)構架與業(yè)務流程。系統(tǒng)構架如圖1 所示。

圖1 醫(yī)院設備采購系統(tǒng)構架

3.系統(tǒng)操作說明與主界面展示。系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)由Excel 表單1 數(shù)據(jù)展示與錄入、表單2～10 各類紀要與報表模板、表單11 管理員維護組成。系統(tǒng)打開時需調(diào)用登錄窗體如圖2(a)所示，按照設定好的用戶名和密碼登錄后可以進入系統(tǒng)做基礎數(shù)據(jù)管理，不同權限表單展示有所不同，例如主管領導擁有表單10 橫向項目進展分析(記錄某選定的采購員工作量)；系統(tǒng)管理員擁有表單11 管理員維護信息權限等。

在數(shù)據(jù)展示與錄入表單設有2 個按鈕，其中按鈕1 用于調(diào)取項目初始界面窗體，如圖2(b)所示，通過此窗體觸發(fā)其他業(yè)務流程；按鈕2 用于調(diào)取項目報表制作窗體，通過此窗體觸發(fā)其他精細查詢，如圖2(f)所示。例如：實現(xiàn)采購計劃管理，需調(diào)用初始界面、導入申請表與選擇時間范圍窗體，如圖2(b)(c)(f)所示；實現(xiàn)項目流程管理，需調(diào)用初始界面、打印、打分表窗體，如圖2(b)(d)(e)所示。

圖2 重要業(yè)務截點界面展示圖

4.報表展示。系統(tǒng)可生成各類報表，其中可視報表“醫(yī)療設備采購計劃執(zhí)行情況”如圖3 所示。可視報表“不同采購團隊醫(yī)療設備計劃執(zhí)行率”繪制圖如圖4(a)(b)所示。

圖3 醫(yī)療設備采購計劃執(zhí)行情況

圖4 不同采購團隊項目執(zhí)行率統(tǒng)計圖

效果與展望

基于Excel VBA 的醫(yī)院設備采購計劃管理系統(tǒng)自2018年按照需求緊急程度分模塊開發(fā)后分批上線，記錄了醫(yī)院設備預算申報至采購合同歸檔的全部重要信息，采用項目節(jié)點化管理，實時追蹤，提醒與統(tǒng)計項目進度的功能，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)快速導入、導出以及各類電子化手續(xù)文檔制作功能，提升了工作效率。系統(tǒng)上線前后的人員工作方式、時間與管理效果對比表，如表1 所示。

表1 系統(tǒng)上線前后員工工作方式、預估時長與管理效果

在設備采購計劃管理系統(tǒng)操作實踐中，遇到的主要問題與解決建議如下：(1)信息系統(tǒng)的上線在一定程度上改變了員工工作模式，增加錄入的信息實現(xiàn)了精細化管理的目標，但是也在一定程度上增加了員工工作量。通過數(shù)據(jù)分析，合理調(diào)配崗位人力資源配置，實現(xiàn)管理重心前移。(2)在系統(tǒng)上線后，員工根據(jù)行業(yè)管理規(guī)定與業(yè)務流程的調(diào)整提出系統(tǒng)改進需求，項目團隊可根據(jù)實際管理需求實現(xiàn)程序的快速迭代，持續(xù)改進，保證系統(tǒng)服務不與主業(yè)務脫節(jié)。

結論

基于Excel VBA 的醫(yī)院設備采購計劃管理系統(tǒng)記錄了醫(yī)院設備預算申報至采購合同歸檔的全部重要信息，保證了數(shù)據(jù)的有效傳遞與共享，實現(xiàn)了管理重心前移。該系統(tǒng)很大程度上提升了管理團隊的工作效率，提供了項目實時追蹤、提醒與統(tǒng)計的功能，提升了部門管理能力與服務能力，為醫(yī)院設備采購計劃與資產(chǎn)管理流程系統(tǒng)的順利對接奠定了基礎，亦為我院設備的全生命周期管理提供了新思路。