繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的相關思路

景玉梅

摘要：在信息化技術的迅速發(fā)展下，各行業(yè)在管理工作中實施信息化建設戰(zhàn)略，以此滿足多元化需求。對繼續(xù)教育而言，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)，它影響各種信息的儲存和查詢，支持繼續(xù)教育人員的各種教育活動。但當前繼續(xù)教育面臨復雜的信息沖擊，檔案管理在信息化建設中面臨多種問題，要促使其穩(wěn)定運行，發(fā)揮實際功能，則需要從資源、制度、人員素質等方面做出優(yōu)化，就這一管理內(nèi)容構建穩(wěn)定且規(guī)范的信息化體系，以此更好地為繼續(xù)教育服務。

關鍵詞：繼續(xù)教育;檔案管理;信息化建設;水平

隨著我國信息化戰(zhàn)略的推進，各行業(yè)在發(fā)展中對檔案信息化有了迫切要求。以繼續(xù)教育來說，其中檔案容納了相關人員的各種信息數(shù)據(jù)，但和以往管理環(huán)境不同的是，當前檔案的信息處理和使用基本通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)，對于繼續(xù)教育檔案管理有了多元的要求。為了滿足現(xiàn)實需求，需要改變傳統(tǒng)文件管理形式，采用先進的信息化管理手段，以此提升繼續(xù)教育檔案管理的信息化水準。本文即以此為主題，分析繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀，并相應提出繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的要點和策略。

一、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

繼續(xù)教育是已負有成人責任和已經(jīng)參加工作的人所接受的教育活動，其中涉及的教育形式有遠程網(wǎng)絡教育、成人高考等，相比于其他的教育模式，繼續(xù)教育內(nèi)容復雜，面臨的人群信息各不相同，這無疑增加了檔案管理的難度。同時，因為缺乏完整、清晰的指導模式，在繼續(xù)教育檔案管理信息化中沒有標準的原則保障，使得繼續(xù)教育檔案管理在信息收集、歸檔以及應用等方面缺乏規(guī)范性，影響了實際價值的發(fā)揮[1]。其次，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設時間較短，在這一方面尚不具備深厚的工作經(jīng)驗，那么在實施過程中會耗費較多的成本，無可避免地會出現(xiàn)一系列問題。同時，檔案管理信息化建設對于工作人員的信息化水平有較高要求，傳統(tǒng)的檔案管理從業(yè)人員并不適宜當下復雜的環(huán)境，在技術方面存在短板[2]。

除此之外，檔案信息化建設管理是面對大量的數(shù)據(jù)信息進行一系列處理，在這一過程中信息技術是關鍵。但處于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的環(huán)境中，檔案的管理同時面臨安全風險，如若不加以規(guī)范，做好安全管理操作，很容易導致繼續(xù)教育人員相關信息流失，引發(fā)不必要的損失。當前，很多檔案管理人員在信息化建設方面缺乏安全意識，致使繼續(xù)教育檔案管理處于低水平狀態(tài)，對于檔案信息的利用程度較低，同時也對繼續(xù)教育的部分教育活動造成了重大影響。

二、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的要點

檔案管理信息化建設是繼續(xù)教育現(xiàn)階段運行發(fā)展的重要工作內(nèi)容之一，在信息技術的支持下，檔案管理的效率會顯著提升，可以更好地服務繼續(xù)教育相關工作。但檔案管理涉及較多內(nèi)容，其中包括數(shù)據(jù)信息的收集、分類、儲存、調用等，不同的環(huán)節(jié)需要采用差異性的手段。所以，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設需要明確要點和目標，使這一管理活動在信息化建設方面取得顯著成效。一方面，要充分應用信息技術來改變檔案信息的處理方法，讓繼續(xù)教育檔案的操作在儲存、信息分類整合以及利用方面實現(xiàn)統(tǒng)一;另一方面，要及時關注外部環(huán)境的變動，了解我國檔案管理制度，以客觀需求對繼續(xù)教育檔案管理信息化模式進行創(chuàng)新，使其具備網(wǎng)絡化、數(shù)字化的特征[3]。要注意的是，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設能夠極大地提高檔案處理和應用效率，但在這一過程中要服務于相關人員，因此，并不能脫離制度范疇，在整個建設過程中，必須要形成標準化、先進性的管理體系。

三、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的策略

（一）加大投入，有效推進檔案管理信息化建設工作

檔案管理在繼續(xù)教育中是不可缺少的環(huán)節(jié)，但以往這一環(huán)節(jié)缺乏足夠的重視，沒有充分的時間和資源建設，以至檔案的管理常常存在混亂，浪費大量成本補充數(shù)據(jù)、查詢數(shù)據(jù)，同時也導致其他教育活動難以正常進行。為改變這一狀況，首先要提高繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的重視力度，加大資金和資源的投入，使這一管理活動的改革需求能夠得到滿足[4]。一方面，繼續(xù)教育檔案管理部門需要升級設備和基礎，引入先進的配套軟件，創(chuàng)建良好的信息建設環(huán)境，在技術上進行有效支持;另一方面，在資金上進行有效投入，針對檔案管理信息化建設設置專項資金，以滿足建設中的客觀要求，使得各項信息化建設活動能夠順利實施。對于很多繼續(xù)教育檔案管理部門來說，自身缺乏先進的儀器設備和技術條件支持，那么為了提升繼續(xù)教育檔案管理的水平，則需要與外部企業(yè)合作，充分應用相關信息技術公司的應用管理軟件，使得信息收集和處理能夠精準開展[5]。比如引入高分辨率的掃描儀，采用三維立體圖像進行儲存。同時，繼續(xù)教育檔案管理要做好分類處理，當前檔案管理內(nèi)容除了文件，還包括了各種視頻、圖片、聲音等，那么在這一過程中需要采用科學的技術手段分離處理，使其能夠與當前的信息化運行環(huán)境相符合。

（二）完善制度，逐步規(guī)范檔案管理信息化建設系統(tǒng)

繼續(xù)教育檔案管理信息化建設并不具備獨立性，其應用信息技術并對各個環(huán)節(jié)優(yōu)化的過程中必須要一定的規(guī)則指導，使其規(guī)范實施，符合我國繼續(xù)教育檔案管理信息建設制度。在實踐中，檔案管理者一方面要全面解讀檔案管理信息化建設的制度，將其作為參照來開展建設活動。同時，以自身發(fā)展的狀況和屬性來健全教育檔案管理系統(tǒng)，使各個環(huán)節(jié)擁有詳細的說明指導。此外，檔案管理中涉及了信息收集、歸類、檢索、查閱以及調用等環(huán)節(jié)，每一部分同樣需要制定對應的操作制度，讓相關人員按照制度規(guī)范操作。通常來說，檔案管理會面臨大量繁瑣、冗雜的信息處理，不同的人員在操作中因為缺乏制度的理解，使各個管理環(huán)節(jié)難以有效銜接。因此，在信息化建設中需要明確人員操作職責，使得檔案移交接收、歸檔、查閱都有專人負責，以此高檔案整理和應用效率。除此之外，為了保證繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的質量，需要實施監(jiān)督檢查活動，針對信息化建設的不足制定針對性的解決方案，從而健康、穩(wěn)定地推動檔案管理數(shù)字化建設任務，讓其擁有安全運行機制保障，維護相關人員信息的安全。

（三）強化培訓，顯著提升檔案管理信息化建設水平

檔案信息化管理建設包括了基礎設施的建設、信息資源的建設、準則規(guī)范的建設、應用系統(tǒng)的建設等，在這一過程中對于管理人員綜合水平有較高要求。除了具備基礎的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，在信息化建設中還需要擁有信息技術操作經(jīng)驗，能夠借助先進信息技術提高檔案管理效率。為了實現(xiàn)這一目標，基礎教育檔案管理部門需要人員培訓，更新管理理念，就信息技術手段進行學習，使得相關人員能夠靈活應用復雜多樣的管理需求。具體實踐中，要明確培訓的內(nèi)容，比如電子文件和電子檔案管理規(guī)范、數(shù)字化檔案室建設指導、歸檔文件整理規(guī)則等、電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求等。同時，要制定培訓考核機制，提高人員的重視力度，積極學習檔案信息化建設的方法技巧，將其應用在實際管理工作，使其擁有高水平的檔案信息處理能力，提高繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的整體效果[6]。另外，管理工作的信息化建設受到信息技術的影響，但當前信息化發(fā)展迅速，各種先進的信息技術不斷地涌現(xiàn)，這使得檔案管理要及時更新思想，管理人員必須具備信息化視角，不斷地結合繼續(xù)教育的動態(tài)發(fā)展情況和客觀要求對檔案管理內(nèi)容和方法進行調整，以更好地推動我國繼續(xù)教育事業(yè)向前發(fā)展。

結語

檔案管理信息化建設是在以往繼續(xù)教育檔案管理活動中應用現(xiàn)代信息技術，對各項檔案管理的操作流程進行優(yōu)化升級，使其從原有的實體管理向信息管理轉變。在繼續(xù)教育領域實施檔案管理信息化建設是順應行業(yè)變化的必要選擇，也是提升管理效率和水平的重要手段。但信息化建設并不能一蹴而就，這是長期的建設任務，繼續(xù)教育檔案管理人員需要明確信息化建設的重點，進而在這一方面加大投入力度，奠定信息化建設的基礎。同時，要借助相關信息技術，參考我國檔案管理制度對自身的管理活動進行改善，加強人員的建設水平，使得繼續(xù)教育檔案管理能夠擁有規(guī)范的信息化運行體系。

參考文獻

[1]王曉蕾. 關于繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的相關研究[J]. 辦公室業(yè)務， 2017， 000（008）：90-90.

[2]劉艷英. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J]. 科學與財富， 2017， 000（034）：25-25.

[3]欒健， 孟瑩， 董國平. 對繼續(xù)教育管理信息化建設的相關探究[J]. 現(xiàn)代職業(yè)教育， 2018， 000（035）：294.

[4]陶鋅其. 議高等學歷教育繼續(xù)教育檔案管理信息化建設[J]. 卷宗， 2020， 000（002）：105.

[5]暢靖生， 吳紅， 李文華. 醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的網(wǎng)絡信息化管理及應用[J]. 科技視界， 2018， 000（013）：251-252.

[6]李濤. 繼續(xù)教育檔案管理信息化建設的路徑[J]. 青年與社會， 2019（15）：177-178.