新時期農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)探討

□ 關(guān)曉萍

（甘肅省武威市天祝藏族自治縣檔案館，甘肅 武威 733299）

中華文明具有典型的農(nóng)耕文化特點。農(nóng)業(yè)自古就是華夏大地上的第一產(chǎn)業(yè)。其中有關(guān)農(nóng)業(yè)技術(shù)、工藝、工具等內(nèi)容的記載或集中、或零散地分布在各種形式的書籍、文獻(xiàn)、資料中，成為展示中國農(nóng)業(yè)博大精深歷史文化的平臺。進(jìn)入現(xiàn)代社會后，系統(tǒng)性記錄農(nóng)業(yè)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、情況的歷史重任落在了農(nóng)業(yè)檔案領(lǐng)域。而在信息時代中，農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不僅成為行業(yè)發(fā)展的整體趨勢，而且也正在為加快農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化貢獻(xiàn)不容忽視的力量。

一、農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)重要價值

（一）提高管理品質(zhì)，提升工作效率

信息技術(shù)自出現(xiàn)伊始，便在很短時間內(nèi)實現(xiàn)了全面普及，最主要的原因就是其光速傳輸與海量存貯的技術(shù)優(yōu)勢。利用信息化管理技術(shù)，傳統(tǒng)行業(yè)將在工作質(zhì)量和勞動效率兩方面實現(xiàn)指數(shù)級增長。因此，農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)最顯著的價值就在于提高管理品質(zhì)，提升工作效率。

傳統(tǒng)人工管理模式下，農(nóng)業(yè)檔案無論收集整理，還是匯總歸檔，往往難以從根本上杜絕人為疏忽造成的錯誤、遺漏或破損等問題。因此，人工管理始終存在著一定的容錯率。這也是傳統(tǒng)模式下農(nóng)業(yè)檔案管理在客觀性、可靠性方面的缺陷和不足之處。同時，人工管理始終存在人類體能、精力等極限約束。一旦有限的人員面對無限增加的檔案管理工作量，則管理效率必然逐步下降。這也是不少農(nóng)業(yè)檔案管理工作通常需要以天或周計算時限的原因。

但在信息化管理模式下，則完全不同。只要在原始檔案生成的源頭確保完整、準(zhǔn)確、詳盡，則無論其后重復(fù)使用的數(shù)量或頻率如何變化，以電子檔案、數(shù)字檔案形式呈現(xiàn)的內(nèi)容都將保持與原始檔案完全一致。同時，光速傳輸?shù)募夹g(shù)優(yōu)勢也使檔案管理工作時限大幅壓縮到以小時、分鐘、秒計算。這便能在最大限度上保證農(nóng)業(yè)檔案管理的高品質(zhì)和高效率。

（二）便于流通管理，充分發(fā)揮價值

傳統(tǒng)模式下，以紙為載體的農(nóng)業(yè)檔案在保管、借閱、歸檔等任何環(huán)節(jié)都受到特定時間和場所的局限，不僅流通環(huán)節(jié)眾多、手續(xù)繁雜，而且潛在障礙不少，時效性大打折扣。這也使得農(nóng)業(yè)檔案多年來缺少互動交流，無法充分發(fā)揮其作為珍貴農(nóng)業(yè)信息資源的價值再創(chuàng)造作用。

而信息化管理模式則將從根本上突破以上各種局限。首先是流通范圍。以數(shù)字化形式出現(xiàn)的農(nóng)業(yè)檔案只會受到端口格式的限制。只要信息化平臺高度兼容，數(shù)字檔案就能在瞬間傳送到任何指定地點，或被任何有需求的端口所獲取。同時，在滿足安全管理的各項條件下，凡有授權(quán)的端口或節(jié)點通常能夠在注冊或認(rèn)證通過后即刻登錄成功，而不必再經(jīng)歷繁瑣的中間環(huán)節(jié)確認(rèn)。這將大幅簡化農(nóng)業(yè)檔案重復(fù)利用的手續(xù)，有助于檔案為有需求的節(jié)點提供服務(wù)。再次，平臺化管理不會受到上下班時間或辦公地點的限制。無論是否有管理人員在線，需求方都可按需搜索和使用。這將大幅提升農(nóng)業(yè)檔案應(yīng)用的時效性，使其更大限度發(fā)揮信息資源的價值挖掘潛力。

二、農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)常見問題

（一）重視程度相對不足

雖然信息化管理早已成為各行各業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要抓手，但針對農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)仍在部分單位、機(jī)構(gòu)處于相對次要乃至邊緣的位置。這些單位往往對更加直接和顯性的業(yè)務(wù)、技術(shù)等工作給予足夠關(guān)注，而農(nóng)業(yè)檔案管理通常難以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益或社會效益，故而很少得到充分的重視。

同時，在不少非專業(yè)人士眼中，檔案管理工作是缺乏技術(shù)含量的低端工種，不僅崗位數(shù)量偏少，而且從業(yè)者中還有一定比例的兼職。這便造成這些單位中的農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)起步晚、發(fā)展慢、水平低、效果差。在各種不良因素綜合影響下，農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)便長期處于低水平發(fā)展的困境之中。

（二）資源投入相對欠缺

管理思想上缺少重視的不良后果之一就是農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)得不到足夠資金、資源的投入。一些單位自身經(jīng)濟(jì)實力有所不足，投入信息化建設(shè)的資金和資源整體有限，只能分階段、分步驟逐步推進(jìn)。而農(nóng)業(yè)檔案管理既得不到充分關(guān)注，又不具備顯性化的效益展示，如此便被不斷順延、推后，以至于在資金、資源等的投入上始終處于相對欠缺的窘迫局面。這也是這些單位中農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)難以實現(xiàn)系統(tǒng)性、規(guī)范化的重要原因之一。

三、新時期農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)路徑

（一）加強(qiáng)宣傳教育，完善頂層設(shè)置

在實踐層面，推進(jìn)信息化建設(shè)不能缺少管理思想的指引和激勵。因此，新時期農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)首先需要轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理意識，通過加強(qiáng)宣傳教育，完善頂層設(shè)置，夯實信息化建設(shè)的制度基礎(chǔ)，同時，基于更加統(tǒng)一的認(rèn)識，為農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造更為健康有序的發(fā)展業(yè)態(tài)。

比如，單位領(lǐng)導(dǎo)與管理層應(yīng)當(dāng)在戰(zhàn)略決策環(huán)節(jié)將農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)納入宏觀規(guī)劃的一攬子方案，使其在單位內(nèi)部例行管理工作系統(tǒng)中成為常態(tài)化、長效化的標(biāo)配。這不僅有助于本單位農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有章可循、依規(guī)辦事，也有利于組織自上而下提高認(rèn)識水平，轉(zhuǎn)變長期以來存在的偏見或成見。

（二）完善標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，強(qiáng)化資源開發(fā)

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化管理模式不能缺少數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、完整性等核心要素的支撐，因此農(nóng)業(yè)檔案管理信息化也需要以完善標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為前提。

傳統(tǒng)模式下的人工管理時常存在原始檔案填制隨意、模糊、內(nèi)容缺失等各種問題，這是阻礙信息化建設(shè)的典型問題，需要各單位重點突破、徹底解決。一方面，各單位需要在規(guī)章制度層面突出農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，可通過范本或模版等附件形式加以闡釋和說明。另一方面，要將檔案填制的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度與內(nèi)部成員績效考核建立聯(lián)系，使其成為員工業(yè)績評價剛性指標(biāo)。這些綜合措施的共同推進(jìn)，將在更大程度上提升原始檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，進(jìn)而為實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換創(chuàng)造更加良好的條件。

此外，為改變長期以來農(nóng)業(yè)檔案管理只重保管而缺乏利用的不良狀態(tài)，強(qiáng)化資源開發(fā)是促進(jìn)信息化建設(shè)的重要措施。比如，充分利用系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的自動分析程度，定期向有潛在需要的用戶端發(fā)送系統(tǒng)自動整理、匯總得到的數(shù)據(jù)報告，引導(dǎo)有關(guān)方面注意歷史資料中可能的有用線索等。在有條件的情況下，通過與第三方，比如科研院所、高校等，展開合作，利用這些專業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)施設(shè)備、工藝技術(shù)等定期提供分析報告也是可行之舉。這不僅有助于檔案所在單位進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)之下隱含的信息價值，也有利于擴(kuò)大宣傳范圍和影響力，對農(nóng)業(yè)檔案作為珍貴信息資源的開發(fā)與再利用都是極大的促進(jìn)。

（三）強(qiáng)化安全管理，提高安防水平

互聯(lián)網(wǎng)無國界，然而完全開放的虛擬世界也意味著其在安全防控方面具有脆弱性。網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等不僅不會隨著時間推移而消失，相反，技術(shù)發(fā)展會使攻防雙方不斷拉鋸、交替領(lǐng)先。而網(wǎng)絡(luò)安全則會在更大程度上決定其使用者的生存與發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

因此，新時期農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還要強(qiáng)化安全管理，提高安防水平。比如嚴(yán)格制定并遵守分級授權(quán)制度。分級授權(quán)既是將風(fēng)險限定在可控范圍的措施，也是通過責(zé)任落實規(guī)范使用者行為，并降低人為不良影響的關(guān)鍵手段。尤其在人員流動性不斷增加的時期，及時掌握內(nèi)部人員變動情況并調(diào)整授權(quán)，也是檔案管理員本職工作的重中之重。

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)起步時間與其他行業(yè)不相上下，經(jīng)歷過程也較為相似。然而不同于工商業(yè)檔案更加充分的利用率，農(nóng)業(yè)檔案管理更多傾向于保管，而非反復(fù)使用。這固然是傳統(tǒng)管理模式陳舊落后產(chǎn)生的不良影響，也是因管理思想觀念未能及時跟進(jìn)時代發(fā)展所致。因此，新時期農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重點不僅在于破除信息壁壘和加速全面覆蓋，也需要突出電子檔案作為信息資源的價值挖掘潛力。只有讓數(shù)據(jù)化形式的農(nóng)業(yè)檔案更大范圍和更大程度地為各行各業(yè)所用，農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)才能體現(xiàn)其價值與意義，才能改變根深蒂固的陳舊意識。而這不僅是新時期農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提質(zhì)增效的重要手段，也是以信息化促進(jìn)農(nóng)業(yè)管理科學(xué)化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)“藏糧于技”的必由之路。