姚利華 朱秋嬌
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種將分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化,并集中到一個(gè)新的業(yè)務(wù)單元(財(cái)務(wù)共享中心)下統(tǒng)一進(jìn)行處理的作業(yè)管理模式,最終達(dá)到提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的目的。
北京國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院發(fā)布的財(cái)務(wù)共享服務(wù)調(diào)查報(bào)告顯示,中國(guó)已有超過70%的大企業(yè)開始實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)戰(zhàn)略,總體而言,其應(yīng)用尚處于初級(jí)階段,但也有一些企業(yè)開始進(jìn)入應(yīng)用的中級(jí)階段,少數(shù)企業(yè)則開始探索進(jìn)入發(fā)展的高級(jí)階段。
共享服務(wù)中心建設(shè)是伴隨著流程改造而進(jìn)行的,是全流程的。比較成熟的共享服務(wù)中心是把所有財(cái)務(wù)涉及到的循環(huán)全部納入到共享服務(wù)中心,如費(fèi)用、采購(gòu)、應(yīng)付、銷售到應(yīng)收、總賬、資產(chǎn)等,這些應(yīng)當(dāng)全部納入系統(tǒng)中運(yùn)作,才成為共享服務(wù)中心的全流程模式。從橫向看,流程改造的標(biāo)準(zhǔn)一定要通過流程梳理打通業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的端到端,再通過標(biāo)準(zhǔn)化讓業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)形成一體化,把業(yè)務(wù)要素和信息及時(shí)反饋到財(cái)務(wù)結(jié)果當(dāng)中,同時(shí)使財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持和監(jiān)督在流程中能比較好地反饋出來。從縱向看,流程梳理要把整個(gè)組織驅(qū)動(dòng)起來,通過流程運(yùn)轉(zhuǎn)走向標(biāo)準(zhǔn)化并把它固化下來。
財(cái)務(wù)機(jī)器人可以完全取代人工,完成低附加值的工作環(huán)節(jié)。高效完成重復(fù)性高并有邏輯性的工作,已成為新一代智能共享系統(tǒng)的重要技術(shù)支撐,它可以挖掘70%-90%的財(cái)務(wù)共享流程自動(dòng)化潛力,提高100%-300%的工作效率。
財(cái)務(wù)共享、商旅共享、采購(gòu)共享和稅務(wù)共享,一方面,它能向前打通財(cái)務(wù)和交易,打通整合與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商的交易數(shù)據(jù)和交易流程;另一方面,它能向后支撐管理,企業(yè)業(yè)務(wù)流程的主線支撐管理會(huì)計(jì)信息,管理會(huì)計(jì)信息基于交易數(shù)據(jù)而實(shí)時(shí)產(chǎn)生??杉{入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)具備如下特征:(1)業(yè)務(wù)量大、發(fā)生頻次較高、相似度高,包括費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)收應(yīng)付等。(2)在各個(gè)業(yè)務(wù)單位中存在普遍共性的業(yè)務(wù),包括會(huì)計(jì)月結(jié)年結(jié)、各類報(bào)表。(3)能夠?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù),包括會(huì)計(jì)核算。
基于企業(yè)的應(yīng)用特點(diǎn),高校雖不同于企業(yè),但高校財(cái)務(wù)應(yīng)有足夠的動(dòng)能去建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù),以滿足不斷變化的需求。從企業(yè)應(yīng)用出發(fā),在現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)在高校應(yīng)用,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種管理模式,是包括信息技術(shù)、組織管理、服務(wù)管理、質(zhì)量管理、績(jī)效管理等多種管理手段的綜合體。高校根據(jù)自身特點(diǎn),借鑒和推廣財(cái)務(wù)共享服務(wù),將會(huì)帶來財(cái)務(wù)活動(dòng)和管理方式變革,進(jìn)而推動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)朝著既定預(yù)算、績(jī)效方向前進(jìn)。
高校財(cái)務(wù)管理職能的充分發(fā)揮,需要依靠“財(cái)務(wù)共享中心”理念的具體實(shí)踐效果。也可以講,財(cái)務(wù)共享中心是財(cái)務(wù)管理的出發(fā)點(diǎn)。共享中心服務(wù)職能的發(fā)揮涉及到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的使用。財(cái)務(wù)管理具體工作也是頂層設(shè)計(jì)的具體體現(xiàn),每一項(xiàng)背后都對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的管理要求。
1.2018年9月印發(fā)的《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于全面實(shí)施預(yù)算績(jī)效管理的意見》提出:到2020年底,中央部門和省級(jí)層面要基本建成全方位、全過程、全覆蓋的預(yù)算績(jī)效管理體系。該通知強(qiáng)調(diào):預(yù)算編制環(huán)節(jié)突出績(jī)效導(dǎo)向、預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)加強(qiáng)績(jī)效監(jiān)控、決算環(huán)節(jié)全面開展績(jī)效評(píng)價(jià)、強(qiáng)化績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果剛性約束、推動(dòng)預(yù)算績(jī)效管理擴(kuò)圍升級(jí)。預(yù)算績(jī)效管理是政府績(jī)效管理的重要組成部分,是以支出結(jié)果為導(dǎo)向的預(yù)算管理模式。它通過把績(jī)效理念、績(jī)效要求貫穿到預(yù)算管理的各個(gè)環(huán)節(jié),強(qiáng)調(diào)“花錢必問效、無效必問責(zé)”,實(shí)現(xiàn)優(yōu)化財(cái)政資源配置、提升公共服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。
2.2019年12月17日,財(cái)政部印發(fā)了《事業(yè)單位成本核算基本指引》(以下簡(jiǎn)稱《指引》),旨在規(guī)范事業(yè)單位成本核算、管理制度的規(guī)范運(yùn)行,進(jìn)而為績(jī)效管理打好基礎(chǔ)?!吨敢分幸蔡岢隽诵袠I(yè)事業(yè)單位(如醫(yī)院、高等學(xué)校、科學(xué)事業(yè)單位)的成本核算具體指引等,應(yīng)當(dāng)由財(cái)政部遵循本指引制定,同時(shí),基本指引的施行日期為2021年1月1日。
2014年10月財(cái)政部發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》中提出:全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè),是建立現(xiàn)代財(cái)政制度、推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措;是推動(dòng)企業(yè)建立、完善現(xiàn)代企業(yè)制度,推動(dòng)事業(yè)單位加強(qiáng)治理的重要制度安排;是激發(fā)管理活力,增強(qiáng)企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造力,推進(jìn)行政事業(yè)單位加強(qiáng)預(yù)算績(jī)效管理、決算分析和評(píng)價(jià)的重要手段;是財(cái)政部門更好發(fā)揮政府作用,進(jìn)一步深化會(huì)計(jì)改革,推動(dòng)會(huì)計(jì)人才上水平、會(huì)計(jì)工作上層次、會(huì)計(jì)事業(yè)上臺(tái)階的重要方向。
2016年6月財(cái)政部印發(fā)的《管理會(huì)計(jì)基本指引》(財(cái)會(huì)〔2016〕10號(hào))通知,闡述了基本指引制定的出發(fā)點(diǎn):為促進(jìn)單位(包括企業(yè)和行政事業(yè)單位,下同)加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)工作,提升內(nèi)部管理水平,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)。
2018年12月財(cái)政部發(fā)布了《管理會(huì)計(jì)應(yīng)用指引803號(hào)——行政事業(yè)單位》,其中第二十一條提到:行政事業(yè)單位應(yīng)按照成本管理的要求,建立健全成本費(fèi)用相關(guān)原始記錄,加強(qiáng)和完善成本數(shù)據(jù)的收集、記錄、傳遞、匯總和整理等基礎(chǔ)工作,為成本管理提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
所以,從指導(dǎo)意見、基本指引、應(yīng)用指引803號(hào)以及成本核算基本指引這個(gè)軸線來看,管理會(huì)計(jì)所需求的頂層設(shè)計(jì)越來越完善和具體化。
元年科技總裁韓向東提出:“什么是管理會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)?我一直在說,管理會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)是財(cái)務(wù)共享?;谶@一認(rèn)識(shí),我們推進(jìn)管理會(huì)計(jì)應(yīng)用的前提,就是要構(gòu)建以管理會(huì)計(jì)為導(dǎo)向的財(cái)務(wù)共享中心?!?/p>
現(xiàn)有的傳統(tǒng)核算模式是滯后的,主要表現(xiàn)在:
1.尚未建立能勾稽績(jī)效評(píng)價(jià)的系統(tǒng)對(duì)接功能,績(jī)效評(píng)價(jià)的量化指標(biāo)如何實(shí)時(shí)反映?而不是到月末、季末和年末。
2.雖然目前高校已施行《政府會(huì)計(jì)制度》,但是,成本核算系統(tǒng)沒有建立,無從精準(zhǔn)得知生均培養(yǎng)成本、固定成本以及彈性成本等。
3.決算數(shù)據(jù)未得到應(yīng)有重視,且較少應(yīng)用于績(jī)效管理。所有信息是需要后期加工的,而這恰恰是管理的短板,決算滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)點(diǎn),統(tǒng)計(jì)分析功能沒有得到應(yīng)有發(fā)揮。
高校財(cái)務(wù)核算可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的部分有:
隨著新的政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施,現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度重新構(gòu)建了“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)適度分離并相互銜接”的會(huì)計(jì)核算模式,共同反映政府會(huì)計(jì)主體的預(yù)算執(zhí)行情況和財(cái)務(wù)信息。
從標(biāo)準(zhǔn)化的角度出發(fā),會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是有先天優(yōu)越性的,會(huì)計(jì)學(xué)科的理論和體系已經(jīng)給予了會(huì)計(jì)實(shí)踐清晰明了的科目體系架構(gòu)。面對(duì)業(yè)務(wù)量增長(zhǎng),充分利用信息技術(shù)手段,將傳統(tǒng)的面對(duì)紙質(zhì)單據(jù)會(huì)計(jì)職業(yè)經(jīng)驗(yàn)判斷,以邏輯定義的模式嵌入到共享服務(wù)核算底層架構(gòu)中,而且以一種通俗易懂的方式呈現(xiàn)給非會(huì)計(jì)專業(yè)人員(如報(bào)賬經(jīng)辦人),從業(yè)務(wù)起點(diǎn)就開始形成標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)。
政府收支分類科目是結(jié)合機(jī)構(gòu)改革和預(yù)算管理工作需要而設(shè)置的,其中支出類分為預(yù)算支出功能分類科目和支出經(jīng)濟(jì)分類科目,后者進(jìn)一步分為政府預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)分類科目和部門預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)分類科目。
《政府會(huì)計(jì)制度》規(guī)定:事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置“事業(yè)支出”科目核算事業(yè)單位開展專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)及其輔助活動(dòng)實(shí)際發(fā)生的各項(xiàng)現(xiàn)金流出。本科目應(yīng)當(dāng)分別按照“財(cái)政撥款支出”、“非財(cái)政專項(xiàng)資金支出”和“其他資金支出”,“基本支出”和“項(xiàng)目支出”等進(jìn)行明細(xì)核算,并按照《政府收支分類科目》中的“支出功能分類科目”的項(xiàng)級(jí)科目進(jìn)行明細(xì)核算;“基本支出”和“項(xiàng)目支出”明細(xì)科目下應(yīng)當(dāng)按照《政府收支分類科目》中“部門預(yù)算支出經(jīng)濟(jì)分類科目”的項(xiàng)級(jí)科目進(jìn)行明細(xì)核算,同時(shí),在“項(xiàng)目支出”明細(xì)科目下按照具體項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)核算。
此外,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置“財(cái)政撥款預(yù)算收入”、“非同級(jí)財(cái)政撥款預(yù)算收入”以及“事業(yè)預(yù)算收入”等收入類科目,這類科目也均要按照《政府收支分類科目》中“支出功能分類科目”的項(xiàng)級(jí)科目進(jìn)行明細(xì)核算。
在高校會(huì)計(jì)核算中,功能分類科目和經(jīng)濟(jì)分類科目與會(huì)計(jì)科目有同等重要的地位,無論預(yù)算起點(diǎn)、決算數(shù)據(jù)還是績(jī)效評(píng)價(jià),無不與這兩個(gè)科目體系緊密相連。
對(duì)于每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都要有相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目和政府收支分類科目,如果將大量重復(fù)性的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過標(biāo)準(zhǔn)化的版式固化起來,并形成能自動(dòng)核算的機(jī)制,則將大大提升財(cái)務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量,而這正是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)之所在。
目前大部分高校的業(yè)務(wù)板塊自成一體,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)共享,信息更新慢,存在數(shù)據(jù)“孤島”。比如,人員信息在人力資源部門、學(xué)生信息在學(xué)工或者教務(wù)部門、合同信息還停留在手工紙質(zhì)階段等,從而導(dǎo)致信息調(diào)取方法落后。就是在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,雖然有時(shí)多達(dá)十幾個(gè)系統(tǒng),但在信息的采集、使用等方面仍未達(dá)到理想效果。
由于各種原因,高校財(cái)務(wù)發(fā)展滯后于大型集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展速度,其超越、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。高校作為理論和實(shí)踐創(chuàng)新的先行者,財(cái)務(wù)應(yīng)保持優(yōu)化創(chuàng)新的原生動(dòng)力。高校財(cái)務(wù)發(fā)展應(yīng)緊緊圍繞宏觀發(fā)展規(guī)劃目標(biāo),規(guī)劃財(cái)務(wù)的長(zhǎng)短期發(fā)展計(jì)劃和目標(biāo)。
對(duì)于一個(gè)單位來說,無論是組織架構(gòu)設(shè)置,還是業(yè)務(wù)流程梳理,都得益于人力資源的開發(fā)利用程度。人力資源利用的好壞,隨著單位戰(zhàn)略目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)各項(xiàng)目標(biāo)及各項(xiàng)可挖掘空間條件而定。財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為連接前部業(yè)務(wù)端以及提供后臺(tái)管理需求的重要承接方,從事這方面工作的人力資源在標(biāo)準(zhǔn)化處理數(shù)據(jù)之外,要根據(jù)業(yè)務(wù)和管理需要不斷提高流程優(yōu)化能力,即上文中提到的流程優(yōu)化組的功能實(shí)現(xiàn)。而目前部分高校會(huì)計(jì)核算還停留在會(huì)計(jì)的“被動(dòng)反映”功能上,人力資源所提供的“主動(dòng)反映”和“被動(dòng)反映”有很大差別,財(cái)務(wù)共享服務(wù)更需要人力資源提供“主動(dòng)反映”,由業(yè)務(wù)觸發(fā)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)觸發(fā)反映,此后再?gòu)姆从秤|發(fā)業(yè)務(wù)修正,進(jìn)而觸發(fā)新的數(shù)據(jù),循環(huán)往復(fù),周而復(fù)始。
筆者從事多年部門決算編制工作,經(jīng)梳理發(fā)現(xiàn),現(xiàn)有國(guó)庫(kù)集中支付數(shù)據(jù)與單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)反映的數(shù)據(jù)不一致,如財(cái)務(wù)系統(tǒng)里的經(jīng)濟(jì)科目與國(guó)庫(kù)系統(tǒng)里的經(jīng)濟(jì)科目不一致,有些財(cái)政專項(xiàng)采購(gòu)設(shè)備,入賬時(shí)使用的是資本性支出經(jīng)濟(jì)科目,而國(guó)庫(kù)指標(biāo)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目則僅勾稽了商品和服務(wù)支出經(jīng)濟(jì)科目,如按標(biāo)準(zhǔn)化處理,應(yīng)建立多個(gè)系統(tǒng)之間的共同標(biāo)準(zhǔn)范式。從部門預(yù)算角度出發(fā),國(guó)庫(kù)系統(tǒng)能與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步并生成部門預(yù)算,績(jī)效評(píng)價(jià)可以內(nèi)嵌進(jìn)相關(guān)系統(tǒng)之中。
筆者結(jié)合自身多年高校財(cái)務(wù)工作經(jīng)歷,對(duì)上述觀點(diǎn)提出商榷,主要原因如下。
高校同質(zhì)性業(yè)務(wù)較多,具有標(biāo)準(zhǔn)化的可能。可從一斑而窺全豹的,就是科研經(jīng)費(fèi)。很多高??蒲薪?jīng)費(fèi)數(shù)以億計(jì),而且呈逐年增長(zhǎng)態(tài)勢(shì),高校財(cái)務(wù)人手相對(duì)不足,在科研報(bào)銷環(huán)節(jié)屢屢出現(xiàn)報(bào)賬之間的矛盾。為此,國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列科研“放管服”等相應(yīng)政策來緩解科研人員壓力。高校財(cái)務(wù)雖結(jié)合政策要求進(jìn)行了微調(diào),但至今沒有從根本上提供一種創(chuàng)新的服務(wù)方式。
筆者也曾設(shè)想一種財(cái)務(wù)共享服務(wù)在眾多高校之間的聯(lián)盟方式。比如,在大學(xué)聚集的大學(xué)城地段,設(shè)置一個(gè)集中進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核算方式,同質(zhì)化處理各個(gè)高??蒲薪?jīng)費(fèi)申請(qǐng)、報(bào)銷以及結(jié)題等。這種適度與單個(gè)學(xué)校剝離的方式,有利于發(fā)揮科研經(jīng)費(fèi)效能,更能與績(jī)效掛鉤。同樣地,隨著政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施,以及試編財(cái)務(wù)報(bào)告工作推進(jìn),在抵消同一級(jí)預(yù)算主體下的各預(yù)算單位之間的往來方面,也許高校聯(lián)盟方式所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)共享服務(wù)能更好地滿足這一要求。
組織架構(gòu)、流程管理既外延學(xué)校的發(fā)展目標(biāo),同時(shí)又涵蓋各個(gè)業(yè)務(wù)單元的細(xì)枝末節(jié),財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理念和方式同樣具有上述特征。學(xué)校整體目標(biāo)是由各個(gè)業(yè)務(wù)單元的分目標(biāo)共同組成的,而發(fā)展得快與慢,其銜接程度,各業(yè)務(wù)單元之間的松散、緊密程度如何等因素,也制約著各個(gè)分目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用的第一個(gè)突破點(diǎn)是學(xué)校宏觀目標(biāo)及內(nèi)部管理的內(nèi)生需求。
目前很多高校已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷,同時(shí)開展了大量的財(cái)務(wù)知識(shí)及應(yīng)用指南等宣傳普及工作,以使報(bào)賬人員遞交的憑據(jù)能滿足財(cái)務(wù)處理的要求,其他則仍舊由財(cái)務(wù)人員來完成。物流管理類如投單、分單、退單等環(huán)節(jié)的工作量較傳統(tǒng)的柜面方式則大大增加了,在提質(zhì)增效方面也取得了理想效果。筆者認(rèn)為,這主要在于業(yè)務(wù)端與財(cái)務(wù)端分離,財(cái)務(wù)端的界面需要根據(jù)業(yè)務(wù)流程的發(fā)端來設(shè)置起步,財(cái)務(wù)系統(tǒng)能智能判斷業(yè)務(wù)端的數(shù)據(jù)該去的方向,而這樣的設(shè)置需要財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)深度交融和解析。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用除了標(biāo)準(zhǔn)化和業(yè)財(cái)融合外,它的可拓展應(yīng)用要建立在優(yōu)良的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上,大部分高校在這一點(diǎn)上是弱項(xiàng)。筆者通過調(diào)研以及與高校同行們的業(yè)務(wù)交流得知,高校財(cái)務(wù)工作重點(diǎn)是信息化建設(shè),但因人力薄弱,一般高校配備1-2名系統(tǒng)管理人員,能勉強(qiáng)維持運(yùn)轉(zhuǎn),卻無力推動(dòng)提質(zhì)增效。筆者提及的高校聯(lián)盟方式財(cái)務(wù)共享服務(wù),如果能得到教育主管部門支持,共同攻克財(cái)務(wù)共享的應(yīng)用難點(diǎn),那么信息化、數(shù)據(jù)化處理能力較單個(gè)高校的模式會(huì)顯著提升。