新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的思考

王楠

摘要∶隨著信息化技術(shù)在生產(chǎn)、生活中的普及，檔案管理領(lǐng)域的信息化發(fā)展也開始受到人們的關(guān)注，那么如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流推動(dòng)檔案管理的信 息化發(fā)展呢;這一問題成為當(dāng)下很多企事業(yè)單位管理者思考的問題?；诖耍疚膹臋n案管理信息化的意義出發(fā)，反思當(dāng)下檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展面臨的因境，并提出創(chuàng)新解決路徑，希望能為檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞∶檔案管理信息化：科學(xué)發(fā)展：路徑：創(chuàng)新

檔案是人們對(duì)社會(huì)生活的一些規(guī)律和關(guān)鍵要素記載后形成的文書資料，自古至今都是非常重要的文獻(xiàn)資料之一，并在社會(huì)生活中發(fā)揮了獨(dú)特 的價(jià)值作用，具有歷史的再現(xiàn)性、知識(shí)性、政治性、文化性、社會(huì)性、教 育性和價(jià)值性等特點(diǎn)。檔案管理則是通過對(duì)檔案的登記、整理和存儲(chǔ)等手段，提高了事業(yè)單位對(duì)檔案管理的效率。基層事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng) 重要的工作，尤其是對(duì)于一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的事業(yè)單位來說，對(duì)關(guān)鍵資料 的檔案管理則顯得更加重要。當(dāng)下在信息化和互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，事業(yè)單位 對(duì)檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質(zhì)檔案管理滿足不了當(dāng)前的需求。 加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，既是推動(dòng)檔案管理的高效化轉(zhuǎn)變，也是為了提高基層事業(yè)單位的管理體系和能力。因此，本篇文章從基層事 業(yè)單位的檔案管理著手，重點(diǎn)探討其信息化的建設(shè)。

1檔案信息化管理存在的問題

1.1專業(yè)化管理人才較為匱乏

為了保證檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，促進(jìn)其向著現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)，相關(guān)單位要培育優(yōu)秀專業(yè)管理人才，這樣才可以將信息化管理的優(yōu) 勢體現(xiàn)出來。然而，受多個(gè)方面的因素所影響，機(jī)關(guān)單位缺少專門的優(yōu)秀 管理人員。在具體工作的時(shí)候，檔案管理人員沒有充分掌握管理工作實(shí)際程序，缺少對(duì)信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，難以運(yùn)用信息化設(shè)備保障檔案管理 工作的順利進(jìn)行。機(jī)關(guān)單位工作人員也非常容易被傳統(tǒng)理念所影響，出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象，難以全面落實(shí)檔案信息管理工作，這樣會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的可 持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

1.2檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面 的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對(duì)其不重視，對(duì)其的投人和 管理相應(yīng)的缺乏計(jì)劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩 慢，信息化的引人也就此擱淺。

1.3針對(duì)檔案信息化管理建設(shè)重視性不夠

單位領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知程度不夠，信息化技術(shù)創(chuàng)新管 理檔案是單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分，單位缺少信 息技術(shù)檔案管理，直接導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益之間產(chǎn)生分歧及矛盾。 利用老式檔案管理模式調(diào)整不足勢必影響企業(yè)在市場競爭中的地位，因此，信息技術(shù)檔案管理建設(shè)替代陳舊單一模式?jīng)Q定企業(yè)經(jīng)營發(fā)展方向及戰(zhàn)略成果的轉(zhuǎn)型。單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案工作不重視，直接導(dǎo)致企業(yè)檔案管理發(fā)展方向及建設(shè)管理能力滯后，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì) 效益的并肩進(jìn)步發(fā)展。

2檔案信息化管理對(duì)策

2.1加深檔案信息化管理認(rèn)知

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，提高相關(guān)人員對(duì)檔案信息化管理的 實(shí)際認(rèn)知，是檔案管理工作充分落實(shí)的基礎(chǔ)條件。檔案的信息化管理存在 問題，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)人員的認(rèn)知不全面不深人，導(dǎo)致思路方面存在誤區(qū)。 所以，檔案管理人員要意識(shí)到，加強(qiáng)自身工作信息化建設(shè)的重要性，逐步提高該工作的信息化水平，保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，逐步提升其可靠性與高效性。一方面，有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守我國有關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)以及優(yōu)化，保證信息資源開發(fā)作業(yè)的順利 進(jìn)行，保證檔案信息共享的合理性。另一方面，有關(guān)人員也要重視基礎(chǔ)工作的展開，嚴(yán)格依照不一樣的檔案，明確實(shí)際要求，依照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好研究分析，重視對(duì)檔案信息化管理工作質(zhì)量的管控，對(duì)其不合理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行 修改，保證檔案信息化管理的高效性。除此之外，也要樹立標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)知，落實(shí)具體的培訓(xùn)機(jī)制，逐步提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德認(rèn)知，指引他 們掌握更多的信息技術(shù)操作技能，并將該機(jī)制的價(jià)值體現(xiàn)出來，憑借信息 化技術(shù)，逐步提高工作人員的實(shí)際工作質(zhì)量。

2.2結(jié)合管理信息化發(fā)展的需求科學(xué)融人信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)化、改革腳步的推進(jìn)，可以被應(yīng)用在檔案管理工 作中的信息技術(shù)也在發(fā)生著改變，基于此，管理者也應(yīng)緊跟社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的步伐，及時(shí)優(yōu)化單位檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的軟硬件，只有這樣才能確保檔案管理工作的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而收獲更好的檔案管理效果。 首先，在智能信息技術(shù)發(fā)展的今天，管理者可以嘗試將智能化（如"物聯(lián)網(wǎng)" 技術(shù)等）、自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到助推檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的過程中去，憑借這些創(chuàng)新、高效的信息技術(shù)帶動(dòng)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。其次，管理者可以嘗試整合企事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理信息化資源，逐步打造具 備自身單位特色的檔案管理信息化系統(tǒng)，將各項(xiàng)有關(guān)檔案管理、服務(wù)的功 能都集中到這一系統(tǒng)中，以此提高單位檔案管理信息化發(fā)展的效率，收獲更好的檔案管理信息化效果。

2.3培養(yǎng)信息化檔案管理專業(yè)化人才

基層事業(yè)單位檔案管理引人信息化后，對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據(jù)實(shí)際情況，內(nèi)部培養(yǎng)或者對(duì)外招聘相應(yīng)的專業(yè)人 才，都是可行的。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，讓其 明確檔案管理不是簡單傳統(tǒng)的整理檔案，而是促進(jìn)信息手段與檔案管理的有機(jī)融合，推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程和水平。其次是要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，規(guī)范檔案管理人員的行為，約束其嚴(yán)格 按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質(zhì)外，也需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的 認(rèn)可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環(huán)。

2.4加大投人信息化檔案管理建設(shè)資金

根據(jù)企事業(yè)單位自身內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，加強(qiáng)針對(duì)檔案信息化建設(shè)管理工作的資金投人，使其優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作，開展檔案信息化管理專業(yè)知識(shí)水平人才培訓(xùn)。聘請(qǐng)專業(yè)人士及專家學(xué)者指導(dǎo)檔案管理人員，制定并落實(shí)相關(guān)檔案管理工作制度，并實(shí)行激勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)措施，吸引人才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動(dòng)企業(yè)檔案管理體制，通過科學(xué)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)提高精細(xì)化檔案管理能力。加大對(duì)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)投人資金，支持企業(yè)檔案建設(shè)管理工作.為企事業(yè)單位信息化管理檔案建設(shè)提供長期精細(xì)化服務(wù)質(zhì)量保駕護(hù)航。

結(jié)束語

綜上所述，在時(shí)代發(fā)展的今天，推動(dòng)現(xiàn)代企事業(yè)單位革新原有的檔案 管理工作已經(jīng)成為提高企事業(yè)單位競爭力的關(guān)鍵。所以，本文圍繞檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的問題進(jìn)行了闡述，希望提出的改進(jìn)措施能夠?yàn)楣芾碚甙l(fā)展檔案管理工作有所助益，推動(dòng)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。

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