人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究

王宏圖

摘要∶在推進(jìn)檔案事業(yè)過程中，應(yīng)充分發(fā)揮干部人事檔案資源的作用，激發(fā)干部人事檔案管理人員的工作積極性，主動(dòng)投身到干部人事檔案管理工作中。但當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作還存在供需不平衡、干部資源利用不充分、管理效率不高等現(xiàn)實(shí)因境，有必要以問題為導(dǎo)向，對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從制度層面、人員隊(duì)伍建設(shè)層面、技術(shù)保障層面入手，提升干部人事檔案管理效率，推進(jìn)干部人事檔案管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞∶人力資源視域、干部人事檔案、管理工作、優(yōu)化

一.干部人事檔案的作用

1.干部人事檔案是正確處理組織人事工作的重要依據(jù)

知人用人是組織人事工作的根本任務(wù)，其前提是對(duì)人的全方位了解，不僅要明悉其德才又要知曉其長(zhǎng)短。要做到這點(diǎn)，除直接考察擬任用干部的現(xiàn)狀之外，還須通過人事檔案資料。

2.干部人事檔案是澄清干部個(gè)人問題的憑證

干部人事檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷的記錄，可為干部工資級(jí)別的調(diào)整、參加工作時(shí)間、人團(tuán)、人黨時(shí)間的確定或更改及干部個(gè)人的歷史遺留問題的解決等提供可靠的信息。

3.干部人事檔案為充分利用人才資源提供必要的信息

干部人事檔案儲(chǔ)存人才資源材料，記錄個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，通過統(tǒng)計(jì)、分 析檔案中學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等相關(guān)數(shù)據(jù)，掌握人才成長(zhǎng)規(guī)律，有助于人事部門制 定長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，使干部的人事管理科學(xué)化水平得到提高，同時(shí)正 確啟用人才資源提供可靠的信息，尤其是為黨組織選配品行兼優(yōu)的好干部提供了保證。

二.干部人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理工作觀念滯后

在人事檔案管理工作中，主要問題之一是當(dāng)前我國相關(guān)部門未能給予 必要重視，對(duì)干部人事檔案管理工作的認(rèn)知只是一種普通資料的收集整理 工作，忽視了檔案管理的重要性，對(duì)陳舊的設(shè)備未能更新、投人過低。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，人事檔案管理工作的開展跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，加上檔案管理人員的工作觀念滯后，責(zé)任意識(shí)不夠，思維方式還停留在傳統(tǒng)老套的管理模式中，思想觀念和意識(shí)未能創(chuàng)新，缺乏工作熱情和敬業(yè)精神，自身所具備的檔案管理工作的專業(yè)技能不能與時(shí)俱進(jìn)，無法滿足崗位需求，導(dǎo)致檔案資料長(zhǎng)時(shí)間滯后，進(jìn)一步加劇了檔案管理工作不能適應(yīng)新形勢(shì)下 社會(huì)發(fā)展的需求。

2.檔案內(nèi)容單一片面

干部人事檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，只是簡(jiǎn)單地對(duì)人員資料進(jìn)行保 存，工作形式、工作方法存在一定的局限性。檔案的收集、歸檔往往處于 被動(dòng)，通常情況，干部人事檔案的收集歸檔需要按規(guī)定、按范圍進(jìn)行收集再歸檔，或者某項(xiàng)專項(xiàng)工作完成后，上級(jí)部門下達(dá)了對(duì)檔案進(jìn)行收集的任務(wù)，才開始進(jìn)行收集歸檔，這樣的工作形式使檔案管理工作處于滯后的狀態(tài)，失去了時(shí)效性，從而不能對(duì)收集到的資料及時(shí)查證核實(shí)，進(jìn)而影響了檔案資料的全面性和真實(shí)性。人事檔案管理工作需要面對(duì)大量的人員資料，在需要挑選所需資料時(shí)，挑選出的資料內(nèi)容單一片面，過于簡(jiǎn)單，無法具體全面地反映干部的各項(xiàng)真實(shí)信息，為人事調(diào)動(dòng)、選拔提供必要的參考價(jià)值，喪失了人事檔案管理工作的意義。

3.干部人事檔案管理技術(shù)有待更新

干部人事檔案管理技術(shù)存在著很大的漏洞，因此需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下主要采用的是紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，所以開展檔案管理工作實(shí)際上也就是對(duì)大量的紙張進(jìn)行保存然后保證其的完整性，但是當(dāng)單位中出現(xiàn)一位工作人員調(diào)配到另外一座城市的情況發(fā)生的時(shí)候，人力部門如果需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取或者查閱，就需要到另一座城市進(jìn)行查閱和調(diào)取，這將會(huì)對(duì)人力部門的工作開展帶來很大的不便。

三.人力資源視域下提高干部人事檔案管理效果的措施

1.構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺(tái)

當(dāng)前，全球已經(jīng)進(jìn)人信息化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域都在相繼朝向信息化方向建設(shè)、發(fā)展，就我們干部人事檔案管理來說，其信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以構(gòu)建基 于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，完善基本的信息化技術(shù)條件配置，例如針對(duì)干部人事檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)建立專門的辦公室、專 門的辦公網(wǎng)絡(luò)、專門的辦公設(shè)備，計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫等都需要單獨(dú)配置。設(shè)計(jì)專門的干部人事檔案管理信息界面，根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作 需求，健全各項(xiàng)平臺(tái)功能，如針對(duì)干部人事檔案的收集、錄人、編撰、統(tǒng)計(jì)、 分析、保管等等一系列的工作環(huán)節(jié)，都需要設(shè)計(jì)專門的功能選項(xiàng)，體現(xiàn)出干部人事檔案管理的特點(diǎn)與特殊需求。

2.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的原則和依據(jù)

干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估之前，必須聯(lián)系實(shí)際，建立評(píng)估體系的基 本原則。主要包括四項(xiàng)原則：科學(xué)性原則、可操作性原則、全面性與重點(diǎn)性相結(jié)合原則、有效性原則?？茖W(xué)性原則使檔案評(píng)估體系層次分明，準(zhǔn)確反映檔案管理的實(shí)際情況;可操作性原則指評(píng)估體系便于理解，思維邏輯 明確;全面性與重點(diǎn)性相結(jié)合原則旨在"廣泛撒網(wǎng)，重點(diǎn)培養(yǎng)"，突出問 題重點(diǎn);有效性原則是根據(jù)實(shí)際出發(fā)，不斷更新，進(jìn)而得到可行性最高的預(yù)防措施，從而縮小風(fēng)險(xiǎn)程度。

3.規(guī)范干部人事檔案管理制度

人力資源管理理論認(rèn)為，在干部檔案管理工作過程中也應(yīng)該建立和完善干部檔案管理制度，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理水平。干部人事檔案管理工作應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，提升 干部人事檔案信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。一方面，結(jié)合干部人事檔案管理工作實(shí)際，探討和創(chuàng)新干部人事檔案管理規(guī)范制度，明確干部人事檔案 管理職能部門的職責(zé)和權(quán)限，通過轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，創(chuàng)新干部 人事檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源的合理利用，為干部的選拔和 任用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);另一方面，應(yīng)加大干部人事檔案信息化建設(shè)，給予干部人事檔案管理工作一定的政策和資金支持，更新軟硬件設(shè)施，同時(shí)完善 干部人事檔案管理信息化制度，通過管理制度的有效落實(shí)，提高干部人事 檔案管理效率。

4.提高干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

受人為因素影響，不同管理人員自身專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)對(duì)于干部人 事檔案管理的效果具有重要的影響，因此在檔案管理過程中，單位要重視對(duì)于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，可以通過參觀調(diào)研、教育培訓(xùn) 以及不同單位之間的理論交流，對(duì)于先進(jìn)的干部人事檔案管理理念和方法 進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提升單位對(duì)于檔案管理的理解程度;其次可以進(jìn)行有效的宣傳，提升管理人員對(duì)于檔案管理的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)檔案管理制度的落實(shí);最后，對(duì)于管理人員可以進(jìn)行相應(yīng)的考核，提高檔案管理人員上崗資質(zhì)，為單位檔案管理質(zhì)量的提升提供人才基礎(chǔ)和人才保障。

5.加大投人，優(yōu)化干部人事檔案管理?xiàng)l件及信息資源的開發(fā)利用

干部人事檔案管理工作愈發(fā)重要，有必要從人力資源角度對(duì)干部人事 檔案管理工作如何優(yōu)化提出具體建議，特別是要給予干部人事檔案管理工 作更多的政策和資金支持，夯實(shí)干部人事檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，提升干部人事檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源的優(yōu)化配置，更好地挖掘干部人事檔案信息資源所 蘊(yùn)含的價(jià)值，為各級(jí)黨委、政府及各單位選人用人提供更好的檔案服務(wù)。

結(jié)語：

綜上所述，從嚴(yán)扎實(shí)做好干部人事檔案管理工作，發(fā)揮干部人事檔案在組織人事管理中的戰(zhàn)略地位，構(gòu)建完善人事檔案管理工作體系，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，著力降低干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。保證干部人事檔案材料更加及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供有力保障。

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