財務會計信息化對財務工作的影響和啟示

王 琳

隨著科技不斷發(fā)展，信息化已經成為企業(yè)和單位財務管理的重要工具之一。開展信息化建設，一方面有利于財務工作流程優(yōu)化、降低財務風險，另一方面有利于提升財務工作效率、降低財務決策風險。因此，思考和探究信息化對財務工作的影響，將有利于單位提高和完善財務管理水平和能力。

一、財務會計信息化的發(fā)展階段

目前，財務會計信息化正處于從核算型階段向管理型階段轉換時期。其中，管理型階段按照信息化軟件特點的不同，可以進一步劃分為一體化階段和嵌入型階段:一體化階段主要是指在ERP環(huán)境下，財務會計功能與單位其他業(yè)務功能整合，形成一體化的信息系統(tǒng)軟件；嵌入型階段主要是指財務會計功能通過網絡數(shù)據(jù)平臺嵌入單位整體信息管理系統(tǒng)中，開發(fā)和應用更具靈活性。

核算型階段財務會計信息化，主要側重于核算型會計軟件的開發(fā)與應用，基本思路是模仿手工會計作業(yè)模式解決核算問題。管理型階段財務會計信息化，則側重于管理型會計軟件的開發(fā)與應用，解決事前預測和決策、事中規(guī)劃和控制、事后分析和評價的管理問題。管理型財務會計信息化尚屬發(fā)展中階段。國內企業(yè)軟件如用友U8、金蝶K/3，國外企業(yè)軟件如SAP的R/3都包含了管理會計模塊，也有些軟件公司開發(fā)出專業(yè)管理會計軟件，但是卻存在著軟件所提供的相關功能少有人問津，或項目投資效益太低，達不到預期要求等現(xiàn)象。造成這一現(xiàn)象的原因有很多，比如企業(yè)經營管理者對管理會計的應用重視不夠或實施項目時比較盲目，軟件開發(fā)不能滿足實際需求，等等。

二、財務會計信息化的影響

財務會計信息化轉型發(fā)展，對于會計和財務人員、會計和財務部門、會計財務系統(tǒng)和軟件等都提出了轉型升級的要求。未來會計人員的轉變將從為信息提供者服務轉變?yōu)闉樾畔⑹褂谜叻?，會計人員應該參與到企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和實施中，從傳統(tǒng)的記錄員轉變?yōu)槠髽I(yè)關鍵管理信息系統(tǒng)的設計者。這些都表明，財務部門應該轉型做企業(yè)管理者的合作伙伴，借助信息技術做好預算、控制和評價等管理會計工作，發(fā)揮會計的管理控制職能。財務會計信息化由核算型升級轉型至管理型，需要升級相應會計信息系統(tǒng)和財務軟件，從而使企業(yè)在全面預算管理、成本費用核算、內部控制等方面更加完善。

（一）全面預算管理更加完善

全面預算管理對于管理者掌控企業(yè)全局，做出正確決策具有重要意義。借助信息化手段，單位財務部門可以對業(yè)務進行事前預算、事中控制、事后準確核算。面對海量的業(yè)務數(shù)據(jù)，企業(yè)能夠準確地去做好各業(yè)務、各部門、各費用科目的預算工作，并且能夠做到按期分解和及時調整，讓每一科目的費用實現(xiàn)即時反饋，并能與其預算數(shù)對比，及時提出預警信息給相關的部門負責人，便于其及時了解預算執(zhí)行情況，作出判斷和決策。

（二）成本費用核算更加準確

在實現(xiàn)會計信息化轉型之前，企業(yè)日常業(yè)務發(fā)生不能與財務實時聯(lián)動，而是在每一項業(yè)務發(fā)生以后才會反映到財務上。財務在整個業(yè)務進展過程中處于被動狀態(tài)，只體現(xiàn)了事后反映、核算的職能，沒有事前預測和事中控制，造成運作中存在很多疏漏，財務數(shù)據(jù)與實際業(yè)務脫節(jié)，管理者進行決策只能憑感覺和經驗，而不是依據(jù)準確、實時的信息。在實現(xiàn)會計信息化轉型后，企業(yè)發(fā)生的所有業(yè)務的整體狀態(tài)都能準確、如實地反映到財務上，從而被全程控制。通暢透明的信息一方面保障了成本費用核算客觀準確，另一方面也規(guī)避了“信息失真”的風險。

（三）內部控制更加嚴格

在實施信息化以前，雖然企業(yè)有各種各樣的內部控制制度，但是員工或者管理者執(zhí)行力和效率不高，逐漸流于形式，形同虛設。在信息化應用以后，按照各業(yè)務種類的不同和審批權限的設置進行分級控制及流程控制，實現(xiàn)在線的業(yè)務審批和監(jiān)控，同時對每一筆經濟業(yè)務都能進行全程跟蹤與監(jiān)控，從而規(guī)避了企業(yè)內部風險。

三、財務會計信息化與軟件功能支持

國內企業(yè)應用最多的是會計核算軟件，這類軟件與企業(yè)實際操作比較接近，發(fā)展成熟且通用性較強，可以滿足不同行業(yè)企業(yè)的會計核算需求。但是，要實現(xiàn)會計信息化從核算到管理的轉型，除了可以對系統(tǒng)進行升級改造，還可以充分利用現(xiàn)有軟件的功能，實現(xiàn)財務預測、分析和管理。

（一）會計軟件的專設模塊

現(xiàn)行會計軟件通常具有往來賬、部門核算、項目核算等輔助財務管理功能，可以進行一些財務分析。應收賬款核算子系統(tǒng)和應付賬款核算子系統(tǒng)將企業(yè)所有的往來賬都用計算機進行處理，一個企業(yè)單獨設立一個代碼，通過查詢該代碼可將所有往來明細列示。在部門核算中根據(jù)責任中心設置部門名稱，在輸入每一筆憑證時輸入部門代碼，將費用歸集到各責任中心，這樣各部門的所有費用就一目了然。項目核算功能主要是為那些主營業(yè)務均按項目進行管理的企業(yè)而設計的，在項目管理中設定企業(yè)的各個項目名稱和項目代碼，每個大項下還可細分小項，類似于科目設置，具體分成幾級視企業(yè)管理需要而定。在項目設置時要將按項目核算的科目選定，這樣輸入憑證時才能鏈接到項目上。每輸入一張憑證時，就檢查是否有項目鏈接，系統(tǒng)自動彈出窗口給用戶選擇項目代碼，實現(xiàn)項目費用的如期分配。

（二）會計軟件的報表功能

現(xiàn)行會計軟件中的報表處理子系統(tǒng)功能可以從該軟件任何一個子系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)。用戶完全可以按照財務管理的需要設定分析表格格式，文字和公式均可由系統(tǒng)提供。運算所需數(shù)據(jù)既可以是其他子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，也可以是運算的結果。財務報表定義好并存儲后，可定期調用生成的分析結果，當財務管理需求不同時才需要修改分析報表。

（三）電子表格和統(tǒng)計軟件

以上兩種方法都只能進行簡單的數(shù)學計算，通過現(xiàn)有的一些軟件如Excel等電子表格軟件和SPSS、SAS等統(tǒng)計軟件，可以進行財務預測和決策。以常用的Excel軟件為例，在此軟件中所包含的財務函數(shù)一般可以分為四大類，即:償還率計算函數(shù)、折舊計算函數(shù)、投資計算函數(shù)、債券和其他金融函數(shù)。進行財務數(shù)據(jù)分析常用函數(shù)有:錯誤返回值IFERROR、查找VLOOKUP、檢索INDEX、求和SUM、匹配MA TCH等。此外，圖表功能以及數(shù)據(jù)搜索、排序、篩選等功能，也有利于財務數(shù)據(jù)提取、匯總、分析，為財務管理和決策提供依據(jù)和支持。

四、財務會計信息化對財務工作的啟示

（一）轉變角色，強化實時控制意識

信息技術已被廣泛應用到企業(yè)管理之中并從傳統(tǒng)管理向信息化管理轉變。在信息時代，財會人員要積極轉變角色，把財會理論和信息技術相結合，以跟上經濟社會發(fā)展和財務會計信息化發(fā)展步伐。同時，財會人員應當緊跟社會發(fā)展趨勢，在反映核算的基礎上，實時反映和整合信息資源，進一步凸顯會計人的管理職能。因此，財會人員應提高實時控制意識，做到會計與業(yè)務協(xié)同、財務活動與業(yè)務活動協(xié)同、財務信息和非財務信息協(xié)同、核算與管理協(xié)同，使得會計流程與業(yè)務流程緊密相關，為管理者提供實時有效的信息，從而實現(xiàn)對財務和業(yè)務的實時控制。

（二）強化培訓，提升綜合能力

財務會計信息化不僅要求財會人員掌握一定的財務會計專業(yè)知識，還要掌握管理和信息技術知識，特別是財會軟件的應用、維護和管理等多方面專業(yè)知識。因此，企業(yè)應結合實際情況，加強對財會人員專業(yè)培訓，提高財會人員業(yè)務水平和綜合素質，使財會人員在面對海量數(shù)據(jù)信息時，可以提高整合分析效率，提升決策速度和應變能力，培養(yǎng)出既能夠精通計算機信息技術，又專于管理會計知識的會計信息化人才。

（三）加強溝通，提高財會系統(tǒng)匹配度

企業(yè)應該結合自身實際情況，確定會計信息化轉型目標和需求，合理選擇軟件，同時要加強與軟件開發(fā)商溝通與交流，了解其是否具有給自己開發(fā)合適軟件的能力。軟件開發(fā)商也應根據(jù)企業(yè)的實際需求，與企業(yè)加強聯(lián)系和合作，不斷改進和更新技術，提高系統(tǒng)對需求的適應性和匹配度。

（四）領導支持，加強跨部門合作

財務會計信息化發(fā)展的重點是財會信息化系統(tǒng)的升級和強化，系統(tǒng)建設的成功實施，離不開企業(yè)領導鼎力支持。由于信息化系統(tǒng)建設資金投入比較大，需要多部門之間通力配合，并且要對既有管理體制、管理制度進行改革，因此要得到企業(yè)高層的足夠重視。此外，廣大員工尤其是財會人員是財務會計信息化系統(tǒng)的重要組成部分，規(guī)范操作和熟練掌握是保證系統(tǒng)運行順暢、實現(xiàn)系統(tǒng)高效率的重要前提。

綜上所述，財務會計信息化發(fā)展至管理型階段，有利于企業(yè)在全面預算管理、成本費用核算、內部控制等方面更加完善。在軟件和系統(tǒng)支持方面，可以對系統(tǒng)進行升級改造，也可以充分利用現(xiàn)有軟件的功能。在單位領導的支持下，財務會計信息化要求財務人員轉變理念和意識、強化專業(yè)培訓、加強與系統(tǒng)供應商的合作和跨部門溝通，提高財務預測、分析和管理能力。