如何利用企業(yè)文書類檔案有效收集開展檔案管理工作

高雅

摘要：做好企業(yè)文件、檔案的收集工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。本文提出了公司文檔和文件收集中存在的問題，并提出了解決問題的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書類檔案;收集;檔案管理;工作

一、文書檔案收集工作中存在的問題

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的應(yīng)用在促進(jìn)企業(yè)檔案管理方面發(fā)揮著積極的作用。例如，oa管理軟件的廣泛使用，大大提高了各種企業(yè)虧本軟件文檔的管理收集完整，但一般文檔文件的管理收集仍然普遍存在許多未得到解決的技術(shù)問題。主要內(nèi)容：一、檔案資料收集工作尚未完成。一些企業(yè)公司在日常收集重要文件和整理文件的工作過程中只注意收集有分紅發(fā)票的文件。對(duì)于日常公司行政管理工作中已經(jīng)形成的一些重要文件文檔資料，如公司黨組干部會(huì)議紀(jì)要、公司工作簡報(bào)、各種非生產(chǎn)性勞務(wù)合同管理工作活動(dòng)計(jì)劃和財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、統(tǒng)計(jì)工作報(bào)告，以及其他重要文件文檔資料的整理收集等一不注意，導(dǎo)致許多公司重要文件文檔資料逐漸遭到丟失。它將在未來的研究、研究、編輯和研究中發(fā)揮不可替代的作用。二是檔案館藏內(nèi)容不完整、結(jié)構(gòu)不規(guī)范。例如，一些完整的會(huì)議文件往往只提供給一些正在考慮重要內(nèi)容的當(dāng)事人，而一些兼職檔案工作者則沒有注意。收集過程中的文獻(xiàn)資料系統(tǒng)。不同類型文件資料的相互組織，不僅破壞了文件資料的關(guān)聯(lián)性，而且給后續(xù)的歸檔整理操作帶來了不必要的問題。三是推進(jìn)檔案收集困難，工作進(jìn)展緩慢，往往不能及時(shí)完成。

二、如何做好文書檔案收集工作

1.不斷完善檔案收集工作相關(guān)制度建設(shè)，明確歸檔

范圍、歸檔工作時(shí)限及相關(guān)歸檔條件要求等具體內(nèi)容，讓檔案管理工作組織開展管理起來有章可循。各地區(qū)企業(yè)部門應(yīng)根據(jù)國家制定相關(guān)檔案管理暫行辦法，結(jié)合自身檔案行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，按照各企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)組織設(shè)置或企業(yè)職責(zé)類別分工等因素制定規(guī)劃出一個(gè)完全適用于本地區(qū)企業(yè)的切實(shí)可行的檔案歸檔工作范圍，有效地指導(dǎo)企業(yè)相關(guān)部門工作人員組織開展企業(yè)檔案資料收集管理工作。

2.建立健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作責(zé)任制管理

企業(yè)各下屬部門特別是企業(yè)檔案的收集形成主要部門，對(duì)于檔案文件的具體內(nèi)容、形成后的背景及今后的資料查考利用價(jià)值等都應(yīng)該有著深刻多層次的深刻理解和正確認(rèn)知，因此，在現(xiàn)有企業(yè)管理范圍內(nèi)以企業(yè)檔案室部門為管理中心，各下屬部門為二級(jí)管理機(jī)構(gòu)的并設(shè)立了專兼職企業(yè)檔案員并明確對(duì)各部門內(nèi)部的主管和對(duì)檔案室的工作人員領(lǐng)導(dǎo)，形成一個(gè)企業(yè)檔案資料工作收集管理網(wǎng)絡(luò)，逐級(jí)逐層開展檔案工作，對(duì)企業(yè)檔案資料收集管理工作來說有著極大的競爭優(yōu)勢(shì)。

3.重點(diǎn)就是加強(qiáng)對(duì)一些臨時(shí)性或者重要文件的檢查收集整理工作

在企業(yè)干部文書文件檔案管理工作部門在所有工作人員正在干部崗位調(diào)動(dòng)或新調(diào)入工作或其他崗位人員離職時(shí)，對(duì)交接相關(guān)人員個(gè)人手中的重要工作文件以及交接相關(guān)材料以及文件交接后發(fā)表的重要工作相關(guān)材料直接進(jìn)行嚴(yán)格收集管理檢查把關(guān)，可以在重要任務(wù)工作文件以及交接表中同時(shí)直接加入正在企業(yè)文書檔案管理工作部門所有工作人員沒有署名或未簽字的一欄，已確定已經(jīng)完成的重要工作任務(wù)以及工作文件交接材料中也可以直接對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)檢查收集，一般性任務(wù)工作文件以及交接相關(guān)材料中也可以直接進(jìn)行重要任務(wù)工作文件臨時(shí)交接，確保正在干部崗位調(diào)動(dòng)或其他崗位人員離職同時(shí)工作人員手中的一些重要文件以及交接相關(guān)資料不至于同時(shí)流失。

4.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員基本業(yè)務(wù)水平和專業(yè)整體素質(zhì)

檔案管理工作人員除了應(yīng)該要充分具備兢兢業(yè)業(yè)的愛崗工作奉獻(xiàn)精神外，還必該應(yīng)不斷深入高校學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，提高新的業(yè)務(wù)水平，更新工作思維理念，企業(yè)部門應(yīng)在初始開展企業(yè)檔案資料收集管理工作前對(duì)專兼職稱的檔案員干部進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，將歸檔工作進(jìn)行制度，崗位職責(zé)進(jìn)行規(guī)范，收集管理工作進(jìn)行時(shí)限，歸檔工作范圍及檔案收集管理工作中一些應(yīng)特別注意的重要事項(xiàng)逐一對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)講解了并說明。

5.檔案部門要大力宣傳檔案工作及相關(guān)的法律法規(guī)

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門和企業(yè)檔案工作人員都往往是默默無聞的正在開展檔案工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案收集工作前期開展困難，往往不能按照原計(jì)劃如期進(jìn)行，得以起不到相應(yīng)的公眾理解和政策支持。這就非常需要企業(yè)檔案工作人員能夠大力加強(qiáng)其對(duì)檔案收集工作者的宣傳教育力度，通過多種宣傳渠道廣泛運(yùn)用多種宣傳手段廣泛宣傳檔案收集工作，把企業(yè)宣傳檔案工作切實(shí)貫穿開展到各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷逐步推出企業(yè)檔案收集工作新的高潮，只有不斷進(jìn)行這種宣傳，才能逐步提高整個(gè)企業(yè)整體全員的開展檔案工作意識(shí)。在企業(yè)開展檔案收集管理工作宣傳過程中，宣傳開展檔案收集工作的極其必要性和極其重要性，以及宣傳檔案文件移交后送到其他檔案室后繼續(xù)保管的安全性和可靠性，從而也促使個(gè)別不能夠放心將檔案文件直接移交至其他檔案室的工作人員能夠了解到檔案室的收集管理工作并對(duì)此予以積極配合。

6.實(shí)行紙質(zhì)版、電子版文件雙套收集制

在前期收集有關(guān)紙質(zhì)和正版電子文件的過程同時(shí)我還應(yīng)嚴(yán)格要求有關(guān)企業(yè)各職能部門及時(shí)收集配套的有關(guān)電子資料文件，檔案管理部門同時(shí)應(yīng)就有關(guān)電子檔案文件前期收集歸檔工作中的注意事項(xiàng)，如電子文件前期存放時(shí)間格式、文件大小等相關(guān)要求問題進(jìn)行了系統(tǒng)的說明，檔案管理部門在決定接收有關(guān)電子檔案文件時(shí)，應(yīng)對(duì)接收歸檔后的電子檔案文件進(jìn)行核查其基本技術(shù)性能狀況，驗(yàn)收檢查合格后，按有關(guān)規(guī)定日期辦理文件移交檔案手續(xù)。

結(jié)束語

提高企業(yè)檔案資料收集工作質(zhì)量是企業(yè)檔案管理部門工作的戰(zhàn)略重點(diǎn)，企業(yè)及檔案管理部門人員應(yīng)時(shí)刻立足檔案企業(yè)的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展，不斷積極探索和研究創(chuàng)新開展檔案資料收集管理工作的新技術(shù)方法，新途徑，為開展檔案企業(yè)提供回收利用管理服務(wù)工作打下良好的理論基礎(chǔ)。

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