大數(shù)據(jù)背景下茶葉企業(yè)檔案管理建設(shè)探究

詹艷輝

（湖南開放大學(xué)，湖南 長沙 410000）

作為歷史記載的一種方式，檔案是一項(xiàng)別具特色的文明資產(chǎn)。茶葉企業(yè)檔案是指茶葉企業(yè)在各類活動(dòng)（例如生產(chǎn)、營銷、社會(huì)服務(wù)等）中創(chuàng)建的有意義的先天性記載，內(nèi)容包括茶葉企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容、企業(yè)理念、管理方向等因素，體現(xiàn)出茶葉企業(yè)檔案內(nèi)容的廣泛化，檔案的存在也為以后的發(fā)展和管理事務(wù)供應(yīng)了參考。當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，它以高處理速度、高精度和高工作效率等優(yōu)點(diǎn)迅速服務(wù)于各個(gè)行業(yè)，其中也包括應(yīng)用于茶葉企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中，使得茶葉企業(yè)相關(guān)工作事務(wù)已從傳統(tǒng)的管理模式變?yōu)榇髷?shù)據(jù)管理模式。計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序極大地提高了搜索、查看、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)存檔信息的效率。同時(shí)，傳統(tǒng)文件管理不具備大數(shù)據(jù)管理模式擁有的保密性高、壽命長、更新速度快、成本低的特點(diǎn)。因此，本文在分析和討論茶葉企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)的特征提出了相應(yīng)的改進(jìn)思路。

1 茶葉企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理人員專業(yè)知識(shí)貧乏，重視程度不夠

對于茶葉企業(yè)的檔案管理人員的安置，當(dāng)前還存在著諸多的不合理性。大多數(shù)檔案管理員是兼職人員，歸檔專業(yè)知識(shí)薄弱，也缺乏一些系統(tǒng)的歸檔專業(yè)培訓(xùn)，而這一些因素上正在影響檔案管理工作的正常高效開展。

在茶葉企業(yè)中建立信息系統(tǒng)是衡量茶葉企業(yè)整體能力的關(guān)鍵指標(biāo)。當(dāng)下，在茶葉企業(yè)中建立信息技術(shù)和人力資源團(tuán)隊(duì)尚且取得了一定的成就。但是，總的來說，還是存在信息化設(shè)施不足，沒有密切注意檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)等問題。

1.2 大數(shù)據(jù)運(yùn)用意識(shí)相對薄弱，技術(shù)使用能力欠缺

根據(jù)最近茶葉企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)的結(jié)果顯示，一些茶葉企業(yè)的檔案收集、記錄、分類都依靠手工編寫，而不是先進(jìn)的信息技術(shù)。由于手動(dòng)寫入速度慢、錯(cuò)誤率高和工作量大的特點(diǎn)，這些茶葉企業(yè)的檔案管理人員需要在深夜加班。同時(shí)，不少茶葉企業(yè)都不太了解在檔案管理中大數(shù)據(jù)的使用，也不了解高級(jí)信息技術(shù)的使用，而單純的將自己的開發(fā)概念與大數(shù)據(jù)開發(fā)相集成。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員無法充分利用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)技術(shù)來處理大量的檔案信息，降低了工作效率。

在科學(xué)技術(shù)進(jìn)展迅猛的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用促使檔案管理人員不斷的提升自我以滿足相應(yīng)水平的標(biāo)準(zhǔn)。但是，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法根深蒂固，當(dāng)前的檔案管理人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)的便捷、快速和高效功能并沒有充分重視，也沒有充分理解信息技術(shù)的完整性。同時(shí)，大多數(shù)檔案管理人員通常年齡太大，無法使用和接受新的信息技術(shù)，并且缺乏檔案管理功能（例如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)）的大多數(shù)技術(shù)的使用能力，另外，使用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行文件管理的員工在日常操作中也經(jīng)常出現(xiàn)這一問題。

1.3 檔案管理信息設(shè)備較為陳舊

隨著新時(shí)代大數(shù)據(jù)的飛速成長，茶葉企業(yè)檔案管理變得越來越復(fù)雜和多變，往日的方式方法已不再適合當(dāng)前管理工作的內(nèi)容。改善茶葉企業(yè)檔案管理設(shè)備，以更好地改變和改善員工的思想觀念和工作觀念和方法，是一個(gè)亟待解決的問題。同時(shí)，茶葉企業(yè)需要投入一定的資金來更新設(shè)備，替換或者改進(jìn)一些過時(shí)的、使用異常的設(shè)備儀器。例如，用于檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備速度很慢，需要采取諸如更換新設(shè)備或升級(jí)系統(tǒng)之類的措施。

1.4 管理機(jī)制執(zhí)行效果欠佳，管理方式仍然陳舊

茶葉企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化起步較晚，并且受傳統(tǒng)理念的強(qiáng)烈影響，與此同時(shí)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)還不盡完善。一些茶葉企業(yè)已經(jīng)建立了完整的檔案管理規(guī)則和規(guī)章，但是由于許多因素的影響使得它們不能被完全實(shí)施，造成檔案管理系統(tǒng)只是一個(gè)擺設(shè)。

因?yàn)楣芾砣藛T經(jīng)常將檔案用作管理工具而非服務(wù)工具，因此很難在檔案管理人員中形成積極的參與感，也缺乏對其不斷變化的需求進(jìn)行充分分析、歸檔工作。一旦檔案管理人員不能主動(dòng)為茶葉企業(yè)提供豐富、獨(dú)特和多樣化的服務(wù)，那么它們僅限于等待上門檢查的工作。除了搜索系統(tǒng)的缺陷外，一些茶葉企業(yè)仍然僅依靠文件目錄來提高搜索效率，速度慢且不能及時(shí)有效的使用存檔信息。

2 大數(shù)據(jù)背景下茶葉企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思路

2.1 相關(guān)人員提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)知

當(dāng)下茶葉企業(yè)普遍存在對檔案管理的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)較低，加之對工作性質(zhì)的誤解，使得大多數(shù)茶葉企業(yè)的檔案管理活動(dòng)的關(guān)注度偏低。他們認(rèn)為，對于茶葉企業(yè)而言，最重要的是從事生產(chǎn)經(jīng)營，檔案只是紙質(zhì)材料，沒有太大的意義與作用，這一現(xiàn)狀是直接造成茶葉企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)成長瓶頸的原因之一。如何走出這一困境，需要茶葉企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分利用其自身的行政職能，加強(qiáng)宣傳和監(jiān)督。作為茶葉企業(yè)整個(gè)運(yùn)營的重要組成部分，檔案管理存儲(chǔ)的資料，例如手稿和歷任茶葉企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示、相關(guān)單位的文件、茶葉企業(yè)活動(dòng)的視頻錄音等，在記錄茶葉企業(yè)成長的歷史和出色的表現(xiàn)中起著關(guān)鍵角色的作用，同時(shí)可以為茶葉企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展指明方向。

2.2 全面提升專業(yè)人員技能水平，促進(jìn)工作效率的提高

檔案管理事務(wù)與茶葉企業(yè)的整體管理密切相關(guān)。因此，檔案管理員應(yīng)具備強(qiáng)烈的義務(wù)感和責(zé)任感，并將本職工作與茶葉企業(yè)的發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，認(rèn)真且積極做好思想理念和檔案管理。然而，現(xiàn)階段茶葉企業(yè)將其主要精力放置于茶葉企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，而忽略了檔案管理，大部分檔案管理人員屬于兼職人員，因而與專職管理人員相比較而言，專業(yè)素養(yǎng)不足，甚至在計(jì)算機(jī)的基本操作方面也是不熟練的狀態(tài)，管理層需要注意提高其員工的專業(yè)水平。除此之外，也出現(xiàn)了不占少數(shù)的茶葉企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)都具有較大的流動(dòng)性這一特點(diǎn)。另外，檔案管理受制于復(fù)雜的程序，它不限于對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的分類，而是需要仔細(xì)調(diào)查。基于此，需要相關(guān)管理員根據(jù)存檔文件執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化任務(wù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和文本之間的關(guān)聯(lián)，這也就需要掌握最基本的文本輸入和信息處理技能，以及數(shù)據(jù)摘要、匹配執(zhí)行等能力?；谟?jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)信息，能充分地提升業(yè)務(wù)質(zhì)量。茶葉企業(yè)方應(yīng)根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，定期組織檔案管理員進(jìn)行專項(xiàng)訓(xùn)練，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率。同時(shí)，茶葉企業(yè)定期邀請專業(yè)檔案管理學(xué)者對本崗位人員進(jìn)行專題講座和實(shí)踐培訓(xùn)，不斷提升專業(yè)管理的素質(zhì)和技能。本企業(yè)高級(jí)檔案管理職員還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理業(yè)務(wù)的檢查和監(jiān)督，確保有關(guān)人員嚴(yán)格規(guī)范行為，提高檔案管理意識(shí)，不斷提高工作業(yè)務(wù)質(zhì)量。另外，茶葉企業(yè)在錄用檔案管理專職人員時(shí)，要聘用相關(guān)專業(yè)人員，使人員結(jié)構(gòu)更加合理，提升檔案管理工作檔次，為茶葉企業(yè)的檔案管理工作供應(yīng)更優(yōu)的服務(wù)。

2.3 積極引進(jìn)先進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，加大信息化建設(shè)投入力度

先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理的革新。它不僅有力地提升了茶葉企業(yè)的檔案管理工作效果，而且為檔案管理的規(guī)范化注入了全新的活力，并改善了茶葉企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)。越來越多的茶葉企業(yè)都引入了檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，工作人員不再需要反復(fù)檢查文件的借還狀態(tài)，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件相關(guān)的代碼即可查閱；借用人員在文件借閱到期之前，會(huì)收到來自檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出的提醒消息，通知借閱人按時(shí)歸還文件。

如若實(shí)現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)化，就需加大對檔案信息化的投入，并從各個(gè)方面保證其順利地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。首先，由于只能依靠網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來實(shí)現(xiàn)檔案信息化，因此，我們首要步驟是改善企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的信息化水平，并保證檔案管理的信息化。接下來，我們將改進(jìn)相關(guān)的硬件設(shè)備，例如購買計(jì)算機(jī)和交換機(jī)，以提供構(gòu)建存檔信息所需的工具。再者，建立完整的軟件系統(tǒng)。茶葉企業(yè)可以購置自己的檔案管理系統(tǒng)，也可以基于相關(guān)技術(shù)人員創(chuàng)建屬于自己茶葉企業(yè)特色的檔案管理系統(tǒng)。只有借助高效的檔案處理系統(tǒng)，才能有效地將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案，實(shí)現(xiàn)對存檔數(shù)據(jù)的高效管理。

2.4 加強(qiáng)茶葉企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保檔案信息管理的安全性

建立一個(gè)相對完整的檔案數(shù)據(jù)庫是茶葉企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的根基。所有的茶葉企業(yè)均需加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，最大程度地利用先進(jìn)的信息資源來管理茶葉企業(yè)檔案，方便用戶服務(wù)的同時(shí)簡化茶葉企業(yè)的檔案活動(dòng)。因此，所有茶葉企業(yè)都需要注入足量的資金，以建立現(xiàn)代化的檔案信息工作平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理員更輕松地檢索存檔。

除此之外，檔案信息管理的安全性也處于關(guān)鍵地位。完善信息檔案管理的防范措施，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的高保密性。這就要求建立一個(gè)安全保護(hù)系統(tǒng)，定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并歸檔信息，以提供穩(wěn)定而安全的歸檔管理環(huán)境。檔案信息管理是將文件資料轉(zhuǎn)換為電子格式并將其保存在計(jì)算機(jī)機(jī)器中。如果檔案管理員不完全了解文件信息管理的安全性，將對茶葉企業(yè)、員工的信息安全性產(chǎn)生重大威脅。因此，有必要密切注意檔案信息安全問題，增強(qiáng)員工的安全意識(shí)，認(rèn)真做好安全保密任務(wù)，確保檔案信息管理的高密性。

大數(shù)據(jù)紀(jì)元下，茶葉企業(yè)需要充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)在提高檔案管理業(yè)務(wù)效率方面的優(yōu)勢。為更為透徹的發(fā)揮這一優(yōu)勢，一方面，檔案管理者需要結(jié)合茶葉企業(yè)內(nèi)部檔案管理任務(wù)的現(xiàn)實(shí)情況及缺點(diǎn)，提升和評價(jià)管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力，積極招募高素質(zhì)的檔案管理人員，同時(shí)，茶葉企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面需要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，完善相關(guān)管理機(jī)制，加強(qiáng)與其他業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的溝通，使得檔案管理日趨系統(tǒng)科學(xué)，從而不斷提升檔案服務(wù)優(yōu)質(zhì)程度。