醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及提升路徑芻議

吳美娜

摘要：醫(yī)院辦公室文件管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文件管理，促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)管理，提高醫(yī)院服務(wù)水平，維護(hù)醫(yī)患利益，要充分尊重文件對住院患者的便利作用，重視文件工作的基礎(chǔ)性工作，提高醫(yī)院辦公室文件管理人員的素質(zhì)，更好地為有需要的患者提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室文件;管理

經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，醫(yī)院辦公室文件管理在不斷實(shí)踐的過程中得到了更全面的完善。醫(yī)院辦公室文件管理對醫(yī)院發(fā)展具有重要貢獻(xiàn)。醫(yī)院辦公室文件管理在一定程度上決定了醫(yī)院的發(fā)展，為了促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步，更好地服務(wù)于公眾，有必要對醫(yī)院辦公室文件管理進(jìn)行更細(xì)致的研究，本文闡述了醫(yī)院辦公室文件管理中存在的不足和問題，改進(jìn)了不足之處，并提出了進(jìn)一步的建議。

一、醫(yī)院辦公室文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律

（一）專業(yè)性更強(qiáng)

醫(yī)院任何活動都圍繞著“醫(yī)”字，醫(yī)院文件也.不例外，作為指導(dǎo)各項(xiàng)醫(yī)療工作的載體，涉及的內(nèi)容與醫(yī)療業(yè)務(wù)密切相關(guān)，醫(yī)院文件會有大量專業(yè)名詞和術(shù)語，對醫(yī)院文件的撰寫、閱讀、處理都需要具備一定專業(yè)背景才能更好完成。

（二）時(shí)效性更強(qiáng)

醫(yī)院文件是伴隨醫(yī)療活動產(chǎn)生的，目的是滿足醫(yī)療活動、規(guī)范醫(yī)療行為。醫(yī)院醫(yī)療活動全天候全年無休，任何時(shí)間都為診治病人服務(wù)，不受節(jié)假日影響，突發(fā)事件較多，意外因素較多，文件要求實(shí)時(shí)、動態(tài)，才能積極響應(yīng)，滿足不斷變化的因素。

（三）綜合多樣性

醫(yī)院的各項(xiàng)工作，既需要接收國家、省、市各級醫(yī)療衛(wèi)生行政主管部門的下行文，也需要向主管部門報(bào)送總結(jié)、請示、報(bào)告等上行文，既有院內(nèi)各科室、部門之間的內(nèi)部行文，也有與院外其他單位、機(jī)構(gòu)的文件交換。所以，醫(yī)院使用到的文種非常繁雜，常見的有決定、通知、請示、批復(fù)、函、報(bào)告、會議紀(jì)要等，覆蓋大多數(shù)文件文種。

二、醫(yī)院辦公室文件管理的意義

（一）延續(xù)的醫(yī)院辦公室文件有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院辦公室文件管理質(zhì)量，醫(yī)院辦公室文件的管理評價(jià)和控制每年或每隔幾年進(jìn)行一次。在檢查和評審過程中，需要有各部門多年的規(guī)范性文件和指導(dǎo)方針。文件管理的連續(xù)性可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對各種檢查，真正做好準(zhǔn)備。

（二）完整的醫(yī)院辦公室文件管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)

加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文件管理的關(guān)鍵是維護(hù)文件的完整性，同時(shí)，要做好文件保密工作，保證文件的利用，定期監(jiān)測和評估醫(yī)院辦公室文件管理，確保文件管理質(zhì)量。對于一些臨床糾紛文件，應(yīng)注意其文件價(jià)值的開發(fā)。充分收集策略，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中的優(yōu)勢和劣勢，形成分析報(bào)告，供醫(yī)院決策者參考，指導(dǎo)今后的工作。

三、醫(yī)院辦公室文件管理現(xiàn)存問題

（一）文件信息化管理意識不足

總體而言，部分文件管理部門對醫(yī)院辦公室文件管理仍缺乏正確認(rèn)識。當(dāng)前的醫(yī)院辦公室文件管理模式已不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，員工缺乏對醫(yī)院辦公室文件建設(shè)的了解，沒有運(yùn)用信息技術(shù)對醫(yī)院辦公室文件資源進(jìn)行科學(xué)的管理，導(dǎo)致文件管理效率低下。

（二）文件信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)

醫(yī)院辦公室文件管理部門沒有充分認(rèn)識到醫(yī)院辦公室文件管理的重要性，沒有投入足夠的技術(shù)和資源來開展這項(xiàng)工作。經(jīng)過調(diào)查，一些中小型醫(yī)院由于資金和技術(shù)的限制，沒有購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件，舊的系統(tǒng)難以滿足醫(yī)院辦公室文件管理的規(guī)范要求，不能充分滿足醫(yī)院辦公室文件管理的價(jià)值。

（三）文件信息化管理工作缺乏專業(yè)人才

為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，加快醫(yī)院辦公室文件工作的信息化和科學(xué)化進(jìn)程，僅靠軟硬件設(shè)施是難以實(shí)現(xiàn)的，需要大量的專業(yè)人員。但就目前情況來看，一些醫(yī)院并沒有特別重視這項(xiàng)工作，對人員配備沒有進(jìn)行全面的分析，員工的專業(yè)素質(zhì)普遍較低。在醫(yī)院辦公室文件管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件仍是最重要的，專業(yè)信息學(xué)習(xí)能力不高。沒有充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室文件管理軟件的功能，僅滿足于信息的簡單采集和存儲，難以有效提高工作質(zhì)量。另外，醫(yī)院辦公室文件管理員對醫(yī)院辦公室文件管理缺乏全面的了解。在日常工作中，缺乏對文件信息的處理技巧和信息能力，不可避免地會導(dǎo)致醫(yī)院辦公室文件管理因處理不當(dāng)而丟失。

（四）對文件檔案管理重視程度不足

隨著新的醫(yī)療改革的不斷進(jìn)行，我國大部分對于醫(yī)療水平的重視程度逐步提高，但是對于醫(yī)院文件檔案管理工作的重視程度仍然有待提高。雖然許多醫(yī)院正常的組織結(jié)構(gòu)中都有著文件檔案管理室，工作人員中也有人負(fù)責(zé)管理文件檔案，但是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)整體上對于這一部分的工作重視程度依然不夠，導(dǎo)致醫(yī)院文件檔案上收集的資料不夠，檔案室中的文件檔案資料也不夠完整。

四、提升醫(yī)院辦公室文件管理的措施

（一）創(chuàng)建完善的制度

在醫(yī)院的日常運(yùn)營中，臨床科室是最重要的科室，這就導(dǎo)致了醫(yī)院對辦公室文件管理的重視程度較低。因此，醫(yī)院管理者必須重視醫(yī)院辦公室文件管理。第一，醫(yī)院文件管理者投入更多的資金，完善醫(yī)院辦公室文件管理。要按照國家法律、法規(guī)和要求完善醫(yī)院辦公室文件管理制度，結(jié)合自身特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文件管理工作的規(guī)范化、制度化，將原有的分散管理模式集中起來，提高醫(yī)院辦公室文件管理的效率，充分實(shí)現(xiàn)資源的整合。

（二）強(qiáng)化信息化管理力度

在醫(yī)院辦公室文件管理中實(shí)施信息化管理是未來的發(fā)展趨勢，因此，醫(yī)院必須投入充足的資源，配備完善的軟硬件設(shè)施，這也是醫(yī)院做好辦公室文件管理的重要前提。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為醫(yī)院辦公室文件配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，建立完善的醫(yī)院辦公室文件系統(tǒng)。此外，辦公室文件的安全性需要提高，以避免病毒攻擊、信息丟失和盜竊。在信息交換管理過程中，為了提高辦公室文件的安全性，有必要建立用戶權(quán)限。在此期間，必須注意信息化只是管理文件的一種手段，信息化并不能解決文件管理的所有問題[3]。信息化只會提高醫(yī)院辦公室文件收集、處理和傳遞的便捷性，相關(guān)管理者不應(yīng)過分依賴信息系統(tǒng)。

（三）提高文件管理工作人員的素質(zhì)

在辦公室文件管理中，工作人員的整體素質(zhì)與工作效果和效率密切相關(guān)。定期培訓(xùn)文件管理人員，不斷更新相關(guān)知識，提高工作組技術(shù)水平。鼓勵(lì)辦公室文件管理人員參與實(shí)踐學(xué)習(xí)，與他人交流。醫(yī)院辦公室文件管理人員要注重等級制度，促進(jìn)醫(yī)院辦公室文件管理的發(fā)展。文件人員除了具備必要的知識和技能外，還應(yīng)增強(qiáng)醫(yī)院辦公室文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任感。此外，醫(yī)院辦公室文件管理的作用是提供社會服務(wù)，沒有直接的物質(zhì)財(cái)富，很難激發(fā)文件管理人員的工作積極性。

（四）明確管理格局

要提高醫(yī)院辦公室文件管理水平，就必須理清文件管理的秩序，實(shí)行集中管理，提高工作效率。因此，有必要改變醫(yī)院辦公室文件多部門管理的現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一的專業(yè)的文件管理模式，明確行業(yè)管理職責(zé)和權(quán)限，對不同類型的文件和文件進(jìn)行分類，建立全面、系統(tǒng)、專業(yè)的信息庫，必要時(shí)可查閱。但是，辦公室文件管理的工作內(nèi)容將會增加，此時(shí)可以添加一個(gè)文件管理器，實(shí)現(xiàn)對辦公室文件管理問題的溝通，確保高效、高質(zhì)量的完成辦公室文件管理工作。

（五）加強(qiáng)文件檔案管理工作與文書工作之間的聯(lián)系

若想促進(jìn)醫(yī)院文件檔案管理工作質(zhì)量不斷提升，需要加強(qiáng)醫(yī)院文件檔案工作與文書工作之間的聯(lián)系;加強(qiáng)他們之間工作的聯(lián)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)性，互相配合工作，促進(jìn)工作效率不斷提高。同時(shí)，文件檔案管理人員要加強(qiáng)對文書工作的監(jiān)督，只有兩項(xiàng)工作之間相互配合、相互促進(jìn)，才能確保文件管理的規(guī)范性。

（六）注重將傳統(tǒng)文件檔案的方式與信息化文件檔案建設(shè)方式進(jìn)行整合創(chuàng)新，推動醫(yī)院文件檔案信息化多樣化發(fā)展。

檔案管理方式是檔案信息化建設(shè)的重要推動力量，因此醫(yī)院應(yīng)該主動適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院發(fā)展新常態(tài)，在注重推動文件檔案的傳統(tǒng)管理與建設(shè)方式不斷創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，在文件檔案數(shù)字化處理、歸類入檔與開發(fā)利用上，加大傳統(tǒng)文件檔案管理與信息化建設(shè)方式的整合創(chuàng)新，不斷推進(jìn)文件檔案信息化建設(shè)形式的多樣化發(fā)展，力求形成文件檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)大持久合力。

（七）加大投入，不斷夯實(shí)注重醫(yī)院文件檔案信息化建設(shè)的人力、物力與財(cái)力基礎(chǔ)。

檔案工作推進(jìn)所需要的各種條件是檔案信息化建設(shè)需要的軟件與硬件，因此，醫(yī)院應(yīng)該主動適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院發(fā)展的新常態(tài)，積極推進(jìn)文件檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)條件的配置與供給，從檔案工作人員數(shù)量與質(zhì)量的提升到計(jì)算機(jī)的配置、文件檔案管理軟件的開發(fā)利用上加大投入，全面升檔換級文件檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)軟件與硬件設(shè)施以及其他相關(guān)條件，以此為文件檔案信息化建設(shè)提供充足有力的各項(xiàng)條件與資源供給。

結(jié)束語

因此，醫(yī)院辦公室文件的內(nèi)容比較復(fù)雜，為了保證醫(yī)療企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須充分考慮醫(yī)院辦公室文件管理。因此，醫(yī)院辦公室文件管理必須充分認(rèn)識文件管理的重要性，增加文件管理的技術(shù)設(shè)備，打好硬件基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院辦公室文件管理要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)資源的有效整合。醫(yī)院文件管理作為一項(xiàng)重要的管理工作，必須規(guī)范化，不斷優(yōu)化工作方法，妥善保存與醫(yī)院管理有關(guān)的數(shù)據(jù)、文件、內(nèi)容和背景信息。同時(shí)，企業(yè)必須加大對信息化建設(shè)的投入，注重培養(yǎng)高素質(zhì)的辦公室文件管理人才，促進(jìn)辦公室文件管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林森.醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策[J].卷宗，2021，11（4）：54.

[2]張銘濤.醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（8）：31-33.

[3]張悅.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用分析[J].中國保健營養(yǎng)，2021，31（7）：364.