檔案管理現(xiàn)代化與服務(wù)創(chuàng)新研究

馬宏正

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理模式不斷變革。本文首先分析檔案管理現(xiàn)代化的意義，進(jìn)而探討檔案管理現(xiàn)代化與服務(wù)創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;服務(wù)創(chuàng)新;方法

信息技術(shù)的快速發(fā)展提升了人們的生活水平，充實(shí)了人們的生活內(nèi)容，也為人們的日常工作帶來(lái)了便利。而檔案是各單位發(fā)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它的存在價(jià)值十分重要，如何有效的保證檔案資料的安全性和現(xiàn)代化是各單位應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)，本文就將基于檔案管理工作現(xiàn)代化的意義來(lái)探究如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

1檔案管理現(xiàn)代化與信息化的意義

1.1促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

在當(dāng)前階段，信息技術(shù)已經(jīng)得到了相當(dāng)廣泛的運(yùn)用，因此單位為了能夠滿足時(shí)代發(fā)展的潮流也開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)信息化的建設(shè)，這就使得信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了相當(dāng)廣泛的運(yùn)用，加速了單位檔案管理的相現(xiàn)代化進(jìn)程。另外，信息化技術(shù)投入運(yùn)用之后，在很大程度上促進(jìn)了現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，更好地促進(jìn)了單位信息化的建設(shè)，使得檔案管理工作具有更高的水平。

1.2有效地提升檔案管理的水平

一般來(lái)說(shuō)，信息化具有比較高的復(fù)雜性以及綜合性，其往往有著很多種對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存的介質(zhì)，它與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，它能夠更好地儲(chǔ)存信息。此外，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，借助計(jì)算機(jī)無(wú)形的空間對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行儲(chǔ)存能夠節(jié)省大量的人力以及物力，有效地提升檔案管理工作的效率。再者運(yùn)用信息化的相關(guān)技術(shù)能夠幫助檔案管理人員提升自身的工作效率，節(jié)約了過(guò)去對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行翻閱而浪費(fèi)的時(shí)間。

1.3充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

在過(guò)去檔案管理工作沒(méi)有運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)，檔案管理工作不僅需要注重存儲(chǔ)檔案資料還要注重對(duì)資料的保存。在信息化的相關(guān)技術(shù)得到了應(yīng)用之后，檔案管理的相關(guān)工作在性質(zhì)方面已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，其逐漸朝著開(kāi)發(fā)利用的方向發(fā)展。在從事檔案管理工作時(shí)，依托數(shù)字信息技術(shù)能夠更加方便地對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行提取，節(jié)約了管理時(shí)間，有效地提升了檔案管理工作的效率，而且還使得檔案的利用率更高。

2檔案管理現(xiàn)代化與服務(wù)創(chuàng)新模式

2.1架構(gòu)先進(jìn)的圖書(shū)管理體系

當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，怎樣科學(xué)有效的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作，是從事圖書(shū)管理的工作人員必須思考的課題，而這一切的根本就是要形成先進(jìn)的、完善的管理制度。既要對(duì)傳統(tǒng)優(yōu)秀管理機(jī)制有所傳承，又要順應(yīng)時(shí)代進(jìn)行改革創(chuàng)新，這需要全面了解當(dāng)前管理方式的優(yōu)劣，在此基礎(chǔ)上，才能在推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化邁進(jìn)的過(guò)程中取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮最大優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系時(shí)要敢于大膽地除舊布新，與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)接軌，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，制定與時(shí)俱進(jìn)的管理制度。

2.2制定檔案管理責(zé)任劃分

根據(jù)調(diào)查分析，現(xiàn)有的檔案管理制度存在諸多漏洞，并且人為因素也至關(guān)重要。從業(yè)者往往會(huì)忽視檔案管理工作的重要性，因而工作態(tài)度散漫，“混日子”思想嚴(yán)重，在工作上存在拖拉延時(shí)的現(xiàn)象。因此想要大力推進(jìn)檔案管理制度的科學(xué)化，管理職責(zé)的分工明確迫在眉睫，這就要建立有效的責(zé)任制，從而能夠根據(jù)從業(yè)人員的工作任務(wù)量化追責(zé)。這樣做的好處顯而易見(jiàn)，可以促使從業(yè)人員端正工作態(tài)度，保質(zhì)保量的參與檔案管理工作。另外在制度建立上要有獎(jiǎng)有罰，對(duì)工作態(tài)度散漫、不負(fù)責(zé)任的人員要進(jìn)行懲治，對(duì)工作勤奮具有責(zé)任感的人員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能最大程度發(fā)揮檔案管理人員的工作積極性。

2.3努力提升從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有作用，對(duì)整個(gè)社會(huì)管理也有重要意義，因此從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的保障環(huán)節(jié)。在檔案管理專業(yè)素質(zhì)人才建設(shè)上存在兩個(gè)來(lái)源，一是從社會(huì)或高校引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的管理人員，為檔案管理事業(yè)注入新鮮血液;二是培養(yǎng)既有工作人員，強(qiáng)化管理技能，提升專業(yè)素養(yǎng)。員工素質(zhì)的培養(yǎng)要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其中最重要的是形成檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，只有具備現(xiàn)代化管理的理念，才能相應(yīng)的為推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化注入動(dòng)力。另一方面鍛煉從業(yè)人員的工作能力也必不可少，這樣才能使得員工有能力進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

2.4建立科學(xué)的分類歸檔機(jī)制

為了盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的現(xiàn)代化進(jìn)程，就要設(shè)計(jì)科學(xué)的分類歸檔體系，檔案分類歸檔旨在于將同一形式、同一內(nèi)容、同一規(guī)格的檔案放置在同一區(qū)域或頁(yè)面，如此既方便于檔案的檢索，也適應(yīng)當(dāng)前科學(xué)管理的需要。例如目前通用的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，通過(guò)在信息平臺(tái)上設(shè)置各種不同類性區(qū)域，將社科類、金融類、體育類、歷史類等進(jìn)行大專業(yè)的劃分，還可以在體育類別上劃分足球類、籃球類、游泳類。除此之外，一些網(wǎng)絡(luò)檔案具有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，那么紙質(zhì)檔案要按照網(wǎng)絡(luò)檔案的規(guī)則進(jìn)行歸檔。

2.5拓展信息來(lái)源

檔案信息挖掘、加工，及時(shí)有效地傳播檔案信息是檔案管理建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。利用網(wǎng)絡(luò)及信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)、分類管理，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息使用需求。發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用，充分發(fā)掘其內(nèi)在潛力，宣揚(yáng)檔案管理建設(shè)的成效，如此才能使師生足夠了解到檔案管理的必要性，促使員工充分運(yùn)用檔案管理的資源，使檔案資料的價(jià)值充分顯現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)也為構(gòu)建檔案資源知識(shí)庫(kù)，發(fā)揮檔案資料重要價(jià)值，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理變得有意義非凡。

2.6開(kāi)發(fā)更多的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系

當(dāng)今時(shí)代，先進(jìn)的信息技術(shù)是檔案管理的重要支撐手段，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)施檔案貯存、傳播、收集、整理、交流。因此需要大力的研發(fā)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)用體系，例如用Web來(lái)實(shí)現(xiàn)資料搜索。這樣就可以實(shí)現(xiàn)用戶通過(guò)Web自主完成檔案資料查詢和搜索，最大限度的提高檔案資源的利用率。

3結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期檔案管理的科學(xué)化已經(jīng)是勢(shì)在必行，已然是社會(huì)發(fā)展迫切需要，科學(xué)化、精細(xì)化的檔案管理有利于推動(dòng)單位良好發(fā)展，規(guī)范化的檔案管理是推動(dòng)建設(shè)，本篇對(duì)檔案管理發(fā)展及流程管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，以期盼能給檔案管理從業(yè)者在今后的工作中帶來(lái)幫助。

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