大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理優(yōu)化的路徑探析

汪洋

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，給檔案管理帶來了新的發(fā)展方向，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展路徑，推動(dòng)檔案管理工作落實(shí)，優(yōu)化檔案管理工作模式，作為檔案管理專業(yè)人員就需要結(jié)合時(shí)代背景，提出新的檔案管理工作思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化。為此本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的工作特點(diǎn)，分析其發(fā)展機(jī)遇，判斷發(fā)展中所面臨的挑戰(zhàn)，提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，以求能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的全面優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;優(yōu)化路徑

隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息科技也隨之高速的發(fā)展起來，人類社會(huì)逐漸地邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)成為了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的核心依據(jù)。而檔案管理工作的核心目的就是為了有效地保存管理數(shù)據(jù)，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料支撐，其中具體的工作業(yè)務(wù)包含數(shù)據(jù)檔案的收集整理、鑒定分析、保管查詢等等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作的實(shí)施也必然會(huì)按照大數(shù)據(jù)時(shí)代的基礎(chǔ)要求，以新的技術(shù)手段、新的管理方式進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息資料的收集、整理、更新和保存，才能讓檔案管理工作在當(dāng)前的時(shí)代背景下充分地發(fā)揮自身的作用和價(jià)值。

一、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇分析

1、實(shí)現(xiàn)更加便捷的檔案存儲(chǔ)管理

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理方式，主要受到存儲(chǔ)空間范圍的限制和影響，經(jīng)過了大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)錄入之后，往往就會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)空間的限制，出現(xiàn)空間存儲(chǔ)不足的情況。且對(duì)于各類型的機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)來說，因?yàn)槊磕戤a(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)行為相對(duì)較多，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料往往相對(duì)較為龐大，且因?yàn)閷?shí)際的存儲(chǔ)需求，需要實(shí)現(xiàn)持續(xù)性的數(shù)據(jù)輸入，在傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的影響下，多數(shù)是通過分別存儲(chǔ)或者刪除數(shù)據(jù)的方式對(duì)整個(gè)存儲(chǔ)空間進(jìn)行擴(kuò)張，以保證后期的相關(guān)資料可以有效的存儲(chǔ)，這一方面對(duì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)查詢難度的增大，同時(shí)也會(huì)因?yàn)槎ㄆ诘那謇韺?dǎo)致相關(guān)重要的資料信息受到損失，這一問題對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，問題還不顯現(xiàn)，但對(duì)各類型的機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)來說影響較大。大數(shù)據(jù)的支持下，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)方式被不斷地優(yōu)化，信息化數(shù)據(jù)備份的實(shí)現(xiàn)，被不斷地優(yōu)化克服，大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)了巨大存儲(chǔ)空間的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)能高效地提供迅捷的備份管理和查詢工作落實(shí)。

2、實(shí)現(xiàn)檔案管理新技術(shù)的優(yōu)化升級(jí)

檔案管理工作的有效落實(shí)，主要是為了保證各項(xiàng)資料的及時(shí)調(diào)取，因此對(duì)于所存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)實(shí)施及時(shí)的檢索和分析、查找和判斷是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作任務(wù)內(nèi)容，隨著檔案存儲(chǔ)管理工作時(shí)間推移，大量的同質(zhì)數(shù)據(jù)在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)之中存在，檢索和查找信息往往需要消耗大量的時(shí)間精力。大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢困難的主要問題，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間被不斷地?cái)U(kuò)張，檢索的速度也有了顯著的提升，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理工作可以結(jié)合全新的搜索引擎進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，對(duì)于數(shù)據(jù)資料也能實(shí)現(xiàn)有層次、有維度的綜合化管理，數(shù)據(jù)可以進(jìn)行自動(dòng)化的檢索、分析和歸類，提升了科學(xué)決策在檔案管理之中的滲透和使用，加快信息化發(fā)展在檔案管理工作中的運(yùn)用。

3、檔案管理工作效率的提升以及基礎(chǔ)成本的降低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展過程中，隨著信息化逐漸的滲透在人們生活的方方面面之中，讓我們的生產(chǎn)生活質(zhì)量都得到了全面的提升優(yōu)化。同時(shí)高效快速的存儲(chǔ)管理方式和數(shù)據(jù)管理方式也已經(jīng)被廣泛地使用，在這種形式下，就有效地提升了各單位檔案管理工作的實(shí)際效率，同時(shí)隨著信息化在檔案管理工作中的有效滲透，檔案管理的數(shù)字化信息化程度也隨之提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式逐漸被云數(shù)據(jù)所代替，這本身就在空間行為上，克服了存儲(chǔ)檔案材料所消耗的存儲(chǔ)空間紙張、存儲(chǔ)空間范圍、存儲(chǔ)空間載體、存儲(chǔ)維護(hù)項(xiàng)目的整體支出，在數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上所有的時(shí)間以及財(cái)力的成本都得到了較大程度地降低和優(yōu)化。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代所面臨的挑戰(zhàn)

1、檔案管理工作的理念和工作流程需要優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理工作的落實(shí)中，要想實(shí)施檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的處理優(yōu)化，多數(shù)情況下是按照基礎(chǔ)的分類管理、標(biāo)記統(tǒng)籌、整理分析、歸檔管理進(jìn)行的具體操作。在大數(shù)據(jù)的支撐環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息內(nèi)容不斷地被多種新型的基礎(chǔ)知識(shí)所豐富完善，所需要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)，信息數(shù)據(jù)之間不再是單向的傳輸，或是重疊的展現(xiàn)，更多就是通過相互之間的交叉，實(shí)現(xiàn)有效的銜接處理，若使用傳統(tǒng)的工作模式，在信息分類的基礎(chǔ)上就難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的工作落實(shí)，更難說實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的標(biāo)記、整理、歸檔、分析等相關(guān)的環(huán)節(jié)內(nèi)容。為此檔案管理工作的有效落實(shí)，就需要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)有的工作內(nèi)容和工作思維方式，對(duì)相關(guān)的工作理念和工作方法進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，梳理現(xiàn)階段所執(zhí)行的操作流程和工作方式，形成屬于大數(shù)據(jù)時(shí)代獨(dú)有的檔案管理工作方式和工作思路，繼而全面加快數(shù)據(jù)革新，推動(dòng)檔案的信息化管理模式構(gòu)建。

2、檔案管理數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)形式需要轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)的推進(jìn)下，檔案管理的相關(guān)材料數(shù)據(jù)相對(duì)繁多，有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體呈現(xiàn)方式，當(dāng)前的檔案資料的保管方式也有了較為明顯的轉(zhuǎn)變，為了達(dá)到高質(zhì)量的存儲(chǔ)管理工作落實(shí)，現(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)資料主要以電子文檔、圖片信息、音頻視頻等方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理。檔案資料的存儲(chǔ)方式相應(yīng)地也需要通過不斷地豐富、完善進(jìn)行全方位的構(gòu)建，其本身的機(jī)密化水平相對(duì)不高，因此較為繁瑣復(fù)雜的原始數(shù)據(jù)資料需要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行分門別類，實(shí)施及時(shí)有效的存儲(chǔ)管理，以便于在具體需要的過程中可以通過檢索的方式進(jìn)行調(diào)閱，為相關(guān)的決策人員提供全方位的數(shù)據(jù)支持。檔案管理數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)方式，在傳統(tǒng)的管理方式下都是以線下紙質(zhì)流轉(zhuǎn)存儲(chǔ)的方式構(gòu)建形成的為了保護(hù)傳統(tǒng)文件資料檔案的完整性，在進(jìn)行信息化管理的過程中所有的存儲(chǔ)，都可以通過信息化掃描的方式進(jìn)行記錄，將相關(guān)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行分類處理，加之通過掃描記錄的方式，將所有的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料傳遞到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)一步篩查，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間、范圍、內(nèi)容的擴(kuò)展，建立起全方位的數(shù)據(jù)信息庫，保證各項(xiàng)決策的有序?qū)嵤?/p>

3、檔案管理人員綜合素質(zhì)需要全面提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代要想推動(dòng)檔案管理工作有效落實(shí)，就需要相關(guān)的檔案管理人員充分的認(rèn)識(shí)到自身管理工作的重要性，在進(jìn)行管理的過程中按照相關(guān)的規(guī)范實(shí)施信息化的管理，這個(gè)過程中就需要檔案管理人員具備相對(duì)全面的綜合管理工作能力，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作要求。大數(shù)據(jù)檔案管理的特點(diǎn)在于檔案管理工作中所涉及的檔案數(shù)據(jù)種類繁多，其本身的處理方式呈現(xiàn)出復(fù)雜化的狀態(tài)，在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)的管理工作人員不僅僅要具備科學(xué)化的管理工作思路和管理工作模式，也需要在現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)上，相對(duì)熟練地掌握多種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段以及多種類型的檔案管理工作模式對(duì)檔案資料進(jìn)行細(xì)致的分類。作為檔案管理工作人員來說，要想實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理工作落實(shí)，就需要在現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)上，針對(duì)工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身的相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，構(gòu)建出較為全面系統(tǒng)的知識(shí)體系結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步地增進(jìn)對(duì)于新技術(shù)新手段的應(yīng)用能力，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作能力的提升，為后期的檔案管理工作落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

4、檔案管理的制度不斷優(yōu)化

作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化檔案管理的方式，通過制度管理的方式，推動(dòng)檔案的制度化管理模式。一是結(jié)合當(dāng)前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)各開采、經(jīng)營(yíng)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理等多種檔案進(jìn)行有效的規(guī)劃處理，通過系統(tǒng)的方式和方法，制定針對(duì)性的檔案管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。二是通過制定檔案室管理制度，加強(qiáng)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的規(guī)范化管理，讓所有的檔案都能以正確的方式存放于檔案室。同時(shí)檔案室制度的建立，也是為了統(tǒng)籌檔案借閱管理，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、合理化管理模式，提升檔案的管理質(zhì)量。三是制定檔案管理分類制度，通過檔案的規(guī)范化分類制度確立，讓所有的檔案都能夠以既定的工作要求進(jìn)行合理的位置擺放，從而減少各檔案歸集混亂的現(xiàn)象產(chǎn)生，充分做到查找的有據(jù)可依。

三、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下的優(yōu)化路徑

1、充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

檔案管理質(zhì)量的提升對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平有著直接的影響。一是對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)管理人員來說，應(yīng)當(dāng)不斷重視檔案管理，從而提升經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人是一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)發(fā)展的核心，作為領(lǐng)導(dǎo)者要明確各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的發(fā)展方向，從而通過提升領(lǐng)導(dǎo)本身的檔案管理意識(shí)，增進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的內(nèi)部管理能力。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)的檔案管理不僅僅只是做好紙質(zhì)檔案的有效管理，同時(shí)也要做好檔案的規(guī)范，提升檔案管理人員的發(fā)展管理意識(shí)，從而不斷優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。二是作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹立正確的價(jià)值觀念，明確自身工作的重要性和責(zé)任，在管理過程中對(duì)于突發(fā)的安全事件應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行上報(bào)處理，規(guī)避可能出現(xiàn)的檔案管理問題。三是通過創(chuàng)新的檔案管理模式，優(yōu)化陳舊的檔案管理理念，從而不斷推動(dòng)各類檔案的優(yōu)化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高質(zhì)量管理。

2、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的高速發(fā)展，為我國(guó)現(xiàn)代化的檔案管理工作帶來了便捷，實(shí)現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)、綜合整理、技術(shù)優(yōu)化，與此同時(shí)也面臨著多方市場(chǎng)的考驗(yàn)和影響，因此加快大數(shù)據(jù)檔案管理勢(shì)在必行。其中大數(shù)據(jù)形式下的檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容多數(shù)是按照電子數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行系統(tǒng)的存儲(chǔ)管理工作，這種存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的方式一旦出現(xiàn)多重安全風(fēng)險(xiǎn)隱患問題，就很容易產(chǎn)生大量不可逆的數(shù)據(jù)信息損失，檔案數(shù)據(jù)的安全性已經(jīng)成為當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理的核心內(nèi)容。為此不同于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全保障措施手段，多數(shù)條件下檔案數(shù)據(jù)安全問題多數(shù)是依賴于網(wǎng)絡(luò)的安全實(shí)現(xiàn)以及檔案管理人員的信息安全技術(shù)水平，通過線上網(wǎng)絡(luò)和線下管理兩種基礎(chǔ)的措施手段，更好地加快內(nèi)部管理工作落實(shí)，繼而有效的增進(jìn)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作推進(jìn)。為此檔案管理工作要在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，建立起信息安全管理工作制度，以此通過制度化的管理工作措施，有效地強(qiáng)化檔案人員的主體責(zé)任意識(shí)，通過監(jiān)督管理制度的有效落實(shí)來全面強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全的管理保障，切實(shí)有效的增進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3、重點(diǎn)提升檔案管理人員的綜合能力

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)更多的是需要信息傳輸手段以及大數(shù)據(jù)的優(yōu)化處理以及系統(tǒng)的控制管理工作，在此基礎(chǔ)上，要全面的推動(dòng)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展優(yōu)化，就應(yīng)當(dāng)有效地優(yōu)化現(xiàn)階段檔案管理人員的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，注重對(duì)于新生代人員力量以及新鮮血液的有效輸入，在優(yōu)化從業(yè)人員管理工作的基礎(chǔ)上，全面推動(dòng)內(nèi)部管理工作落實(shí)，重點(diǎn)優(yōu)化檔案管理人員的綜合工作能力和綜合素質(zhì)水平，針對(duì)檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，加大培訓(xùn)力度優(yōu)化，針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理公益工作新形勢(shì)、新特點(diǎn)針對(duì)性地舉辦多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員不斷的優(yōu)化自身的管理工作方式和管理工作理念，繼而有效地適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需求，增進(jìn)檔案管理工作的有效性。

4、突出技術(shù)提升實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高質(zhì)量應(yīng)用

在當(dāng)前的檔案管理工作推進(jìn)的基礎(chǔ)上，作為管理人員要深入分析檔案數(shù)據(jù)電子化的整理歸集，繼而形成較為完善的檔案管理工作資料內(nèi)容，但是因?yàn)榧夹g(shù)手段和管理手段等方面的限制，很多單位雖然掌握了一定數(shù)量的數(shù)據(jù)信息，但是檔案數(shù)據(jù)的挖掘和有效利用等方面就有很大的空間，同時(shí)也沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料在于單位內(nèi)部的橫向資源共享，限制了整個(gè)檔案資料的可行性，為此在大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展下也源于檔案數(shù)據(jù)的核心價(jià)值，加大資源投入，在高速優(yōu)化安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，有效地保證檔案數(shù)據(jù)的安全管理。

5、具備一定的專業(yè)技能素養(yǎng)

在當(dāng)前的各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)檔案隊(duì)伍中，很多檔案管理人員沒有專業(yè)的技術(shù)能力，同時(shí)檔案管理的人員相對(duì)缺失，造成檔案管理質(zhì)量降低。為了有效的提升檔案管理的隊(duì)伍質(zhì)量。一是應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)，在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)本身選擇專業(yè)過硬的技術(shù)人員，開展檔案管理工作。二是以信息化技術(shù)為依據(jù)，讓檔案管理人員通過線上信息化檔案管理系統(tǒng)的操作，不斷提升檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合工作能力，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

總結(jié)：在新的時(shí)代發(fā)展過程中，為了有效地提升檔案管理工作水平，發(fā)揮檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，作為檔案管理專業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)充分分析傳統(tǒng)檔案管理存在的實(shí)際問題，基于現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行檔案的綜合管理，一方面提升了檔案工作的錄入質(zhì)量，另一方面也加快了檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)查詢，讓檔案管理工作質(zhì)量得到全方位的提升。

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