試論檔案館員工的職業(yè)生涯及其管理

丁燕紅

（作者單位：甘肅省中共白銀市委黨校）

一個(gè)人的職業(yè)生涯首先應(yīng)該確定職業(yè)方向和目標(biāo)，接著進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，然后從事相關(guān)的職業(yè)工作和活動(dòng)，最后結(jié)束職業(yè)工作。檔案館進(jìn)行員工的職業(yè)生涯管理，能夠調(diào)動(dòng)員工的工作積極性和挖掘員工的更大潛力，是人力資源實(shí)現(xiàn)高效率管理的重要一環(huán)，做好對(duì)員工的職業(yè)生涯管理，才能讓員工找到目標(biāo)，看到自身未來的發(fā)展方向，增強(qiáng)檔案館內(nèi)部員工對(duì)檔案館的歸屬感和認(rèn)同感。目前職業(yè)生涯管理已經(jīng)逐步成為許多用人單位的管理激勵(lì)手段，影響著組織的人力資源管理水平，檔案館想要吸引更多優(yōu)秀人才，提升競爭力，就要積極推動(dòng)檔案館員職業(yè)生涯管理工作。

一、檔案館實(shí)行員工職業(yè)生涯管理的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案館員的職業(yè)生涯管理工作，能夠提高檔案館人力資源管理效率，提升檔案館競爭力，因此實(shí)行檔案館員工職業(yè)生涯管理是必要的。

（一）是檔案館留住人才的有效手段

高質(zhì)量的專業(yè)人才對(duì)于任何一個(gè)機(jī)構(gòu)和組織來說都是最基本的組成要素，更決定著該機(jī)構(gòu)或組織的活力和競爭力，關(guān)系到機(jī)構(gòu)和組織的發(fā)展前景，因此如何留住高素質(zhì)專業(yè)人才是每個(gè)用人單位的永恒話題。當(dāng)前我國人才資源流動(dòng)十分頻繁，但是檔案館在人才流動(dòng)中并沒有獲得更好的發(fā)展，吸收到更多的人才，反而在不斷地流失高質(zhì)量人才，造成人才短缺，檔案館活力不足，嚴(yán)重地限制著檔案館事業(yè)的發(fā)展。公益性的特性在根源上就導(dǎo)致了檔案館在面對(duì)其它用人單位時(shí)缺乏人才吸引力，更高素質(zhì)的人才往往會(huì)選擇收益更高的工作崗位；其次，許多檔案館服務(wù)范圍有限，服務(wù)業(yè)務(wù)也不多，這對(duì)于檔案館員工的成長和發(fā)展也具有很大的局限性；然后檔案館的人員管理模式較為傳統(tǒng)，缺乏一定的科學(xué)性和合理性，導(dǎo)致人才閑置和人才調(diào)配不合理的現(xiàn)象十分嚴(yán)重；最后，檔案館不夠重視人才資源的開發(fā)工作，不重視對(duì)員工的知識(shí)培訓(xùn)工作，使得檔案館員工的知識(shí)儲(chǔ)備量不足，知識(shí)老化，跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢，使得檔案館員工的職業(yè)發(fā)展受到極大地限制。因此，檔案館只有注重員工的職業(yè)生涯管理，心系員工的職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，將員工安排到更適合的工作崗位上，積極為員工的職業(yè)生涯奠定更好的基礎(chǔ)，為員工找到更有前景的發(fā)展道路，才能夠留住人才，激勵(lì)人才為檔案館積極地進(jìn)行工作。

（二）是檔案館內(nèi)部人力資源得以有效開發(fā)的保證

每個(gè)員工都有自身的特點(diǎn)，不同的專業(yè)知識(shí)、興趣、學(xué)歷、優(yōu)點(diǎn)等，要做好員工的職業(yè)生涯管理就需要充分了解員工的不同特點(diǎn)，然后根據(jù)員工自身的特點(diǎn)來為員工設(shè)計(jì)職業(yè)生涯道路，確保能夠最大程度地將每個(gè)員工的潛能挖掘出來，讓其在真正適合自己的崗位上做自己拿手的工作，充分發(fā)揮自身的能力和長處。從員工招聘時(shí)就要注意員工的能力和工作崗位的需求是否匹配，確保員工能夠在該崗位上發(fā)揮自身的能力，然后檔案館在根據(jù)實(shí)際需求和員工的個(gè)人情況來為員工調(diào)整最終職業(yè)發(fā)展方向。接著要時(shí)刻抓住機(jī)會(huì)不斷的鍛煉員工的工作能力，讓員工在工作過程中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)、技能和知識(shí)。最后，檔案館還要定期對(duì)員工進(jìn)行知識(shí)和技能的培訓(xùn)，在當(dāng)今社會(huì)，一切都在快速發(fā)展中，知識(shí)和技能都在不斷的創(chuàng)新和變化中，員工要保持自身的競爭力就需要不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)和技能，只有這樣員工才能保證自己不會(huì)因?yàn)闀r(shí)代的發(fā)展而淘汰。職業(yè)生涯開發(fā)和管理能夠?yàn)閱T工找到職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和激發(fā)員工的熱情及動(dòng)力，具有很強(qiáng)的激勵(lì)作用。檔案館幫助員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃和管理，員工積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)和積累知識(shí)及技能，使得檔案館員工的綜合素質(zhì)和能力都能獲得極大地提高，同時(shí)檔案館也能培養(yǎng)和留住更好的人才，為檔案館創(chuàng)造更大的價(jià)值。

（三）保證檔案館其他資源得到更合理地運(yùn)用

檔案文獻(xiàn)、設(shè)備、員工、資金等，是檔案館的重要資源，其中員工即人力資源是更加不可或缺的資源，人力資源的合理開發(fā)和利用關(guān)系到其他資源能否達(dá)到更高的利用效率，只有做好人力資源管理，將員工安排到最合適的位置上讓其發(fā)揮自身的能力，才能使得檔案館能更加充分地運(yùn)用其他資源，提高資源的利用效率，可以說人力資源的管理高效性是其他資源利用高效性的前提條件。

檔案館員工有著不同的工作崗位，員工之間也存在職稱差別，通常有管理員、助理館員、研究館員、副研究館員和館員五個(gè)職稱級(jí)別。檔案館員工的職業(yè)生涯道路就是檔案館內(nèi)的工作崗位變動(dòng)，但這種職業(yè)發(fā)展道路依然不夠完美，無法吸引和留住更多人才，因此在檔案館中還有著另外一條職業(yè)發(fā)展道路，即職稱晉升。在檔案館中員工的待遇受到員工職稱的影響，職位越高，待遇自然會(huì)越好，因此職稱關(guān)系到檔案館中每一位員工的利益，也是檔案館員工業(yè)務(wù)能力的一種直觀表現(xiàn)，因此對(duì)于檔案館員工來說，職業(yè)生涯的發(fā)展就是職稱的晉升。在傳統(tǒng)的檔案館中缺乏職業(yè)生涯概念，因此導(dǎo)致缺乏相關(guān)的員工職業(yè)生涯開發(fā)和管理，但是在職業(yè)生涯備受重視的今天，為了提高檔案館的競爭力，檔案館要探索更有效的職稱晉升模式，完善員工的職業(yè)生涯管理體系。

二、檔案館實(shí)行職業(yè)生涯管理的方法

（一）幫助員工制定和執(zhí)行職業(yè)生涯規(guī)劃

一個(gè)員工要為自身的職業(yè)生涯做好事先的規(guī)劃才能激發(fā)自身的工作動(dòng)力和熱情，并在工作中學(xué)習(xí)和積累以此來追求職位上的成功。對(duì)于一個(gè)職員而言，考慮好長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，規(guī)劃好自身職業(yè)生涯發(fā)展是十分重要的，因此檔案館要利用館內(nèi)的資源來幫助職員了解自身的情況，幫助職員作出更加合理的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，例如公布檔案館內(nèi)不同崗位的工作要求以及一些空缺崗位，讓員工根據(jù)自身情況去選擇這些工作或崗位，并在工作過程中找到自身的正確定位，做出合理的職業(yè)規(guī)劃；再比如為職業(yè)提供一些富有挑戰(zhàn)性的工作崗位，讓員工在工作中突破自我，充分發(fā)揮自身的潛能，幫助員工更加清晰地了解到自身的能力和不足，然后再去不斷的完善自我。檔案館也要時(shí)刻留意職業(yè)的工作狀態(tài)，只有充分了解到每一位員工的能力才能實(shí)現(xiàn)人力資源的更高效利用和調(diào)配。就業(yè)指導(dǎo)教育是檔案館員工職業(yè)規(guī)劃教育的重要教育內(nèi)容，在員工接受就業(yè)教育指導(dǎo)的過程中，教師應(yīng)為員工提供實(shí)踐性的發(fā)展平臺(tái)，讓員工認(rèn)識(shí)到自己在職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)能力等方面的不足，然后在實(shí)踐性活動(dòng)中針對(duì)性地提升自己的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)能力，進(jìn)而增強(qiáng)他們在未來人才市場中的就業(yè)競爭力，增強(qiáng)員工自我發(fā)展的信心，自覺地投入到職業(yè)規(guī)劃活動(dòng)中。

（二）為員工開辟不同的職業(yè)生涯道路

檔案館中的縱向晉升模式對(duì)員工而言是十分狹窄的職業(yè)生涯道路，不符合員工對(duì)職業(yè)發(fā)展的需求，同時(shí)也無法滿足館內(nèi)所有員工的發(fā)展需求。因此檔案館要根據(jù)不同員工的特點(diǎn)來為員工增添新的、合理的職業(yè)生涯道路。其次，讓員工認(rèn)清自我，做好自我定位，這是檔案館員工的重要教育任務(wù)。而在檔案館開展的職規(guī)劃教育中，同樣需要讓員工認(rèn)清自己所處的位置，了解自己身上存在的不足，把握好自己身上的優(yōu)勢，思考哪些特質(zhì)是能夠滿足未來職業(yè)發(fā)展需要的，又有哪些不足之處，難以滿足自己未來的職業(yè)發(fā)展需要。針對(duì)這種情況，檔案館將職業(yè)規(guī)劃教育與自我能力評(píng)估相融合，顯然可以改善這些問題，讓員工在合理進(jìn)行自我評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，嘗試制作自己的職業(yè)生涯規(guī)劃，然后為了實(shí)現(xiàn)職業(yè)生活規(guī)劃中提及的目標(biāo)，而不斷展開專業(yè)學(xué)習(xí)。未來的就業(yè)競爭會(huì)越來越激烈，員工要想在這樣的社會(huì)環(huán)境下向用人單位展示自己特有的就業(yè)競爭力，就需要在學(xué)校做好職業(yè)規(guī)劃，接受德育教育，讓自己成長為具有職業(yè)素養(yǎng)、思想道德品質(zhì)的人才，使其在未來職場上真正脫穎而出，開創(chuàng)光明未來。

1.橫向途徑

許多檔案館內(nèi)的崗位輪換制度就是一種橫向職業(yè)發(fā)展途徑的具體實(shí)施，通過崗位輪換不僅能避免員工長時(shí)間呆在一個(gè)崗位而導(dǎo)致厭倦和懈怠，導(dǎo)致工作效率不高，同時(shí)還能使得員工熟悉檔案館內(nèi)各個(gè)工作環(huán)節(jié)和流程，熟悉檔案館的所有業(yè)務(wù)，這不僅能夠有利于檔案館發(fā)現(xiàn)每個(gè)員工的不同能力和工作特點(diǎn)，然后將其安排到合適的崗位上，便于其發(fā)揮自身能力，還能使得不同部門之間的工作銜接更加自然，合作效率更高。想要做好檔案管理工作，不僅需要學(xué)習(xí)傳統(tǒng)的檔案管理相關(guān)管理知識(shí)，還需與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理或是計(jì)算機(jī)管理等知識(shí)。館員還需深入學(xué)習(xí)文獻(xiàn)信息的管理知識(shí)，明確各類文獻(xiàn)的實(shí)際分類情況，準(zhǔn)確將珍貴文獻(xiàn)分類，做好文獻(xiàn)資料推薦工作。還需積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲取用戶的文獻(xiàn)信息搜索記錄與書籍閱讀記錄，動(dòng)態(tài)推薦相關(guān)書籍資料，不斷滿足用戶潛在的文獻(xiàn)資料學(xué)習(xí)需求，不斷提高館員的整體素質(zhì)與能力。檔案管理館員要對(duì)圖書的學(xué)科體系進(jìn)行全面地了解，以提高圖書查找的精確度。檔案管理館員還應(yīng)具備良好的服務(wù)態(tài)度和溝通能力，加強(qiáng)與用戶之間的交流，正因?yàn)闄n案管理館員直接面向用戶的，所以必須具備良好的語言表達(dá)能力和較強(qiáng)的人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力，要求在表達(dá)流暢的基礎(chǔ)上向用戶正確理解需求，才能使用戶和檔案管理館員的交流更加順暢，提高信息的有效獲取率。

2.雙重職業(yè)途徑

這種模式通常被運(yùn)用到矩陣式組織結(jié)構(gòu)的檔案館中，這種檔案館中通常會(huì)在做一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，為該項(xiàng)目組建一個(gè)專門的小組，但這個(gè)小組的成員來自各個(gè)不同業(yè)務(wù)部門，這樣一來小組內(nèi)的成員即要擔(dān)任原來的工作崗位，又要在小組內(nèi)承擔(dān)一定的任務(wù)。這種雙重職業(yè)的模式讓員工承擔(dān)更大的工作任務(wù)，以此鍛煉開發(fā)員工的專業(yè)技能。不管在哪個(gè)時(shí)代，人才都是居于領(lǐng)導(dǎo)者的地位，特別是電子檔案管理，在這一方面更是缺少著綜合性的人才，因?yàn)樵陔娮訖n案管理中的人才較為單一，所以我們需要及時(shí)強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，尊重人才，對(duì)于他們的勞動(dòng)成果更是給以贊美和尊重，同時(shí)還要鼓勵(lì)，促使他們可以持續(xù)不斷探究新的技術(shù)，并且能夠?yàn)闄n案管理工作的信息化做出更多的貢獻(xiàn)，解決更大的難題。此外，還需要積極調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性，因?yàn)闄n案管理工作畢竟繁雜重復(fù)且無聊，所以需要營造良好的工作氛圍，讓工作人員可以在愉悅的氛圍中展開工作，同時(shí)還可以設(shè)定一定的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)檔案館員的積極性。與此同時(shí)，也要做好人才資源的調(diào)整。促使每一位優(yōu)秀的人才可以尋找到適合自己的崗位，充分實(shí)現(xiàn)自己的特長優(yōu)勢，最大程度展現(xiàn)自己的才能，除此之外，更是需要推進(jìn)機(jī)構(gòu)的整合，健全相應(yīng)的管理制度，將硬件設(shè)備配備充足，并且積極引薦人才，打好數(shù)字化檔案館的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.工作內(nèi)容的重新設(shè)計(jì)

重視設(shè)計(jì)檔案館工作內(nèi)容，將零散的工作內(nèi)容整合起來，提高工作內(nèi)容完整性并擴(kuò)大工作范圍。這個(gè)過程中員工可以突破個(gè)人工作局限，學(xué)習(xí)到更多的新知識(shí)和技能，大大拓寬自身職業(yè)生涯發(fā)展道路。對(duì)于檔案管理而言，信息化的實(shí)現(xiàn)離不開人才，專業(yè)人才是信息化在檔案管理中運(yùn)用的動(dòng)力。檔案管理工作人員可以通過各種各樣的途徑來不斷地豐富自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷地提高自己的綜合素質(zhì)。除了要掌握系統(tǒng)的基礎(chǔ)的專業(yè)理論知識(shí)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以外，還需要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及綜合技能的素質(zhì)等等。所以從這個(gè)角度來說，在當(dāng)下新時(shí)期的數(shù)字化檔案管理工作的需要，是具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀人才，這些人才不僅需要具備最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識(shí)，各個(gè)學(xué)科知識(shí)以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，還需要熟練地掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。從目前現(xiàn)實(shí)的狀況來看，國內(nèi)這部分的優(yōu)秀人才還是比較缺乏的。所以從這個(gè)角度來說，培養(yǎng)符合時(shí)代所需要的高素質(zhì)、高能力的復(fù)合型檔案管理人才，已經(jīng)是檔案管理部門需要解決的重點(diǎn)問題。

（三）為員工提供各種培訓(xùn)

檔案館員工在職業(yè)生涯發(fā)展道路上會(huì)逐漸承擔(dān)更重要的責(zé)任，完成更復(fù)雜的工作，這就需要員工不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)和技能來完善己身，以確保能夠承擔(dān)更重的任務(wù)。在培訓(xùn)中應(yīng)該注意以下兩個(gè)方面：其一，基本技能培訓(xùn)。為了滿足用戶的信息化信息需求，應(yīng)該培訓(xùn)員工掌握相關(guān)的基本知識(shí)和技能，讓員工能夠完成檔案館的基本工作任務(wù)。其二，解決實(shí)際問題的培訓(xùn)。在工作過程中，職員難免會(huì)遇到一些意料之外的問題，這些問題對(duì)于一些新員工來說，解決起來難度較大，因?yàn)槠洳]有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和解決問題的方法，檔案館可以讓老職員定期對(duì)新職員進(jìn)行培訓(xùn)，分享經(jīng)驗(yàn)，幫助職員掌握解決工作突發(fā)問題的方法和能力。

三、結(jié)語

檔案館實(shí)行員工職業(yè)生涯管理是一項(xiàng)雙贏的工作，職員能夠找到職業(yè)生涯發(fā)展道路，積極熱情的投入工作，為檔案館帶來效益，檔案館在幫助職員實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯管理過程中能充分了解職員的具體情況，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效利用。