檔案信息化建設(shè)疏漏及對策探析

李建芳

摘 要：在檔案管理領(lǐng)域，檔案信息化建設(shè)對人才儲備、規(guī)范管理、提高檔案使用和管理效率具有重要的推動作用。文章在分析檔案信息化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上對檔案信息化建設(shè)工程中存在的問題進行了剖析，并有針對性地提出了對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;信息化;管理;效率

0 引言

檔案管理工作主要是數(shù)據(jù)整理歸類和更新等，工作煩瑣并且復(fù)雜，但對于歷史傳承、事業(yè)發(fā)展、經(jīng)驗總結(jié)等方面具有十分重要的意義。面對新時期信息量、信息傳播速度、信息處理速度以及信息應(yīng)用程度呈幾何級數(shù)增長的現(xiàn)狀，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，檔案工作壓力越來越大，運用先進技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的迭代升級已經(jīng)成為大勢所趨。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

為適應(yīng)時代發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案數(shù)字化成為檔案管理的重要方面。從國家層面上，檔案行政管理部門已經(jīng)著手統(tǒng)一規(guī)劃組織，在遵循文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全3條重要原則的前提下，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化手段，以檔案管理工作的關(guān)鍵要素為對象，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，逐步實現(xiàn)實體檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)移[1]。同時關(guān)注到檔案數(shù)字化后的信息網(wǎng)格建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的共享，以及以信息化為手段促進實體檔案的高效管理，提高檔案管理質(zhì)量，促使檔案管理業(yè)務(wù)實現(xiàn)質(zhì)的提升。

1.2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化是實現(xiàn)實體檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)移，并基于現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化升級。檔案信息化是基于傳統(tǒng)的檔案管理理念，結(jié)合當(dāng)下的先進技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理工作的再思考，達到促進檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展需要、更好地提供社會服務(wù)的目的。檔案信息化建設(shè)的意義主要有3點：首先，提高檔案管理的效率。檔案收集的主要為重要的數(shù)據(jù)信息，涉及的內(nèi)容廣泛，比如行政單位永久性和階段性的檔案，內(nèi)容涉及人事關(guān)系、重要會議及文件等，專業(yè)性強，數(shù)量大，在傳統(tǒng)模式下檔案查閱工作主要通過人工查閱，耗時耗力，檔案數(shù)字化后，通過計算機搜索引擎能夠快速查閱到某一存檔材料的儲存位置及具體內(nèi)容，節(jié)約查檔時間，提高工作效率。其次，檔案的信息化能夠提高檔案的利用率。在傳統(tǒng)模式下，由于查閱檔案復(fù)雜，檔案信息之間的聯(lián)系不密切，檔案是彼此獨立的，通過轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，檔案彼此之間的關(guān)聯(lián)性大大增強，并能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，有效減少對實體檔案的查閱次數(shù)，有利于檔案原件的保存[2]。最后，積極推進檔案信息化建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案工作中，能更大程度地滿足利用者的需求，提升檔案工作的效率和質(zhì)量，從而推動檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

2.1 制度標準亟待規(guī)范

規(guī)范的制度、統(tǒng)一的標準是行業(yè)實施的重要依據(jù)，所有業(yè)務(wù)的開展都離不開規(guī)范的制度保障，沒有了規(guī)范限制，在實施的過程中就會出現(xiàn)混亂，甚至難以開展。當(dāng)前，我國的檔案信息化建設(shè)正處于探索階段，由于各部門對檔案管理的實施要求存在差異，目前還沒有形成較為一致的建設(shè)管理標準，管理制度、信息系統(tǒng)標準、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準等方面沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范，這就為檔案管理的一體化發(fā)展帶來了困難，也不利于檔案系統(tǒng)的建設(shè)[3]。

2.2 專業(yè)人才的缺乏

檔案管理信息化盡管主體是檔案資料，但是仍舊離不開檔案管理人才。檔案的收集階段離不開人的篩選整理、統(tǒng)計、歸檔，檔案信息化階段也離不開人的操作，并且檔案信息化系統(tǒng)涉及專業(yè)知識面廣，技術(shù)要求高，系統(tǒng)的開發(fā)、運用和維護也離不開相關(guān)的人才支撐。總之，檔案管理人才在檔案信息化過程中仍舊具有十分重要的作用。在當(dāng)前階段，我國的檔案管理工作仍處在信息化轉(zhuǎn)型的初級階段，檔案管理的主力軍仍舊是傳統(tǒng)理念的工作人員，這部分工作人員對新系統(tǒng)的了解不充分，對新技術(shù)的使用也略顯吃力，而新進的技術(shù)人員則無法掌握體量龐大、內(nèi)容豐富的存檔內(nèi)容，在檔案的整理、歸納上存在劣勢。除此之外，檔案管理工作較為枯燥，很多年輕人不樂于從事該項工作，并且工資水平一般，晉升機會也不多，對年輕人毫無吸引力，難以引進信息化人才成為制約檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。另外，在檔案管理部門內(nèi)部還沒有形成系統(tǒng)的人才培訓(xùn)機制也是制約檔案信息化進程的重要因素。總之，檔案信息管理工作在人才方面存在人員結(jié)構(gòu)不合理、信息化人才配置嚴重不足、專業(yè)素質(zhì)待提高等問題。

2.3 檔案信息化技術(shù)不成熟

檔案信息化的主要步驟是將實體化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并實現(xiàn)信息共享，不同于紙質(zhì)檔案儲藏的私密性和安全性，信息化存檔最大的安全隱患是數(shù)據(jù)存儲是否保密、安全。當(dāng)前階段我國的檔案信息系統(tǒng)還不穩(wěn)定，在數(shù)據(jù)保護方面網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊是最大的威脅。另外，檔案存儲的主要是為以后的工作提供借鑒和參考，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的主要途徑是采用掃描儀形成電子檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中信息的準確性、清晰度等十分關(guān)鍵，但是受到人為因素或者技術(shù)轉(zhuǎn)化水平，比如掃描儀清晰度的影響，電子檔案的質(zhì)量無法保證。除上述兩條因素以外，當(dāng)前檔案管理單位使用的電腦為普通電腦，存儲空間不足以支撐大規(guī)模的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，還不能滿足檔案管理信息化的儲存要求。

3 推進檔案信息化建設(shè)的對策

針對檔案本身的價值而言，檔案信息化建設(shè)與管理是順應(yīng)時代利國利民的重要信息化建設(shè)項目，進一步完善制度化建設(shè)、建設(shè)人才隊伍、加強安全性建設(shè)成為十分重要的工作。

3.1 完善檔案管理信息化的制度、標準規(guī)范體系建設(shè)

實現(xiàn)“有制可依，有度可循”是檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)是一個長期的、龐大的工程，涉及的內(nèi)容方方面面，比如如何篩選有價值的檔案信息，如何界定電子檔案存儲的年限，檔案數(shù)字化過程中電子文件的標準等都需要制定相應(yīng)的制度，才能建立起科學(xué)的信息化檔案系統(tǒng)。首先，要注重制度建立的全面性。要制定總體章程，細分檔案信息管理的步驟，比如檔案收集遵照的標準、檔案的分類標準、檔案的電子文件標準，如對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入、儲存及共享的操作應(yīng)該制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。其次，還要注重安全管理制度的建立，盡管傳統(tǒng)的檔案管理也會受到安全性威脅，但是電子檔案在信息保護方面面臨的威脅更大，因此加強對檔案管理者的信息保護管理也是信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)該考慮的關(guān)鍵[4]。再次，要注重制度建立的科學(xué)性。電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲存方式，但是也不應(yīng)該僅僅是簡單的數(shù)字化儲存，信息化檔案應(yīng)該根據(jù)社會發(fā)展的需要進一步發(fā)揮檔案的積極作用，在信息的儲存上制定符合時代發(fā)展的新標準。另外，在信息共享方面的制度制定還應(yīng)該通過對檔案保密性進行分級管理，以制度形式保障信息化檔案運用的合理性。

3.2 重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過程中人才隊伍建設(shè)相當(dāng)關(guān)鍵。第一，在新時代背景下，引進檔案管理人才是十分必要的，一方面新型人才能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，另一方面能夠帶動傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式轉(zhuǎn)移。在人才引進工作中要重點關(guān)注人才的專業(yè)技術(shù)本領(lǐng)，這一點主要考察人才對新技術(shù)的掌握能力以及對檔案管理的熟悉程度。此外，人才的創(chuàng)造力也是應(yīng)該關(guān)注的重要素質(zhì)，畢竟檔案管理工作也不是一味地按部就班，順應(yīng)時代發(fā)展創(chuàng)造性地開展工作成為時代必然趨勢。第二，要加強對人才的再教育。時代發(fā)展的經(jīng)驗告訴我們，檔案管理工作不是一成不變的，積極地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念才是做好工作不被淘汰的應(yīng)對之法?；诋?dāng)前發(fā)展階段，在人才的教育上要著重對原有檔案管理者進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，提升檔案工作人員專業(yè)知識，重視信息化能力和技術(shù)的培養(yǎng)，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。

3.3 加強檔案信息的安全保護建設(shè)

非法訪問、數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等是檔案信息化建設(shè)與管理面臨的主要威脅因素，一旦檔案信息被非法竊取有可能為檔案部門帶來不可估量的損失，為此應(yīng)該在資金投入和操作技術(shù)水平等方面提高檔案信息的安全保護系數(shù)。國家要鼓勵安全系統(tǒng)的開發(fā)，比如建立專門檔案線路，開發(fā)新型防火墻技術(shù)，開發(fā)風(fēng)險評估和報警系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)并解決安全問題。在做好線上防御準備的同時，要建立線下應(yīng)急處置機制，加大人力排查力度，定期做好日常入侵檢測、安全審計、漏洞掃描等常規(guī)工作，同時重視數(shù)據(jù)備份工作，也需要做好檔案存儲設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實時運行監(jiān)控。除上述工作外，還可以通過加強計算機加密技術(shù)的研究對電子檔案進行保護，從而實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護。

4 結(jié)語

盡管當(dāng)前階段檔案信息化管理系統(tǒng)在建設(shè)和運行過程中還存在著諸多問題，但是制度會在摸索中逐步完善，檔案管理人員素質(zhì)也將逐步提高，檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)也會不斷提高。

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（編輯 王雪芬）