醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設思路探索

李小玲

摘 要：信息化時代的迅速發(fā)展帶動了許多行業(yè)的發(fā)展，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也是如此隨之進入現(xiàn)代化發(fā)展階段，醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。雖然依據(jù)發(fā)達的現(xiàn)代技術可以把醫(yī)院檔案管理積極進行升級創(chuàng)新，但是畢竟檔案管理方式的更新速度趕不上信息化發(fā)展速度，這使得在辦公室檔案管理融入現(xiàn)代化過程中，由于受醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式影響，會出現(xiàn)很多難以及時改正的問題，這需要我們充分了解這些問題，在今后改革中積極改變創(chuàng)新優(yōu)化。

關鍵詞：醫(yī)院 辦公室檔案管理 問題 優(yōu)化

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）不健全的管理體制。管理體制是任何單位企業(yè)必備的，尤其是對于檔案保存要求極其嚴格的單位來講檔案管理體制可以說是核心體制。現(xiàn)階段大部分醫(yī)院都融入了信息技術，辦公室檔案管理也實現(xiàn)了電子化檔案管理，但是沒有科學合理的檔案管理體制，使得辦公室檔案管理變得并不規(guī)范?，F(xiàn)階段我國醫(yī)院的辦公室檔案管理在管理制度上存在著與社會發(fā)展不協(xié)調(diào)問題，管理制度的不健全，使得在檔案的基本管理上出現(xiàn)混亂。醫(yī)院的辦公室檔案管理一般是按照科室進行劃分管理的，不健全的管理體制會造成各科室之間工作分工以及交接不協(xié)調(diào)，使得檔案管理無法按照正常的管理秩序進行，根本發(fā)揮不出應有的基本作用。（二）專業(yè)管理人員缺乏?，F(xiàn)階段的檔案管理還沒有完全達到信息化和人工智能化管理水平，仍然需要專業(yè)的專業(yè)人員進行管理，醫(yī)院檔案在進行專業(yè)管理的過程中，很多人員不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是對檔案進行兼職性管理，而檔案管理人員的水平?jīng)Q定了檔案管理的質(zhì)量。對于現(xiàn)階段大部分醫(yī)院檔案管理依然是老員工兼職管理檔案，但是這就存在老員工學習能力差、新技術接受性低，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率與創(chuàng)新。兼職管理人員相對專業(yè)管理人員而言缺乏相關的職業(yè)技能和檔案管理工作經(jīng)歷以及對檔案管理的專業(yè)性，使得檔案管理在整體水平上就會出現(xiàn)誤差，使得醫(yī)院檔案管理進入一種不規(guī)范性管理狀態(tài)。（三）缺乏檔案管理投入。醫(yī)院傳統(tǒng)的辦公室檔案管理都是分散型管理，由醫(yī)院各科室自主管理辦公室檔案，醫(yī)院的檔案管理工作缺乏規(guī)范性，管理人員的專業(yè)精神較差，再加上院方以及政府部門較少的資金投入，使得辦公室檔案管理水平一直處于落后狀態(tài)，現(xiàn)代化水平很低?，F(xiàn)在很多的醫(yī)院為了提高醫(yī)療水平只是在單方面的重視醫(yī)療設備的更新，完全忽視了醫(yī)院辦公室檔案的管理，使得醫(yī)院對檔案管理的軟件設備水平十分落后，完全與硬件設備不相匹配，無法適應現(xiàn)代醫(yī)改工作的新趨勢。（四）檔案管理的不規(guī)范性。檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方法陳舊，使得檔案管理工作嚴重被忽視，形成檔案管理者不能根據(jù)醫(yī)療工作發(fā)展的現(xiàn)代化趨勢狀況。檔案的歸檔整理需要科學合理的基本劃分內(nèi)容規(guī)制，然而現(xiàn)在醫(yī)院對檔案的管理普遍存在不規(guī)范性和隨意性。由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準和管理形勢，使得在醫(yī)院檔案的收集、制作、保存方面出現(xiàn)諸多的問題，甚至出現(xiàn)辦公室檔案重復保存和檔案丟失情況。

二、醫(yī)院檔案管理優(yōu)化建設思路

（一）健全檔案管理制度。制度是管理最基本的準繩，醫(yī)院辦公室檔案管理制度是完善檔案保管工作的基本保證。根據(jù)醫(yī)院的具體情況制定相應的策略，設立檔案保管期限制度，對檔案進行規(guī)制化管理；成立獎勵機制，充分調(diào)動管理人員積極性，保證醫(yī)院檔案管理制度可以有序的進行。積極處根據(jù)信息化發(fā)展背景，成立專業(yè)的檔案管理小組，合理劃分工作職責，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題就可以及時的探討，及時對借閱檔案進行監(jiān)督管制，制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。（二）提高管理意識。醫(yī)院辦公室檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量。提高醫(yī)院檔案管理水平，積極組織檔案管理人員業(yè)務培訓，納入人才培養(yǎng)計劃重視培養(yǎng)復合型人才，多方位對檔案管理人員定期進行考核。制定獎懲制度，充分調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)管理人員工作激情，發(fā)揮管理人員主觀能動性，走創(chuàng)新發(fā)展路線，提高醫(yī)院所有人員對檔案的管理意識，加大院方對檔案管理的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。把醫(yī)院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環(huán)節(jié)，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進醫(yī)院管理工作發(fā)展，提高業(yè)務水平。（三）科學合理應用電子檔案。檔案現(xiàn)代化管理就是利用現(xiàn)代技術對以往的、現(xiàn)有的檔案進行科學、合理的管制、利用。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現(xiàn)代化電子信息對檔案進行精細化管理模式，將檔案管理工作劃分為若干項目，針對每個項目進行管理，擴大檔案的存儲內(nèi)容和范圍，節(jié)省檔案管理時間，提高管理效率。醫(yī)院應根據(jù)自身實際情況逐漸發(fā)展，循序漸進走向醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展，避免資源浪費。加強檔案工作管理，借用網(wǎng)絡電子信息的傳播交流醫(yī)學經(jīng)驗，促進醫(yī)學科研成果與技術的發(fā)展，通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學診療技術。（四）提高安全意識，開展定期檢查。醫(yī)院要加強對檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關工作，確保檔案信息符合基本要求，由院檔案管理領導小組定期檢查各部門的文件歸檔情況。針對性開展思想方面的教育工作，讓管理人員加強對檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔自身的責任。積極做好各項檔案保存事項，做好日常管理工作，在監(jiān)督管理下推動醫(yī)院檔案的管理工作，從觀念上重視起檔案管理工作，并積極推動醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

三、結語

綜上所述，針對醫(yī)院辦公室檔案管理中存在的問題，檔案管理現(xiàn)代化是一個必然的趨勢，而在新形勢下，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，密切聯(lián)系實際情況、時代發(fā)展要求，以全新的姿態(tài)、全新的理念，積極探索、創(chuàng)新，不斷彌補檔案管理工作中的不足，提升有關工作人員的專業(yè)水平，增加對醫(yī)院檔案管理工作的重視度，形成一種至上而下的積極管力局面，完善醫(yī)院檔案管理制度，充分利用醫(yī)院檔案信息，從而更好地發(fā)展。

參考文獻：

[1] 張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好公立醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當代醫(yī)學，2012，（16）：28-29.