生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理理論與實踐探究

譚洪飛

摘要：隨著近年來科技的迅速發(fā)展，越來越多的行業(yè)逐步朝著信息化方向發(fā)展，生態(tài)環(huán)境領(lǐng)域也是如此。由于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案種類龐大，收集、查閱等都極其不便，且管理制度不完善，問題層出不窮，難以高效、準確、完整記錄在冊。為了有效實現(xiàn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的信息化管理，本文深入探究生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案實現(xiàn)信息化管理的途徑和重要性，并將環(huán)境監(jiān)測檔案信息化作為重點研究對象，提出

關(guān)鍵詞：生態(tài)環(huán)境監(jiān)測;檔案管理;信息化;實踐

引言

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案是指在從事各種環(huán)境監(jiān)控活動過程中所發(fā)現(xiàn)和形成的，監(jiān)測過程中所產(chǎn)生的大量歷史數(shù)據(jù)都會被轉(zhuǎn)換成一個具有實際保存和利用價值的歷史記錄，以此形式來將生態(tài)環(huán)境的質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息用客觀的角度真實的記述并反映出來。在數(shù)字信息化時代環(huán)境下，檔案機構(gòu)對于檔案的管理工作要從信息化管理為切入點，對檔案信息進行數(shù)據(jù)化環(huán)境下的整理、處理、歸納、利用與開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案信息資源的互通互聯(lián)，建設完善、科學的檔案信息化管理體系。但是從真實的實踐情況來看，大部分檔案管理機構(gòu)的信息化進程較慢，并存在一系列的問題，對檔案信息化管理的整體發(fā)展進程帶來了嚴重的阻礙。

一、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理的內(nèi)涵

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理指的是利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等信息技術(shù)對生態(tài)環(huán)境檔案進行歸納、管理、利用的方法。具體來講，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化具有兩個特點：一是數(shù)字化和網(wǎng)絡化。意思就是這種管理方法不能對紙質(zhì)材料進行管理，只能對以數(shù)字化或數(shù)據(jù)化形式表現(xiàn)出來的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進行管理。這就要求工作人員必須做好數(shù)字化掃描工作，將相關(guān)紙質(zhì)文件進行數(shù)字化編輯，上傳至相應信息化管理平臺。二是一體化和規(guī)范化?？s減復雜的工作流程，利用信息技術(shù)對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進行處理，方便單位更好的節(jié)省資源。從投資的角度來看，雖然前期購買各種軟硬件設施需要耗費較大資金，但結(jié)合檔案行業(yè)改革方向和未來信息化時代的發(fā)展，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理會節(jié)省更大一批資金成本以及人力資源管理成本。

二、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案現(xiàn)狀

（一）檢索查詢不便，種類多且數(shù)量大

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的主要內(nèi)容都包含：技術(shù)規(guī)范檔案、儀器裝置檔案、資料庫文件、數(shù)據(jù)庫檔案、安全管理檔案以及生物化學試劑檔案、行政檔案以及技術(shù)人員檔案。其中關(guān)于生態(tài)環(huán)境監(jiān)控檔案中的信息內(nèi)容主要包括了其所管轄區(qū)域范圍內(nèi)的天然地下水、地表水、大氣、土壤、噪音、微生物以及放射性污染物等，同時也涉及到了各個公司或者單位委托的環(huán)境監(jiān)控狀況，從而造成了檔案內(nèi)容極其豐富，種類多且資料數(shù)量大，為檢索查詢工作帶來了不便。例如，在對傳統(tǒng)的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測信息檔案進行管理與查詢工作的同時，由于對以往生態(tài)環(huán)境監(jiān)測的數(shù)據(jù)資料信息沒有被直接歸入到相應的檔案內(nèi)，并且檔案沒有備份以及儲存，從而導致企業(yè)單位無法對某一階段的生態(tài)環(huán)境狀況進行查詢，需要從龐大的檔案信息中認為檢索與查詢，不僅消耗了許多人力資源以及物力資源，并且還在一定程度上影響了檢索的工作效率。

（二）管理模式混亂，不重視信息化檔案

當前的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測管理制度不完善且無法實施到位，檔案中存在的重要問題是檔案的多頭管理和分散保管。例如，基層環(huán)境監(jiān)測部門機構(gòu)內(nèi)的環(huán)境監(jiān)測專業(yè)人員的檔案交給人事部門進行管理，環(huán)境監(jiān)測儀器設備的檔案交給設備保養(yǎng)與維護部門的人員進行管理，環(huán)境監(jiān)測儀器設備的安全檢驗與管理檔案又交給倉庫保管處進行管理，這種情況影響了檔案管理工作人員在倉庫內(nèi)部對檔案資料的分析研究以及開發(fā)使用，給公司的人力、物力和時間上造成了嚴重的資源浪費，使得綜合管理模型缺失，且檔案資料的管理和信息保護嚴重失效。另外，部分基層企業(yè)單位在生態(tài)環(huán)境監(jiān)督機構(gòu)工作時，往往會忽略對錄音、攝影、照片、圖像等多種聲頻形式的檔案收納，而只重視文字類紙質(zhì)檔案的收集，造成了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的單一性。

（三）檔案信息缺乏開發(fā)以及綜合利用

由于過于注重管理的規(guī)范和規(guī)模，而不考慮檔案信息能夠為其開發(fā)和利用提供有效的機會和途徑，所以許多具有價值的環(huán)境監(jiān)控信息均未被收集和提取，許多重新組合、再次生成新研究結(jié)論的生態(tài)環(huán)境監(jiān)控數(shù)據(jù)信息，均因遺忘于檔案中而造成了許多生態(tài)環(huán)境監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的嚴重浪費。目前，一些生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)對監(jiān)測信息的利用還停留在檔案的本能屬性，沒有積極的對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測信息進行深入探索、開發(fā)與利用，從而使生態(tài)環(huán)境監(jiān)測信息失去了它原有的價值，造成了當前生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案綜合利用率低下的現(xiàn)象。

（四）缺少硬件開發(fā)的投入資金

目前，生態(tài)環(huán)境檔案管理工作被相關(guān)機構(gòu)的領(lǐng)導嚴重忽視，也正因為如此，生態(tài)環(huán)境檔案的管理者參與外出學習和交流工作的機會甚少，生態(tài)環(huán)境監(jiān)控檔案的業(yè)務體系建設及其能力提升薄弱，硬件等配套設施的投入做得不到位以及對信息化水平的認可遠遠落后.領(lǐng)導通常都會將檔案室和辦公區(qū)合為一體，或者是壓縮檔案室的面積，以解決辦公區(qū)面積緊缺的問題，從而造成了檔案室的面積過小的情況，其效果遠達不到檔案管理標準。近年來，由于我國對生態(tài)環(huán)境監(jiān)督和檔案管理工作投入資金不足，導致即便是基層生態(tài)環(huán)境監(jiān)督檢查機構(gòu)普及應用了計算機和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，但是目前應用于檔案管理中的先進技術(shù)仍是有限。這些問題造成了檔案資料整理落后，信息化水平非常低的情況。

三、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理的實踐研究

（一）加快信息化管理轉(zhuǎn)型

首先，依托于生態(tài)環(huán)境檔案監(jiān)測管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案平臺。檔案管理人員要按照“突出重點”的管理原則，對生態(tài)環(huán)境檔案進行加工以及轉(zhuǎn)化，保證檔案資源能夠充分滿足現(xiàn)代化人群的使用需求，避免出現(xiàn)盲目開發(fā)與建設的現(xiàn)象。其次，要對生態(tài)環(huán)境檔案監(jiān)測管理系統(tǒng)中的功能進行完善，引入相關(guān)數(shù)據(jù)、同步、關(guān)聯(lián)、檢索、存儲以及服務等各項工作，實現(xiàn)一體式管理、開發(fā)與存儲的目標。

（二）建立數(shù)字化監(jiān)測檔案平臺

隨著現(xiàn)代科學和技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡信息安全方面的問題也日益嚴重。為了有效保障環(huán)境監(jiān)控檔案資料和數(shù)據(jù)庫的安全運行，必須要建立健全的數(shù)字檔案的管理體系和維修管理體系。加強對數(shù)字化檔案的管理和日常保存維護，完善監(jiān)督和檢查的制度，嚴格機房的管理，分清責任并將其落實到每個人的身上。使用權(quán)限分配系統(tǒng)、密碼管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡日志注冊系統(tǒng)進行規(guī)范化管理;同時，環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)檔案工作的內(nèi)部局域網(wǎng)應與互聯(lián)網(wǎng)隔離，并安裝非法報警設備。嚴禁員工在其崗位職責范圍之內(nèi)進行上網(wǎng)、安裝使用非法軟件。并與來自全國各地的公安部門共同構(gòu)建網(wǎng)絡報警工作的協(xié)調(diào)機制，啟動突發(fā)事件的網(wǎng)絡報警工作的應急措施，從而有效地降低損失。對未分類環(huán)境監(jiān)測檔案的管理與維護體系進行實施與搭建，不僅能夠有效保證未分類的環(huán)境監(jiān)測檔案局域網(wǎng)以及其他保密信息資料的安全，同時也能解決未分類的環(huán)境監(jiān)測檔案所需要服務于社會的問題，充分發(fā)揮未分類檔案在經(jīng)濟社會中的地位與作用。

（三）建立信息化生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理團隊

傳統(tǒng)其落后的環(huán)境監(jiān)測檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，勞動強度高，工作效率低。將新的科學技術(shù)手段廣泛應用于環(huán)境監(jiān)測檔案的管理中，通過互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)采集等多種方式，實現(xiàn)對環(huán)境監(jiān)測檔案的數(shù)字管理，建立環(huán)境監(jiān)測檔案的數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容豐富、多元化和層次分明的環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，以環(huán)境監(jiān)測組織和人員為中心，分類詳盡、邏輯嚴謹，減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了管理人員的勞動強度，縮短了檔案的整理和工作周期，提高其工作效率，便于對檔案資料和信息的及時更新和迅捷查詢，為相關(guān)工作人員提供了詳細有效的服務。

四、結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的生態(tài)環(huán)境檔案監(jiān)測和管理工作中存在一些問題和不足，并且根本無法適應新時期生態(tài)環(huán)境檔案監(jiān)測工作的發(fā)展。因此，一定要盡快構(gòu)建生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理的模式，實現(xiàn)對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的信息化管理，這也是生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。

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