標準館檔案管理信息化、標準化路徑研究

張明

摘要：大數(shù)據(jù)時代催生了海量數(shù)據(jù)，檔案管理人員需要面對大量的檔案文件（紙質(zhì)檔案、電子檔案）。如何科學有效地處理這些檔案文件，提高檔案管理效率和數(shù)字化信息化水平，提升檔案利用效率和標準化規(guī)范化程度，是相關檔案管理部門需要思考并解決的問題。論文通過對檔案管理信息化、標準化的研究，并以標準館檔案管理的已有基礎和實際情況為例進行分析，提出了標準館檔案管理信息化、標準化路徑。

關鍵詞：檔案管理 標準檔案資源 標準化 信息化

Research on the Path of Informatization and Standardization of the Archives Management in Standards Library

Zhang Ming ?（China National Institute of Standardization）

Abstract： The era of big data has spawned massive data， archives managements need to face a mass of archive files （paper files and electronic files）. How to effectively deal with these files， improve the efficiency of archives management and the level of digitization and informatization， enhance the efficiency of archives utilization and the degree of standardization and normalization is the problem which need to think about and solve by the related archives management departments. In this paper， through the study of the informatization and standardization of archives management， and taking the existing foundation and actual situation of archives management in standards library as an example， we put forward the path of informatization and standardization of archives management in standards library.

Key words： archives management， standard archives resources， standardization， informatization

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能的發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息時代，各領域的檔案數(shù)據(jù)繁多、種類龐雜，檔案管理呈現(xiàn)出許多新特征和新趨勢。以標準館為例，有不同的檔案類型，大量的檔案文件，如果沒有科學規(guī)范的管理，將導致零散的、碎片式的標準相關檔案數(shù)據(jù)得不到有效整合和利用，因此，積極推進檔案管理信息化、規(guī)范化和標準化建設，既是適應大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢，也是保障檔案數(shù)據(jù)安全、提高檔案資源開放共享水平的要求。

1 檔案管理信息化、標準化

1.1 檔案管理的定義和內(nèi)容

檔案管理是指對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理活動包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用以及編研等。

檔案收集主要是指檔案管理機構(gòu)接收和征集檔案及有關文獻，包括對本單位歸檔案卷的接收、其他單位移交檔案的接收、捐贈檔案的接收、對散存檔案和有關文獻的接收，目的是便于檔案的保管及利用。檔案整理主要指將零散的文件分門別類地組成檔案集合，檔案整理的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案有序化、條理化、系統(tǒng)化。檔案鑒定是指對檔案保存價值的鑒定，評估檔案價值、確定檔案保管期限及決定檔案存毀等。檔案保管是指對已經(jīng)整理好并已存入庫的檔案進行日常維護和管理。一方面維護檔案實體的管理秩序，使檔案在庫房中存放和使用時始終有序;另一方面保護檔案實體在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，盡量延長檔案的壽命。檔案統(tǒng)計是指以表格、數(shù)字等形式反映檔案的狀況，包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用情況以及檔案機構(gòu)、人員、經(jīng)費、設備的登記和統(tǒng)計。檔案檢索是指對所存檔案信息的尋找查檢。運用相關方法將檔案的信息內(nèi)容加工處理，供相關人員檢索。檔案利用是將檔案直接或間接地提供給利用者，最大限度地滿足社會對檔案的利用需求。檔案編研是指檔案的編輯研究工作，包括編輯檔案文獻匯編、科學技術(shù)資料匯編、編寫綜合參考資料以及編史修志等。其主要任務是按照一定的選題，將重要的檔案編輯成為文獻出版物。

1.2檔案管理信息化、標準化的內(nèi)涵與關系

如今，很多珍貴的原始檔案還未能得到充分利用，紙質(zhì)檔案保存使用的風險相對較高，因此，可利用信息技術(shù)，推進檔案管理信息化建設水平，解決當前檔案管理存在的具體問題。檔案管理信息化是運用信息技術(shù)管理、開發(fā)利用檔案，提高檔案管理數(shù)字化水平，實現(xiàn)檔案信息資源的社會化服務，是包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等全流程的信息化管理方式。比如，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案收集中的應用，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，加大對各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，改變檔案數(shù)據(jù)的收集方式;利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)加強檔案數(shù)據(jù)信息利用服務能力，通過數(shù)據(jù)收集、分析用戶需求，為用戶提供智能化檔案服務。

檔案管理標準化是指對檔案管理領域中重復性的事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案管理標準化包括制定、發(fā)布及實施檔案管理相關標準的過程。檔案管理標準化是檔案行業(yè)健康發(fā)展的基礎，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化的必要條件。推動檔案管理標準化，可以大大提高檔案工作的質(zhì)量和效率，讓檔案更高效、高質(zhì)量服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

檔案管理信息化是國家信息化總體布局的重要組成，檔案管理標準化是國家標準化體系建設發(fā)展規(guī)劃的要求。檔案管理信息化是檔案管理標準化的前提，檔案管理標準化是檔案管理信息化的基礎，兩者互為依托、互相促進。

1.3檔案管理信息化、標準化的意義

檔案管理的信息化、標準化既能促進全社會對檔案的規(guī)范化、便捷化利用，使實體檔案實現(xiàn)“無紙化”價值，又能拓寬檔案資源使用的空間范圍和時間跨度，充分有效地發(fā)掘并實現(xiàn)檔案信息的“潛在的”價值?？梢?，實現(xiàn)檔案管理的信息化、標準化，對于保證檔案資源的完整、準確、安全和有效利用以及為社會決策提供檔案信息支撐有重要意義。同時，加強相關機構(gòu)檔案管理信息化、標準化建設水平，不僅有助于提升其檔案管理水平，提高檔案工作的規(guī)范性、便利性，還能充分發(fā)揮檔案信息資源對機構(gòu)發(fā)展的促進作用。

2標準館檔案類型

2.1標準文獻檔案

根據(jù)《標準檔案管理辦法》中的定義：標準檔案是指在制修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），標準檔案是國家檔案的一部分。

對于標準館而言，標準檔案主要包括標準文獻（含多媒體檔案、實物檔案等）和標準化圖書情報等。按照標準的性質(zhì)分類，標準文獻檔案分為管理標準文獻和技術(shù)標準文獻，按照標準的適用范圍分類，標準文獻檔案分為國際標準、區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)標準、地方標準、團體標準等文獻。標準館所開展的標準文獻檔案管理工作不僅包括對國內(nèi)外標準文獻的收集、整理、加工，還包括建立標準文獻數(shù)據(jù)庫和標準文獻共享平臺向社會提供標準文獻檔案的查詢、借閱、檢索、咨詢、利用等服務。

2.2標準化科研成果檔案

標準化科研成果相關檔案主要包括標準化科研項目相關的文書檔案、科技檔案、合同檔案、設備檔案等管理類文件檔案。

對于標準館而言，標準化科研成果檔案涵蓋了其承擔、實施相關標準化科研項目的全生命周期形成的所有文檔資料，包括制定的項目管理制度、簽訂的項目合同等文書檔案，項目（課題）的任務書、論證報告、調(diào)研報告、試驗報告、專家審查意見、績效評價報告、科研成果清單、論文論著等科技檔案，以及相關設備儀器文件等基礎設施檔案。

3 標準館檔案管理信息化、標準化路徑

3.1 加強標準館檔案管理制度體系建設

標準館檔案管理信息化、標準化是指標準館所有類型的檔案在管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟都充分利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)手段，從檔案收集、整理到最后歸檔、信息化處理，都做到條理清晰、內(nèi)容完整，系統(tǒng)、規(guī)范地記錄、存檔;從標準文獻檔案檢索系統(tǒng)的開發(fā)到對外開放智能檢索，都按標準規(guī)范統(tǒng)一執(zhí)行。

按照國家相關法律法規(guī)規(guī)定，制定標準館檔案管理相關的管理辦法、技術(shù)操作規(guī)程、評估監(jiān)督規(guī)范等，形成標準館檔案管理信息化、標準化相關制度體系，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。如針對標準館現(xiàn)有的不同類型的檔案，分別制定相應的管理辦法、技術(shù)操作規(guī)程，對于標準文獻檔案，制定標準文獻加工規(guī)范、數(shù)據(jù)匯交規(guī)范、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制規(guī)范、電子檔案元數(shù)據(jù)標準化管理規(guī)范、系統(tǒng)建設規(guī)范、信息服務規(guī)范等;對于標準化科研成果檔案，制定科研項目全周期實施規(guī)范、各類型成果數(shù)據(jù)匯交制度、成果數(shù)據(jù)檢索借閱調(diào)用規(guī)章等。

3.2加快標準館檔案管理知識服務體系建設

在如今的信息互聯(lián)時代，資源服務最核心的關注點是用戶，海量的信息增加了用戶查找有效信息的難度。從標準館檔案資源服務來看，核心同樣是用戶對檔案相關知識內(nèi)容的需求，因此，亟須以用戶需求為導向，構(gòu)建標準相關檔案信息資源知識服務體系，推動互聯(lián)網(wǎng)與標準相關檔案管理深度融合，提高標準相關檔案資源的利用率。

對于標準文獻檔案，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算和智能化等技術(shù)，一方面，分析研究有效的檔案數(shù)據(jù)挖掘方法，開發(fā)以產(chǎn)品數(shù)字化、傳播網(wǎng)絡化、服務個性化為核心的標準館檔案知識服務產(chǎn)品;另一方面，變革檔案信息資源服務模式，打造資源檢索、定向推送、技術(shù)咨詢、內(nèi)容揭示、數(shù)據(jù)分析等一站式智能服務。對于標準化科研成果檔案，合理規(guī)劃公開及涉密內(nèi)容，最大限度地發(fā)揮科研成果的轉(zhuǎn)化應用，有效利用標準化科研成果檔案，既可作為后續(xù)標準化科研項目的經(jīng)驗參考，又可保證項目研究的延續(xù)性和創(chuàng)新性。

3.3加大標準館檔案管理復合人才體系建設

標準館檔案管理信息化、標準化離不開相關的檔案管理人員，他們不僅要具有檔案管理知識，同時需要掌握信息化、標準化相關知識，這給標準館檔案管理人員帶來了一定的挑戰(zhàn)，也提出了更高的要求。相關人員需要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，更新信息網(wǎng)絡時代檔案管理的理念，熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本應用、標準化相關的理論及實踐知識，不斷提升綜合業(yè)務水平。

目前，標準館并沒有配備專職的檔案人員管理標準相關檔案，檔案管理工作均由其他崗位的人員兼職負責，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，雖然具備一定的標準化知識，但仍存在檔案管理專業(yè)知識缺乏、檔案管理信息化意識不強等問題。這在一定程度上影響了標準館檔案管理的工作質(zhì)量。因此，應通過對全職和兼職負責檔案管理工作的人員進行培訓，加強學術(shù)交流、會議交流，與檔案管理機構(gòu)進行聯(lián)合培養(yǎng)等方式構(gòu)建標準館檔案管理復合人才體系，使相關人員掌握檔案管理、信息化、標準化相關知識，不斷提高標準相關檔案管理的能力，保障信息化、標準化在檔案管理工作中得到有效應用，不斷提高標準相關檔案的管理效率，更好地為社會大眾提供精準服務。

4 總結(jié)

信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，讓檔案管理走上智能化、共享化、個性化服務的道路。結(jié)合當前標準館檔案管理工作的已有基礎和存在問題，因勢利導、循序漸進地推進信息化、規(guī)范化和標準化工作，對原有的制度機制、信息化技術(shù)、服務模式等進行完善和創(chuàng)新，通過加強標準館檔案管理制度體系、知識服務體系、復合人才體系等3個“體系”建設，使標準館檔案管理工作提檔升級，推動標準相關檔案資源更好地支撐國家科技創(chuàng)新、經(jīng)濟社會發(fā)展。

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