對水力發(fā)電企業(yè)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)問題的思考

余國惠

廣東粵海飛來峽水力發(fā)電有限公司 廣東 清遠(yuǎn) 511825

引言

推行檔案信息化建設(shè)模式，能夠在有效提高檔案管理效能的同時，保證檔案管理方式的科學(xué)性以及智能性，可以實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘，會對水力發(fā)電企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極影響。為更好地推動檔案管理信息化建設(shè)，需要加大對傳統(tǒng)檔案管理模式的研究力度，對互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化建設(shè)重點問題展開深度剖析，并結(jié)合水力發(fā)電企業(yè)具體情況，制定出較為合理的管控方案，以便達(dá)到切實提升檔案信息化建設(shè)水平的目標(biāo)，保證檔案管理工作開展質(zhì)量。

1 檔案信息化建設(shè)必要性分析

為更好地推動企業(yè)發(fā)展，各企業(yè)均加大了信息化建設(shè)力度，而檔案信息化作為企業(yè)信息化重要內(nèi)容，也是水力發(fā)電企業(yè)關(guān)注重點。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，會依托企業(yè)信息一體化建設(shè)，對企業(yè)一體化發(fā)展形成有效促進(jìn)。作為企業(yè)改革發(fā)展根本要求，創(chuàng)新是保證檔案工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵所在，而以信息化建設(shè)作為帶動，推動企業(yè)檔案信息管理工作發(fā)展和改革，將實現(xiàn)對檔案信息的最大化挖掘和應(yīng)用，能夠為企業(yè)各項運營以及決策工作開展提供可靠數(shù)據(jù)依據(jù)，會對企業(yè)日常管理和發(fā)展產(chǎn)生積極影響，因此進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是極為必要的[1]。

2 水力發(fā)電企業(yè)檔案管理特點以及檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

2.1 水力發(fā)電企業(yè)檔案管理特點分析

水力發(fā)電企業(yè)整體機(jī)構(gòu)規(guī)模相對較為龐大，包含的下屬單位也相對較多，整體層次復(fù)雜程度相對較高，下屬單位會分布到全國各地或者全省各地，管理難度相對較高。同時，下屬單位均設(shè)有獨立檔案管理機(jī)構(gòu)，能夠?qū)挝粌?nèi)部各項資料進(jìn)行收集和存檔等處理，在集團(tuán)總部對下屬單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中，多數(shù)以檔案管理規(guī)則和辦法制定為主。檔案管理規(guī)則有著明顯共性特點，會因為下屬單位業(yè)務(wù)不同，而在檔案管理重點以及特性方面存在差異，會根據(jù)集團(tuán)總部要求進(jìn)行檔案信息匯總，供集團(tuán)進(jìn)行利用。集團(tuán)總部和各下屬單位在信息化模式以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面存在一定不同，在進(jìn)行系統(tǒng)部署過程中，會按照分布式以及集中式等原則進(jìn)行整體部署設(shè)計[2]。具有良好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基礎(chǔ)，會通過VPN或?qū)Ｓ镁W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容傳輸和下屬單位與總部集團(tuán)之間的網(wǎng)絡(luò)銜接。

2.2 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

2.2.1 硬件設(shè)施建設(shè)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，需要保證硬件設(shè)施的完整性，以便保證檔案管理工作能夠順利實施。強(qiáng)調(diào)在具體進(jìn)行硬件設(shè)施建設(shè)過程中，需要做好信息存儲空間以及計算機(jī)等設(shè)施的建設(shè)工作，應(yīng)按照信息化建設(shè)的具體需要，展開硬件設(shè)施平臺設(shè)置，以便更好地完成各項信息化建設(shè)以及管理工作。

2.2.2 服務(wù)意識建設(shè)。檔案人員服務(wù)意識建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)不可忽視的重要內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)要通過對人員服務(wù)意識進(jìn)行有效培養(yǎng)的方式，保證人員能夠更好地為檔案信息化建設(shè)和管理提供服務(wù)。需要根據(jù)信息化建設(shè)需求，對人員進(jìn)行專業(yè)性培養(yǎng)，幫助人員掌握基本技能以及專業(yè)知識，并且能夠通過設(shè)置獎懲機(jī)制的方式，對員工工作積極性和服務(wù)意識形成有效帶動，確保人員能夠更加積極地投入到信息化建設(shè)和管理工作之中。

2.2.3 管理水平建設(shè)。檔案管理工作的建設(shè)也是保證信息化建設(shè)工作的重要手段，提出在對檔案管理模式進(jìn)行改革的同時，應(yīng)按照科技的具體應(yīng)用情況，設(shè)置配套管理方案[3]。例如，需要根據(jù)電子化檔案的實際管控需求，設(shè)計管控規(guī)則以及管控內(nèi)容，以便保證信息化建設(shè)配套管理工作的執(zhí)行質(zhì)量，確保檔案管理工作開展水平能夠得到有效提升，保證檔案數(shù)據(jù)信息能夠得到深度挖掘和充分應(yīng)用。

3 企業(yè)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 檔案管理方面

目前，企業(yè)集團(tuán)采用的檔案管理模式主要以電子和手工相輔助管理模式為主，會通過電子化運行和人工管理相結(jié)合的方法，進(jìn)行檔案接收以及整理等一系列管控操作。會在進(jìn)行電子檔案保存過程中，按照國家規(guī)定要求進(jìn)行手工實體檔案的歸檔整理?，F(xiàn)階段文書檔案管理系統(tǒng)主要以O(shè)A系統(tǒng)應(yīng)用為主，可以保證公文歸檔以及流轉(zhuǎn)的規(guī)范性，其他形式檔案資料會在移交到檔案部門之后，根據(jù)相關(guān)的類別規(guī)劃方案進(jìn)行電子文件的轉(zhuǎn)換和處理，可以達(dá)到電子化檔案管控模式。但因為科技檔案管理不僅要使用OA系統(tǒng)，同時還要對其他軟件進(jìn)行應(yīng)用，所以企業(yè)所使用的系統(tǒng)版本并不能完全適應(yīng)現(xiàn)代電子化建設(shè)的具體要求，軟件全文檢索功能不足以及在線查詢功能不理想等問題，直接對檔案管控工作開展造成的不利影響，并不利于信息化建設(shè)工作實施。

3.2 檔案存儲方面

檔案存儲也是信息化建設(shè)需要關(guān)注的重點內(nèi)容之一，就目前水利開發(fā)企業(yè)集團(tuán)的檔案存儲情況來看，存儲介質(zhì)主要以紙張存儲為主，并沒有實現(xiàn)完全電子化的處理模式。這實際進(jìn)行存儲過程中，需要對部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理和轉(zhuǎn)換，并且需要完成視頻信息以及聲音信息等各種類型檔案信息的數(shù)字化處理，整體工作量相對較大，工作開展效率也相對有限，智能性水平相對較低。

3.3 檔案查詢方面

檔案查詢是保證對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理利用的重要手段，也是幫助人員進(jìn)行日常管理的有效舉措，傳統(tǒng)人工查詢檔案模式，會通過對案卷目錄以及文件目錄進(jìn)行查詢的方式，獲得檔案信息所在位置以及相關(guān)編號，從而通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。整體查詢途徑較為單一，而且存在查詢準(zhǔn)確率較低和效率不足的問題，容易造成文件損壞或者丟失等方面的狀況，并不利于對檔案資源的充分性應(yīng)用。同時，OA系統(tǒng)并不是專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，查詢功能相對有限，存在查詢準(zhǔn)確率不足以及查全率相對較差的狀況，并不能在短時間內(nèi)快速完成對所需要信息的搜尋，會對檔案管理工作造成不利影響[4]。此外，因為水力發(fā)電企業(yè)屬于大型集團(tuán)，所屬企業(yè)不僅數(shù)量較多，而且檔案管理也相對較為獨立，存在縱向和橫向互通性較弱的問題，不能達(dá)到理想資源整合和共享的效果，也會對檔案效益發(fā)揮形成阻礙。

4 檔案信息化建設(shè)問題優(yōu)化策略

4.1 按照企業(yè)實際情況設(shè)置信息化管理系統(tǒng)

為妥善解決企業(yè)集團(tuán)在檔案信息化建設(shè)所存在的各項問題，需要根據(jù)水力發(fā)電企業(yè)集團(tuán)具體情況，確定明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)以及建設(shè)方案，通過構(gòu)建與企業(yè)情況相配套信息化管理系統(tǒng)的方式，更好地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理[5]。

按照上述企業(yè)檔案信息化管理特征分析可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要滿足以下幾方面目標(biāo)：首先，保證檔案信息化管理系統(tǒng)能夠為企業(yè)現(xiàn)代化管理提供服務(wù)，能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供支持，會在嚴(yán)格遵守國家檔案管控相關(guān)法律法規(guī)的前提下，通過采用先進(jìn)技術(shù)的方式，保證檔案信息管控水平能夠達(dá)到國內(nèi)領(lǐng)先狀態(tài)；其次，保證企業(yè)內(nèi)部檔案利用者可以在網(wǎng)絡(luò)的支持之下，隨時隨地進(jìn)行檔案信息的調(diào)取以及查閱服務(wù)，整體信息服務(wù)工作可以更加靈活﹑智能，保證信息服務(wù)能夠涵蓋生產(chǎn)技術(shù)管理﹑行政管理以及科學(xué)技術(shù)研究等各項內(nèi)容；再次，需要構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化以及科案一體化管理模式，做好電子文檔的歸檔以及整理，確保檔案收集時限能夠提前，需要和其他系統(tǒng)處于無縫連接狀態(tài)，能夠達(dá)到對下屬單位形成電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控的目標(biāo)，可以對各項數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實時接收和共享，運用數(shù)字化手段實現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)流程的精準(zhǔn)管理，保證整體管理智能化水平；最后，構(gòu)建數(shù)字信息資源庫，通過對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次挖掘的方式，為企業(yè)生產(chǎn)以及管理等各項工作開展提供可靠數(shù)據(jù)信息支持[6]。同時，構(gòu)建虛擬檔案館，通過組建若干個數(shù)字檔案室的方式，形成較為獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，對集團(tuán)所有檔案信息進(jìn)行全方位管理，有效規(guī)避以往下屬單位過多以及層次過于復(fù)雜所造成的檔案信息管理不暢問題。

在具體進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)過程中，一方面，需要構(gòu)建集團(tuán)公司總部和下屬機(jī)構(gòu)統(tǒng)一檔案管理信息系統(tǒng)，對歷史檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，達(dá)到對現(xiàn)行文件進(jìn)行有效管理的目標(biāo)，保證集團(tuán)內(nèi)部所有數(shù)據(jù)信息能夠得到合理管控，能夠達(dá)到和現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接的目的，通過對同一界面的應(yīng)用，完成對下屬機(jī)構(gòu)各項檔案數(shù)據(jù)資源的調(diào)取和閱覽；另一方面，需要做好下屬機(jī)構(gòu)和集團(tuán)總公司之間的信息資源傳輸渠道建設(shè)，保證檔案信息資源的互聯(lián)互通質(zhì)量，按照集團(tuán)的具體檔案數(shù)據(jù)運行需要，展開數(shù)字化檔案資源的建設(shè)工作，構(gòu)建分布式虛擬數(shù)字檔案館，通過對大規(guī)模集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)和應(yīng)用，滿足各項數(shù)據(jù)應(yīng)用需求[7]。

4.2 合理進(jìn)行檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)部署

在進(jìn)行系統(tǒng)部署過程中，因為集團(tuán)和下屬單位的資產(chǎn)以及權(quán)益等各項內(nèi)容并不相同，所以在檔案管理模式以及信息披露方面也存在著明顯不同，需要根據(jù)具體情況確定合理的部署方案，以便保證系統(tǒng)部署的可行性和有效性[8]。

通過對水力發(fā)電集團(tuán)檔案信息管控情況的綜合分析發(fā)現(xiàn)，適合企業(yè)集團(tuán)檔案信息化系統(tǒng)部署的方案共有以下三種：①會以集團(tuán)總部作為管理中心和維護(hù)中心，通過將應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等設(shè)置在總部的方式，確保下屬單位能夠通過VPN或?qū)＞W(wǎng)對總部系統(tǒng)進(jìn)行訪問，進(jìn)而完成相應(yīng)信息化建設(shè)和管理，此種部署方式主要適用于網(wǎng)絡(luò)連接性能較為理想，且下屬單位對于系統(tǒng)維護(hù)能力較弱的情況，強(qiáng)調(diào)集團(tuán)總部需要對下屬單位進(jìn)行統(tǒng)一權(quán)限管理；②分布式部署模式會將下屬單位和集團(tuán)總部作為獨立部署地點進(jìn)行部署，通過構(gòu)建若干數(shù)據(jù)中心以及管理中心的方法，由下屬單位按照集團(tuán)統(tǒng)一要求進(jìn)行信息的匯總和移交，并通過在集團(tuán)總部形成數(shù)據(jù)中心的方式進(jìn)行一系列管理，此種部署方法適用于網(wǎng)絡(luò)連接情況較差的環(huán)境，如果下屬單位和總部集團(tuán)無法完全做到集中式管理，便可以采用此種部署模式；③混合部署模式會通過大集中管理的方式，通過和其他機(jī)構(gòu)采用分布式獨立部署配合的方法，在進(jìn)行獨立檔案信息移交以及匯總等各項處理之后，經(jīng)由大集中管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理和控制，在集團(tuán)總部中形成數(shù)據(jù)中心，從而完成后續(xù)的信息化管控[9]。

5 結(jié)束語

水力發(fā)電企業(yè)需要進(jìn)一步加大對自身檔案信息化建設(shè)問題的研究力度，需要按照與時俱進(jìn)原則，將現(xiàn)代化技術(shù)科學(xué)融入檔案管理之中，構(gòu)建完善檔案信息化建設(shè)方案，確保能夠利用智能化管理優(yōu)勢，對傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題進(jìn)行有效處理。應(yīng)結(jié)合水力發(fā)電企業(yè)檔案信息特點，制定出較為合理的信息化建設(shè)優(yōu)化方案，以便高質(zhì)量完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢能夠得到充分性發(fā)揮。