新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化

□任海燕

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理也產(chǎn)生了深刻影響。醫(yī)院人事檔案管理工作水平的高低會(huì)直接影響職工工作的積極性和主動(dòng)性，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將人事檔案管理工作優(yōu)化作為醫(yī)院的重點(diǎn)工作加以推進(jìn)，特別是要滿足醫(yī)院人事檔案管理信息化要求，為醫(yī)院人事檔案管理配齊相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加大人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的能力和素質(zhì)，更好地推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作有效開展。

一、新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作提出新要求

新醫(yī)改是要推動(dòng)城鄉(xiāng)居民醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，為廣大人民群眾提供更為安全、有效、方便的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。其中就明確要求了要加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理，人事檔案管理工作作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要方面，應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)新醫(yī)改要求，明確醫(yī)院人事檔案管理工作價(jià)值和作用。

1.應(yīng)有助于規(guī)范人事檔案管理工作。通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院選人用人提供檔案依據(jù)。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院非常重視人力資源管理，而醫(yī)院的人事檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的資源優(yōu)化配置、人力資源分配、人才引進(jìn)都起著重要作用。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，既面臨著機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)，通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作改革，推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的統(tǒng)一管理，為醫(yī)院人事檔案利用提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.應(yīng)有助于提高醫(yī)院人力資源管理效率。新醫(yī)改要求實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的合理利用，醫(yī)院作為服務(wù)部門對(duì)人力資源管理非常重視，特別是很多公立醫(yī)院人才流動(dòng)性較大，對(duì)醫(yī)院管理產(chǎn)生了很大影響。這就要求醫(yī)院提供更為系統(tǒng)、準(zhǔn)確的人事信息服務(wù)，滿足當(dāng)前醫(yī)院人才流動(dòng)的需求，提升醫(yī)院人力資源配置效果。同時(shí)通過醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理向現(xiàn)代的數(shù)字化人事檔案管理過渡，更加方便醫(yī)院人員統(tǒng)計(jì)，降低檔案管理人員工作壓力，有效節(jié)約人力資源成本，同時(shí)還能夠保障醫(yī)院人事檔案信息及時(shí)更新，提升醫(yī)院人事檔案管理效率。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀

新醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出了更高要求，但當(dāng)前部分醫(yī)院人事檔案管理還存在管理理念落后、人事檔案管理方法更新滯后、缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才、檔案制度不健全等現(xiàn)實(shí)問題，這些問題對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作都產(chǎn)生了不利影響。

1.人事檔案管理理念需加強(qiáng)。當(dāng)前部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理重視不足，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作開展支持力度不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更多將重心放在醫(yī)院發(fā)展和一線人才培養(yǎng)方面，將大量的資金投入了科研、診療和服務(wù)領(lǐng)域，能夠給醫(yī)院檔案管理投入的資金和政策十分有限，甚至醫(yī)院人事檔案管理都沒有配齊專門人才。沒有看到醫(yī)院人事檔案管理人員與醫(yī)院發(fā)展的緊密關(guān)系，也沒有看到醫(yī)院人事檔案管理對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展，保障醫(yī)院職工的切身合法權(quán)益的重要性。在人事檔案管理工作開展過程中，存在相關(guān)部門和人員配合度較差、人事檔案管理不規(guī)范、人事檔案管理信息資源利用不到位等問題。

2.人事檔案管理方法更新滯后。人事檔案管理是一項(xiàng)政治性和原則性非常強(qiáng)的工作，既要與醫(yī)院每一名員工進(jìn)行溝通和檔案登記，也要確保人事檔案的信息安全，因此必須為人事檔案配備專門的辦公場(chǎng)所，要求人事檔案單獨(dú)存放。但部分醫(yī)院對(duì)于人事檔案重視程度不足，人事檔案管理方法更新滯后，很多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，在人事檔案收集整理編檔編目過程中，依然采用手工錄入方式，加之人員素質(zhì)有限，很多時(shí)候造成人事檔案內(nèi)容錄入不全，檔案在傳遞過程中丟失，檔案信息共享利用有限等問題。還有部分醫(yī)院雖然為人事檔案管理配備了相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，也初步建立了人事檔案管理信息庫(kù)，但由于人員信息技術(shù)能力有限，只能進(jìn)行基本的信息輸入操作，難以滿足現(xiàn)代化的人事檔案管理需求。

3.人事檔案管理人員專業(yè)化程度有待提高。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理不重視，在人員安排上往往將醫(yī)院文化素質(zhì)較低，專業(yè)能力有限的人員安排到人事檔案管理崗位上。由于人事檔案管理人員專業(yè)化能力有限，在工作過程中很難做到得心應(yīng)手，特別是人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，由于無(wú)法勝任本職工作，因此在人事檔案管理過程中常常出現(xiàn)問題和矛盾。部分年齡較大的人事檔案管理人員，在工作過程中只是為了完成檔案管理任務(wù)，并沒有對(duì)人事檔案管理的相關(guān)理論進(jìn)行系統(tǒng)研究，難以提升人事檔案管理效率，也很難滿足新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的具體要求。

4.人事檔案管理制度亟待完善。醫(yī)院人事檔案管理工作具有非常強(qiáng)的專業(yè)性和系統(tǒng)性，在具體工作開展過程中需要完善的管理制度作為依據(jù)。但當(dāng)前部分醫(yī)院在人事檔案管理過程中相應(yīng)的管理制度還不夠完善，由于制度缺失，部分人員在人事檔案管理過程中主動(dòng)性不強(qiáng)，更多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查。由于相應(yīng)的管理制度不完善，導(dǎo)致部分醫(yī)院人事檔案管理工作混亂，難以發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值和作用。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.實(shí)施人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理。樹立動(dòng)態(tài)化管理理念，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)要帶頭推進(jìn)開展提供必要的資金保障和人員保障，配齊軟硬件設(shè)施，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)人事檔案動(dòng)態(tài)化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)要選派優(yōu)秀人才參與到醫(yī)院人事檔案管理工作之中，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案信息的利用效率，通過醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，及時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，堅(jiān)持人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理，更加真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)前醫(yī)院人員的真實(shí)情況，為醫(yī)院人力資源利用和管理決策提供人事檔案信息依據(jù)。

2.創(chuàng)新人事檔案管理方法。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)新醫(yī)改的具體要求，醫(yī)院要結(jié)合新醫(yī)改的相關(guān)要求對(duì)檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展情況對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，補(bǔ)全醫(yī)院人事檔案材料的相關(guān)信息，確保醫(yī)院人事檔案信息真實(shí)有效。同時(shí)醫(yī)院人事檔案管理部門也應(yīng)該主動(dòng)與各科室聯(lián)系，堅(jiān)持上門服務(wù)，對(duì)一線醫(yī)務(wù)人員的人事檔案信息要主動(dòng)對(duì)接、反復(fù)確認(rèn)，確保一線醫(yī)務(wù)人員檔案信息能夠得到及時(shí)更新。此外，要充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息的價(jià)值和作用，加大對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的挖掘力度，為醫(yī)院戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)保障。

3.增強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)性。新醫(yī)改背景下，要重視醫(yī)院人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，打造出一支具有較強(qiáng)綜合技術(shù)能力和管理能力的醫(yī)院人事檔案管理人才隊(duì)伍。一方面，要注重人才引進(jìn)，面向社會(huì)引進(jìn)一批高素質(zhì)的人事檔案管理人才，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人才的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等多種方式，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理人才的專業(yè)能力。同時(shí)要鼓勵(lì)醫(yī)院人事檔案管理人才進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，不斷樹立創(chuàng)新意識(shí)和開拓進(jìn)取精神，進(jìn)一步提升自身的業(yè)務(wù)能力，更好地服務(wù)人事檔案管理工作。

4.提高人事檔案管理制度的規(guī)范性。新醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院的規(guī)范化和制度化提出了更高要求，在這一背景下，醫(yī)院人事檔案管理更應(yīng)該注重制度建設(shè)，特別是要對(duì)原有的制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，并結(jié)合醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的具體要求，對(duì)不適合當(dāng)前醫(yī)院人事檔案工作開展的制度加以廢止，并結(jié)合醫(yī)院人事檔案信息化管理的具體要求完善和豐富相應(yīng)的制度，確保人事檔案管理制度規(guī)范有序，為醫(yī)院人事檔案管理工作開展提供制度保障。同時(shí)要加大對(duì)人事檔案管理制度的落實(shí)力度，通過檢查、考核等多種方式，確保醫(yī)院人事檔案管理人員能夠按照制度要求開展人事檔案管理工作。

總之，新醫(yī)改背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視醫(yī)院人事檔案管理工作，并為醫(yī)院人事檔案管理工作配齊軟、硬件設(shè)施，引進(jìn)專門人才，完善相應(yīng)的制度體系，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理效果。