智慧校園背景下技工院校檔案信息化建設(shè)思路探索

許穎

【摘要】隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展，為我國(guó)建設(shè)智慧校園提供了重要的基礎(chǔ)，在智慧校園的背景下，技工院校的檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在智慧校園的框架下，借助于先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行優(yōu)化整合，改變以往的管理和服務(wù)模式，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。文章主要對(duì)智慧校園背景下技工院校檔案信息化建設(shè)思路進(jìn)行分析，為提高技工院校檔案管理水平創(chuàng)造有利條件。

【關(guān)鍵詞】智慧校園;技工院校;檔案管理;信息化

學(xué)生檔案管理是技工院校的重要工作之一，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)以及以后的工作都具有重要的作用，所以應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，提高檔案利用率，真正的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。智慧校園建設(shè)是我國(guó)信息化高速發(fā)展的必然產(chǎn)物，以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合，打造智慧化的一體化環(huán)境。在智慧校園的背景下，學(xué)生檔案管理工作勢(shì)必需要進(jìn)行信息化改革，與智慧校園相契合。技工院校肩負(fù)著為社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)應(yīng)用技能型人才的重任，所以做好學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)生和學(xué)校而言都具有重要的意義。以智慧校園框架為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，需要從硬件、軟件、管理、服務(wù)模式等各方面進(jìn)行構(gòu)架，通過(guò)各項(xiàng)資源的整合，可提升學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用的效率，真正發(fā)揮學(xué)生檔案信息化建設(shè)的潛在價(jià)值。

1. 加強(qiáng)硬件配置，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障

硬件配置是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都對(duì)存放的環(huán)境有較高的要求，所以應(yīng)該做好檔案館的安防和環(huán)境監(jiān)控。在智慧校園的背景下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，為了保證檔案館的溫濕度，可使用物聯(lián)網(wǎng)的感知技術(shù)來(lái)規(guī)劃?rùn)n案館建造和環(huán)境控制。依托校園管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案館內(nèi)外的人流量、溫濕度變化等信息進(jìn)行采集，然后將這些數(shù)據(jù)信息匯總分析，以最終的數(shù)據(jù)為依據(jù)對(duì)檔案館的環(huán)境進(jìn)行節(jié)能設(shè)計(jì)，確保檔案館處于良好的環(huán)境中。同時(shí)對(duì)檔案館的安防和門(mén)禁監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行改良，避免學(xué)生檔案遭到惡意破壞和篡改。為了保證檔案信息化建設(shè)的高效運(yùn)行，需要配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件，確保網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)路的暢通運(yùn)行。

2. 善于利用各種軟件和先進(jìn)技術(shù)，充分挖掘檔案資源的潛在價(jià)值

軟件是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的核心要素，技工院校可以根據(jù)學(xué)校自身的特點(diǎn)，購(gòu)買(mǎi)符合學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的軟件，在有能力的情況下，可以自己開(kāi)發(fā)一套適合學(xué)校自身的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)?；ヂ?lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)這些技術(shù)都可充分應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，并且提升檔案信息化建設(shè)的水平。RFID技術(shù)作為物聯(lián)網(wǎng)的重要組成部分，可在紙質(zhì)檔案管理中發(fā)揮重要作用，在每本檔案中貼上電子標(biāo)簽，然后與互聯(lián)網(wǎng)連接起來(lái)，通過(guò)射頻信號(hào)即可自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，大大提高對(duì)紙質(zhì)檔案的管理效率?；ヂ?lián)網(wǎng)+技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的電子管理，將學(xué)生檔案中的信息錄入到系統(tǒng)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就可實(shí)現(xiàn)檔案資源的上傳、下載和傳輸，大大提高檔案管理效率。在校園內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的傳輸，這樣可大大提升檔案資源的收集、調(diào)閱和利用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可提高檔案服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)對(duì)利用者查檔記錄的數(shù)據(jù)分析，能夠定位出學(xué)生檔案中利用率較高的部分，以這項(xiàng)數(shù)據(jù)為依據(jù)可更加完善該部分檔案信息，以便為利用者提供更大的便利。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的工作狀態(tài)進(jìn)行分析，也能夠?yàn)閷W(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)以及教學(xué)工作提供參考依據(jù)?？蓪n案信息保存在以智慧校園服務(wù)中心為主的云端，既能夠提升檔案資源的安全性，又可為檔案信息的異地查閱提供便利。

3. 優(yōu)化人員配置，提高檔案管理和服務(wù)水平

在智慧校園的背景下，各個(gè)管理系統(tǒng)的運(yùn)行和操作都需要依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，這就需要管理人員和操作人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)。對(duì)于檔案管理人員而言，除了熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作外，還要掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。為了提高檔案信息化建設(shè)的功能和服務(wù)水平，檔案管理人員還要善于學(xué)習(xí)和分析大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等各項(xiàng)技術(shù)，在檔案管理的過(guò)程中，善于將各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用于業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)中，不斷拓展學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能。除了提供學(xué)生的基本信息外，還要衍生出更多的潛在價(jià)值，為教學(xué)、科研、學(xué)生管理、學(xué)生就業(yè)等提供有力的數(shù)據(jù)支持。所以在智慧校園背景下的檔案信息化建設(shè)中，要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，有效提升學(xué)生檔案管理效率，為技工院校的長(zhǎng)久發(fā)展提供有力的支撐。

4. 改善檔案管理和服務(wù)模式，促進(jìn)檔案管理智慧化轉(zhuǎn)變

智慧校園背景下的檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案的管理和服務(wù)利用都會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變。由于各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)彈性服務(wù)，改變以往單一的服務(wù)模式，在參考云理念的基礎(chǔ)上，不需要調(diào)整軟件和硬件配置即可迅速抓取或釋放相關(guān)資源，提高服務(wù)系統(tǒng)的處理能力，能夠在服務(wù)需求量激增的狀態(tài)下仍然提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析，根據(jù)檔案利用者對(duì)不同信息的需求，可將相關(guān)信息整理后定期主動(dòng)推送給利用者，有效提升檔案資源的利用效率和服務(wù)水平。對(duì)于檔案利用者而言，可以隨時(shí)隨地通過(guò)云端查詢(xún)所需要的信息，大大提高檔案信息的服務(wù)效率。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依據(jù)，對(duì)檔案查詢(xún)路徑進(jìn)行細(xì)化，明確查詢(xún)終端導(dǎo)向，建立智慧導(dǎo)航查詢(xún)系統(tǒng)，可讓利用者快速便捷的查詢(xún)到需要的信息，真正的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

5. 結(jié)語(yǔ)

學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生整個(gè)人生中在學(xué)習(xí)期間的資料記錄，高效利用學(xué)生檔案資料，有利于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校期間的管理，并且能夠?yàn)橛萌藛挝徽衅柑峁┲匾膮⒖家罁?jù)，也是學(xué)生在參加工作的單位和企業(yè)了解個(gè)人信息的重要手段，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理。在智慧校園背景下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是校園管理的需求，也是檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新的重要途徑。檔案信息化建設(shè)，能夠簡(jiǎn)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案資源的共享。檔案信息化建設(shè)是智慧校園下的必然產(chǎn)物，同時(shí)，也促進(jìn)了智慧校園更加完善的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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