加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理的若干舉措

賴素媛/浙江環(huán)境監(jiān)測工程有限公司

郭 斌/浙江科技學院圖書館

環(huán)境監(jiān)測檔案是指在環(huán)境監(jiān)測活動中直接形成的、記錄和反映環(huán)境監(jiān)測管理和監(jiān)測活動的文件材料，具體可分為環(huán)境監(jiān)測技術檔案、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案、環(huán)境監(jiān)測儀器檔案、環(huán)境監(jiān)測人員技術檔案、環(huán)境監(jiān)測化學試劑安全管理檔案、環(huán)境監(jiān)測行政檔案等六大類。環(huán)境監(jiān)測涉及地表水、地下水、大氣、噪聲、土壤、生物等眾多領域，涉及面廣、形式復雜，因此環(huán)境監(jiān)測檔案具有明顯的跨學科性和極強的專業(yè)性，保存價值較高。環(huán)境監(jiān)測檔案完整記錄了一個區(qū)域不同時期的環(huán)境狀況、環(huán)境管理要求和環(huán)境變化趨勢，環(huán)境監(jiān)測檔案留存了豐富的環(huán)境數(shù)據(jù)，可以作為地區(qū)制定環(huán)境政策或進行環(huán)保事件追責的重要依據(jù)，也可以為區(qū)域加強環(huán)境治理提供重要思路。因此，做好環(huán)境監(jiān)測檔案管理具有重要意義。

1 環(huán)境監(jiān)測檔案管理的現(xiàn)狀

一是檔案種類很多且數(shù)量龐大，現(xiàn)有的檔案管理模式“力不從心”。以省級生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心為例，中心為全省環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境管理和環(huán)境評價等工作提供監(jiān)測服務，保存了大量的環(huán)境監(jiān)測檔案。為提高工作效率，中心要求加快更新接收紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效率，并提高準確率；為提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務，中心對檔案錄入的專業(yè)性要求越來越高，要求提高檔案數(shù)字化成果和電子檔案的檢索效率。囿于中心采用傳統(tǒng)的檔案模式，檔案數(shù)字化效率難以有效提升，在檔案服務中經(jīng)常遇到檢索不匹配或搜索錯誤等問題。

二是檔案開發(fā)利用率不高。據(jù)了解，目前多數(shù)省級生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心使用的檔案業(yè)務管理系統(tǒng)不夠完善，只能滿足檔案數(shù)字化成果和電子檔案有效存儲的一般要求，沒有開發(fā)深入挖掘檔案信息的相關功能，如沒有實現(xiàn)同類檔案信息的聚合管理；系統(tǒng)的安全保密性不夠完善，特別是沒有實現(xiàn)對查檔人員的分級管理，這也制約了深度開發(fā)檔案信息的可能性。因此，在現(xiàn)有工作中如何加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理，合理開展檔案開發(fā)利用變得尤為重要。例如在開展重點流域水準預報預警項目、搭建工作系統(tǒng)框架時，需要打造水質(zhì)預測、水質(zhì)預警功能模塊，需要查閱利用大量的相關業(yè)務檔案，才能為該項工作開展提供有力的支撐，而現(xiàn)實中往往會由于整體的檔案開發(fā)利用率不高，實踐中很難為工作的開展提供檔案支持。

2 加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理的舉措

2.1 推進檔案信息化建設

第一，抓住新修訂檔案法貫徹實施的有利契機。新修訂檔案法新增了檔案信息化建設專章，第一次從法律的角度對檔案信息化建設作出全面系統(tǒng)的規(guī)定。要借助這一重要契機，推進環(huán)境監(jiān)測檔案信息化建設。如加強與當?shù)貦n案行政管理部門的溝通聯(lián)系，請檔案部門的專家開展檔案信息化工作業(yè)務指導等。因此，省級生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心可通過基于新修訂檔案法的相關要求，結(jié)合本地區(qū)、本單位的工作實踐，建立健全環(huán)境監(jiān)測檔案信息化工作規(guī)章制度，確保開展檔案管理有章可循。環(huán)保監(jiān)測單位基于新修訂檔案法的相關要求，結(jié)合本地區(qū)、本部門的工作實踐，建立健全環(huán)境監(jiān)測檔案信息化工作規(guī)章制度，重點制定檔案安全管理制度。如根據(jù)數(shù)字檔案室建設要求，制定電子文件歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度、檔案數(shù)據(jù)移交管理制度、檔案安全保密制度等，完善電子檔案管理流程，制電子文件歸檔范圍和保管期限表。

第二，抓住推進生態(tài)環(huán)境信息化的契機。如在打好藍天保衛(wèi)戰(zhàn)期間，省級生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心積極應用網(wǎng)絡信息技術，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，增強遠程在線監(jiān)測系統(tǒng)功能，為環(huán)境保護工作提供更加實時有效的監(jiān)測數(shù)據(jù)，為環(huán)境質(zhì)量預測預報提供更為精準的信息。這時，可將本單位的環(huán)境監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)納入大數(shù)據(jù)平臺之中，開展數(shù)字檔案室建設，使檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)“無縫對接”。省級生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心可設立大數(shù)據(jù)中心，為生態(tài)環(huán)境領域政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，以及“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”工作提供技術支撐，可在開展環(huán)境監(jiān)測檔案工作時，充分利用大數(shù)據(jù)中心的技術優(yōu)勢，推進檔案信息化工作。

2.2 提高檔案開發(fā)利用率

一是建立檔案開發(fā)利用平臺，推進環(huán)境監(jiān)測檔案信息化建設，提高檔案開發(fā)利用率。平臺要在做好檔案存儲的基礎上，開發(fā)深入挖掘檔案信息的功能，并通過相關技術手段確保檔案安全。在統(tǒng)一的環(huán)境監(jiān)測檔案查詢與應用平臺上，將區(qū)域內(nèi)的環(huán)境監(jiān)測檔案信息進行匯集，做好專題分類工作，相關單位依據(jù)權限進行查閱利用。二是提高環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員的信息素養(yǎng)、信息能力等，通過業(yè)務培訓、再教育等方式，不斷提高其信息挖掘的能力。