我省檔案服務外包的發(fā)展現(xiàn)狀與對策

謝軍偉/杭州中大檔案管理咨詢有限公司

隨著國家及省檔案主管部門相關(guān)檔案管理規(guī)范的制定和頒布實施，以及各領(lǐng)域檔案服務外包項目的開發(fā)和建設，我省檔案服務外包推廣發(fā)展至今已有20多年，在此期間，檔案外包服務單位經(jīng)過了企業(yè)轉(zhuǎn)型、業(yè)務拓展和多元分化的發(fā)展歷程。

1 我省檔案服務外包的現(xiàn)狀

1.1 檔案外包服務企業(yè)的特點

我省檔案服務外包企業(yè)數(shù)量眾多，但大多屬于技術(shù)含量較低、勞動強度大的類型，“科技密集型”、綜合實力較強的企業(yè)較少，致使許多檔案服務發(fā)包因投標人數(shù)不足而流標，而較小的檔案中介服務企業(yè)又因?qū)I(yè)能力有限、業(yè)務人員不足等原因不能滿足發(fā)包人的需求。我省檔案服務外包還有很大的市場空缺，尤其是中高端的綜合性檔案外包服務企業(yè)，更是供不應求。

1.2 檔案外包服務的內(nèi)容

許多檔案服務外包發(fā)包方因人員、資金、時間等原因而選擇檔案整理歸檔、復制、數(shù)字化加工等服務項目，至于檔案全過程管理咨詢、開發(fā)利用等服務期長、耗費資金大的服務項目卻不易被接受，檔案服務外包的廣度和深度還存在著很大的局限性。在一些企事業(yè)單位，許多期滿檔案依舊存放在檔案庫房中，占用大量的庫存空間，由于種種原因，有關(guān)檔案鑒定和銷毀的外包服務卻未能開展。

1.3 檔案外包服務人才狀況

目前，檔案專業(yè)人才特別是中、高級人才大都集中在各企事業(yè)單位，而從事檔案外包服務的專業(yè)人才占比更少，尤其是涉及科技檔案之類既有專業(yè)知識、又懂檔案業(yè)務的人才數(shù)量更是少之又少。一些檔案服務企業(yè)采用按件計量的方式計算工資，也使許多檔案工作者為了提高收入而把精力放在機械式的操作上，而沒有時間和精力去提升綜合業(yè)務素質(zhì)，這也限制了高層次檔案人才的產(chǎn)生。

2 我省檔案外包服務發(fā)展的對策

2.1 規(guī)范檔案服務外包企業(yè)的發(fā)展

目前，關(guān)于檔案服務外包企業(yè)的資質(zhì)等級暫未評定，檔案服務和檔案產(chǎn)品的市場信息參考價還不健全，致使檔案服務發(fā)包方招標控制價沒有明確的參考依據(jù)，只能參照類似項目的收費標準。而部分檔案服務企業(yè)為了爭取服務項目，以較低報價以求中標，這勢必會擾亂市場價格，降低檔案服務質(zhì)量。另外，檔案服務監(jiān)理還未推廣，很難對服務單位的服務質(zhì)量給予準確的評定和有效的監(jiān)督。在當前的形勢下，實行檔案服務外包企業(yè)的資質(zhì)等級評定，完善檔案服務及產(chǎn)品和市場信息參考價，推廣檔案服務監(jiān)理，是規(guī)范我省檔案服務外包行之有效的措施，也是廣大檔案服務發(fā)包人的迫切需求。

2.2 加強檔案外包服務人才隊伍的建設

檔案服務外包企業(yè)的盈利和服務質(zhì)量的提高，至關(guān)重要的一個因素就是檔案專業(yè)人才。目前，許多檔案服務外包人員的業(yè)務知識還停留在理論的層面，并未實地操作過。如果在單位官方門戶網(wǎng)站或公共學習平臺上創(chuàng)建“檔案工作現(xiàn)場實操視頻”模塊，就能使檔案工作者更形象、深入地學習業(yè)務技能。還要適當提高檔案服務外包人才應有的待遇，表彰在檔案工作方面有突出有貢獻的人，進行物質(zhì)上和精神上的激勵。這樣，在吸引新進人才的同時，又可以減少現(xiàn)有人才的流失。

2.3 完善檔案外包服務的技術(shù)設備

目前，市場上的檔案設備和技術(shù)產(chǎn)品的種類有很多，功能、質(zhì)量、價格和售后服務也參差不齊。一臺好的檔案設備或一款好的檔案軟件可以大大提高檔案工作的效率和質(zhì)量，而研究開發(fā)檔案設備和技術(shù)產(chǎn)品則需要大量的資金和技術(shù)支撐，這使得一般的檔案技術(shù)開發(fā)企業(yè)望而卻步。如果有關(guān)部門牽頭組織研究開發(fā)先進的檔案設備和技術(shù)產(chǎn)品并推廣利用，形成規(guī)范統(tǒng)一的“模具”，生產(chǎn)規(guī)格統(tǒng)一的“產(chǎn)品”，比如一套數(shù)字化加工設備，掃描后自動糾偏、裁邊、調(diào)整字節(jié)大小、清晰度等，達到數(shù)字化規(guī)范的要求，那么勢必提高檔案外包服務的質(zhì)量，利于“大數(shù)據(jù)的融合”，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.4 加強檔案服務外包的監(jiān)管

檔案服務外包管理體系一般按照 PDCA（計劃—執(zhí)行—檢查—改進）循環(huán)的模式進行，由檔案服務外包單位根據(jù)服務對象和發(fā)包方的需求制定檔案服務計劃方案，經(jīng)檔案服務監(jiān)理單位審核、發(fā)包方備案后實施，在實施的過程中及時向發(fā)包方和監(jiān)理匯報工作情況并接受監(jiān)督檢查，不斷改進并完善以實現(xiàn)服務目標。目前檔案服務外包在監(jiān)督檢查方面主要體現(xiàn)在對發(fā)包方的監(jiān)管和檔案行政主管部門的監(jiān)督抽查及驗收，而檔案服務第三方監(jiān)理機構(gòu)未能全面推廣和有效介入，不利于檔案外包服務的改進和服務質(zhì)量的提高。所以，第三方監(jiān)理的監(jiān)管是檔案服務外包中不可或缺的一個重要組成部分。