地方高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題與對(duì)策

文/湖南省衡陽師范學(xué)院 李彩云

畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生在校期間參加學(xué)習(xí)、工作、社會(huì)實(shí)踐等方面的真實(shí)歷史記錄，也是國家干部人事檔案的重要組成部分。畢業(yè)生檔案是學(xué)校了解學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)狀況的有效依據(jù)，也是大學(xué)生在今后就業(yè)及在單位中選拔、考核、任用過程中不可缺少的重要依據(jù)。除此之外，畢業(yè)生檔案還關(guān)系到畢業(yè)生以后的職稱評(píng)審、社保、退休的辦理等與個(gè)人利益密切相關(guān)的事宜。然而，畢業(yè)生檔案管理中仍存在一定的問題，探索地方高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題和對(duì)策，有助于促進(jìn)畢業(yè)生職業(yè)發(fā)展，也能為國家更好地選拔人才提供相應(yīng)的憑證。

一、地方高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

（一）負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的工作人員流動(dòng)性大。在地方高校，負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案收集、整理、歸檔移交的是各院（系）輔導(dǎo)員。而各院（系）輔導(dǎo)員因各種各樣的原因在其崗位工作時(shí)間不長，這就需要學(xué)校不斷地招聘輔導(dǎo)員老師，從而造成新來的老師對(duì)畢業(yè)生檔案沒有正確全面的認(rèn)識(shí)，不能很好地給予畢業(yè)生有關(guān)檔案方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）畢業(yè)生本人對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足。很多畢業(yè)生不清楚畢業(yè)生檔案歸檔材料、畢業(yè)生檔案的去向、畢業(yè)生學(xué)籍檔案與畢業(yè)生人事檔案的區(qū)別，以及畢業(yè)生檔案查詢、轉(zhuǎn)遞的流程等。很多畢業(yè)生認(rèn)為檔案可有可無，只有需要用到檔案時(shí)，畢業(yè)生才想到咨詢個(gè)人檔案去向并進(jìn)行調(diào)檔。檔案中的很多內(nèi)容對(duì)于學(xué)生在畢業(yè)之后的考試、職稱評(píng)定、選拔和晉級(jí)等職業(yè)發(fā)展有著十分重要的影響。有了檔案，就可以享受相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)，然而檔案發(fā)揮作用的前提是，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至具有人事檔案保管權(quán)限的單位或相應(yīng)的人力資源服務(wù)中心。但是，畢業(yè)生本人對(duì)此卻沒有正確的認(rèn)識(shí)。

（三）檔案整理及轉(zhuǎn)遞信息的填寫不夠規(guī)范。因各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師流動(dòng)性大，很多老師不熟悉檔案的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞情況，加之畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，檔案的征收、整理時(shí)間緊、任務(wù)重，很多老師都是通過指導(dǎo)個(gè)別學(xué)生，或與學(xué)生一起收集、整理、移交畢業(yè)生檔案。對(duì)于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的填寫，由畢業(yè)生個(gè)人填寫、學(xué)院審核。由于各學(xué)院畢業(yè)生人數(shù)較多，征收、轉(zhuǎn)遞時(shí)間緊，造成有些學(xué)院未審核畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息，有的轉(zhuǎn)遞信息檔案接收單位與檔案接收地址不相符，有的未按照檔案接收單位要求申請(qǐng)開具調(diào)檔函，或有些地址填寫為不具備檔案保管權(quán)限資質(zhì)的中小學(xué)、私企或家庭地址，這就對(duì)畢業(yè)生檔案的安全性造成了很大的安全隱患。

（四）滯留在校的往屆畢業(yè)生檔案較多。畢業(yè)生檔案集中轉(zhuǎn)遞時(shí)，由于畢業(yè)生填寫的轉(zhuǎn)遞信息不準(zhǔn)確或畢業(yè)生檔案不完整而造成畢業(yè)生檔案退回學(xué)校；畢業(yè)時(shí)，有些畢業(yè)生申請(qǐng)檔案留校，多年來又對(duì)個(gè)人檔案不聞不問，造成該類檔案長期滯留在學(xué)校；雖然有關(guān)制度規(guī)定，學(xué)生畢業(yè)后，檔案可保留在學(xué)校兩年，兩年擇業(yè)期滿后，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)回生源地。但近幾年實(shí)際情況是，兩年擇業(yè)期滿的畢業(yè)生檔案，尤其是湖南省很多人力資源服務(wù)中心不再直接接收該類畢業(yè)生檔案，需要畢業(yè)生本人先到相應(yīng)的人力資源服務(wù)中心申請(qǐng)托管，開具調(diào)檔函，學(xué)校根據(jù)調(diào)檔函要求進(jìn)行轉(zhuǎn)遞才可接收，這就對(duì)學(xué)校的畢業(yè)生檔案管理工作造成很大困難。對(duì)于退學(xué)學(xué)生檔案，如果學(xué)生不再需要，該類檔案基本上成為學(xué)校死檔?；谝陨显?，滯留在校的畢業(yè)生檔案越來越多，不僅占用庫房空間，還給畢業(yè)生檔案管理帶來諸多不便。

（五）畢業(yè)生檔案集中順利轉(zhuǎn)遞難。從畢業(yè)生檔案征收到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞，有半個(gè)月左右的時(shí)間，而在此期間，還會(huì)出現(xiàn)畢業(yè)生因各種各樣的原因要提前調(diào)檔、更改地址、改派報(bào)到證等相關(guān)事宜，這就造成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息不斷改變的情況。另外，畢業(yè)生大多不清楚個(gè)人檔案需轉(zhuǎn)遞到何處，而湖南省內(nèi)各市區(qū)人力資源服務(wù)中心接收畢業(yè)生檔案的要求也各不相同。有的市人力資源服務(wù)中心對(duì)學(xué)校寄遞的本市區(qū)的畢業(yè)生檔案，無條件直接接收；有的市人力資源服務(wù)中心只接受有限幾個(gè)市區(qū)的畢業(yè)生檔案；還有的市人力資源服務(wù)中心需要畢業(yè)生先去其單位申請(qǐng)開具調(diào)檔函，學(xué)校檔案管理部門按照相關(guān)要求做好移交，才接收學(xué)校集中轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案。

（六）檔案信息化建設(shè)不足。雖然學(xué)校的檔案信息化建設(shè)使得畢業(yè)生在查詢個(gè)人檔案去向方面有了更多選擇，但在對(duì)外服務(wù)方面，還未能做到規(guī)范服務(wù)。關(guān)于檔案查詢和轉(zhuǎn)遞，目前限于傳統(tǒng)的線下辦理，未能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，這就給遠(yuǎn)在外地的廣大校友帶來很大不便。

二、解決地方高校畢業(yè)生檔案管理問題的策略

（一）完善學(xué)校規(guī)章制度，從政策上吸引人才，穩(wěn)定輔導(dǎo)員隊(duì)伍。學(xué)校要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，給輔導(dǎo)員提供晉升的渠道，以激發(fā)他們工作的積極性。只有各學(xué)院從事檔案管理工作的師資隊(duì)伍穩(wěn)定了，才能順利做好畢業(yè)生檔案的整理、歸檔移交工作，并且給予畢業(yè)生有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞方面的指導(dǎo)。

（二）加大檔案知識(shí)的宣傳教育，提高師生檔案意識(shí)。加大宣傳是加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理的最直接的方式，這種潛移默化的影響具有長期性和有效性。學(xué)校每年要通過講座、座談會(huì)、展板展示、網(wǎng)上公布、宣傳手冊(cè)下發(fā)，并借助校園網(wǎng)廣播等多種形式，使廣大教師、學(xué)生了解檔案歸檔內(nèi)容，清楚畢業(yè)生檔案對(duì)學(xué)生個(gè)人以后發(fā)展的重要作用和意義，掌握各種就業(yè)類型畢業(yè)生檔案的去向，了解畢業(yè)生檔案查詢、提取等業(yè)務(wù)辦理的流程，從而減少“留檔”“棄檔”等現(xiàn)象的發(fā)生。

關(guān)于畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容，《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育、學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。關(guān)于檔案去向，對(duì)于考取研究生的，其檔案按錄取院校地址轉(zhuǎn)遞。其中，到機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)或定向招生就業(yè)的，轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或定向單位；到非公單位就業(yè)的，轉(zhuǎn)遞至就業(yè)地或戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；暫未就業(yè)的，轉(zhuǎn)遞至戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。對(duì)于退學(xué)學(xué)生檔案，出于對(duì)學(xué)生檔案真實(shí)性和完整性的保護(hù)，嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。同時(shí)，畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)重視個(gè)人檔案，及時(shí)了解學(xué)校轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)間，主動(dòng)查詢、確認(rèn)自己的檔案是否已經(jīng)接收。若轉(zhuǎn)遞兩個(gè)月后檔案接收單位仍未收到，則要聯(lián)系學(xué)校檔案管理人員查詢檔案快遞單號(hào)，查找檔案轉(zhuǎn)遞情況。

（三）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理水平。鑒于畢業(yè)生檔案對(duì)學(xué)生以后職業(yè)發(fā)展的重要性，學(xué)校要選拔一批認(rèn)真負(fù)責(zé)、綜合素質(zhì)過硬的人員從事檔案管理工作，并經(jīng)常予以培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有自身專業(yè)技術(shù)方面的知識(shí)過硬，才能對(duì)各教學(xué)院兼職畢業(yè)生檔案管理工作的教師做好指導(dǎo)、督查工作，對(duì)于轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的合作公司，要做好整理、統(tǒng)計(jì)、移交工作；對(duì)于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞情況，要及時(shí)上傳到學(xué)生檔案去向查詢系統(tǒng)，方便畢業(yè)生本人查詢；對(duì)于退回學(xué)校的畢業(yè)生檔案，檔案管理部門要及時(shí)做好收集、整理、統(tǒng)計(jì)工作，并及時(shí)告知各教學(xué)院，由各教學(xué)院及時(shí)通知畢業(yè)生檔案退檔情況，再由學(xué)生按照學(xué)校畢業(yè)生檔案提檔要求，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，最后由檔案管理部門重新將畢業(yè)生檔案寄出。

（四）規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序。為保障畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的安全性，學(xué)校要通過中國郵政EMS采用一檔一袋的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。關(guān)于畢業(yè)生檔案去向，對(duì)于有三方協(xié)議的畢業(yè)生，招生與就業(yè)指導(dǎo)處要與各教學(xué)院、檔案管理部門做好銜接工作，對(duì)于畢業(yè)生的檔案去向要明確告知學(xué)生，幫助畢業(yè)生填寫好檔案轉(zhuǎn)遞信息。未就業(yè)的畢業(yè)生或是到非公單位就業(yè)的畢業(yè)生，檔案管理工作人員要對(duì)畢業(yè)生做好檔案去向的宣傳和指導(dǎo)，尤其是湖南戶口所在地的畢業(yè)生，要根據(jù)各人力資源服務(wù)中心的要求，在網(wǎng)上或線下申請(qǐng)開具調(diào)檔函，并根據(jù)調(diào)檔函要求，填寫好檔案轉(zhuǎn)遞信息，再由各教學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的老師將調(diào)檔函上相關(guān)材料粘貼到畢業(yè)生檔案袋上，為畢業(yè)生檔案順利轉(zhuǎn)遞做好準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案收集、整理、歸檔的老師，應(yīng)在檔案工作人員的指導(dǎo)和督查下，將畢業(yè)生檔案袋規(guī)范填寫并進(jìn)行密封，且蓋好密封章。對(duì)于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，需要裝入有“高校學(xué)生檔案專用”標(biāo)志的統(tǒng)一封套，在快遞面單填寫寄出單位和寄往單位信息，并在封口處加蓋寄出單位騎縫章。同時(shí)，學(xué)校檔案管理部門要積極與各人才服務(wù)中心做好對(duì)接與聯(lián)系，按照各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的要求做好轉(zhuǎn)遞、移交工作，確保畢業(yè)生檔案安全、順利轉(zhuǎn)遞。

（五）加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在國家大力倡導(dǎo)促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的同時(shí)，學(xué)校要加大檔案業(yè)務(wù)對(duì)外服務(wù)的便利性，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)，不僅可以實(shí)現(xiàn)線下辦理檔案查詢、轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)，還能提供檔案業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)功能的目的。做好畢業(yè)生個(gè)人信息安全性并建立檔案查詢反饋系統(tǒng)，方便廣大師生即使不回學(xué)校，在任何地方都能很好地完成相應(yīng)檔案的查詢并辦理轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)，真正做到服務(wù)社會(huì)，為廣大師生辦好實(shí)事。

三、結(jié)語

在就業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境下，高校要做好畢業(yè)生檔案管理工作，為畢業(yè)生順利就業(yè)保駕護(hù)航。高校畢業(yè)生檔案管理工作為學(xué)生自身的職業(yè)發(fā)展以及企事業(yè)單位用人提供了良好的依據(jù)，畢業(yè)生檔案管理關(guān)系著學(xué)生的切身利益與高校的發(fā)展與聲譽(yù)。鑒于地方高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，需要進(jìn)一步完善學(xué)校規(guī)章制度，從政策上吸引人才，穩(wěn)定輔導(dǎo)員隊(duì)伍；要加大檔案知識(shí)的宣傳教育，提高師生檔案意識(shí)；要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，從而提高畢業(yè)生檔案管理水平；要規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序；要加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷提高地方高校畢業(yè)生檔案管理工作的水平和質(zhì)量。