探究大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

邵文

摘要：立足大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理要革新傳統(tǒng)模式，細(xì)致分析管理問題，在多方面優(yōu)化管理策略。其中，針對傳統(tǒng)檔案管理中的技術(shù)落后、人員素質(zhì)低下等問題，事業(yè)單位要給予高度重視，通過創(chuàng)新管理手段、加強(qiáng)管理質(zhì)量、提升人員素質(zhì)，在根本上優(yōu)化檔案管理模式，構(gòu)建新型、高效的管理平臺。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景下;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作，其管理效率關(guān)乎事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。同時，檔案管理的專業(yè)要求較高，是一項機(jī)密性、政策性工作，需要事業(yè)單位給予高度重視。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理需要結(jié)合新要求、新方向，構(gòu)建新型的管理模式，以加強(qiáng)管理效率為主，在多方面創(chuàng)新管理方式、提升服務(wù)水平。對此，下文基于事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出了以“創(chuàng)新管理手段”“加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量”“提升人才素質(zhì)”為主的優(yōu)化策略。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的問題分析

（一）技術(shù)條件相對落后

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位缺乏充足資金，導(dǎo)致管理設(shè)備未及時更新，且管理條件相對落后。同時，傳統(tǒng)的管理方式弊端較多，無法高效應(yīng)對新形勢下的檔案管理需求。此外，事業(yè)單位缺乏完善的管理體系、未建立數(shù)據(jù)庫等，都在不同程度上影響了檔案管理效率，未能充分利用、發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價值。在此背景下，檔案管理工作無法開展分布式存儲，在檢索時相對麻煩，不能深度挖掘數(shù)據(jù)信息，阻礙了檔案管理工作高效開展[1]。

（二）人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式的革新對管理人員提出更高要求。但結(jié)合現(xiàn)狀來看，部分管理人員的素質(zhì)低下，不能高效落實數(shù)據(jù)化管理。其中，事業(yè)單位缺乏優(yōu)秀的管理人才，而現(xiàn)有人員未能高效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在建設(shè)管理體系、開發(fā)資源數(shù)據(jù)庫等方面相對滯后，無法針對性挖掘信息、傳遞信息。同時，事業(yè)單位未積極開展培訓(xùn)，缺乏健全的培訓(xùn)機(jī)制，而現(xiàn)有人才對新型管理技術(shù)的了解較少，在根本上降低了管理效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新管理手段

在大數(shù)據(jù)時代，想要有效加強(qiáng)檔案管理的有效性，就需要在根本上優(yōu)化管理模式、拓展管理手段，借助新型工作方法提升管理效率。同時，事業(yè)單位要整合傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，構(gòu)建新型的管理模式。其一，事業(yè)單位要結(jié)合實情，重新制定管理方案，以優(yōu)化管理模式為前提，立足宏觀角度有序規(guī)劃管理步驟。其二，事業(yè)單位要整合信息技術(shù)，設(shè)置專門的管理網(wǎng)站，構(gòu)建信息化管理體系，在應(yīng)用檔案時實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[2]。而針對檢索方式，需要管理部門設(shè)置具有開放性、針對性的數(shù)據(jù)檢索方式，以此及時應(yīng)對多樣化的檔案使用需求。其三，管理人員要細(xì)致整理電子檔案，落實科學(xué)化、精細(xì)化管理，可以高效處理、應(yīng)用電子檔案。這樣一來，事業(yè)單位可以及時調(diào)配各項檔案，對加強(qiáng)檔案應(yīng)用效率具有重要幫助。其四，檔案管理部門要設(shè)置追責(zé)機(jī)制，以此降低檔案管理出現(xiàn)失誤的幾率，避免檔案損壞、數(shù)據(jù)泄露等問題。其中，管理人員要做好安全備份，加強(qiáng)安全管控，提升電子檔案的安全性。而針對特殊檔案，應(yīng)進(jìn)行雙重加密或多份備份。當(dāng)出現(xiàn)檔案管理失誤、檔案泄露等問題時，需結(jié)合實際情況進(jìn)行追責(zé)。

（二）加強(qiáng)服務(wù)水平

檔案管理屬于服務(wù)型工作，特別是在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位對檔案資料的使用要求更高，因此管理部門要持續(xù)加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量。其一，相關(guān)管理者要以身作則，樹立新型思想，引進(jìn)新型技術(shù)，帶動員工積極創(chuàng)新管理模式。在管理期間，創(chuàng)新思維的運用直接影響管理效率，這不僅是高效開展管理工作的前提，更是提升服務(wù)質(zhì)量的要點。對此，管理人員要明確大數(shù)據(jù)時代的特點，積極創(chuàng)新、學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，高度重視創(chuàng)新工作。其二，檔案管理部門要促進(jìn)服務(wù)轉(zhuǎn)型與升級，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，帶動管理體系向著共享型方向發(fā)展，使其順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，保持良好的服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案管理的工作價值。其三，管理部門要明確服務(wù)流程，結(jié)合現(xiàn)狀制定完善的服務(wù)方案、服務(wù)管理機(jī)制，應(yīng)有序落實各項工作，在加強(qiáng)管理效率的同時，在根本上提升服務(wù)水平。

（三）提升人員素質(zhì)

其一，事業(yè)單位要加強(qiáng)招聘力度，抬高招聘“門檻”，應(yīng)吸納優(yōu)秀的專業(yè)人才，使其高效應(yīng)對大數(shù)據(jù)模式下的檔案管理工作。其中，在招聘管理人才后，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)管理模式，在內(nèi)部構(gòu)建專業(yè)團(tuán)隊，提升管理質(zhì)量。其二，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)，提升數(shù)字化服務(wù)水平，要求管理人員明確管理職責(zé)，可以高效開展數(shù)字化檔案服務(wù)。其中，事業(yè)單位要設(shè)置獎懲機(jī)制，督促管理人員不斷進(jìn)取、認(rèn)真落實各項工作。其三，事業(yè)單位要采用“內(nèi)引外聯(lián)”的方式，交換管理人才，全面應(yīng)對管理需求，在整體上促進(jìn)管理隊伍穩(wěn)步發(fā)展[3]。

三、結(jié)束語

總結(jié)上文所述，事業(yè)單位要整合大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建新型的檔案管理體系。其中，檔案管理工作要豐富管理方式，設(shè)置管理網(wǎng)站，通過共享數(shù)據(jù)、實時處理資源，有效加強(qiáng)管理效率。同時，事業(yè)單位要加強(qiáng)服務(wù)水平，通過創(chuàng)新管理思路、創(chuàng)新服務(wù)方式，應(yīng)對各項工作需求。最后，檔案管理人員要提升自身素質(zhì)，堅持學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，在日常工作中明確崗位職責(zé)，落實基礎(chǔ)工作。通過此種方式，全方位優(yōu)化檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳浩.新時期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（28）：41-43.

[2]胡妍妍.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2021（09）：99-100.

[3]羅飛.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足及對策研究[J].內(nèi)江科技，2021，42（09）：14+51.