電子會計檔案管理的現(xiàn)狀與分析

金桂芳

摘要：會計檔案管理工作的規(guī)范有效，能夠在經(jīng)濟總結(jié)工作中，以當(dāng)前發(fā)展為基礎(chǔ)來實現(xiàn)滿足未來各項工作的運轉(zhuǎn)，因此它能夠有效規(guī)避貪污腐敗問題的出現(xiàn)，并且也能為企業(yè)的長期發(fā)展做好準備。隨著信息化的發(fā)展和電子信息技術(shù)的普及，使得電子會計檔案管理工作的開展能夠進一步優(yōu)化會計檔案工作開展的實效性，但是在進行轉(zhuǎn)變的過程中，必然會使過去的應(yīng)用模式與現(xiàn)行應(yīng)用方式存有沖突。對此，本文主要探討了電子會計檔案管理工作開展的現(xiàn)狀，同時對其問題進行分析并給予相應(yīng)的解決對策，希望能夠以此來提高電子會計檔案應(yīng)用的有效性。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;會計檔案管理;現(xiàn)狀

引言

會計檔案工作是在會計核算工作開展中，以各項工作運行為主所形成的一種數(shù)據(jù)記錄，它能夠有效反映出企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，并且能夠以文字保留的形式來實現(xiàn)對會計資料的統(tǒng)計，能夠以現(xiàn)有統(tǒng)計內(nèi)容為主來滿足企業(yè)后期的運行與發(fā)展。在當(dāng)前階段，電子技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用能夠進一步加快對會計檔案管理工作的落實，同時也能在數(shù)據(jù)整合上，提高數(shù)據(jù)應(yīng)用的真實性。對此，對于企業(yè)的運行與發(fā)展來看，實現(xiàn)優(yōu)化電子會計檔案管理，是確保企業(yè)正常運行的一種手段。

1 電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行及時的記錄，是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進行存儲、 依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

2電算化會計檔案的特點

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財政收支及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)。會計電算化檔案不僅包括各種賬簿、報表和憑證，還包括磁盤、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的存儲介質(zhì)（會計軟件）、系統(tǒng)開發(fā)和運行過程中編制的各種文件以及其他會計資料。會計電算化檔案具有以下特點：會計電算化實施后，傳統(tǒng)意義上的會計檔案，如會計憑證，會計賬簿，會計報表等，原來是手工制作，在紙質(zhì)媒體上登記的，通過計算機會計系統(tǒng)通過打印機或磁盤、光盤等磁性介質(zhì)進行標準化、快速打印和保存，即擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域?！皞鹘y(tǒng)的會計檔案是直觀的，存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案在專用會計檔案中必須具有不易損壞、不易留下痕跡的特點，同時還受到載體的質(zhì)量、載體的存儲環(huán)境等因素的影響載體所存儲信息的有效期等條件，即對會計電算化檔案的安全性和完整性有較高的要求，計算機在會計電算化系統(tǒng)發(fā)生故障時可以查詢和恢復(fù)。存儲會計信息的磁性介質(zhì)和其他介質(zhì)被視為會計檔案，直至?xí)嬓畔⑦_到存儲期限。此外，還提供由計算機會計系統(tǒng)開發(fā)的全套文件，如軟件需求說明書、軟件設(shè)計程序、用戶操作手冊等，并作為會計檔案保存，直至系統(tǒng)運行ut的使用，即增加了會計檔案的內(nèi)容。

3 電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析

一是電子會計檔案管理體系還需進一步完善，由于電子會計檔案對企事業(yè)單位檔案管理者來說是一個比較新的事物，檔案管理者對其認識和理解不夠，仍然采用傳統(tǒng)的管理體系來管理會計檔案這種情況使得會計檔案電子化管理無法發(fā)揮其真正的意義和價值，管理效率和管理水平?jīng)]有突破，有的甚至降低了管理效率管理體制是企事業(yè)單位的一項重要任務(wù)。

二是會計電子檔案缺乏完整性和正確性，現(xiàn)階段大部分企事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并對建設(shè)完成后財務(wù)會計軟件系統(tǒng)升級的會計資料和文件進行了匯總和整理，部分會計電算化檔案已經(jīng)完成材料和文件不能盡快歸檔，導(dǎo)致電子會計檔案中的案例數(shù)據(jù)缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)有待提高，目前，會計電算化在企事業(yè)單位的應(yīng)用還比較少，部分企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化重視不夠，只開展會計電算化工作在安排電子會計檔案管理人員時進行簡單的篩選，導(dǎo)致電子會計檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)上存在一些問題，甚至有些管理人員對會計電算化的工作流程和技術(shù)沒有深入的了解，使電算化檔案管理人員的工作效率低，電子會計檔案管理不能順利開展，工作效率低，同時企事業(yè)單位不能對管理人員進行定期培訓(xùn)，管理人員只能始終使用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足對電子會計檔案管理的要求。

4電子會計檔案管理的現(xiàn)狀

從目前我國會計行業(yè)的發(fā)展來看，在基礎(chǔ)工作的發(fā)展中，即使通過實施會計檔案電子化管理，實現(xiàn)了現(xiàn)代信息化建設(shè)，加快了企業(yè)的運營，也只能沿用過去的模式，這將導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的收集和管理將被忽略，同時，在各項工作的開展過程中，由于需要通過數(shù)據(jù)存儲和傳輸將文件和資料傳遞給財務(wù)部，同時由于財務(wù)部在工作開展過程中只將這些檔案和資料視為一些普通的數(shù)據(jù)和資料，這將導(dǎo)致在基礎(chǔ)工作的運行中忽視數(shù)據(jù)管理。因此，在后續(xù)工作中，這些資料一旦需要閱讀，就無法應(yīng)用到資料上，甚至原始資料也會因為系統(tǒng)設(shè)置等問題而消失。

近年來，國家加大推動電子會計檔案管理，已連續(xù)組織三批電子發(fā)票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔試點工作。為了會計檔案管理的發(fā)展，無論是國家部門還是相應(yīng)的管理機構(gòu)，在基礎(chǔ)工作中，都必須按照中國的法律法規(guī)，確認各單位和企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的財務(wù)會計數(shù)據(jù)的完整性，對各種數(shù)據(jù)進行標準化分類整理，通過確認歸檔實現(xiàn)檔案的保存。但在此之前，許多企業(yè)或單位在管理會計檔案時，往往會將所有財務(wù)數(shù)據(jù)交給財務(wù)部門管理，這將導(dǎo)致財務(wù)部門無法對檔案數(shù)據(jù)進行匯編和整理，以滿足后續(xù)業(yè)務(wù)中對檔案的妥善保管，這將導(dǎo)致基礎(chǔ)工作操作中的文件安排不規(guī)范，各單位無法實現(xiàn)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一安排，這將給財務(wù)部門帶來更多的工作量，對后續(xù)工作操作中的文件管理和應(yīng)用產(chǎn)生不利影響。另外，即使是目前采用的電子數(shù)據(jù)管理，如果在基礎(chǔ)管理工作的發(fā)展中，應(yīng)用格式不能統(tǒng)一，格式數(shù)據(jù)的保存也會出現(xiàn)錯誤，也會給有關(guān)部門帶來麻煩，甚至由于格式應(yīng)用不當(dāng)而使文件數(shù)據(jù)無法讀取，這將導(dǎo)致失去保存檔案的意義。

結(jié)論

本文闡述了電子會計檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了完善電子會計檔案管理的措施，希望能為我國企事業(yè)單位的電子會計檔案管理提供一些建議。對于電子會計檔案管理工作的開展，它是財務(wù)管理 工作開展的重要環(huán)節(jié)之一，并且也是有效保證企業(yè)或單 位長期發(fā)展與運行的重要基本工作。對此，在各項建設(shè) 工作開展上，就需要實現(xiàn)強化電子會計檔案管理工作開 展的實效性，這樣才能為企業(yè)與單位的發(fā)展做好保障。

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