檔案數(shù)字化建設中存在的問題及對策探討

狄強軍

摘要：隨著時代的發(fā)展以及科學技術水平的提高，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法有效滿足當前檔案工作的需求，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、智能化已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。通過實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設可以從多方面提升相關工作人員的工作效率，無論是查找檔案還是對其進行歸納整理，數(shù)字化建設都為工作人員提供了極大的便利。但是由于當下在進行檔案數(shù)字化建設的過程中還存在一些不可忽視的問題，下文將首先對問題進行闡述，并根據(jù)問題提出具有針對性地解決措施。

關鍵詞：檔案數(shù)字化建設;管理模式;存在問題;對策探討

隨著當前信息技術的發(fā)展與普及，各行各業(yè)都已經(jīng)開始逐漸轉變其傳統(tǒng)的工作方式，檔案管理工作作為一項服務性工作，該工作的有效開展無論是對于相關事業(yè)單位的發(fā)展，還是社會的進步都具有重要意義。因此在信息技術不斷得到普及的當下，檔案管理工作也已經(jīng)逐漸向信息化、數(shù)字化發(fā)展。但是因為傳統(tǒng)檔案管理工作模式與數(shù)字化檔案管理模式存在本質區(qū)別，進而導致當下檔案數(shù)字化建設工作遇到困難，因此本文將針對檔案數(shù)字化建設過程中遇到的問題提出相應對策，進而推動檔案數(shù)字化建設工作有效開展。

1.檔案數(shù)字化建設過程中存在的主要問題

1.1對檔案數(shù)字化建設的重視程度嚴重不足

檔案數(shù)字化建設是當前相關單位開展檔案管理工作的重要內容之一，但是部分單位領導也存在著對檔案數(shù)字化建設認識不足、重視程度不夠多情況，其依舊認為傳統(tǒng)檔案管理工作的工作模式可以有效滿足當下檔案管理的需求，不需要通過信息技術來對工作方法進行完善，進而導致其忽視了檔案數(shù)字化建設的重要性，無法明確通過信息技術開展檔案管理工作的科學性、合理性[1]。并且因為檔案管理工作所涉及的內容也相對較多，要想完全實現(xiàn)數(shù)字化所需要耗費的時間以及人力資源較為龐大，該種情況更進一步打消了單位領導進行檔案數(shù)字化建設的積極性，最終難以促成檔案數(shù)字化建設工作的有效開展。

1.2數(shù)字化檔案管理體系不夠完善

要想保證數(shù)字化檔案管理工作充分發(fā)揮其實效性，建設完善的數(shù)字化檔案管理體系具有重要作用，通過健全數(shù)字化檔案管理的相關制度，進而有效提升檔案管理工作的質量以及效率，進而有效推進檔案數(shù)字化建設相關工作的有效開展。但是當前很多單位在進行數(shù)字化檔案管理工作的過程中，并沒有完善的工作體系，相關工作人員的工作任務也沒有做到有效明確，進而導致進行檔案管理工作的過程中經(jīng)常出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，進而導致數(shù)字化檔案管理工作沒有取得預想中的效果，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化建設的進程。因此，要想保證檔案數(shù)字化建設有效實現(xiàn)，建設完善的數(shù)字化的檔案管理體系是至關重要的。

1.3檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高

根據(jù)相關數(shù)據(jù)顯示，當前各個單位檔案部門高新技術人才非常匱乏，既懂信息技術又可以有效開展檔案管理工作的人才更是少之又少，因為優(yōu)秀人才的數(shù)量過少，進而導致檔案數(shù)字化建設受到阻礙。并且，因為檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)相對一般，即使安排其去開展相應的檔案管理工作，在工作過程中，其也會因為對工作流程不夠熟練、工作經(jīng)驗不夠豐富以及工作能力不足等問題，無法勝任相應的工作，因此要想解決該種問題，培養(yǎng)相應的人才是最主要也是最有效的方式，通過培養(yǎng)更多的可以同時滿足信息技術要求以及檔案管理要求的人才，推動數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，進而實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設相關工作內容的有效落實。

2.解決數(shù)字化檔案建設工作存在問題的有效措施

2.1加強對檔案數(shù)字化建設的重視程度

要想保證檔案數(shù)字化建設工作有效開展，相關單位的領導應當發(fā)揮其指揮作用，通過領導積極對檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢進行宣傳，進而有效提升單位員工對檔案數(shù)字化建設的重視程度。在開展數(shù)字化檔案管理工作的過程中，領導以及相關工作人員都應當其該種工作模式的優(yōu)勢進行了解，明確當前數(shù)字化檔案管理對于檔案管理工作的重要意義，進而有效推進檔案數(shù)字化建設的進程[2]。除此之外，單位的相關部門還應當積極開展數(shù)字化檔案管理培訓工作，通過使相關工作人員體會通過信息技術開展檔案管理工作的便捷性，進而有效增強其開展檔案管理工作的數(shù)字化意識，有效擺脫傳統(tǒng)檔案管理工作模式對其的束縛，進而保證檔案數(shù)字化建設相關內容可以快速、高效地落實。

2.2建設完善的數(shù)字化檔案管理體系

完善的工作體系是保證相關工作可以的達到有效開展的前提下，因此為了有效落實檔案數(shù)字化建設的相關內容，建設完善的數(shù)字化檔案管理體系是至關重要的。在該管理體系建設的過程中，相關工作人員可有效對檔案的鑒定、接收、整理、歸檔以及保管作出詳細規(guī)定，從而保證檔案管理工作可以有序開展。在應用該體系的過程中，工作人員也可以明確自身的工作任務以及責任，進而保證每項工作都可以通過專門的工作人員來完成，從而實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。

2.3提升數(shù)字化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了有效適應檔案管理工作模式的轉變，單位應當積極引進和培養(yǎng)高新技術綜合型人才，保證相關工作人員可以熟練使用計算機并有效完成相應的檔案管理工作。因此為了提升工作人員的綜合素養(yǎng)，單位應當增加人才引進的投入，通過提升檔案管理工作人員的福利待遇，吸引優(yōu)秀的專業(yè)型人才。除此之外，單位還應當提高數(shù)字化檔案管理工作的培訓頻率，保證每個工作人員都可以有效對該工作模式進行系統(tǒng)化學習，有效搭建相應的信息技術知識結構以及總結數(shù)字化檔案管理工作開展經(jīng)驗，進而有效提升自身的工作水平，為單位檔案數(shù)字化建設提供動力[3]。

結束語

綜上所述，本文主要闡述了檔案數(shù)字化建設過程中存在的問題以及相應的解決措施，通過建設完善的數(shù)字化檔案管理體系，提升檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的方式，推動數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1]李海濤，甄慧琳. 檔案數(shù)字化外包項目管理現(xiàn)狀問題及對策研究——以廣州市調研為例[J]. 檔案學研究，2019，171（06）：88-95.

[2]徐艷美. 關于檔案數(shù)字化建設中存在的問題及對策探討[J]. 中文信息，2020，000（001）：37-37.

[3]江麗華. 檔案數(shù)字化工作中存在問題及對策思考[J]. 檔案與建設，2020，374（02）：41-41+47-48.