談如何加強制造業(yè)企業(yè)應收賬款管理

張春靜

（華寶香精股份有限公司，上海 201800）

一、引言

從資產(chǎn)負債表的排列結(jié)構(gòu)來看，應收賬款在流動資產(chǎn)中占有非常重要的地位，除了貨幣資金和金融資產(chǎn)外，它的變現(xiàn)能力是最強的。也因此在現(xiàn)代競爭如此激烈的商業(yè)環(huán)境下，制造業(yè)企業(yè)為了促進銷售業(yè)績，擴大市場占有率，加快存貨周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟效益時就不斷地采用賒銷的方式來銷售產(chǎn)品。賒銷使得企業(yè)應收賬款規(guī)模越來越大，同時也增加了管理難度。一旦出現(xiàn)大量的呆壞賬，則對企業(yè)的經(jīng)營效益有著巨大影響。如何平衡好兩者之間的關(guān)系，用好應收賬款這把“雙刃劍”，在企業(yè)得到良性發(fā)展的同時又能夠讓應收賬款處在企業(yè)經(jīng)營的可控范圍之內(nèi)，是擺在每個企業(yè)經(jīng)營管理者面前的重要事情。

二、應收賬款定義及其產(chǎn)生原因和作用

制造業(yè)企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中都會產(chǎn)生應收賬款，它是企業(yè)銷售商品、提供勞務等經(jīng)營活動時，應向購貨單位或接受勞務單位收取的款項，包括了企業(yè)銷售商品或提供勞務等應向有關(guān)債務人收取的價款及代購貨單位墊付的包裝費、運雜費等。

產(chǎn)生應收賬款的主要原因有兩個方面，首先是企業(yè)自身發(fā)展的需要，因為現(xiàn)在的產(chǎn)品同質(zhì)化非常嚴重，產(chǎn)品自身的競爭力優(yōu)勢不夠明顯，企業(yè)為了能夠促進銷售，占有市場，一般都會采取賒銷的方式，讓渡一部分的利益給客戶，以這樣的方式來達到銷售產(chǎn)品的目的。其次是企業(yè)的發(fā)貨時間、確認銷售和銷售回款存在一定的時間差原因造成企業(yè)形成了應收賬款。

應收賬款的作用有兩方面，一是對企業(yè)擴大銷售規(guī)模，開拓新市場發(fā)揮了重要作用。二是減少企業(yè)的存貨規(guī)模，降低企業(yè)存貨占用資金、倉儲費保險費，以及防范了存貨發(fā)生減值損失等方面的風險。

三、制造業(yè)企業(yè)應收賬款管理中存在的問題

（一）重營銷、輕管理的思想增加了經(jīng)營風險

制造業(yè)企業(yè)需要在日益復雜的競爭環(huán)境下生存，而銷售是企業(yè)生存的前提，因此企業(yè)的管理層更多的是考慮如何把產(chǎn)品銷售出去，如何創(chuàng)造更好的銷售業(yè)績。企業(yè)的營銷部門也是絞盡腦汁地銷售產(chǎn)品，不斷擴大市場占有率。如此，企業(yè)的銷售規(guī)模雖然擴大了，但是銷售回款管理卻得不到應有的重視，回款的核對催收等工作大部分由財務部門來承擔，如果出現(xiàn)超賬期應收款或者呆壞賬，銷售人員也不會及時跟進和處理，那么這些銷售業(yè)績所體現(xiàn)的利潤也就很可能化成烏有。企業(yè)這種重營銷、輕管理的思想為企業(yè)潛在的經(jīng)營風險埋下了一顆“定時炸彈”。

（二）售前管理不嚴格導致賒銷泛濫

首先，為了能夠把產(chǎn)品銷售出去，企業(yè)在客戶的選擇上并沒有做到恪盡職守，在賒銷前并未對客戶的資信狀況、經(jīng)營狀況、償債能力、財務情況進行詳細的全方位調(diào)查和評估。其次，很多企業(yè)也缺乏專業(yè)的評估程序和相應的管理制度來保證能夠正確客觀地評估客戶的資信。最后，產(chǎn)品銷售時也未與客戶簽訂規(guī)范的銷售合同，可能只有產(chǎn)品的數(shù)量金額，而對付款的期限、違約的責任則沒有進行詳細的約定。由于客戶資信良莠不齊，不斷增長的銷售額在缺乏嚴格售前的管理制度下無法得到有效的控制，對后續(xù)的應收賬款管理帶來了很多隱患。

（三）售中管理職責不分導致賬目混亂

企業(yè)的銷售過程包括了生產(chǎn)的產(chǎn)品制造、倉庫的出入庫管理、銷售后勤的訂單發(fā)貨管理、財務的開票結(jié)算、回款等多部門的溝通協(xié)作工作。在實際業(yè)務操作中，經(jīng)常會出現(xiàn)先發(fā)貨后補出入庫手續(xù)、發(fā)貨以后長時間不開發(fā)票結(jié)算，單據(jù)遺失、銷售數(shù)據(jù)和倉庫、財務的數(shù)據(jù)不一致、缺乏定期的與客戶核對賬目的機制等情況。由于企業(yè)沒有對各部門的職責、各個業(yè)務的操作制定規(guī)范的流程，或者員工在執(zhí)行制度時候更多地強調(diào)靈活性導致制度虛設的因素存在，使得企業(yè)賬面的應收賬款數(shù)據(jù)缺乏可信度，賬目一片混亂。

（四）售后缺乏有效手段導致呆壞賬不斷涌現(xiàn)

目前的市場信用體系并不完善，有一部分客戶總是會存在動機不純、故意拖欠貨款或者經(jīng)營不善無法支付貨款的情況。企業(yè)將產(chǎn)品銷售給客戶后，沒有對銷售部門制定合理的績效政策督促其參與應收賬款回款管理；沒有對財務部門制定定期的賬齡分析、超賬期應收賬款預警等有效管理制度；沒有對信用管理催收部門制定詳細的催收政策。這些必要的應收賬款管理手段缺失必然導致了企業(yè)的應收賬款居高不下，而那些存在惡意的客戶應收賬款必然變成了呆壞賬損失。

（五）信息化軟件缺失，應收賬款管理效率低下

制造企業(yè)的信息化水平相對較低，沒有專門的應收賬款管理軟件模塊對企業(yè)的訂單、銷售、發(fā)貨、開票、結(jié)算進行全過程的跟蹤，更多的是利用EXCEL等辦公軟件、手工單據(jù)完成銷售過程的基礎(chǔ)工作。首先，手工處理單據(jù)無法避免地出現(xiàn)各種各樣的簡單差錯，比如金額算錯、發(fā)貨數(shù)量寫錯等。其次，由于企業(yè)的客戶很多，應收賬款的賬齡分析，客戶回款分析、客戶對賬單等都需要耗費大量的人力財力來處理，工作效率低下。最后，企業(yè)缺乏統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，銷售數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、倉儲數(shù)據(jù)無法保持一致，企業(yè)銷售管理中信息流、物流、資金流不能實時展現(xiàn)和控制，影響應收賬款的管理和控制。

四、改善制造業(yè)企業(yè)應收賬款管理的對策

（一）統(tǒng)一思想強化應收賬款管理意識

應收賬款是企業(yè)的重要流動資產(chǎn)，它的回款管理是至關(guān)重要的，只有落實了回款政策，真正做到“應收盡收”，則由應收賬款形成的銷售利潤才是企業(yè)真正實現(xiàn)的利潤。首先企業(yè)管理層需要有全局觀，意識到銷售的每個環(huán)節(jié)都很重要，不僅抓前端銷售更要抓后端的管理。其次企業(yè)應加大培訓力度，定期組織銷售、財務、倉管部門人員進行銷售業(yè)務知識培訓，加強員工的風險意識，提升員工自身的素質(zhì)，充分發(fā)揮每個工作崗位的職責任務，齊心協(xié)力做好應收賬款的管理工作。

（二）售前制度建設確保賒銷可控

首先，企業(yè)應建立獨立的信用管理機構(gòu)或者專職信用管理人員，根據(jù)客戶公司的企業(yè)規(guī)模、財務狀況、償債能力等對客戶劃分信用等級，實行分類管理。尤其要加強對新客戶按照規(guī)定的程序進行全面的資信評估，防范風險于未然。其次，企業(yè)應建立規(guī)范的銷售合同模板，引導銷售人員與客戶簽訂合同時，確保合同的貨品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量金額、付款條件、違約責任等要素齊全。設置好了客戶的信用政策、合同簽訂等前置條件，就從制度上保障了賒銷處于可控狀態(tài)。

（三）售中強化職責和溝通確保應收賬款清晰

首先，企業(yè)應當規(guī)范銷售過程中每個環(huán)節(jié)的職責和業(yè)務流程，明確各類業(yè)務單據(jù)流轉(zhuǎn)程序和財務入賬的原則。銷售中的各類單據(jù)是財務記賬的依據(jù)，也是依法催收應收賬款的重要證據(jù)，規(guī)范單據(jù)流轉(zhuǎn)為后期的定時對賬、確認應收賬款奠定了堅實基礎(chǔ)。

其次，企業(yè)應制定專項應收賬款溝通反饋的會議機制。定期組織財務部、銷售部負責人員對客戶的應收賬款賬齡分析、銷售回款、逾期客戶記錄等情況進行充分溝通交流。便于銷售人員全面掌握客戶的銷售、回款情況及針對性對特殊客戶制定收款政策。

最后，企業(yè)應建立銷售人員對客戶的定期回訪制度。銷售人員與客戶保持經(jīng)常性良好的溝通，關(guān)注客戶的動態(tài)，可以及時了解客戶當前的經(jīng)營狀況、財務狀況等。當企業(yè)信用出現(xiàn)狀況可以及時調(diào)整信用政策和催款方式，把企業(yè)自身的經(jīng)營風險降到最低。

（四）售后加強考核確保應收賬款資金及時回籠

企業(yè)為了確?？蛻舻膽召~款資金及時回籠，避免呆壞賬形成，首先，應制定銷售人員績效與應收賬款回款掛鉤的考核政策。這樣可以促進銷售人員對客戶的選擇更加嚴格，對客戶的回款更加關(guān)注，對逾期的應收賬款的催討更加積極。其次，針對逾期應收賬款，企業(yè)要建立完善的催款管理政策。當客戶的回款出現(xiàn)逾期時，及時通過各種手段進行催討，保存重要的發(fā)貨單據(jù)、發(fā)票和催討記錄，同時也要建立催收貨款獎勵機制，激發(fā)催討人員的工作積極性。

（五）加強信息系統(tǒng)建設提高應收賬款管理效率

目前IT技術(shù)發(fā)展迅速，財務管理軟件眾多，對企業(yè)銷售過程中涉及資金流、物流、信息流實現(xiàn)同步管理也變得十分的簡單。制造業(yè)企業(yè)應該加大信息軟件的投入支出，及時培訓和提高操作人員的素質(zhì)，合理高效的利用軟件的功能提升應收賬款的管理水平。

首先，在信息軟件的選型上盡量選擇相對有知名度的財務軟件和適合企業(yè)自身發(fā)展規(guī)模的財務軟件，比如中小型簡單加工的制造企業(yè)可以考慮國內(nèi)用友或者金蝶財務軟件，規(guī)模較大的企業(yè)或集團根據(jù)自身需求也可以考慮國外的SAP或者Oracle軟件。

其次，在軟件的選擇上至少應該包括應收、倉存、銷售、總賬報表等模塊。這些模塊聯(lián)用可以實現(xiàn)應收賬款管理的高效性、準確性。在系統(tǒng)中維護好客戶授信額度，則在實際操作中就可以自動控制超過授信額度的客戶發(fā)貨實時提供預警信息或者停止發(fā)貨。各模塊之間的單據(jù)與單據(jù)之間互相關(guān)聯(lián)勾稽，可以使訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款單的數(shù)據(jù)保持一致性，避免出現(xiàn)應收賬款中某一單據(jù)的“信息孤島”。

五、結(jié)束語

綜上所述，應收賬款是一項重要的流動資產(chǎn)，對企業(yè)的現(xiàn)金流和盈利水平影響巨大，同時對應收賬款的管理也體現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營管理水平的高低。為了避免出現(xiàn)應收賬款管理中的問題，企業(yè)需要在統(tǒng)一員工思想認識的前提下，利用高效的ERP軟件，逐步完善和落實銷售管理中的各項制度和流程，強化售前管理，落實售中溝通協(xié)調(diào)，及時跟進處理售后業(yè)務，這樣就能夠合理控制風險，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供良好動力，進一步提高企業(yè)市場競爭力和經(jīng)營管理水平。