中小制造企業(yè)庫存管理問題和對策研究

張凱

（山東先河悅新機電股份有限公司，山東 淄博 255120）

在制造業(yè)企業(yè)資產(chǎn)總額中，存貨占用資金比重較大，若企業(yè)無法有效進行庫存管理會導致供應出現(xiàn)問題，致使企業(yè)庫存數(shù)量不合理，導致其或由于庫存不足而影響日常生產(chǎn)、使用，或由于庫存過量而導致物料呆滯，進而對庫存周轉(zhuǎn)率產(chǎn)生影響。因此，對一個企業(yè)而言，要想持續(xù)盈利，必須要重視庫存管理[1]。科學合理的庫存管理可以使企業(yè)平均資金占用水平下降，加速存貨流轉(zhuǎn)，促進資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)營效率及盈利能力，使企業(yè)實現(xiàn)低成本經(jīng)營，在減少經(jīng)營風險同時能夠為企業(yè)經(jīng)濟效益的增加提供保障。

一、制造業(yè)企業(yè)加強庫存管理的重要意義

庫存管理是企業(yè)實現(xiàn)產(chǎn)供銷的核心環(huán)節(jié)，庫存管理水平直接決定了制造企業(yè)生存發(fā)展狀況。

（一）降低企業(yè)存貨成本

近年來，中小制造企業(yè)營運成本逐漸增加，為解決這一問題，在企業(yè)外部可以通過政府來優(yōu)化運營商環(huán)境，為企業(yè)創(chuàng)造更多的機會和優(yōu)惠。在企業(yè)內(nèi)部可以通過加強庫存管理降低存貨成本。通過有效的庫存管理，企業(yè)能夠積極應對不斷上漲的材料成本，使企業(yè)存貨成本得到有效控制。

（二）提高企業(yè)經(jīng)營效率

存貨成本影響著制造企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力。企業(yè)通過加強庫存管理降低存貨總體平均資金占有率，使存貨周轉(zhuǎn)率提升，進而降低產(chǎn)品成本，可以增加企業(yè)效益，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營風險。

二、制造業(yè)企業(yè)庫存管理現(xiàn)狀和存在的問題

（一）采購管理不夠完善

作為企業(yè)內(nèi)控管理環(huán)節(jié)之一，采購環(huán)節(jié)十分重要，這是由于其他部門所需要的入庫、進貨和發(fā)票等票據(jù)，都是根據(jù)采購票據(jù)進行后續(xù)付款審核的，也就是說，采購入庫屬于企業(yè)管理中實物和票據(jù)核對的重要環(huán)節(jié)[2]。該環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題會導致企業(yè)出現(xiàn)較大損失，且由于業(yè)務比較特殊難以追溯。

中小制造企業(yè)規(guī)模小，企業(yè)管理不規(guī)范，易出現(xiàn)采購驗收及付款審核不嚴格的問題。此外，在采購單位價值小，但是數(shù)量多的配件時，由于金額較小，部分管理人員對此重視程度也較差。部分企業(yè)采用內(nèi)嵌供應鏈系統(tǒng)進行庫存配比，但在使用該系統(tǒng)采購配件時，往往存在以下問題：

1.供應鏈系統(tǒng)單獨核算賬務，未與總賬進行對賬

采購人員通過銷貨清單獲取實物，庫存管理者核對后將所需實物錄入到采購單中，打印入庫單后由雙方確認簽字，庫存、采購、財務各有一聯(lián)入庫單。該方法在月底無須進行暫估入庫，只要發(fā)票到位即可直接入庫進行結(jié)算，庫存賬務符合實際，但是難以做到賬賬相符，若是不進行暫估入庫會導致總賬和庫存賬二者出現(xiàn)差額，也就是會出現(xiàn)已經(jīng)辦理入庫但是沒有辦理結(jié)算庫存現(xiàn)象[5]。而隨著時間的推移，存貨數(shù)量、類型的不斷增加，人工已經(jīng)無法對賬目中的存貨和金額進行準確核對。

2.手續(xù)繁瑣，導致人力成本上升

部分企業(yè)在應付賬款中加入二級科目，也就是受控應付款，在辦理簽字確認入庫單時，遵循一式四份的原則，根據(jù)采購員提供的付款審批單，出納在系統(tǒng)收付款模塊中將付款單錄入其中，采購員根據(jù)采購發(fā)票填制結(jié)算單，在采購管理模塊中將庫管提供的入庫單錄入到采購發(fā)票中，財務人員根據(jù)付款單和采購發(fā)票進行憑證制作。該方法可以保證賬賬、賬實相符，但是手續(xù)繁多，一旦出現(xiàn)入庫或是付款信息需要修正的情況，例如更改供應商名稱、貨物發(fā)票沒有全部開具等，即需要從初期開始調(diào)整入庫單，大大增加了人工投入，業(yè)務量若是過多還需要配置更多的人員，且需要經(jīng)辦人員具有高水平的計算機操作能力。

（二）存貨領用管理不當

存貨領用環(huán)節(jié)中，領用部門的權限不明確，影響了成本核算工作。部分部門認為領用手續(xù)過于繁瑣，因此一次性領用物資量較大，但由于其管理不當，導致存貨出現(xiàn)浪費現(xiàn)象，甚至導致成本上升。此外，庫存管理中，存在濫用出入庫品名、別名的現(xiàn)象，導致名稱與型號無法對應，使得庫存賬實不符。還有部分領用部門未按照計劃領用，導致存貨出現(xiàn)積壓、短缺現(xiàn)象。

（三）管理制度不規(guī)范，管理人員素質(zhì)較低

企業(yè)庫存管理不僅需要制定相應的制度、流程等，還需要配備具有高素質(zhì)和能力的工作人員，其需要掌握ERP系統(tǒng)具體操作流程，嚴格執(zhí)行相關的規(guī)章制度。但是，在實際工作中，大部分中小制造企業(yè)管理層未認識到精益管理的重要性，缺乏相關的意識、經(jīng)驗，無法根據(jù)生產(chǎn)、銷售需求高效管理庫存[4]。在確定庫管人員時，僅看重庫管人員的可靠性，不重視其專業(yè)能力，致使庫存管理無法應用ERP系統(tǒng)，材料采購、領用、庫存等環(huán)節(jié)銜接不當[3]。而且相關財務人員本身不具備庫存管理認識和相關知識，單純認為庫存管理應由倉庫負責，財務只需要登記賬務即可，無法從企業(yè)管理方面將各部門信息綜合起來進而提出優(yōu)化建議。

三、完善制造企業(yè)庫存管理的可行性建議

（一）加強采購流程管理

對于中小制造企業(yè)而言，其需要加強采購流程管理，建立完善的采購申請制度，主管領導負責限額以下審批，企業(yè)領導負責限額以上審批，審批同意后才能夠進行采購。同時，驗收入庫時需要查驗存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等內(nèi)容，符合條件才能夠辦理入庫，并開具入庫單，不符合條件不予入庫。此外，還需要引進財務軟件、采購管理和供應鏈管理制度，通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)控管理，銜接好各個流程。

1.完善供應鏈核算制度

采購員根據(jù)銷貨清單采購物資，采購完成后，由庫管員對物資進行核對并錄入信息系統(tǒng)中生成入庫單，辦理實際入庫，保證庫存賬和總賬能夠做到賬賬相符。此外，總賬需要符合供應鏈對賬結(jié)果后才能結(jié)賬，同時，增加受控應付款科目，存貨科目需要通過相應模塊、單據(jù)修改，并辦理簽字確認后才能夠生成一式四份的入庫單。

2.簡化采購流程

各部門制定的采購計劃應通過系統(tǒng)申請，確保采購科學合理，要簡化采購流程，實行精益化采購。首先，需要加強供應商管理，對供應商做好準入評估以及履約評價。按照物資類別選擇進行準入評估以及履約評價的標準，提高供應商的服務質(zhì)量，同時與供應商之間建立戰(zhàn)略合作關系，選擇合適的供應商簽訂長期采購合同，利用供應商管理庫存來實現(xiàn)庫存信息共享，在確保企業(yè)不會缺貨的前提下降低內(nèi)部庫存。其次，需要開展差異化物資采購，對原材料進行分析，選擇相應的采購方式，對于價值和風險都比較高的物資需要建立框架+訂單采購模式，在簡化采購流程的同時縮短材料供應周期，以滿足制造企業(yè)的生產(chǎn)需求；而價值和風險都較低的物資需要采用委托采購、按需采購方式。

（二）完善貨物領用制度

在領用材料時，需要構(gòu)建專門的領用審核制度。首先，需要實行授權領用制度，明確班組長、部門主管以及工段長等人員的授權權限，并在授權范圍內(nèi)對材料領用進行審批簽字，庫房根據(jù)領用單進行配貨。其次，遵循計劃表領用材料。除了常備通用材料以外，其他都需要按照申請單執(zhí)行，否則不可領用。最后，根據(jù)信息系統(tǒng)在成本核算基礎上對領用材料、部門進行記錄，進而為成本項目核算提供準確的依據(jù)。此外，在銷售出庫階段中，需要將庫房名稱、存貨情況、客戶名稱等信息準確填寫在出庫單中，為銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)提供依據(jù)[6]。

（三）完善庫存管理制度

中小企業(yè)在庫存管理中極易出現(xiàn)推卸責任、崗位不明的現(xiàn)象。針對此問題，首先，需要建立完善的貨位管理制度，對各類物料進行明確確認、準確定位，有序存放，不僅需要避免同類物料過多存放的現(xiàn)象，同時也要避免同類物料不同規(guī)格混放的現(xiàn)象。在存放物料時，需要保證物料安全、整齊，為數(shù)量計算提供便利。為了防止物料型號、規(guī)格混雜，庫管員需要學習物料知識，明確管轄區(qū)域內(nèi)的物料情況。同時，為避免存貨積壓、過期，在發(fā)貨時需要遵循先進先出原則，根據(jù)生產(chǎn)批號將貨物發(fā)出，庫管人員若是不遵循該原則而導致庫存積壓過期等產(chǎn)生的損失應由其本人承擔責任。對于庫存物資需要定期進行盤點，不定期進行抽查，檢查實際庫存是否符合賬面數(shù)量，保證賬賬相符和賬實相符[7]。其次，建立零部件替代件清單庫，根據(jù)清單庫對替代件的使用情況進行控制，庫管人員對工程設計人員的零件替代件更改、增加需要嚴格監(jiān)控，未經(jīng)審批不可入庫替代件，防止庫存成本增加，導致資金占用。

（四）提高人員專業(yè)素質(zhì)

高級主管經(jīng)理需要豐富自身的物料管理知識，了解精益化管理，掌握生產(chǎn)管理、銷售管理信息，深入考慮庫存精簡方法，提高庫管效率。普通庫管人員需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，了解庫管工作重要性，并掌握計算機系統(tǒng)操作技術。財務人員需要了解業(yè)務流程，分析ERP系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)，了解庫存占有、物資積壓、存貨短缺等情況，為庫管工作提供專業(yè)數(shù)據(jù)。

四、結(jié)束語

制造企業(yè)通過庫存管理可以了解庫存情況，降低庫存占有成本。用合理庫存推進銷售活動，不僅可以實現(xiàn)正常生產(chǎn)供應，同時也能夠保證物流順暢，提高資金周轉(zhuǎn)率。因此，制造企業(yè)需要加強采購流程管理，完善貨物領用制度，并完善庫存管理制度，提高相關管理人員素質(zhì)，以增強企業(yè)競爭力。