基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

任興權(quán)

（浙江蕭山新華書店有限公司，浙江 杭州 311201）

一、引言

ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制是相互協(xié)調(diào)、相互支持的關(guān)系，一方面，ERP是對企業(yè)各種資源進(jìn)行有效共享和利用的系統(tǒng)，同時也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的有效工具，ERP系統(tǒng)除了具有生產(chǎn)計(jì)劃、采購、制造、銷售、財(cái)務(wù)等基本功能外，還有業(yè)務(wù)流程管控、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管控、產(chǎn)品質(zhì)量管控、人力資源管理及定期報(bào)告分析系統(tǒng)等，整合企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等資源，合理進(jìn)行配置和利用，并使之產(chǎn)生最大的效能，另一方面，內(nèi)部控制是針對企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)營中出現(xiàn)的各類風(fēng)險進(jìn)行有效的控制和化解，ERP系統(tǒng)發(fā)揮其對資源利用的全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性的優(yōu)勢，能夠最大程度化解資源管控過程中信息不對稱、反應(yīng)滯后的弊端，從各個方面對企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施影響，因此企業(yè)在將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在內(nèi)部控制的管理過程中時，應(yīng)當(dāng)立足企業(yè)當(dāng)前規(guī)模及市場的變化情況，深入了解ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的完美結(jié)合，從而在企業(yè)內(nèi)部控制過程中充分發(fā)揮該系統(tǒng)的優(yōu)勢。

在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)要尋得自身的發(fā)展，需要緊跟市場的步伐，ERP系統(tǒng)以其先進(jìn)的管理模式逐漸被人們認(rèn)知和廣泛應(yīng)用，企業(yè)在ERP系統(tǒng)下對內(nèi)部控制各環(huán)節(jié)進(jìn)行重構(gòu)，能很大程度上提升內(nèi)部控制的質(zhì)量和效率，但也會面臨許多新的挑戰(zhàn)，如何對內(nèi)部控制的工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化、升級，如何在ERP系統(tǒng)環(huán)境下構(gòu)建與內(nèi)部控制相適應(yīng)的管控制度是企業(yè)需要進(jìn)行研究和探討的問題。

二、企業(yè)實(shí)施ERP管理對內(nèi)部控制的影響

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理具有深遠(yuǎn)的影響，對原有的管理模式具有顛覆性，體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）重塑企業(yè)管理系統(tǒng)

如采用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)原有獨(dú)立的物資采購系統(tǒng)將被ERP系統(tǒng)的采購模塊所替代，并通過增加接口將數(shù)據(jù)傳輸?shù)截?cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

（二）改革管理流程

ERP系統(tǒng)采用的是一種全新的管理模式，需要事先精心規(guī)劃設(shè)計(jì)，對原有流程會帶來根本性的影響，比如新增業(yè)務(wù)流程，對原有業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)和執(zhí)行方式進(jìn)行重構(gòu)，對業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)重要性的影響。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前的一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)因重構(gòu)而變得重要，部分業(yè)務(wù)中包含風(fēng)險的程度提升，相應(yīng)的將作為內(nèi)部控制中的重要因素。

（三）降低管理風(fēng)險

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)管理，前提是企業(yè)原有的管理是規(guī)范的，否則在原有業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中會增加ERP系統(tǒng)的相關(guān)風(fēng)險。

（四）升級改造控制系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)整合了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)及內(nèi)部管理的相應(yīng)功能，提高了智能化管理的效率，同時對一些控制環(huán)節(jié)由原先的末端延伸到業(yè)務(wù)前端，更趨合理性。比如ERP系統(tǒng)自動控制取代原有手工控制以及ERP系統(tǒng)的使用帶來控制形式的變化。

（五）合理規(guī)范權(quán)限管理

隨著ERP系統(tǒng)逐漸被采用，權(quán)限管理應(yīng)當(dāng)引起重視，如果系統(tǒng)授權(quán)不當(dāng)，企業(yè)運(yùn)營的風(fēng)險也會大大提高。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制體現(xiàn)的優(yōu)勢和劣勢

（一）在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制體現(xiàn)的優(yōu)勢

1.ERP系統(tǒng)對企業(yè)的全部業(yè)務(wù)實(shí)施內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)是對企業(yè)人、財(cái)、物的全面管理和控制，使企業(yè)的各項(xiàng)資源在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)最優(yōu)配置，整合企業(yè)的所有經(jīng)營活動，實(shí)現(xiàn)了以往企業(yè)需要建立多個平臺才能完成工作的功能。

2.ERP系統(tǒng)對企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程實(shí)施內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)是能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制的平臺，可以實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)事前、事中、事后進(jìn)行控制，業(yè)務(wù)事前控制主要是通過預(yù)算控制將企業(yè)的整體目標(biāo)進(jìn)行分解，設(shè)置具體的控制項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)到具體的責(zé)任單位和責(zé)任人。業(yè)務(wù)事中控制主要是對不符合操作規(guī)范的操作步驟，影響企業(yè)預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的流程進(jìn)行修改或否決。業(yè)務(wù)事后控制主要是通過數(shù)據(jù)分析控制對企業(yè)已實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部數(shù)據(jù)是否符合指定的邏輯關(guān)系，并將異常情況及時提交企業(yè)相關(guān)監(jiān)控部門，及時改進(jìn)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。

3.ERP系統(tǒng)改變了由人員控制的現(xiàn)狀

ERP系統(tǒng)是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和數(shù)據(jù)傳輸，能極大地提高工作效率，并且通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施控制，可以避免人為因素的干擾。

4.ERP系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制高效快捷

ERP系統(tǒng)是企業(yè)全面業(yè)務(wù)管理的平臺，實(shí)施內(nèi)部控制所需的數(shù)據(jù)提取、傳輸和檢驗(yàn)等工作能迅速提供，提高了工作效率。

（二）在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制體現(xiàn)的劣勢

ERP系統(tǒng)能為內(nèi)部控制提供便捷、準(zhǔn)確的信息，但它只是 一種輔助手段，其本身也存在著一些問題。

1.ERP系統(tǒng)面臨數(shù)據(jù)安全的問題

互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的環(huán)境，會受到外部環(huán)境的干擾甚至惡意攻擊，給企業(yè)造成很大的損失，因此企業(yè)需要強(qiáng)化信息安全意識，對員工加強(qiáng)信息安全工作的防范教育，同時對ERP系統(tǒng)管理進(jìn)行完善，包括對系統(tǒng)維護(hù)人員加強(qiáng)監(jiān)督、規(guī)定系統(tǒng)維護(hù)人員不得參與審批以及定期對系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行檢查等。

2.ERP系統(tǒng)運(yùn)營成本控制的問題

企業(yè)內(nèi)部控制需要隨著內(nèi)部和市場環(huán)境的變化做出相應(yīng)的改變，ERP系統(tǒng)也需要及時進(jìn)行調(diào)整和更新，就勢必會增加企業(yè)內(nèi)部控制的成本。

3.ERP系統(tǒng)與企業(yè)原系統(tǒng)平臺的銜接問題

實(shí)施ERP系統(tǒng)勢必對原開發(fā)的平臺進(jìn)行對接改造，在原有的基礎(chǔ)上加以利用，需要設(shè)置系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，因不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式不同，就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)間的一系列轉(zhuǎn)換，并根據(jù)不同平臺開發(fā)不同的數(shù)據(jù)接口，這些新的接口又會新的控制問題和風(fēng)險。

4.ERP系統(tǒng)自身的局限性問題

ERP系統(tǒng)雖然擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)管理功能，但仍然不能將企業(yè)的所有的控制目標(biāo)進(jìn)行量化，一些管理措施也不能通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行數(shù)據(jù)模擬，如果企業(yè)完全依賴ERP系統(tǒng)，就不能保證信息的全面，會不利于企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督，因此，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制全面有效管理需要將信息手段與傳統(tǒng)手段相結(jié)合，相互協(xié)調(diào)配合。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

實(shí)施ERP能對企業(yè)的會計(jì)核算提供很大便利，但如果監(jiān)管不嚴(yán)、流程不流暢和基礎(chǔ)工作不細(xì)致則會導(dǎo)致系統(tǒng)形同虛設(shè)，也會對企業(yè)的內(nèi)部控制、發(fā)展帶來阻礙。

（一）企業(yè)管理者缺乏管理創(chuàng)新理念

企業(yè)內(nèi)部控制是從經(jīng)營業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，實(shí)施并體現(xiàn)的是系統(tǒng)化的管理理念，與傳統(tǒng)的管理手段、方式和理念不同，目標(biāo)是確保管理效果和質(zhì)量，利于企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，但一些企業(yè)管理者受傳統(tǒng)思維影響，忽視企業(yè)內(nèi)部控制，導(dǎo)致在實(shí)際管理期間無法實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制目標(biāo)。

（二） 企業(yè)管理制度存在缺陷

企業(yè)內(nèi)部控制工作牽涉企業(yè)的方方面面，與企業(yè)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，實(shí)施ERP系統(tǒng)后，打破了企業(yè)原有的模式，原來的制度框架需要重新構(gòu)建，用新的制度標(biāo)準(zhǔn)約束ERP系統(tǒng)帶來的影響，否則會導(dǎo)致企業(yè)管理上的被動，也不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)。

（三）對流程管理的不重視

受企業(yè)管理者對內(nèi)部控制工作的不重視影響，其他工作人員也會出現(xiàn)麻痹思想，給企業(yè)埋下了一些風(fēng)險和安全的隱患，尤其是對流程管理的不重視，只注重結(jié)果，對整個流程管理中事前、事中、事后缺乏有效的銜接和監(jiān)督，使得安全隱患出現(xiàn)后導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制失敗。

（四）對ERP系統(tǒng)的安全措施不完善

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)，必須要將ERP系統(tǒng)的安全工作作為重點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升系統(tǒng)的安全性，但現(xiàn)實(shí)中許多企業(yè)對系統(tǒng)的安全管理缺乏重視，沒有積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)去管理，對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題沒能及時檢測到，導(dǎo)致問題嚴(yán)重時為時已晚，既浪費(fèi)了人力物力，又影響了系統(tǒng)的安全性。

五、ERP系統(tǒng)環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)對措施

（一）增強(qiáng)管理和防范風(fēng)險意識

企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)主動增強(qiáng)風(fēng)險意識，提高識別風(fēng)險、化解風(fēng)險的能力，并在企業(yè)中大力宣傳內(nèi)部控制的重要性，要求全員參與，提高風(fēng)險的防范意識，對每位工作人員提出明確的職責(zé)要求，構(gòu)建一張企業(yè)全員參與的風(fēng)險防范網(wǎng)，只有這樣才能發(fā)揮ERP系統(tǒng)最大的效能，企業(yè)也才能有序健康的發(fā)展。

（二）完善各項(xiàng)管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持全面、制衡和適應(yīng)性的要求對企業(yè)的各項(xiàng)管理制度重新進(jìn)行衡量和制定，設(shè)置內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)，制定內(nèi)部控制相應(yīng)制度，明確落實(shí)每個部門及人員的責(zé)任和權(quán)利，使管理和監(jiān)督相結(jié)合，內(nèi)部控制和評估相結(jié)合，避免出現(xiàn)內(nèi)部矛盾，阻礙經(jīng)營管理工作的進(jìn)一步實(shí)施。

（三）強(qiáng)化流程控制管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程實(shí)施嚴(yán)格的管控，無論是事前采購流程，還是事中生產(chǎn)制造流程，及事后服務(wù)流程，都應(yīng)當(dāng)對每一個流程在ERP系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的管控約束條件，明確每個環(huán)節(jié)應(yīng)有的責(zé)任，并對每個環(huán)節(jié)的審批嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限，以期將風(fēng)險降低到最低。達(dá)到實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的最大目標(biāo)。

（四）注重系統(tǒng)安全管理和維護(hù)

ERP系統(tǒng)的安全直接關(guān)系到企業(yè)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對于做好系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，不能有絲毫的懈怠，可以從以下幾方面開展工作：其一，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在內(nèi)部設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全管理應(yīng)用軟件，實(shí)時監(jiān)測系統(tǒng)的安全性，以免遭受惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，給企業(yè)造成損失。其二，嚴(yán)格系統(tǒng)權(quán)限管理，限制無關(guān)人員登錄，防止出現(xiàn)越權(quán)管理和管理形式化。其三，加強(qiáng)對員工內(nèi)部控制工作的教育培訓(xùn)，強(qiáng)化員工對系統(tǒng)的安全管理意識和日常維護(hù)的工作能力，把系統(tǒng)維護(hù)的安全風(fēng)險降到最低。

六、結(jié)束語

在市場經(jīng)濟(jì)的浪潮中，企業(yè)利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部控制是必然的選擇，ERP系統(tǒng)也是內(nèi)部控制的重要組成部分，其成敗也決定了內(nèi)部控制的成敗，企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化風(fēng)險意識，從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，注重ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，優(yōu)化流程，不斷提升其在內(nèi)部控制中的作用。