試析事業(yè)單位文書(shū)檔案現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)思考

楊中元

（敘永縣民政局婚姻登記處 四川瀘州 646400）

數(shù)字化技術(shù)在目前形勢(shì)下屬于蓬勃發(fā)展的新生事物，以其旺盛的生命力在生根發(fā)芽并迸發(fā)出強(qiáng)勁的勢(shì)頭，以迅雷之勢(shì)滲透至各個(gè)領(lǐng)域且得到了人們的廣泛認(rèn)可和接受。因此，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作應(yīng)順勢(shì)而為，將數(shù)字化技術(shù)大力引進(jìn)檔案管理中，檔案管理工作人員也應(yīng)結(jié)合單位及檔案管理工作性質(zhì)的實(shí)際，致力于對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行必要的創(chuàng)新與實(shí)踐運(yùn)用。

做好事業(yè)單位文書(shū)檔案工作的必要性

順應(yīng)文書(shū)檔案管理變革的客觀需求。在文書(shū)檔案中，為推進(jìn)檔案工作的穩(wěn)健快速運(yùn)行，對(duì)檔案管理進(jìn)行變革成為了時(shí)代發(fā)展的重要需求，也是檔案工作內(nèi)容的重要組成部分，事業(yè)單位的文書(shū)檔案不僅記載當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要內(nèi)容，而且比較客觀地反映著事業(yè)單位工作人員對(duì)問(wèn)題處理的具體情況與領(lǐng)導(dǎo)決策，還包括當(dāng)?shù)氐幕窘ㄔO(shè)及研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。在新的工作環(huán)境中以及時(shí)、精確、系統(tǒng)和完整的方式呈現(xiàn)檔案信息成為了事業(yè)單位檔案管理工作的客觀需求，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的數(shù)字化投入正是滿足各方面需求的重要路徑。

檔案信息化發(fā)展的必然選擇。檔案信息化的構(gòu)建與發(fā)展能夠極大地運(yùn)用信息技術(shù)，使信息化技術(shù)的覆蓋面得以拓展，對(duì)于提高檔案工作現(xiàn)代化水平發(fā)揮著舉足輕重的作用。在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，如何通過(guò)構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)提升檔案管理水平，如何運(yùn)用數(shù)字化來(lái)提升檔案服務(wù)質(zhì)量，以上內(nèi)容的高效運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開(kāi)數(shù)字化建設(shè)的投入。[1]為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，勢(shì)必需要利用數(shù)字化建設(shè)中的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及當(dāng)前人們比較青睞的高速掃描技術(shù)，以上技術(shù)手段能夠?qū)⑵綍r(shí)所記錄的紙質(zhì)文件與聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化手段迅速使其歸檔保存，且建立比較準(zhǔn)確的電子檔案。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠構(gòu)建起龐大有序的檔案信息庫(kù)。既能促進(jìn)事業(yè)單位信息庫(kù)檔案的規(guī)范性發(fā)展，又能促進(jìn)其檔案管理的安全性提升，尤其在檔案管理的效益性提升方面更是顯著。落后地區(qū)的基層事業(yè)單位在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)方面與發(fā)達(dá)地區(qū)事業(yè)單位相比較其水平相差甚遠(yuǎn)。但事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)變革和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，基層單位只能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，大力學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，特別是數(shù)字化技術(shù)，不斷突破和創(chuàng)新，才能更好地滿足和適應(yīng)信息化高速發(fā)展的步伐。[2]

增強(qiáng)文書(shū)檔案管理有效性的重要路徑。數(shù)字化建設(shè)在提升檔案管理工作效率方面需要引起重視。構(gòu)建檔案網(wǎng)站在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立相應(yīng)的站點(diǎn)亟待解決，以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)或借助數(shù)字技術(shù)開(kāi)展檔案宣傳勢(shì)必成為檔案信息化建設(shè)比較好的路徑。通過(guò)數(shù)字化建設(shè)構(gòu)建起來(lái)的檔案網(wǎng)站，其功能集服務(wù)與宣傳，交流與查詢于一體，對(duì)檔案工作內(nèi)容和檔案資源信息，以及檔案服務(wù)信息等發(fā)揮著非常重要的作用，借助這一技術(shù)可在數(shù)字化檔案館環(huán)境下更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。[3]

當(dāng)前國(guó)內(nèi)基層事業(yè)單位文書(shū)檔案工作的大致?tīng)顩r

頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃不夠科學(xué)牢固。在事業(yè)單位檔案管理的頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃中存在較多的問(wèn)題。一是檔案管理的制度建設(shè)還不未達(dá)到要求。需要建立不同檔案種類的制度，通過(guò)制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)管。但是，目前存在部分事業(yè)單位在檔案覆蓋面和種類方面沒(méi)有相應(yīng)的制度來(lái)加以保障，制度的缺失導(dǎo)致建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系很難實(shí)現(xiàn)。[4]二是在長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃方面存在短視現(xiàn)象。目前部分地區(qū)基層事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理在法律與制度建設(shè)方面還比較滯后。三是離依法治檔的目標(biāo)還存在較大的差距。當(dāng)前部分地區(qū)的基層事業(yè)單位在檔案管理方面還存在較大的隨意性。在實(shí)現(xiàn)檔案的區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展與民生檔案跨區(qū)查檔方面比較滯后，在創(chuàng)建互認(rèn)互通的檔案專題數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)方準(zhǔn)領(lǐng)域的問(wèn)題比較凸顯。因此對(duì)事業(yè)單位的頂層檔案管理需要從技術(shù)層面、制度層面和法律層面來(lái)加以不斷完善。

在信息化建設(shè)領(lǐng)域人才相對(duì)匱乏。檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)人才的支撐，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的大背景下，對(duì)參與檔案管理的工作人員的要求越來(lái)越高,檔案管理的信息化技術(shù)日新月異,勢(shì)必需要大量的人才，面對(duì)數(shù)字化技術(shù)對(duì)人們諸多生產(chǎn)生活方式的巨大沖擊，對(duì)數(shù)字化技術(shù)人才的需求與日俱增。但是由于受到高校專業(yè)選擇的影響和市場(chǎng)因素的制約，導(dǎo)致在檔案管理領(lǐng)域很難引進(jìn)比較專業(yè)的技術(shù)人才。此外，人才評(píng)價(jià)信息化建設(shè)的滯后性也嚴(yán)重制約著事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的變革,促進(jìn)人才評(píng)價(jià)在人才管理工作中發(fā)揮基礎(chǔ)性和戰(zhàn)略性作用顯得十分重要，傳統(tǒng)人才評(píng)價(jià)工作中的不足與人才評(píng)價(jià)信息化建設(shè)的滯后等因素的存在,致使信息化建設(shè)人才的極度匱乏。

檔案信息收集與整理一體化水平不高。在目前的基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行管理，由于基層條件的限制，導(dǎo)致其很難引進(jìn)比較專業(yè)的檔案管理人才，使得檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低。部分基層單位不愿更新檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其設(shè)備比較陳舊。人員素質(zhì)的在專業(yè)性的缺失設(shè)備更新裹足不前因素的存在，使其檔案管理的效率難以鋪展，尤其是在檔案的信息化收集與整理方面更是困難重重，部分工作人員基本難以有針對(duì)性地對(duì)檔案實(shí)施進(jìn)行有效管理，部分檔案工作人員在初始接觸該項(xiàng)工作時(shí)更是茫然不知。一些事業(yè)單位檔案室的工作人員的管理水平跟不上數(shù)字技術(shù)更新的步伐。在檔案室的數(shù)字化技術(shù)的管理及操作中，基層事業(yè)單位的檔案管理中存在較多成分復(fù)雜的檔案，很難實(shí)現(xiàn)在檔案管理領(lǐng)域的整齊劃一，其科學(xué)性與精準(zhǔn)度更是有待商榷[5]。

改進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案工作信息化建設(shè)的路徑

不斷創(chuàng)新制度以適應(yīng)信息化發(fā)展需求。制度創(chuàng)新與變革是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重大舉措，也是事業(yè)單位檔案管理事業(yè)適應(yīng)時(shí)代與社會(huì)發(fā)展必由之路。首先，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)制的制度管理實(shí)施必要的創(chuàng)新。將加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的制度構(gòu)建作為重要任務(wù)來(lái)對(duì)待，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與檔案管理軟件建設(shè)，以及檔案網(wǎng)站建設(shè)等方面給予制度上的保障。其次，在制度上鼓勵(lì)開(kāi)展檔案管理軟件推廣工作。通過(guò)數(shù)字化軟件的運(yùn)用和推廣使檔案工作的效率得以提升，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案信息化水平。再次，不斷完善檔案管理信息化制度建設(shè)。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)制度建設(shè)方面，沒(méi)有建立一套健全的監(jiān)督機(jī)制，這就需要一套比較完善的關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，借助全覆蓋的監(jiān)督來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的零失誤。在檔案查詢方面由之前的庫(kù)房調(diào)卷到利用計(jì)算機(jī)檢索打印的過(guò)渡階段，部分事業(yè)單位還是沿用以往的制度，致使制度比較陳舊，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，也需要建立與之相適應(yīng)的新制度，運(yùn)用新制度的運(yùn)行來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。所以，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的制度創(chuàng)新以適應(yīng)急劇變化的信息化發(fā)展勢(shì)在必行。

大力吸納信息化建設(shè)的專業(yè)人才。專業(yè)化人才的缺乏是目前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理所面臨的嚴(yán)峻現(xiàn)實(shí)。勢(shì)必需要引進(jìn)大量的在數(shù)字化技術(shù)實(shí)踐與理論研究方面都比較精通的人才。其根源在于理論和實(shí)踐從某種程度是存在相互依賴與彼此促進(jìn)的關(guān)系，只有在檔案管理的數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的實(shí)踐運(yùn)用方面投入更多，才能更好地理清數(shù)字技術(shù)與檔案管理之間存在的千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，使數(shù)字技術(shù)運(yùn)用中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)降至最低。數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理屬于比較系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，不但涉及到信息數(shù)據(jù)錄入與檔案借閱等工作，而且還涉及到檔案保密與檔案歸類等領(lǐng)域。提升數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用和將數(shù)字技術(shù)與檔案管理相結(jié)合需要理論的不斷升華，其原理是一個(gè)值得深思與探討的問(wèn)題，問(wèn)題的解決離不開(kāi)依賴人才的充分運(yùn)用。做好數(shù)字技術(shù)與檔案管理的理論研究是當(dāng)前很多事業(yè)單位在檔案管理工作迫在眉睫的任務(wù)。目前與數(shù)字技術(shù)在文書(shū)檔案管理的理論研究方面的貧乏令人堪憂，專業(yè)從事該領(lǐng)域的研究人員更是屈指可數(shù)，所以加大對(duì)該領(lǐng)域的理論研究并將其與實(shí)踐聯(lián)系在一起加以運(yùn)用勢(shì)必成為目前數(shù)字技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的重要目標(biāo)之一。

構(gòu)建科學(xué)高效的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理領(lǐng)域所涉及的工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，如，切實(shí)做到將檔案室的紙張文件與原始數(shù)據(jù)資料結(jié)合起來(lái)，以及將電子文件與元數(shù)據(jù)信息有效存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，并將其自動(dòng)生成檔案文件。上述工作內(nèi)容對(duì)于剛接觸數(shù)字技術(shù)的檔案管理人員而言會(huì)感覺(jué)到十分生疏，甚至在具體的操作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)失誤，這就需要建立一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)的存儲(chǔ)與分類，可實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)行。在利用數(shù)字技術(shù)推動(dòng)高效檔案管理的過(guò)程中，勢(shì)必需要檔案工作人員對(duì)電子文件轉(zhuǎn)換為長(zhǎng)期儲(chǔ)存格式比較熟稔，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理能運(yùn)用自如，在檔案元數(shù)據(jù)的數(shù)字化保存方面需要與之關(guān)聯(lián)的內(nèi)容復(fù)制在紙質(zhì)文件上，切實(shí)達(dá)到檔案信息數(shù)據(jù)處理可隨時(shí)隨地對(duì)其實(shí)施修改，甚至達(dá)到彼此間的高度融合，構(gòu)建高效的檔案管理系統(tǒng)勢(shì)必需要建立一個(gè)集糾錯(cuò)編碼與數(shù)字簽名等為一體的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理既做到最大限度地遠(yuǎn)離安全隱患的侵蝕，在高效實(shí)用方面更是加倍努力，以上問(wèn)題的解決很大程度上依賴于事業(yè)單位的檔案管理工作人員的平時(shí)的積累。構(gòu)建高效的檔案管理系統(tǒng)是需要加倍努力的過(guò)程，需要在循序漸進(jìn)的過(guò)程中不斷摸索和改進(jìn)。

將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理，不僅能為檔案管理人員與檔案查閱者提供巨大便利，而且能較大地提升檔案管理的效率。當(dāng)然，數(shù)字化建設(shè)在檔案管理中的運(yùn)用也存在一些問(wèn)題，如存在系列的安全隱患，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)跟不上數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展速度，以及許多工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用操作能力較弱等問(wèn)題。因此就如何提高數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的效率，構(gòu)建一個(gè)健全的數(shù)字化技術(shù)與檔案管理高度融合的的管理及操作系統(tǒng)，最大限度地規(guī)避數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，上述問(wèn)題都是事業(yè)單位檔案管理人員不得不思考和改進(jìn)的問(wèn)題。