經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型期人事檔案管理策略

馬清芝(河南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館)

人事檔案是關(guān)于個(gè)人重要信息的載體，主要包括個(gè)人信息、個(gè)人發(fā)展記錄、政治面貌等真實(shí)文件。人事檔案跟隨著個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活和工作軌跡變動(dòng)，是具有法律效用的個(gè)人重要材料。人事檔案記錄著員工的績(jī)效、能力、個(gè)人表現(xiàn)、崗位調(diào)動(dòng)等方面信息，利于單位掌握員工的個(gè)人資料，擇優(yōu)用人，最大程度發(fā)揮每個(gè)人的才能，使單位與員工雙向互利共通。

電子技術(shù)改變了人類的生活方式，人類開始進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的新時(shí)代。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不能滿足信息時(shí)代的發(fā)展要求，加速人事檔案的電子化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的必然趨勢(shì)。雖然，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給我們帶來(lái)了新技術(shù)、新形式、新理念的人事檔案管理方式；但是，人事檔案的電子化也有一些弊端需要我們?nèi)ヌ幚怼Ｐ聲r(shí)代人事檔案電子化的發(fā)展還未成熟，在具體實(shí)施中會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題，發(fā)現(xiàn)和解決這些問題，有利于促進(jìn)人事檔案電子化的完整性。單位對(duì)人事檔案電子化的進(jìn)程才剛剛開始，檔案搭載的程序、系統(tǒng)、方式都在進(jìn)一步的摸索中，保證檔案的完整性、安全性、便捷性、實(shí)時(shí)性是對(duì)檔案管理的基本需求。

■ 單位人事檔案管理現(xiàn)狀

在信息時(shí)代，電子技術(shù)在各行各業(yè)都得到了應(yīng)用，而人們卻忽略了傳統(tǒng)的人事檔案管理。目前，大多數(shù)單位的人事檔案還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，一小部分企業(yè)使用紙質(zhì)檔案和電子檔案相互結(jié)合。紙質(zhì)檔案不易保存，歸納整理困難，不方便查閱，不利于人事檔案的開發(fā)和利用，因此人們將目標(biāo)轉(zhuǎn)移到電子檔案。

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，單位的信息日漸龐大，為人事檔案的管理增添了困難。單位的人事檔案管理還未跟上互聯(lián)網(wǎng)的步伐，這也影響了部分和人事有關(guān)工作的效率。即使一些單位實(shí)現(xiàn)了部分的電子化人事檔案管理，但是仍有很多漏洞，一些檔案的主要功能還是離不開紙質(zhì)文件。此外，人事檔案伴隨個(gè)人的經(jīng)歷，紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案銜接的完整性并不能確定。故單位的人事檔案電子化還在初步探索階段。

■ 人事檔案電子化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）人事檔案電子化的發(fā)展要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)在生活中普及，大數(shù)據(jù)、人工智能被應(yīng)用到人們的生產(chǎn)和生活中。人事檔案管理被要求與新時(shí)代接軌，開展電子檔案的創(chuàng)新工作，將電子化應(yīng)用到人事檔案管理是必然要求。人事檔案電子化的管理要注重協(xié)同服務(wù)的理念，將紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合，做好線上線下的過渡和協(xié)同；便于人事管理部門與其他部門進(jìn)行協(xié)同、合作、順暢交流，提高單位的工作效率和質(zhì)量；增強(qiáng)單位人事檔案的服務(wù)性，更好地與員工進(jìn)行檔案調(diào)整和調(diào)動(dòng)。建立一個(gè)便捷、操作簡(jiǎn)單、內(nèi)容完善的電子化人事檔案管理方式和系統(tǒng)，能夠降低單位的成本，并高效工作。

（二）人事檔案電子化服務(wù)創(chuàng)新的需要

人事檔案管理隨著歷史的不同時(shí)期不斷地創(chuàng)新和變化。人事檔案的信息較為復(fù)雜，信息的來(lái)源要與不同的單位對(duì)接，各個(gè)信息來(lái)源之間存在不兼容的問題。人事檔案管理的創(chuàng)新是解決這些問題的必要。開發(fā)具有兼容性或統(tǒng)一性的系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)各人事檔案管理部門的協(xié)作，進(jìn)行資源共享或便捷傳輸。將電子化充分應(yīng)用到人事檔案的信息建設(shè)中，有利于發(fā)展檔案的多元化，如圖片、影像、音頻等形式的信息；有利于單位內(nèi)部共享部分檔案，最大程度增加員工之間的了解，同時(shí)對(duì)人事檔案的部分信息保密，加大單位內(nèi)部人員的工作動(dòng)力和信心。人事檔案電子化服務(wù)的創(chuàng)新，不僅使檔案信息發(fā)揮最大限度的作用，也是跟隨互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代檔案建設(shè)的發(fā)展需要。

（三）用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的需求

各單位在建設(shè)人事檔案電子化的同時(shí)，用戶也不滿足于紙質(zhì)檔案的利用。用戶習(xí)慣了互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的快速、便捷，對(duì)人事檔案也有同樣的需求。不同的用戶個(gè)體決定了他們對(duì)檔案管理需求的多元性。多元的用戶需求是開發(fā)電子人事檔案的參考和導(dǎo)向，用戶也是人事檔案服務(wù)對(duì)象的一部分群體。電子人事檔案開發(fā)時(shí)要結(jié)合雙向建議，保證檔案的服務(wù)和使用相互協(xié)調(diào)，用戶可以根據(jù)個(gè)人需求調(diào)取和查閱檔案，凸顯出電子檔案的靈活和協(xié)同?？紤]用戶和檔案管理者的雙向需求，在一定程度上使檔案得到了合理利用，兼顧了檔案管理的效率和用戶滿意度。

（四）電子檔案具有優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)閱流程繁雜，需要紙質(zhì)的登記記錄，如果工作人員疏忽還可能存在處理錯(cuò)誤和丟失風(fēng)險(xiǎn)。電子人事檔案的查閱卻非常方便，可以在客戶端直接申請(qǐng)查閱，后臺(tái)便會(huì)留下記錄和準(zhǔn)確的翻閱時(shí)間和內(nèi)容；多人同時(shí)在多客戶端也可查閱，無(wú)需預(yù)約時(shí)間或?qū)ｉT去檔案管理室。傳統(tǒng)的檔案室占了大量的空間，紙質(zhì)上的字體不易保存，還要防止火災(zāi)、潮濕和蛀蟲的危險(xiǎn)，消耗大量人力物力。電子人事檔案避免了這些危險(xiǎn)，可以在多處儲(chǔ)存，節(jié)約了空間和資源。

■ 新時(shí)代人事檔案電子化管理現(xiàn)存問題及解決方案

（一）管理工作相關(guān)制度不完善

電子檔案已經(jīng)被利用多年，但是并沒有完善的發(fā)展電子檔案管理?，F(xiàn)有的人事檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子人事檔案管理并不能完全匹配，導(dǎo)致實(shí)際工作中漏洞百出，加大管理難度。各單位應(yīng)給予電子人事檔案管理足夠的重視，完善規(guī)章制度，推動(dòng)人事檔案電子化快速普及，提高工作效率和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）人事檔案電子化力度不夠

目前，人事檔案電子化力度較低。為了節(jié)約成本，單位使用的電子設(shè)備比較落后，不能預(yù)防和解除計(jì)算機(jī)病毒的威脅，網(wǎng)絡(luò)不能全面覆蓋達(dá)到互通，檔案管理人員的技術(shù)達(dá)不到要求，這些缺點(diǎn)限制了人事檔案電子化的發(fā)展。新時(shí)代個(gè)人信息的復(fù)雜性、來(lái)源的準(zhǔn)確性、全面性增加了電子化的難度，檔案安全性難以保障。因此，單位應(yīng)加大投資力度，更換老舊設(shè)備，增加和建設(shè)電子檔案需要的網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)施；招聘合格的管理人員，加快人事檔案電子化的腳步。

（三）人事檔案信息服務(wù)相對(duì)落后

人事檔案的服務(wù)功能相對(duì)落后，不符合新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需求。目前，人事檔案大多仍以紙質(zhì)文件進(jìn)行傳輸，方式方法多樣，管理人員整理不及時(shí)或者有遺漏時(shí)，導(dǎo)致檔案的更新不完整。人事檔案管理，對(duì)于封檔的檔案?jìng)€(gè)人無(wú)法查看，沒有體現(xiàn)檔案的服務(wù)性。電子化能很好的解決這一問題，在保證原始檔案安全的情況下進(jìn)行信息互通，方便服務(wù)對(duì)象。

（四）人事檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

每個(gè)單位都有各自的人事檔案管理辦法，不僅選擇不同的軟件或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且管理標(biāo)準(zhǔn)又有差別，在檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，造成人事檔案轉(zhuǎn)接困難或者缺少文件，對(duì)當(dāng)事人造成了不良影響，也為工作人員增加了困擾。國(guó)家應(yīng)開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，解決這一大難題。

■ 總結(jié)

人事檔案的科學(xué)管理，有利于單位內(nèi)部和諧，促進(jìn)職業(yè)發(fā)展。特別是，互聯(lián)網(wǎng)的普及，急需人事檔案管理電子化建設(shè)。電子化建設(shè)需要投入大量的人力和物力，解決硬件的限制和管理隊(duì)伍的技術(shù)能力，將更好地完善人事檔案的電子化和人才培養(yǎng)，持續(xù)創(chuàng)新，推動(dòng)人事檔案電子化發(fā)展。