淺談ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用

肖 娟（重慶高新區(qū)資產(chǎn)經(jīng)營有限公司）

關(guān)鍵字：ERP系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；應(yīng)用狀況

先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是企業(yè)管理和發(fā)展的源泉，ERP系統(tǒng)可以助力企業(yè)解決財(cái)務(wù)管理中“信息孤島”和耗費(fèi)人工的困境，利用ERP系統(tǒng)，可以在不同信息間搭建“數(shù)據(jù)交換”之橋，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通、動(dòng)態(tài)監(jiān)控和智能分析，以“資金—預(yù)算—費(fèi)用”系統(tǒng)圍繞預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、會(huì)計(jì)核算、網(wǎng)上報(bào)銷、結(jié)算、財(cái)務(wù)管理等核心業(yè)務(wù)形成管理閉環(huán)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)管控，形成順向支撐、逆向反饋的智能化財(cái)務(wù)管理。

■ 企業(yè)財(cái)務(wù)管理的困境

（一）財(cái)會(huì)轉(zhuǎn)型艱難坎坷，管理創(chuàng)新迫在眉睫

隨著市場(chǎng)化改革的不斷深入，如何構(gòu)建以信息化為手段的全業(yè)務(wù)鏈管控體系已成為財(cái)務(wù)改革的重要議題[1]。內(nèi)控管理體系不健全，會(huì)計(jì)職能相對(duì)落后，核心管理層缺乏對(duì)業(yè)務(wù)全流程管控，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理無法有效落實(shí)分解落實(shí)到企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、資金、財(cái)務(wù)、信息、人力資源等各環(huán)節(jié)中去，業(yè)務(wù)分散但財(cái)務(wù)集中，造成業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端數(shù)據(jù)分離，弱化了財(cái)務(wù)信息溝通互動(dòng)效率，造成財(cái)務(wù)部門管理壓力大，利用ERP系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)來創(chuàng)新管理方法，提升管理效率，是當(dāng)前財(cái)務(wù)管理面臨的重要選擇。

（二）財(cái)務(wù)成本難以管控，精益成本決勝之機(jī)

隨著企業(yè)信息不斷地更新與積累，各方各面信息冗雜，企業(yè)在也面臨著諸多困難。面對(duì)新業(yè)務(wù)、新市場(chǎng)時(shí)，企業(yè)管理層缺乏對(duì)經(jīng)營成本以及數(shù)據(jù)積累的整體把握，開展成本管理時(shí)缺乏系統(tǒng)的、全面的戰(zhàn)略成本思維，忽視了企業(yè)生產(chǎn)前準(zhǔn)備過程中方案設(shè)計(jì)等方面的財(cái)務(wù)成本控制，導(dǎo)致財(cái)務(wù)成本管理體系的實(shí)施不能充分發(fā)揮自身的價(jià)值作用，沒有形成科學(xué)的財(cái)務(wù)成本管控體系[2]。因此，企業(yè)亟需進(jìn)行成本的整體把控，將財(cái)務(wù)成本管控精細(xì)化，形成全面的信息化管理系統(tǒng)。

（三）集成管理不夠全面，信息化創(chuàng)新提上日程

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中涉及大量的管理細(xì)節(jié)，人工的管理不僅效率低，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)疏漏，出現(xiàn)了集成管理相對(duì)落后，創(chuàng)新不足的情況。近年來，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)邁入了以信息化驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新及管理提升的新時(shí)代，信息化的全方位實(shí)施，可以規(guī)范各項(xiàng)流程，提高全面管理效率，優(yōu)化各項(xiàng)數(shù)字化管理體系[3]。在企業(yè)的創(chuàng)新思路中，ERP技術(shù)為構(gòu)建閉環(huán)式企業(yè)管理提供了重要的技術(shù)支持。企業(yè)要按照“逐步有魂、真正有用”的建設(shè)思路將信息化創(chuàng)新提上日程，先行先試、穩(wěn)步推進(jìn)，組織架構(gòu)逐步健全，治理模式初具形態(tài)，集成管理中心的中樞作用逐步顯現(xiàn)。

■ 將ERP系統(tǒng)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理的思路與做法

（一）完善財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用統(tǒng)一布局

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在搭建ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之初便以標(biāo)準(zhǔn)化的形式進(jìn)行，盡管各板塊是按組織和業(yè)務(wù)線的具體情況搭建本企業(yè)管理系統(tǒng)，但各系統(tǒng)的基本軟件平臺(tái)是統(tǒng)一的，這就為財(cái)務(wù)理提供了較大便利，可以減少同一業(yè)務(wù)和不同信息系統(tǒng)間的差異。ERP系統(tǒng)可以根據(jù)信息化內(nèi)部管理，實(shí)施全面監(jiān)控，形成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與部門歸口環(huán)環(huán)相扣，層級(jí)之間相互制約的互動(dòng)管控機(jī)制，有效提高企業(yè)的資金使用安全度，可以減少內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)內(nèi)部統(tǒng)一的精細(xì)化管理布局，使各項(xiàng)生產(chǎn)工作流程都十分清晰，企業(yè)的內(nèi)控管理水平也能得到提升。另一方面，實(shí)施ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營模式，保證企業(yè)資金能滿足近期的經(jīng)營生產(chǎn)需要為目標(biāo)，制定費(fèi)用統(tǒng)一管理布局，從而提高企業(yè)的費(fèi)用把控能力，改善企業(yè)管理結(jié)構(gòu)。從企業(yè)層面來講，ERP系統(tǒng)的實(shí)施可以實(shí)現(xiàn)多方位全方面的具體管控，幫助企業(yè)財(cái)務(wù)管理都得到精細(xì)化地改進(jìn)，這對(duì)于經(jīng)營范圍龐大、分支機(jī)構(gòu)眾多的企業(yè)來說極大地降低內(nèi)部控制成本。

（二）加強(qiáng)預(yù)算管理，加速企業(yè)資金制度化

預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理的重心，全面預(yù)算也是企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展、全面把控的核心，全面預(yù)算管理編制模塊是企業(yè)實(shí)行預(yù)算管理的基礎(chǔ)，企業(yè)利用ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制各環(huán)節(jié)“自下而上，上下結(jié)合”的預(yù)算編制體系，預(yù)算編制體系可以利用完善的流程來進(jìn)行執(zhí)行。ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)同比環(huán)比的經(jīng)營比對(duì)分析，各部門信息可以通過系統(tǒng)進(jìn)行傳遞、匯總，分析企業(yè)預(yù)算整體情況，實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)各部門業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的掌控，各部門依托系統(tǒng)預(yù)算編制數(shù)據(jù)進(jìn)行交流，探討企業(yè)資源最大化利用方案。

同時(shí)根據(jù)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，財(cái)務(wù)部門定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行予以匯總，利用預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行的比對(duì)情況，建立全程預(yù)警的預(yù)算管理模式，徹底改變重預(yù)算編制、輕預(yù)算執(zhí)行的情況，即“無預(yù)算不支出，無計(jì)劃不付款”，企業(yè)內(nèi)部建立季度執(zhí)行通報(bào)制度，對(duì)各企業(yè)利用信息化系統(tǒng)的效果進(jìn)行實(shí)時(shí)把控，有效的監(jiān)督企業(yè)工作落實(shí)到位，預(yù)算執(zhí)行有跡可循，可以切實(shí)提高全員的財(cái)務(wù)預(yù)算管理意識(shí)，通過財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行的深度分析，找出企業(yè)的管控重點(diǎn)及薄弱環(huán)節(jié)。

通過ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，企業(yè)可以規(guī)范資金費(fèi)用管理流程，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，業(yè)務(wù)運(yùn)作專業(yè)化，降低操作風(fēng)險(xiǎn)，提高審計(jì)監(jiān)控能力。利用預(yù)算與執(zhí)行情況的比對(duì)，ERP系統(tǒng)可以建立全程預(yù)警的預(yù)算管理模式，徹底改變重預(yù)算編制、輕預(yù)算執(zhí)行的情況，以ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為核心，通過統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，建立業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的協(xié)同橋梁，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)就得到控制，可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)，各部門能夠及時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行情況，增進(jìn)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的信息交流，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的銜接，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，從而落實(shí)企業(yè)內(nèi)控和財(cái)務(wù)管控要求，全面促進(jìn)企業(yè)管理提升。

（三）優(yōu)化報(bào)銷流程，讓財(cái)務(wù)審批實(shí)現(xiàn)“加速度”

ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)屬性來對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行詳細(xì)的分類。根據(jù)分類不同，系統(tǒng)預(yù)設(shè)不同的審批流程，可以為規(guī)范業(yè)務(wù)支出行為，有效開展統(tǒng)計(jì)分析評(píng)價(jià)，企業(yè)可以對(duì)特定費(fèi)用進(jìn)行相關(guān)管理要求，包括職務(wù)消費(fèi)、三公經(jīng)費(fèi)等。大額支出原則上采取先報(bào)銷掛賬，后支付貨款方式，一般三個(gè)月以后進(jìn)行付款。企業(yè)可以在強(qiáng)化層級(jí)職責(zé)的同時(shí)，明確各個(gè)職責(zé)分工的責(zé)任，審批流程具體如下：

開始→提交人→業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)（可駁回）→部門負(fù)責(zé)人（可駁回）→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（可駁回）→分管領(lǐng)導(dǎo)（可駁回）→總會(huì)計(jì)師（可駁回）→基地領(lǐng)導(dǎo)→同意→結(jié)束。

ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原始開票數(shù)據(jù)自動(dòng)開票，把財(cái)務(wù)管理人員從低層次任務(wù)中解放出來，從事更有價(jià)值的工作，系統(tǒng)將信息發(fā)布流程傳遞給業(yè)務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠收集所有業(yè)務(wù)信息，并有效改進(jìn)成本分析、預(yù)算和規(guī)劃，提高信息透明度，為管理決策提供了可靠的依據(jù)。資金成本制度的自動(dòng)化不僅能夠規(guī)范財(cái)務(wù)成本管理過程，且能加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理，加快資金周轉(zhuǎn)，有效增加資金利用率，貫徹“精益財(cái)務(wù)”原則，為實(shí)施企業(yè)全面化財(cái)務(wù)管理奠定基礎(chǔ)。

（四）全面財(cái)務(wù)管理，保證企業(yè)資金有效性

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)構(gòu)建集成信息化管理體系中一個(gè)非常重要的核心部分。財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)年度資金收支計(jì)劃管理，資金集中統(tǒng)一調(diào)配，對(duì)大額支付的費(fèi)用類型實(shí)現(xiàn)月度按量控制。

企業(yè)對(duì)于ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)施，首先是對(duì)資金使用和分配進(jìn)行有效的監(jiān)管和控制，可以增加資金審批流程層級(jí)，加強(qiáng)各層級(jí)的審批權(quán)限，防范資金違規(guī)使用和調(diào)撥的風(fēng)險(xiǎn)。其次，歸口部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要擬定了詳細(xì)的使用計(jì)劃，特別是對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目大額資金的流入流出實(shí)行計(jì)劃管理，確保資金收支平衡，對(duì)企業(yè)的庫存現(xiàn)金、銀行存款、生產(chǎn)成本、研制費(fèi)用、等都有十分清晰的管理。

企業(yè)以ERP財(cái)務(wù)管控體系為基礎(chǔ)將財(cái)務(wù)管理做到了“點(diǎn)、線、面、體”的充分融合。其中，“點(diǎn)”是指資金控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于與戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，企業(yè)需要預(yù)見性地制定控制機(jī)制和措施，預(yù)留“風(fēng)險(xiǎn)金”；“線”是指財(cái)務(wù)管理的兩道線，即“最低資金安全線”和“最佳資金持有量”；“面”是指資金如何與業(yè)務(wù)面、戰(zhàn)略面、管理面形成協(xié)同；“體”是指形成立體化的財(cái)務(wù)管理體系。企業(yè)還要做到：（1）落實(shí)財(cái)務(wù)管理制度規(guī)范。通過ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，可以規(guī)范資金費(fèi)用管理流程，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，業(yè)務(wù)運(yùn)作專業(yè)化，降低操作風(fēng)險(xiǎn)，提高審計(jì)監(jiān)控能力；（2）加強(qiáng)企業(yè)資金全面管控。包含公司生產(chǎn)經(jīng)營、非生產(chǎn)經(jīng)營、科研項(xiàng)目、一般費(fèi)用、固定資產(chǎn)等各類資金支付的全方位管理，加強(qiáng)資金計(jì)劃、支付與監(jiān)督管理，強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控，提升企業(yè)內(nèi)控管理水平。

■ 結(jié)語

信息化帶來智能管理，創(chuàng)新化促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來智能、高效、全面的管理平臺(tái)，讓員工在線上解放人力，讓企業(yè)在創(chuàng)新中不斷向前。企業(yè)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)探索先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理技術(shù)，為推進(jìn)各企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃，加強(qiáng)整體管控能力，提升創(chuàng)新管理水平而不斷努力，為迎接更全面、更智能、更加數(shù)字化的管理平臺(tái)夯實(shí)基礎(chǔ)。