淺談信息時代背景下檔案管理的創(chuàng)新策略

王燕青

摘要：檔案信息不僅是對以前工作的總結(jié)和歸納，而且能夠為后續(xù)各項工作的開展提供重要的參考，檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。因此，在現(xiàn)代信息化快速發(fā)展的新時期，醫(yī)院可以從精細化管理的角度出發(fā)，在注重醫(yī)院檔案管理的信息化意識、加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升、加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用等方面，提高檔案管理工作的時效性和準(zhǔn)確性，進而提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;影響

1大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化特點

1.1檔案數(shù)量大，增長快速

大數(shù)據(jù)時代，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案管理借助計算機信息技術(shù)收集、整理和歸檔，極大地提升了醫(yī)院檔案管理效率，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息體量越來越龐大，且逐年迅速增長。以某醫(yī)院為例，2020年收集歸檔的病案、文書檔案、人事檔案、聲像檔案多達近4萬份，較2019年增長了100%。

1.2檔案種類多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜

大數(shù)據(jù)時代，計算機信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，使醫(yī)院檔案信息資源呈現(xiàn)出多元化、多樣化、非結(jié)構(gòu)特點，既有電子類文書檔案，也有聲像類科技檔案，還有各種實物檔案。醫(yī)院檔案信息資源存儲結(jié)構(gòu)有紙質(zhì)類、電子資源類、視頻類、音頻類，還有實物類，等等，存儲的介質(zhì)既有紙質(zhì)類，還有光盤、磁盤、云盤等。這無疑增加了醫(yī)院檔案管理難度。

1.3傳輸速度快，利于分析

大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案信息傳輸借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)渠道，收集、整理、歸檔、編目均實現(xiàn)了無紙化操作，突破了物理時空界限。且，依托大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的強大搜索、分析功能，可實現(xiàn)對醫(yī)院檔案信息資源的深度分析和深層次加工，醫(yī)院檔案價值進一步彰顯。

2大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作面臨的困難

2.1數(shù)量龐大無法及時處理

在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案信息總量持續(xù)增加，而且所包含內(nèi)容越來越廣，基于此，傳統(tǒng)的檔案管理手段無法滿足現(xiàn)在的工作需求。在當(dāng)今社會，醫(yī)院儀器設(shè)備總量持續(xù)增加，比如CT、CR、MRI等，工作人員需要將這些儀器信息整理成資料形式儲存起來。通過實際調(diào)查可知，目前絕大多數(shù)醫(yī)院都會選擇將其整理成信息資料后進行存儲，而且所占資源可達20TB。因此在實際存儲過程中，會消耗大量的存儲空間。除此之外，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，越來越多的信息需要使用數(shù)字化存儲形式，在進行整理工作時，工作人員需要對其進行信息分類，以住院病歷與就診病歷為例，它們的保存年限為30年與15年，而且每年此類數(shù)據(jù)存儲空間可達100TB。但是目前絕大多數(shù)醫(yī)院并沒有針對檔案管理工作構(gòu)建出成熟的大數(shù)據(jù)平臺，以致于相關(guān)工作人員在開展相關(guān)工作時缺少參考依據(jù)，導(dǎo)致工作人員工作效率低下。同時如果使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行管理，那么還需要確保所存儲數(shù)據(jù)可以快速流動，但是目前絕大多數(shù)醫(yī)院都無法滿足這一要求，只能對檔案信息進行分類管理，并不能完成資源工作，導(dǎo)致所構(gòu)建的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)根本無法發(fā)揮自身價值。

2.2檔案信息管理制度存在問題

在開展檔案管理工作時，成熟的檔案管理制度是保證工作質(zhì)量與工作效率的前提，但是目前我國絕大多數(shù)醫(yī)院所使用的檔案信息管理制度都存在問題，比如有一部分醫(yī)院直接將國家相關(guān)要求當(dāng)做自己的檔案管理規(guī)范，對自身發(fā)展沒有任何幫助，使得醫(yī)護人員在日常工作期間無法順利使用檔案信息。再比如有部分醫(yī)院在開展檔案管理工作時沒有使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，導(dǎo)致工作人員無法技術(shù)對檔案信息進行更新，嚴(yán)重影響了醫(yī)院發(fā)展速度。

2.3檔案管理系統(tǒng)存在的安全隱患

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)字檔案館也不斷得到發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作在應(yīng)用信息化系統(tǒng)和手段時，也不能忽視網(wǎng)絡(luò)所帶來的安全隱患問題。例如，很多不法分子就會利用非法手段攻擊醫(yī)院的信息系統(tǒng)，從而盜取患者的信息，醫(yī)生的信息以及一些科研成果等資源，同時將盜取的信息進行非法交易而獲得巨大利益。因此，醫(yī)院檔案管理者如果缺乏安全意識，就會給醫(yī)院帶來嚴(yán)重的損失。

3大數(shù)據(jù)背景下提高醫(yī)院檔案管理的策略

3.1醫(yī)院要轉(zhuǎn)變檔案管理理念

醫(yī)院轉(zhuǎn)變檔案管理理念，才能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，主要可以做好以下方面的工作：一是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響及意義。支持檔案管理部門的工作，加大對檔案管理信息系統(tǒng)硬件以及軟件方面的投入，合理科學(xué)地規(guī)劃好醫(yī)院未來的檔案管理發(fā)展方向，才能更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。二是檔案工作人員也要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，在充分認識檔案管理工作意義的基礎(chǔ)上，做好檔案工作，積極做好對各種檔案資料的收集、歸類及管理工作并逐步樹立現(xiàn)代化的管理理念。

3.2培養(yǎng)檔案管理信息化的專業(yè)人才

醫(yī)院要想促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，就要培養(yǎng)一批具有專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的管理團隊。因此，醫(yī)院應(yīng)把檔案管理人員的培養(yǎng)歸入醫(yī)院整體的人才培育體系，根據(jù)管理人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理調(diào)整分配，加強對檔案管理人員在計算機、軟件應(yīng)用、信息檢索等方面的培訓(xùn)，才能提高檔案人員的工作能力，進而推動檔案管理水平的提高。

3.3以患者為中心，提高檔案服務(wù)水平

移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，已經(jīng)徹底改變了人們的生活方式，現(xiàn)如今，人們利用一部手機足不出戶就能夠?qū)崿F(xiàn)銀行轉(zhuǎn)賬、購物、看病等一系列活動。因此，在這種時代背景下，醫(yī)療檔案服務(wù)就要改變服務(wù)方向和策略，才能滿足患者的看病需求。醫(yī)院應(yīng)該推進智慧化醫(yī)院建設(shè)，搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”的班車，構(gòu)建一套完善的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，為患者提供病歷、檢驗檢查結(jié)果、醫(yī)療費用等檔案的查詢、下載、打印等服務(wù)。同時，醫(yī)院還做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，全面提高醫(yī)療檔案的服務(wù)水平，為緩解醫(yī)患矛盾做出積極的貢獻。

3.4加強對醫(yī)院檔案信息的安全管理

在具體針對檔案信息的安全管理工作中，主要可以做好以下幾點：一是通過對相關(guān)管理人員進行安全知識培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員了解到可能存在的安全隱患，并制定合理的運行制度，保證醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資料的安全性。二是在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，要深入挖掘檔案信息的潛在價值，做好檔案信息備份工作，更好地保證檔案的安全性。三是針對計算機系統(tǒng)存在的漏洞要配備各種高效的防火墻、殺毒軟件，才能有效地阻擋病毒的入侵，對網(wǎng)絡(luò)漏洞進行有效排查，保證檔案信息的安全。

3.5提高檔案管理大數(shù)據(jù)平臺安全性能

在檔案管理大數(shù)據(jù)平臺當(dāng)中，醫(yī)護人員在進行信息查閱時需要使用信息技術(shù)，這就要求工作人員必須做好大數(shù)據(jù)平臺安全防護工作，定期對相關(guān)軟件進行防護升級，制定相應(yīng)安全防護制度。醫(yī)院應(yīng)存在專業(yè)的檔案管理軟件，并安排專業(yè)人士對其進行維護，特別是查詢位置與服務(wù)平臺，以便于工作人員可以及時發(fā)現(xiàn)管理軟件存在的不足之處。并且工作人員還應(yīng)該對檔案信息進行篩選，將危險信息、錯誤信息等信息刪除，確保醫(yī)護人員在查閱信息時不會受到此類信息的干擾。

4結(jié)束語

隨著醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)護人員每天都需要處理大量的信息。這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的工作量呈現(xiàn)出上升趨勢，基于此，為了保證檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，工作人員必須對傳統(tǒng)檔案管理手段進行創(chuàng)新，科學(xué)合理的使用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，彌補自身的不足。

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