淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

田彩金

摘要：當(dāng)前我國的事業(yè)單位隊伍不斷發(fā)展壯大，越來越多的高校畢業(yè)生在畢業(yè)之后都選擇考取事業(yè)單位的編制。人才隊伍的壯大也標(biāo)志著事業(yè)單位的檔案資料正在成倍的增長。我國以前的檔案管理都是采用比較傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，比如集體存放到檔案管理庫的形式來保存整理事業(yè)單位工作人員的檔案，但是隨著數(shù)量不斷增加，檔案管理庫的保存方式也不利于繼續(xù)使用。當(dāng)下我國的事業(yè)單位檔案管理問題是事業(yè)單位部門需要不斷加強(qiáng)的方面。本研究主要通過對于當(dāng)下我國的事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)程度進(jìn)行了解，進(jìn)一步尋找更加合適的方式來進(jìn)行管理和保存。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前社會各個機(jī)構(gòu)都在急速轉(zhuǎn)變職能加快發(fā)展，我國的事業(yè)單位也在不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作在當(dāng)下的事業(yè)單位工作中是一個非常重要的方面，在檔案資料的管理中，存在著很多復(fù)雜的數(shù)據(jù)表和資料表，這些人物在近些年來復(fù)雜程度不斷增加。也是隨著當(dāng)前社會進(jìn)步的腳步不斷加快，信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展之下，出現(xiàn)了檔案管理信息化的手段，這一先進(jìn)技術(shù)在出現(xiàn)之后就面臨急速的發(fā)展，但是由于我國的傳統(tǒng)檔案管理手段在一定程度上限制了當(dāng)前新技術(shù)的使用和應(yīng)用，使得當(dāng)前我國的事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展中還存在著很多問題，需要我們不斷使用先進(jìn)手段進(jìn)行解決和優(yōu)化，以提高技術(shù)，不斷緊跟事業(yè)單位發(fā)展的步伐。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理采用信息化的技術(shù)手段，對于我們當(dāng)下的事業(yè)單位工作人員的辦公以及事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)各方面的發(fā)展來說都有著非常重要的意義，通過研究和分析，我們總結(jié)了以下方面的意義。

（一）有利于充分提高事業(yè)單位工作人員的辦事效率

信息化的技術(shù)應(yīng)用之下，我們的事業(yè)單位在工作中能夠不斷提高工作人員的辦事效率。事業(yè)單位的工作通常是有著很多手續(xù)并且較為復(fù)雜的，在借助信息化的手段之下，工作人員能夠在一定程度上解放了雙手。過去我們的檔案管理工作中，都是有大量專門工作者進(jìn)行人工的整理檔案材料，并完善檢查等工作，在抽取檔案的過程中比較難找而且容易不慎丟失相關(guān)檔案，充滿著很多不確定因素，大大影響著工作人員的辦事效率。但是信息化的技術(shù)手段推廣之下，能夠有效加快我們事業(yè)單位工作人員的辦事效率，部分工作人員可以調(diào)到其他崗位進(jìn)行工作，占用了較少的人力。

（二）有助于不斷增強(qiáng)檔案的利用率

采用信息化的手段整理檔案，能夠有助于不斷增強(qiáng)檔案的利用率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的工作都是由人工來進(jìn)行的，在相關(guān)單位進(jìn)行檔案抽取的過程中，手續(xù)復(fù)雜，而且尋找出正確檔案的過程非常復(fù)雜，這就在很大程度上增加了檔案尋找的難度，同時降低了檔案的利用率?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段支持下，信息化不斷應(yīng)用于檔案管理中，這樣的手段能夠有效提高尋找檔案的效率，提高檔案管理工作者的工作效率，縮短尋找檔案的時間，大大提高檔案的利用率。

（三）有助于不斷提高經(jīng)濟(jì)效益

當(dāng)前社會是不斷發(fā)展的社會，效率在很大程度上決定了發(fā)展的前途。事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展對于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益有著影響。在傳統(tǒng)方式之下的事業(yè)單位效率低下，發(fā)展滯后，這樣的局面導(dǎo)致該事業(yè)單位落后于相同配置的事業(yè)單位，面對激烈的社會競爭，必然被時代發(fā)展的潮流所泯滅。以信息化為主要管理方式的事業(yè)單位檔案管理方式能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位在同行業(yè)的發(fā)展步伐，不斷提高發(fā)展水平，避免了傳統(tǒng)方式之下的鋪張浪費，能夠有效提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化中存在的問題

由于當(dāng)前我國的事業(yè)單位檔案管理在最近幾年才進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)型，因此在很多方面還存在著相當(dāng)多的發(fā)展問題，需要我們不斷采取措施加以解決，在研究中主要發(fā)現(xiàn)以下三方面的問題。

（一）部分工作人員的自身素質(zhì)達(dá)不到要求

在我國當(dāng)前的事業(yè)單位中，有相當(dāng)一部分工作人員的自身素質(zhì)難以達(dá)到檔案管理信息化技術(shù)的水平。工作人員的綜合素質(zhì)較低，在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。通過調(diào)查與了解，在我國的很多事業(yè)單位中，由于工作人員的基本素質(zhì)跟不上，很多信息化技術(shù)難以正常使用，因此在檔案管理中就算有了良好的相關(guān)設(shè)備支持，也限于難度問題而無法使用。這樣的情況在我國的很多事業(yè)單位中都出現(xiàn)過，也成為當(dāng)下事業(yè)單位人員需要不斷提升的地方。

（二）相應(yīng)的配套設(shè)備還比較缺乏

由于我國的事業(yè)單位檔案管理工作在近些年來才不斷改進(jìn)技術(shù)，借助了互聯(lián)網(wǎng)的功能進(jìn)行了信息化的發(fā)展，因此，在相應(yīng)的配套設(shè)備和系統(tǒng)方面還比較缺乏，沒有徹底普及。信息化的技術(shù)需要先進(jìn)設(shè)備資源的支持，但是我國的事業(yè)單位中普遍還是一些比較陳舊的機(jī)器設(shè)備，有些設(shè)備老化嚴(yán)重根本無法繼續(xù)使用，在相關(guān)設(shè)備的調(diào)配使用中也有著相當(dāng)長的過程，相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備配備不到位，硬件基礎(chǔ)跟不上發(fā)展的需求，必然會對事業(yè)單位的信息化改進(jìn)過程有所阻礙。

（三）各部門之間的信息共享渠道缺乏

目前我國的事業(yè)單位的工作狀態(tài)中基本呈現(xiàn)各部門“斷節(jié)”的狀態(tài)，很多部門之間的溝通幾乎為零，在部門與部門之間的工作中缺少合作與交流，這在很大程度上增加了各部門之間的隔閡，業(yè)務(wù)之間的陌生程度增加，缺少工作間的實時有效溝通，在檔案的整理過程中，更加不利于工作人員對于相關(guān)人員檔案的熟悉程度，導(dǎo)致工作難度大，工作內(nèi)容的重復(fù)性增加，影響檔案管理的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的相關(guān)策略

當(dāng)前我國的事業(yè)單位在檔案管理中需要不斷進(jìn)行改進(jìn)，才能順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，不斷充實自身，提升工作效率。

（一）不斷樹立較為數(shù)字化的檔案管理意識

在事業(yè)單位的檔案管理中，我們要不斷樹立數(shù)字化的檔案管理意識。要不斷解放思想，革除陳舊的工作方式，改變以往的工作模式。過去的那種人工整理檔案資料的方式過度消耗時間，效率低下，當(dāng)下的工作人員要在意識上進(jìn)行調(diào)整，通過梳理相應(yīng)的數(shù)字化管理意識，才能在內(nèi)心不斷接收先進(jìn)技術(shù)的支持，才能在工作中不斷嘗試使用先進(jìn)手段來進(jìn)行完善。因此，在構(gòu)建比較完善的數(shù)字化管理模式的過程中，我們要在根源上樹立員工的數(shù)字化信息化的檔案管理意識。

（二）不斷完善相關(guān)的檔案管理信息化設(shè)備

設(shè)備的缺乏是當(dāng)前阻礙事業(yè)單位檔案管理前進(jìn)的重要因素之一，我們要不斷完善相關(guān)的檔案管理信息化設(shè)備，在信息化的基礎(chǔ)上不斷調(diào)配資源資金，保證對于檔案管理的硬件設(shè)施配置。硬件設(shè)施的配置是我們進(jìn)行檔案管理過程中的重要因素，只有配備了充足的硬件設(shè)施，我們的檔案管理工作才能在根本上得到支持，得到發(fā)展。

（三）建立完備的檔案管理信息化體系

信息化的管理體系是我們當(dāng)前進(jìn)行信息化檔案管理的重要方面，要建立完備的檔案管理信息化體系才能讓我們的檔案管理事業(yè)不斷取得更高效的成績。在硬件設(shè)備完善的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息制度化體系，要提高工作人員的信息化水平，通過在工作中不斷增長經(jīng)驗，來提升檔案管理的工作效率，增強(qiáng)檔案管理中解決問題的能力，縮短時間，提高檔案管理水平。

四、小結(jié)

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，而傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實現(xiàn)將推動行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現(xiàn)長足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。

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