信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

摘要：在我國各企業(yè)中，進(jìn)行檔案管理工作非常重要，能夠完整保存企業(yè)的重要信息，以便使用者快速查詢。而且，伴隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作迎來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。相關(guān)管理人員應(yīng)該重視檔案管理工作，正確使用信息化技術(shù)，建立良好的檔案管理制度，并優(yōu)化進(jìn)行檔案管理工作時(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施，有效保證信息的質(zhì)量。不斷從多角度進(jìn)行分析，根據(jù)存在的問題，采取針對(duì)性措施，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文針對(duì)信息化背景下檔案管理工作中存在的問題與解決對(duì)策進(jìn)行分析，以期提高檔案管理工作的先進(jìn)性。

關(guān)鍵詞：信息化檔案管理 問題 優(yōu)化措施

隨著科技的不斷發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代。信息時(shí)代的到來，為社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展帶來許多的先進(jìn)技術(shù)，能夠提供更加便捷的服務(wù)。在檔案管理工作中，使用信息化技術(shù)能夠創(chuàng)新工作方法，更好地進(jìn)行信息的收集與整理。但是，在信息化的背景下，檔案管理工作還存在著員工工作意識(shí)差、基礎(chǔ)設(shè)施不完善以及管理機(jī)制不健全的問題。有關(guān)人員充分了解存在的問題，并且采取有效的措施進(jìn)行解決，不斷對(duì)社會(huì)市場(chǎng)中有利于檔案管理工作的要素進(jìn)行創(chuàng)新，并將其融入檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

一、信息化背景下檔案管理工作存在的問題

（一）工作意識(shí)存在問題

隨著社會(huì)的變革，我國檔案管理的方法發(fā)生了變化，管理的內(nèi)容也在不斷創(chuàng)新。信息技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理工作提供了便利條件，所以，許多企業(yè)引入信息技術(shù)。但是，由于企業(yè)管理人員對(duì)信息化技術(shù)的使用不當(dāng)，導(dǎo)致不能夠發(fā)揮巨大的效用，進(jìn)而使檔案管理工作進(jìn)展緩慢。除此之外，如果檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作存在忽視的態(tài)度，那么，很容易導(dǎo)致管理力度下降，對(duì)檔案造成損害，影響檔案的保存。還有，企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理人員重視程度不夠，沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理人員缺少專業(yè)的管理能力，導(dǎo)致檔案管理工作遲緩。有關(guān)人員對(duì)信息平臺(tái)的依賴性較高，產(chǎn)生了不好的影響，不利于信息化檔案管理工作的健康發(fā)展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

通常來說，進(jìn)行信息化檔案管理工作需要許多先進(jìn)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的支持。這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備如果引入企業(yè)中，能夠發(fā)揮重要的作用。有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在問題，缺少足夠的資金去購買和維護(hù)設(shè)備，使用的先進(jìn)設(shè)備比較少，導(dǎo)致信息化檔案管理工作進(jìn)展緩慢。另外，有些企業(yè)雖然購入一批先進(jìn)的設(shè)備，但是，有些工作人員缺少對(duì)先進(jìn)設(shè)備的認(rèn)識(shí)，不能正確使用，很容易造成設(shè)備故障。另外，設(shè)備出現(xiàn)故障需要進(jìn)行維修，如果維修人員能力不夠，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，很容易對(duì)設(shè)備造成嚴(yán)重的損害，不能夠再進(jìn)行操作。而企業(yè)重新購買先進(jìn)的設(shè)備，會(huì)導(dǎo)致不必要的資金浪費(fèi)。

（三）檔案管理機(jī)制不健全

在檔案管工作中，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行運(yùn)輸和檔案換機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的情況。這兩種形式會(huì)給檔案管理工作帶來一定的困難。如果在進(jìn)行運(yùn)輸?shù)倪^程中，員工的職責(zé)和義務(wù)沒有進(jìn)行明確的劃分，則會(huì)導(dǎo)致運(yùn)輸混亂，不利于檔案的分類工作。另外，在管理時(shí)，缺少健全的管理機(jī)制進(jìn)行規(guī)范。如果企業(yè)缺少完整的管理機(jī)制，很容易使員工工作沒有依據(jù)，容易出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。一旦出現(xiàn)混亂，檔案分類工作的難度就會(huì)增大。而且，檔案管理工作中管理的文件較多，出現(xiàn)混亂，打亂其中的順序，很容易出現(xiàn)文件丟失的問題。在進(jìn)行檔案管理工作中，如果檔案管理換機(jī)構(gòu)進(jìn)行時(shí)，容易在錄入信息時(shí)出現(xiàn)重復(fù)的問題，檔案管理順序被打破，就需要重新進(jìn)行，導(dǎo)到時(shí)間的浪費(fèi)。有些機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理時(shí)，只是單純地進(jìn)行堆放和保存，缺少備份工作，一旦出現(xiàn)文字檔案丟失的情況，會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來一定影響，造成企業(yè)信息泄露。

二、信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體措施

（一）形成檔案管理信息化意識(shí)

現(xiàn)代社會(huì)不斷變革，以前使用的檔案管理方式雖然能夠保存文件，但是形式較為落后。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作需要先進(jìn)的方式來維持，比如使用信息化技術(shù)錄入檔案信息，并通過系統(tǒng)進(jìn)行分類和篩選，如果存在問題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)指出，幫助管理人員進(jìn)行改正。除此之外，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該注重檔案管理人員的信息化意識(shí)，使檔案管理人員能夠自主使用先進(jìn)的設(shè)備開展工作，提高檔案管理工作的技術(shù)性。用設(shè)備代替人力，有效減少工作的時(shí)間，提高工作的進(jìn)度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該建立健全檔案管理機(jī)制，為信息化檔案管理工作打好基礎(chǔ)，有效規(guī)范員工的行為，維持良好的秩序。注重檔案管理人員能力的提升，通過培訓(xùn)和招聘的方式，讓企業(yè)擁有更多具有專業(yè)才能的人員。在員工培訓(xùn)的過程中，企業(yè)負(fù)責(zé)人可以邀請(qǐng)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而且表達(dá)能力及綜合素質(zhì)強(qiáng)的講師。通過講師的講解和經(jīng)驗(yàn)的分享，幫助員工更好地理解檔案管理工作，學(xué)習(xí)更多的管理知識(shí)?，F(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也可以幫助講師進(jìn)行培訓(xùn)工作，通過使用公眾號(hào)的方式，讓員工隨時(shí)隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。在員工培訓(xùn)完成后，可以通過考核的方式了解員工的情況，進(jìn)而合理分配員工的工作，讓員工能夠自主進(jìn)行檔案管理工作，有效發(fā)揮自己的才能。企業(yè)還可以完善招聘制度，形成合理的、規(guī)范的招聘流程。在招聘時(shí)，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，優(yōu)先選擇具有專業(yè)管理能力、經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)好的人員，以便很快地融入企業(yè)的檔案管理工作中。通過對(duì)外招聘以及對(duì)內(nèi)培訓(xùn)的方式，整體上提高企業(yè)的檔案管理水平，使檔案管理工作順利進(jìn)行，有效減少錯(cuò)誤檔案管理方式的出現(xiàn)。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

通過研究發(fā)現(xiàn)，信息化檔案管理工作具有復(fù)雜性，需要工作人員有耐心，有責(zé)任心。在開展檔案管理工作時(shí)，如果單純依靠人力，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展緩慢，應(yīng)該引進(jìn)一批先進(jìn)的設(shè)備。引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，需要充足的資金。所以，為了保證有充足的資金購買先進(jìn)的設(shè)備，企業(yè)可以與政府相關(guān)部門進(jìn)行溝通，獲得資金的支持，緩解企業(yè)資金困難的問題。除此之外，檔案管理部門可以利用社會(huì)力量籌集資金。與此同時(shí)，應(yīng)該注意檔案管理人員的選擇，選擇專業(yè)能力強(qiáng)的人才，包括具有權(quán)威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的權(quán)威性和合理性。

（三）建立信息化檔案管理制度，提升檔案信息安全管理水平

在檔案信息化管理工作中，應(yīng)該注意信息的安全性，防止信息泄露，有效保證企業(yè)的安全健康發(fā)展。檔案管理人員可以建立檔案管理信息化制度，通過使用先進(jìn)的信息化系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行加密，只有專門的人員才可以解鎖。另外，應(yīng)該注意備份工作。文件檔案要合理保存，不要放在較為濕潤的環(huán)境下，并且注意蟲子的咬食，保證文字文件的良好保存。在進(jìn)行歸類時(shí)，可以進(jìn)行編號(hào)設(shè)置，將有關(guān)文件放置在相連的位置，讓員工便于查看。還要注意電子備份工作，將文件進(jìn)行掃描，并標(biāo)明文件的內(nèi)容，分類保存。這樣，可以防止文件丟失帶來的損害。如果有關(guān)員工想要查看其中的檔案，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，檔案管理人員才可以讓員工進(jìn)入。要依據(jù)相關(guān)的法律制定檔案信息化管理制度，嚴(yán)格規(guī)范員工的行為，讓員工在制度范圍內(nèi)開展工作。設(shè)置防火墻軟件，防止病毒的侵害，有效保證信息的安全。

（四）做好檔案的交接工作，保證檔案的完整

企業(yè)人員如果流動(dòng)性較強(qiáng)，沒有進(jìn)行及時(shí)的交接，很容易造成文件的丟失或者斷裂。如果有檔案管理人員離職，需要進(jìn)行交接工作。在前期階段，應(yīng)該對(duì)檔案管理文件進(jìn)行具體的分析，了解文件的順序以及存放的注意事項(xiàng)，這樣，能夠更好地保證文件的質(zhì)量。對(duì)于一些借出去的文件應(yīng)該仔細(xì)梳理，并詢問相關(guān)人員具體情況;妥善保存借條，有效防止文件丟失的問題。對(duì)于一些零散的文件，要進(jìn)行有序整理，選擇專門的位置放置。另外，有關(guān)人員可以根據(jù)交接的情況，建設(shè)檔案管理的移交清冊(cè)，能夠及時(shí)進(jìn)行記錄，滿足檔案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。對(duì)交接工作加強(qiáng)監(jiān)督，保證員工在進(jìn)行文件交接時(shí)，檔案的完整性，并且做好記錄，記錄交接的內(nèi)容、文件以及交接時(shí)間，要求雙方簽字確認(rèn)，保證交接工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化檔案管理工作存著不規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施不完善以及機(jī)制不健全的問題。為了幫助企業(yè)發(fā)展，更好地開展檔案管理工作，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助員工掌握更多的管理知識(shí)，并建立健全管理制度，有效規(guī)范員工的行為，保證信息化的發(fā)展，還應(yīng)該注意檔案的交接工作，保證檔案的完整，防止文件丟失。引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，加快工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]席敏.信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2021（06）：5-6.

[2]解曉燕.公司檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施[J].營銷界，2019（52）：40-41.

[3]孫勇軍.企業(yè)檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施[J].企業(yè)改革與管理，2019（04）：41+44.

[4]焦晶.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施研究[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：73.

（作者簡介：麻巖，女，本科，嘉峪關(guān)市人力資源和社會(huì)保障局檔案中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 葛星星）