醫(yī)院辦公室行政效能提升中精細(xì)化管理的作用分析

孟云偉

（北京中醫(yī)醫(yī)院順義醫(yī)院，北京 101300）

一、醫(yī)院辦公室行政效能提升中精細(xì)化管理的作用

醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)的是整個醫(yī)院的行政工作，具有典型的工作內(nèi)容繁多特征，要想提升行政工作的有效性，必須要采用科學(xué)的管理手段和管理模式，對各個方面的工作要點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌，并制定健全的工作流程。但是當(dāng)前我國很多醫(yī)院都缺乏規(guī)范的管理體系和工作流程，導(dǎo)致辦公室人員的工作效能低下，工作者不僅任務(wù)量重，而且工作成效甚微，難以取得良好的效果。詳細(xì)來看，其問題主要體現(xiàn)在如下幾個方面：第一，缺乏科學(xué)的管理制度。現(xiàn)有情況下，很多醫(yī)院辦公室管理制度都較為落后，是沿用之前的制度，而隨著醫(yī)院的快速發(fā)展這些制度已經(jīng)難以與現(xiàn)實(shí)情況相符合，所以亟待對此進(jìn)行完善和健全。在這種制度體系下，無法對行政工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理，不僅造成工作效能低下，而且產(chǎn)生了諸多工作漏洞；第二，管理流程不科學(xué)。醫(yī)院所采用的行政工作管理流程往往存在不科學(xué)的問題，比如對很多工作來說通常是在工作結(jié)束的時候才進(jìn)行檢查或者核對，而不注重過程性管理或者事前管理，導(dǎo)致管理效果不理想。第三，管理過程混亂。由于醫(yī)院辦公室行政工作任務(wù)量中、工作復(fù)雜性高，所以人員流動性也較大，工作人員調(diào)崗、換崗、離職等現(xiàn)象較為常見，而因?yàn)椴蛔⒅剡^程管理，導(dǎo)致很多工作處于無序的狀態(tài)，部分行政工作人員面臨職能混亂的問題，導(dǎo)致整個管理工作難以有效開展，也影響了辦公室行政工作的效能。

基于這些問題的存在，對精細(xì)化管理應(yīng)用的需求更高、迫切性更強(qiáng)。精細(xì)化管理在原有管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)工作的細(xì)化管理[1]，有助于促進(jìn)醫(yī)院辦公室行政工作效能的提升，不管是從工作模式還是工作流程上，都能夠促進(jìn)辦公室工作成效的好轉(zhuǎn)。首先，從管理制度方面來看。通過引入精細(xì)化管理，能夠根據(jù)醫(yī)院辦公室行政工作的具體情況、醫(yī)院的運(yùn)行情況等對原有的管理制度進(jìn)行詳細(xì)分析，對各個制度進(jìn)行細(xì)化設(shè)定，為辦公室行政人員更好地開展每一項(xiàng)工作提供指導(dǎo)，促進(jìn)行政人員工作目的性和方向性的增強(qiáng)，從而促進(jìn)整個工作效率的提升。其次，從管理流程方面來看。通過引入精細(xì)化管理模式，能夠?qū)υ械墓芾砹鞒踢M(jìn)行重塑，深入挖掘每一個崗位職工的工作情況，根據(jù)對應(yīng)情況對管理流程進(jìn)行革新，使員工的工作流程以及管理流程等都更為科學(xué)，使每一個步驟的工作都更有價值，這也有助于促進(jìn)辦公室行政工作效能的提升。最后，從管理過程方面來看。精細(xì)化管理是對人與制度的雙重管理，不僅會對人進(jìn)行針對性管理，深入了解每一位職工的心理特征、工作情況，為部門領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)信息，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)更好地對職工進(jìn)行引導(dǎo)和教育。而且還可以對制度進(jìn)行完善，為職工更好地工作營造科學(xué)的制度環(huán)境，使職工有更大的工作動力和熱情。

二、醫(yī)院辦公室行政效能提升中精細(xì)化管理的應(yīng)用對策

（一）正確認(rèn)識精細(xì)化管理

意識是行動的先導(dǎo)，要想更好地應(yīng)用精細(xì)化管理，就必須要對其進(jìn)行科學(xué)認(rèn)識，只有明白什么是精細(xì)化管理、精細(xì)化管理的目標(biāo)是什么，才能夠更好地對精細(xì)化管理進(jìn)行運(yùn)用，提升工作成效。當(dāng)前現(xiàn)有條件下，很多醫(yī)院辦公室人員對精細(xì)化管理的認(rèn)識不足，認(rèn)為精細(xì)化管理就是對事事進(jìn)行管理，是對自身行為的約束，所以對精細(xì)化管理較為抗拒，為這一工作的落實(shí)造成了阻礙。對此，醫(yī)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)必須要深入為職工講解精細(xì)化管理的內(nèi)容，使職工明白精細(xì)化管理的有利作用，從思想上接受這一管理模式，并注重根據(jù)制度規(guī)范、管理要求等調(diào)整自身的行為，提升工作的效能。

（二）做好工作流程和制度的細(xì)化

在醫(yī)院辦公室精細(xì)化管理之前，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)必須要對現(xiàn)有的辦公室工作情況進(jìn)行深入了解，明確各個崗位的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)等，并根據(jù)這些情況合理對工作流程進(jìn)行劃分，并針對于每一項(xiàng)工作制定對應(yīng)的管理制度，以使員工嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度開展工作。同時，還要通過對各項(xiàng)工作的分析，以及各崗位的研究提煉出行政管理的控制節(jié)點(diǎn)，如進(jìn)行工作計(jì)劃的制定、做好活動安排并制定對應(yīng)的工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)等[2]，并依據(jù)這些節(jié)點(diǎn)進(jìn)一步對辦公室行政工作進(jìn)行細(xì)化安排。比如，辦公室一些崗位是負(fù)責(zé)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和傳遞職工工作情況的，還有一些崗位是負(fù)責(zé)文件整理的，另外一些是負(fù)責(zé)醫(yī)院運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)或者信息整理的等，要想將這些事情辦的明明白白、清清楚楚，就必須要針對于各種工作都制定對應(yīng)的流程，如此才能夠更好地管理員工工作，使每個人都在自己崗位上“清清楚楚”工作，促進(jìn)辦公室行政效能的提升。

（三）不斷提升辦公室人員的業(yè)務(wù)能力

雖然從表面上看辦公室行政管理工作是瑣碎的工作，但是通過實(shí)施精細(xì)化管理，則需要對各個部門的職責(zé)進(jìn)行清晰劃分，每一個崗位都有固定的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，所以工作者必須要具備較高的專業(yè)化技能和綜合素質(zhì)，如此才能夠確保各個工作的順利銜接，提升工作效能。因此醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要注重對辦公室人員的培訓(xùn)，通過各種培訓(xùn)和教育活動，提升辦公室人員的業(yè)務(wù)能力和執(zhí)行力。

三、結(jié)束語

精細(xì)化管理是推動醫(yī)院辦公室行政管理效能提升的重要途徑[3]，這要求醫(yī)院要做好精細(xì)化管理的宣傳和教育，使職工正確認(rèn)識精細(xì)化管理，同時還要對工作流程和制度進(jìn)行細(xì)化，提升其實(shí)用性和操作性，另外還要不斷提升辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，如此才能夠確保精細(xì)化管理的有效落實(shí)，真正提升辦公室行政管理的效能。