試論檔案管理安全保密及信息化檔案管理

王春梅

（黑龍江省綏化市北林區(qū)社會保險事業(yè)中心，黑龍江 綏化 152000）

在企事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作目的是為企事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)，而在檔案管理中，當(dāng)前隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出越來越多的問題，不僅影響檔案管理工作質(zhì)量與效率，同時對檔案的安全性與保密性也帶來影響。尤其是在檔案信息化管理過程中，表現(xiàn)出諸多不合理情況，對檔案管理信息化建設(shè)及檔案資料的安全保密性帶來極大的影響。所以，為了使檔案管理工作質(zhì)量與效率進(jìn)一步提升，就需要對檔案管理安全保密及信息化管理進(jìn)行加強。

一、信息化檔案管理概述

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境發(fā)生巨大改變，在網(wǎng)絡(luò)化管理環(huán)境中，信息化檔案管理成為發(fā)展的趨勢，能夠?qū)Υ罅繖n案資料實現(xiàn)信息化管理模式。且當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)在發(fā)展中也不斷完善，在大批量檔案資料管理中，信息化檔案管理效率、質(zhì)量得到提升，符合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求?，F(xiàn)階段，各大企業(yè)在信息化檔案管理方面已經(jīng)逐步落實，使我國檔案管理信息化程度不斷提升，為了檔案使用者方便對檔案資料進(jìn)行查閱，在管理檔案資料時，要求管理人員注重對檔案資料的保密性、安全性進(jìn)行加強，同時也為檔案查閱者提供便利性，保證檔案資料的價值得到發(fā)揮。

二、加強檔案管理安全保密的方法

（一）可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

相關(guān)工作人員在處理檔案管理工作的時候，因為這個工作涉及很多信息，所以在這個環(huán)節(jié)中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，嚴(yán)重的話，可能會導(dǎo)致檔案資料丟失，從而造成公司的損失。身為一個企業(yè)的管理人員，應(yīng)該盡職盡責(zé)，要定期對檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，

結(jié)合對檔案信息進(jìn)行保密管理的新手段技術(shù)來指導(dǎo)相關(guān)工作人員，讓相關(guān)工作人員的思想和技術(shù)水平適應(yīng)社會的發(fā)展，跟上時代的步伐。此外，相關(guān)部門的管理人員也要定期進(jìn)行關(guān)于檔案管理知識的考核，工作人員在進(jìn)行考核后，會反省自己不足的地方然后進(jìn)行改善，通過考核后也會發(fā)現(xiàn)自身在檔案管理安全中的薄弱部分，這樣可以督促相關(guān)工作人員提高自身的專業(yè)知識水平。相關(guān)工作人員還應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，要不斷地更新自己的思想水平，有了新的理念，對于檔案管理安全保密的工作會更好地完成。

（二）適當(dāng)加強對檔案的管理

在一般的公司中，檔案信息都儲存在相應(yīng)的辦公室里，如果有員工想要使用檔案信息的話，自己就可以去查找相應(yīng)的檔案信息，但是這樣會出現(xiàn)信息的丟失等情況，所以應(yīng)該加強對檔案信息的專業(yè)化的管理，管理部門的人員可以設(shè)置一個申請的手續(xù)，如果員工想要查找檔案文件的話，就得進(jìn)行向相應(yīng)的管理人員申請，管理人員通過了才可以去辦公室里查找檔案信息。還可以把辦公室中檔案信息柜子的鑰匙交給專門的管理部門進(jìn)行保管，其他工作人員都不能私自拿鑰匙，必須經(jīng)過管理人員審批通過后才可以拿取鑰匙，查找檔案信息，在員工進(jìn)入辦公室查找檔案信息時，還應(yīng)該進(jìn)行名字登記，離開辦公室時，應(yīng)該把檔案柜子的門、窗都關(guān)好。管理人員還應(yīng)該對儲存檔案信息的辦公室中進(jìn)行打掃，發(fā)現(xiàn)有易燃物的話，及時清理，嚴(yán)禁讓員工把易燃品帶入辦公室中，這樣來加強對檔案信息安全保密的管理。

三、信息化檔案管理的思考

（一）信息化檔案管理的意義

對檔案管理進(jìn)行信息化處理是非常有必要的，因為對于檔案的管理，不僅需要做好保密工作，而且還需要提高檔案閱讀的效率。在目前我們對于紙質(zhì)的閱讀效率不是很高，因為需要在很多檔案信息中來回找自己所需要的檔案信息，而且在進(jìn)入辦公室尋找時，也要辦理一定的審批手續(xù)，所以這樣非常浪費時間，極大地降低了工作的效率。而且對于紙質(zhì)的存放也要小心的保管，因為員工資料以及公司的項目等檔案信息是越來越多的，所以說就會有更多的檔案存放在一起，對于在辦公室存儲檔案的空間是有限的，如果檔案過多，就需要增加房間來存放檔案信息，這樣就給公司增添額外的開銷。而且檔案信息是紙質(zhì)的，對于紙質(zhì)的保管是非常難的，因為紙質(zhì)屬于易燃物，對于檔案存放的過程中，如果遇到明火的話，這些檔案就會被燒毀，那么就會對公司造成非常嚴(yán)重的損失。除此之外，紙質(zhì)的檔案也非常容易潮濕，所以對于紙質(zhì)的管理有一定的難度。對檔案進(jìn)行信息化管理，檔案信息都錄入到電腦的文件夾中，在電腦中查找信息時更加方便，而且也不用多余的空間來儲放紙質(zhì)檔案。所以對于檔案管理進(jìn)行信息化處理不僅可以節(jié)省工作時間，提高工作效率，還能夠給公司減少成本支出。

（二）信息化檔案管理實施的方法

信息化檔案管理的方法有很多，比如相關(guān)職員可以通過對紙質(zhì)的材料進(jìn)行掃描，然后在電腦上呈現(xiàn)出相應(yīng)的圖像，然后再收集總結(jié)到自己企業(yè)的文件夾，或者上傳到本企業(yè)的平臺中，相關(guān)職員還可以設(shè)置對材料的圖像采用可放大、縮小等功能，來提高工作人員的工作效率。工作人員如果使用檔案，可以通過關(guān)鍵字搜索等的方法，就可以搜集到相關(guān)檔案信息，然后再進(jìn)行下載。在線上獲取檔案信息的時候，管理員應(yīng)該培訓(xùn)相關(guān)的工作人員，使他們的專業(yè)知識水平提高，讓他們能夠準(zhǔn)確地掌握信息化管理，也可以招聘一些具有專業(yè)能力的人員來負(fù)責(zé)信息化的檔案管理。隨著現(xiàn)代化技術(shù)水的不斷提高，也要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對平臺進(jìn)行優(yōu)化。如果在信息化管理中發(fā)現(xiàn)問題時，要及時地處理，并且對平臺信息進(jìn)行完善。要做好信息化檔案的保密工作，應(yīng)該對相應(yīng)的文件夾或者平臺進(jìn)行保密設(shè)置，避免公司檔案信息的泄露。

四、加強檔案管理安全保密及信息化管理的措施

（一）強化專業(yè)化檔案管理模式

對于諸多機關(guān)企事業(yè)單位而言，其檔案管理的主要部分為綜合管理部門，所以在日常檔案管理工作中，綜合管理部門需對檔案的專業(yè)化管理模式進(jìn)行加強，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)，保證檔案的安全性與完整性。首先，在對檔案資料調(diào)閱時，審批手續(xù)必須嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，用專用資料夾保管申請審批表，每年一次裝訂成冊；其次，設(shè)置專門管理人員，由綜合管理部門保管檔案室大門鑰匙，其它人員不得接觸，用完后立即放入保險柜；第三，如確因工作需要，必須進(jìn)入檔案管理室時，事先需通過證明辦理相關(guān)手續(xù)，結(jié)束后管理員需將檔案室內(nèi)的電源切斷，門窗關(guān)閉；最后，對檔案管理時應(yīng)勤打掃，室內(nèi)不能存放與檔案無關(guān)的雜物，天氣晴朗時開窗通風(fēng)，非標(biāo)配用電設(shè)備嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)使用。

（二）加強檔案管理日常檢查

積極有效的日常檔案管理檢查工作，對提升檔案管理安全保密性有促進(jìn)作用，在檢查時，一方面對日常調(diào)閱登記臺賬應(yīng)注意查閱，明確是否存在經(jīng)辦人簽名不實、要素殘缺、檔案調(diào)閱授權(quán)書缺少及字跡改動明顯等情況，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，需對所設(shè)計的檔案是否在檔進(jìn)行確定，同時追根溯源，對主要責(zé)任人、經(jīng)辦人進(jìn)行詢問，查清事實；另一方面對檔案室日常監(jiān)控錄像注意查看，確定是否有檔案管理無關(guān)人員隨意進(jìn)出檔案室及管理人員是否在崗。同時對檔案調(diào)閱中，管理人員履行登記手續(xù)是否規(guī)范進(jìn)行深入調(diào)查，及是否存在后補手續(xù)的情況，如發(fā)現(xiàn)問題，同樣需進(jìn)行查究。

結(jié)束語

綜上所述，我國當(dāng)前企業(yè)單位自身檔案管理工作非常的重要，同時自身也具有一定的意義，這樣不僅能夠有效地推動我國當(dāng)前企業(yè)單位檔案管理的水平，當(dāng)然也能很好的提升檔案管理的安全保密性，并以此來最大化的促進(jìn)我國各個企業(yè)單位有效的發(fā)展。