數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用

黃純敏

（邯鄲明仁醫(yī)院，河北邯鄲 056000）

引言

醫(yī)院在進(jìn)行決策的時(shí)候，檔案管理一直都是非常重要的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域。所以醫(yī)院檔案管理工作也同樣需要不斷創(chuàng)新，以滿足日常工作的基本需要。本文介紹了將數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行了探討，并就創(chuàng)新方法提出了一些個(gè)人的看法和意見。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案能反映個(gè)人的成長經(jīng)歷、工作能力、日常生活表現(xiàn)、思想政治面貌等。因此，作為醫(yī)院人才管理的主要基礎(chǔ)手段，人事檔案管理應(yīng)引起醫(yī)院管理者的充分重視。目前醫(yī)院人事檔案工作中還存在一些問題：

一是檔案意識(shí)淡??；在醫(yī)院人事檔案管理工作中，由于沒有直接與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，因此，長期以來，醫(yī)院人事檔案管理工作一直沒有得到應(yīng)有的重視，人事檔案管理工作人員態(tài)度散漫，不能認(rèn)真負(fù)責(zé)，致使一些人事檔案丟失等問題時(shí)有發(fā)生。

二是個(gè)人檔案信息可信性差；在醫(yī)院人事檔案工作中，服務(wù)對(duì)象主要是醫(yī)院工作人員，檔案內(nèi)容主要是人員的學(xué)歷、職務(wù)調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲情況等信息的錄入。因?yàn)槿耸聶n案的利用程度比較低，錄入人員習(xí)慣于把人事檔案積累起來，然后一起歸檔，這樣就會(huì)出現(xiàn)很多材料一起歸檔的現(xiàn)象，這樣就有可能造成資料的整理、丟失、錯(cuò)誤錄入的情況發(fā)生，從而造成檔案失真、失實(shí)。

三是檔案管理信息化程度不高；從目前醫(yī)院人事管理的總體情況來看，人事檔案管理工作中，現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用較少，檔案管理信息化程度較低。由于各方面原因，醫(yī)院總會(huì)忽視人事檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，不能很好地為相關(guān)工作提供溫床，又如何能使人事管理信息化，因此，在信息化的背景下，導(dǎo)致一些醫(yī)院無法走上實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)水平全面現(xiàn)代化的道路。

二、數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）明顯提高檔案的使用時(shí)間

紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻閱使用，并經(jīng)過長時(shí)間的保存，都會(huì)出現(xiàn)不同程度的損壞，如紙張破損，字跡模糊，頁碼丟失等現(xiàn)象，對(duì)人事檔案的整體性造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞，使檔案不夠完整、準(zhǔn)確，最終影響檔案的管理。針對(duì)這一情況，醫(yī)院檔案管理者應(yīng)充分樹立信息化意識(shí)，將數(shù)據(jù)化信息應(yīng)用于檔案管理，通過建立檔案平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行全方位的管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案完整、準(zhǔn)確地保存。利用數(shù)字信息生成的電子檔案，不但使用壽命長、真實(shí)度高，而且節(jié)省了大量時(shí)間和空間成本。

（二）明顯提高檔案信息的使用率。

在人事檔案管理工作中合理利用數(shù)字信息技術(shù)，不僅可以擴(kuò)大檔案信息存儲(chǔ)數(shù)量，而且可以保證人事檔案資料的完整性。即使在使用強(qiáng)度大的情況下，也節(jié)約了翻閱、查找的時(shí)間，只需在數(shù)字化信息平臺(tái)上直接輸入關(guān)鍵詞信息進(jìn)行搜索即可。運(yùn)用數(shù)字信息平臺(tái)進(jìn)行人事檔案信息查詢，不僅節(jié)省了時(shí)間，而且查詢的內(nèi)容信息也十分準(zhǔn)確，從根本上提高了醫(yī)院人事檔案管理工作的效率和利用率。

（三）有效提升檔案的保密性。

電子人事檔案是依靠數(shù)字信息建立起來的，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案，具有更高的保密性。把人事檔案以云存儲(chǔ)、硬盤存儲(chǔ)的形式保存，做到專人專管，避免紙質(zhì)檔案室因誰都能進(jìn)入可造成檔案丟失或損壞。此外，通過利用信息技術(shù)手段，電子檔案可以進(jìn)行加密處理，在一定程度上提高了檔案保存的安全性，避免了檔案泄漏。

（四）信息處理效率高

伴隨我國醫(yī)療行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的整體范圍也在持續(xù)擴(kuò)大，涉及的內(nèi)容也變得非常多，不但要求每一個(gè)部門都要自主管理外，還要滿足廣大病患的需求。正是這一情況，醫(yī)院在開展檔案管理的時(shí)候，理應(yīng)保證較高的效率。在數(shù)字化背景下，通過多種不同的方法，確保管理活動(dòng)更具數(shù)字化特點(diǎn)，所有內(nèi)容都能上傳到網(wǎng)絡(luò)之中。如此一來，信息傳遞將會(huì)更具效率。

（五）存儲(chǔ)數(shù)字化

早期醫(yī)院在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的時(shí)候，基本上都以紙質(zhì)的方式為主。這種模式極為局限，不但整體工作量非常大，而且還會(huì)浪費(fèi)大量人力資源，整體效率也很難令人滿意。而在進(jìn)入信息化時(shí)代之后，信息內(nèi)容傳遞的速度越來越快，因此檔案管理也需要具有較強(qiáng)的智能化特點(diǎn)。通過采用電子存儲(chǔ)的模式，可以對(duì)紙質(zhì)方式的缺陷進(jìn)行補(bǔ)足，不但可以隨時(shí)查閱，而且不用擔(dān)心丟失或者損耗。除此之外，這種模式還會(huì)有著很強(qiáng)的靈活性，人們可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，自主選擇方式，進(jìn)而使得存儲(chǔ)模式更具多元化特色。

（六）資源種類非常多

在數(shù)字化背景下，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息總量越來越多，獲取信息的方式也在持續(xù)增加。因此，通過電子存儲(chǔ)的方式，就能有效滿足各方面管理的需求。另外，由于信息的多元化，同樣對(duì)檔案管理的多元化帶來了影響。為了提升管理的整體效率，自然需要順應(yīng)時(shí)代的要求，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，各個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)相互進(jìn)行內(nèi)容共享，并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)信息平臺(tái)持續(xù)優(yōu)化，不斷完善，以此滿足各項(xiàng)工作的章程開展[1]。

三、提升醫(yī)院檔案管理效果的方法

（一）完善管理體系

為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，醫(yī)院的首要工作就是在內(nèi)部單獨(dú)建立檔案管理系統(tǒng)，并配合日常工作的開展，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。然后再結(jié)合部門的具體情況，制定相應(yīng)的制度內(nèi)容，保證資料的收集、分類、輸入和儲(chǔ)存都能充分規(guī)范。制度內(nèi)容達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之后，管理工作才能真正有章可循。

另外，醫(yī)院還將相關(guān)工作與績效考核聯(lián)系起來，給表現(xiàn)好的員工以一定的獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們?cè)俳釉賲?。?duì)表現(xiàn)較差的員工要進(jìn)行批評(píng)教育，使他們認(rèn)識(shí)到自己的錯(cuò)誤。經(jīng)過長時(shí)間的努力，員工的工作積極性將會(huì)提高，并始終保持強(qiáng)烈的熱情。

（二）加強(qiáng)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知

在檔案管理創(chuàng)新方面，醫(yī)院的內(nèi)部管理者應(yīng)當(dāng)有一定的認(rèn)識(shí)，運(yùn)用最新的方法和技術(shù)，持續(xù)提升自身知識(shí)的專業(yè)性程度，并逐步增強(qiáng)技能水平。與此同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部各部門也應(yīng)提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，通過增加資金投入，對(duì)各類員工進(jìn)行宣傳教育，使他們對(duì)檔案管理有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。不但如此，醫(yī)院還應(yīng)調(diào)動(dòng)各部門的力量，促使各部門之間能更好地開展互動(dòng)，共同參與，從而提高信息化建設(shè)的整體水平。

（三）提高檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)

運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)建立的電子人事檔案管理系統(tǒng)，可以幫助醫(yī)院方面快速、有效進(jìn)行人事工作，但是也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，同時(shí)黑客和病毒也在發(fā)展，給檔案管理安全也帶來了很大安全隱患。這就要求檔案管理人員需要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，不斷提升計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)，防止黑客與病毒的騷擾。

運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，首先，要注重其硬件設(shè)施的構(gòu)建，構(gòu)建規(guī)劃要合理，避免使用過程中計(jì)算機(jī)設(shè)備故障頻出。其次，要注重運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料加密和備份，以確保醫(yī)院人事檔案的安全性。

（四）創(chuàng)新管理模式

作為服務(wù)型單位的醫(yī)院，其自身應(yīng)為廣大社會(huì)群體所特有的公共服務(wù)。當(dāng)醫(yī)院開展檔案管理時(shí)，應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理模式，將早期單純依靠人力資源的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿珨?shù)字化模式，以保證醫(yī)院的整體效率。另外，醫(yī)院工作人員還積極運(yùn)用新技術(shù)，把原來的紙質(zhì)文件全部改為電子文件，上傳到網(wǎng)上，并與其他醫(yī)院共享，以保證信息內(nèi)容能夠及時(shí)傳遞。不但可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)多種信息的管理模式，從而滿足各類人群對(duì)于查詢工作的基本需求。

（五）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理對(duì)數(shù)字信息化的認(rèn)知和重視

想要提高醫(yī)院檔案管理著的信息化意識(shí)，就必須進(jìn)行不斷的創(chuàng)新管理。第一，對(duì)于檔案管理而言數(shù)字信息化意義重大，這一點(diǎn)必須深入檔案管理人員的意識(shí)深處，才能促使檔案管理人員將數(shù)字信息化作為檔案管理的重要方法和技術(shù)手段。與此同時(shí)，應(yīng)該增加投入推動(dòng)數(shù)字信息化建設(shè)和檔案管理工作信息化的發(fā)展步伐。第二，全面強(qiáng)化傳播檔案管理工作的數(shù)字信息化技術(shù)，奠定更好的群眾基礎(chǔ)。第三，提高不同部門在數(shù)字信息化建設(shè)中的參與度和配合度，作為一項(xiàng)日常重點(diǎn)工作來抓，并且置于與教學(xué)、醫(yī)療等同等重要的位置。

結(jié)束語

綜上，進(jìn)入信息時(shí)代后，醫(yī)院檔案管理工作也同樣需要?jiǎng)?chuàng)新。前期管理時(shí)，由于全部采用紙質(zhì)方式，導(dǎo)致整體效率極低，無法滿足各方面要求。目前應(yīng)該做的是嘗試將所有檔案以數(shù)字電子化格式存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中?；谧约旱男枰?，可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)用和共享。因此，檔案管理工作的整體水平將大大提高。